Selleks, et arvutada välja potentsiaalne ajavõit Agrello kasutamisel 20 dokumendi käsitlemisel kuus, millest igaüks vajab allkirja kahelt allkirjastajalt, alustame esmalt hinnanguga, kui palju aega kulub traditsioonilise e-posti protsessi ja Agrello protsessi iga sammu jaoks. Seejärel saame seda rakendada igakuisele mahule, et näha üldist ajavõitu.
Eeldused traditsioonilise e-posti põhise protsessi kohta:
- Dokumendi ettevalmistamine Wordis: 20 minutit dokumendi kohta.
- Saatmine esimesele allkirjastajale ja allkirja ootamine: 1 päev ooteaega + 10 minutit käsitlemiseks.
- Vastuvõtmine esimeselt allkirjastajalt ja saatmine teisele allkirjastajale: 10 minutit käsitlemiseks + 1 päev ooteaega.
- Lõpliku allkirja vastuvõtmine ja failihaldus: 10 minutit käsitlemiseks.
Igale dokumendile aktiivselt kulutatud aeg:
- Aktiivne käsitlemisaeg dokumendi kohta: 20 min (ettevalmistus) + 10 min (saatmine esimesele) + 10 min (vastuvõtmine ja saatmine teisele) + 10 min (lõplik arhiveerimine) = 50 minutit.
Ooteaeg dokumendi kohta:
- Ooteaeg dokumendi kohta: 2 päeva (eeldusel, et iga allkirjastaja võtab aega ühe päeva).
20 dokumendi puhul:
- Aktiivse käsitlemise koguaeg kuus: 50 min/dokument × 20 dokumenti = 1000 minutit (ehk umbes 16,67 tundi).
- Ooteaja kogusumma kuus: 2 päeva/dokument × 20 dokumenti = 40 päeva (kuid toimub samaaegselt, nii et tegelik aeg on siiski paar päeva, sõltuvalt allkirjastajate kiirusest).
Eeldused Agrello protsessi kohta:
- Dokumendi ettevalmistamine, kasutades malle: 10 minutit (kiirem tänu mallidele).
- Saatmine kõikidele allkirjastajatele samaaegselt: Minimaalne käsitlemisaeg, sest süsteem saadab kutsed automaatselt, oletame 5 minutit.
- Automaatsed meeldetuletused ja teavitused: Vähendab järelkontrolli aega, minimaalne aktiivne haldamine vajalik.
- Allkirjastatud dokumendi vastuvõtmine ja arhiveerimine: Automaatne arhiveerimine, 5 minutit käsitlemisaega.
Igale dokumendile aktiivselt kulutatud aeg:
- Aktiivne käsitlemisaeg dokumendi kohta: 10 min (ettevalmistus) + 5 min (saatmine ja haldamine) + 5 min (arhiveerimine) = 20 minutit.
20 dokumendi puhul:
- Aktiivse käsitlemise koguaeg kuus: 20 min/dokument × 20 dokumenti = 400 minutit (ehk umbes 6,67 tundi).
Ajavõidu arvutamine:
- Aktiivse käsitlemisaja vähenemine kuus: 16,67 tundi (traditsiooniline) - 6,67 tundi (Agrello) = 10 tundi säästetud.
- Efektiivsuse paranemine: (10 tundi säästetud / 16,67 tundi traditsiooniline) × 100% ≈ 60% vähenemine aktiivse käsitlemise ajas.
Seega võib Agrello kasutamine säästa umbes 60% ajast, mis kulus varem dokumendi allkirjastamise protsessi haldamisele, kui käsitletakse 20 dokumenti kuus. See oluline ajavõit võimaldab keskenduda produktiivsematele või strateegilisematele ülesannetele, suurendades üldist operatiivset tõhusust.