Selleks, et arvutada välja potentsiaalne ajavõit Agrello kasutamisel 20 dokumendi käsitlemisel kuus, millest igaüks vajab allkirja kahelt allkirjastajalt, alustame esmalt hinnanguga, kui palju aega kulub traditsioonilise e-posti protsessi ja Agrello protsessi iga sammu jaoks. Seejärel saame seda rakendada igakuisele mahule, et näha üldist ajavõitu.

Eeldused traditsioonilise e-posti põhise protsessi kohta:

1. Dokumendi ettevalmistamine Wordis: 20 minutit dokumendi kohta.
2. Saatmine esimesele allkirjastajale ja allkirja ootamine: 1 päev ooteaega + 10 minutit käsitlemiseks.
3. Vastuvõtmine esimeselt allkirjastajalt ja saatmine teisele allkirjastajale: 10 minutit käsitlemiseks + 1 päev ooteaega.
4. Lõpliku allkirja vastuvõtmine ja failihaldus: 10 minutit käsitlemiseks.

Igale dokumendile aktiivselt kulutatud aeg:

• Aktiivne käsitlemisaeg dokumendi kohta: 20 min (ettevalmistus) + 10 min (saatmine esimesele) + 10 min (vastuvõtmine ja saatmine teisele) + 10 min (lõplik arhiveerimine) = 50 minutit.

Ooteaeg dokumendi kohta:

• Ooteaeg dokumendi kohta: 2 päeva (eeldusel, et iga allkirjastaja võtab aega ühe päeva).

20 dokumendi puhul:

• Aktiivse käsitlemise koguaeg kuus: 50 min/dokument × 20 dokumenti = 1000 minutit (ehk umbes 16,67 tundi).
• Ooteaja kogusumma kuus: 2 päeva/dokument × 20 dokumenti = 40 päeva (kuid toimub samaaegselt, nii et tegelik aeg on siiski paar päeva, sõltuvalt allkirjastajate kiirusest).

Eeldused Agrello protsessi kohta:

1. Dokumendi ettevalmistamine, kasutades malle: 10 minutit (kiirem tänu mallidele).
2. Saatmine kõikidele allkirjastajatele samaaegselt: Minimaalne käsitlemisaeg, sest süsteem saadab kutsed automaatselt, oletame 5 minutit.
3. Automaatsed meeldetuletused ja teavitused: Vähendab järelkontrolli aega, minimaalne aktiivne haldamine vajalik.
4. Allkirjastatud dokumendi vastuvõtmine ja arhiveerimine: Automaatne arhiveerimine, 5 minutit käsitlemisaega.

Igale dokumendile aktiivselt kulutatud aeg:

• Aktiivne käsitlemisaeg dokumendi kohta: 10 min (ettevalmistus) + 5 min (saatmine ja haldamine) + 5 min (arhiveerimine) = 20 minutit.

20 dokumendi puhul:

• Aktiivse käsitlemise koguaeg kuus: 20 min/dokument × 20 dokumenti = 400 minutit (ehk umbes 6,67 tundi).

Ajavõidu arvutamine:

1. Aktiivse käsitlemisaja vähenemine kuus: 16,67 tundi (traditsiooniline) - 6,67 tundi (Agrello) = 10 tundi säästetud.
2. Efektiivsuse paranemine: (10 tundi säästetud / 16,67 tundi traditsiooniline) × 100% ≈ 60% vähenemine aktiivse käsitlemise ajas.

Seega võib Agrello kasutamine säästa umbes 60% ajast, mis kulus varem dokumendi allkirjastamise protsessi haldamisele, kui käsitletakse 20 dokumenti kuus. See oluline ajavõit võimaldab keskenduda produktiivsematele või strateegilisematele ülesannetele, suurendades üldist operatiivset tõhusust.

‍