Kuidas Agrello abiga kiiremini investoritega lepinguid sõlmida?

Agrello esimeses kliendiloos keskendume ühele Eesti ettevõttele ja sellele, kuidas nad Agrello abiga kiiremini ja efektiivsemalt raha tõstmise voore läbi viivad. Võtmeisikuks on assistent Madli, kelle ülesandeks on kõik lepingute ettevalmistamise ja sõlmimisega seonduv.
5 kuudpilootprojekti kestvus
6raha tõstmise vooru
375allkirjastatud dokumenti

Tutvustus

Leguar Capital OÜ on ettevõte, mille põhifookus on suunatud kinnisvaraprojektidesse ja startupidesse investeerimisele.

Leguar Capitali juhiks on tuntud investor Jaak Roosaare, kes on mitmete populaarsete investeerimisteemaliste raamatute autor ning oma hea maine tõttu on ta võitnud paljude investorite usalduse, kes läbi tema firma soovivad projektidesse panustada.

Kõik raha tõstmise voorud on projektipõhised, mis tähendab, et iga uue projekti jaoks tuleb allkirjastada uued lepingud investorite ja Leguar Capitali vahel ning tihti ulatub sõlmitavate lepingute maht sadadesse. Leguaris on lepingutega ametis peamiselt kaks isikut. Lepingute ette valmistamine, sorteerimine, allkirjastamisele saatmine, allkirjade kogumine ja lepingute hoiustamine on assistent Madli teha. Jaagu ülesandeks on aga kõik lepingud Leguari poolelt ainuisikuliselt allkirjastada.

Probleem

Enne Agrello kasutusele võtmist oli kogu protsess Madli jaoks üsna ajamahukas ning nõudis paljude ülesannete manuaalset ja ükshaaval täitmist.

Lepingupõhjade ettevalmistamiseks kasutab Madli Microsoft Wordi. Iga vooru jaoks loob ta uue põhja ning sisestab sinna ükshaaval investorite andmed. Salvestatud dokumendid edastab Madli e-kirja teel investoritele ning jääb ootama kuni investor digiallkirjastatud dokumendi tagasi saadab.

Kui Madli on kogunud teatud arvu lepinguid, siis planeerib Jaak oma kalendris kindla aja ning tegeleb lepingute allkirjastamisega kasutades Mobiil-ID, Smart-ID või ID-kaardi lahendust. Kuna ühes investeerimisvoorus võib olla sadu lepinguid, siis võtab see ülesanne üsna kaua aega.

Viimase sammuna edastab Madli investoritele allkirjastatud lepingud ja sellega võibki investeerimisvooru dokumentatsiooni poole lõppenuks lugeda.

Lahendus

Peale esmaseid konsultatsioone ja Leguari protsessikirjelduse ära kuulamist mõistsime, et on mitmeid murekohti, millele Agrellol on koheselt lahendus välja pakkuda.

Seetõttu viisime ühes Leguariga läbi pilootprojekti, et aidata neil vähendada manuaalsete ülesannete hulka ning säästa väärtuslikku aega.

Pilootprojekt kestis 5 kuud, mille jooksul viidi läbi 6 raha tõstmise vooru ning allkirjastati 375 dokumenti.

Dokumentide ettevalmistamine

Raha tõstmise voorude lepingupõhi on tavaliselt üks ja sama, kus muutmist vajavad ainult selle konkreetse projekti ning investori andmed.

Agrelloga on võimalik luua korduvkasutatavaid lepingupõhjasid ning selline investeerimisleping on väga sobilik kandidaat Agrello “Fill & Sign” funktsionaalsuse jaoks.

Madli peamiseks lepingute ettevalmistamise tööriistaks oli juba Microsoft Word, seega suunasime teda kasutama dokumendi sees loogelisi sulgusid, mis hiljem Agrello platvormile üles laadides tekitavad automaatselt täidetavad väljad ning seda lepingupõhja on võimalik taaskasutada. Nüüd ei ole Madlil dokumendi loomiseks vaja kasutada muud keskkonda või tööriista peale Agrello.

Iga investori andmed on meie platvormil loodavasse dokumenti võimalik kohe sisestada. Nii säästab ta aega ning ei pea dokumente ükshaaval salvestama, üles laadima ja laiali saatma.

Pilootprojekti ajal muutusid Agrellos kättesaadavaks ka Zapieri integratsioonid, mille abil on dokumentide loomist võimalik veelgi kiirendada. Madli kasutab Agrello ja Google Sheetsi vahelist integratsiooni selleks, et automaatselt dokumente luua ning on selliselt läbi viinud juba kaks raha tõstmise vooru. Tema sõnul võttis Zapieri seadistamine omajagu aega, kuid viimane voor töötas kõik juba väga sujuvalt, kiirelt ja ilma probleemideta.

Dokumentide loomise automatiseerimise tõttu ei ole Madlil enam vaja ükshaaval dokumente Microsoft Wordis luua ja salvestada ning see säästab talle palju aega.

Dokumentide allkirjastamine

Lepingute allkirjastamine on Leguari poolel Jaagu ülesandeks ja kuna dokumente ühes raha tõstmise voorus võib olla väga palju, siis on see üsna ajamahukas manuaalne töö. Jaak broneerib tavaliselt ühe kindla aja oma kalendris, et allkirjastada järjest palju dokumente. See võtab aga väga palju aega. Agrellos on kõik lepingud ühes keskkonnas, Jaak saab neid järjest võtta ja valida endale sobiva allkirjastamise meetodi - Agrello allkiri, Mobiil-ID või Smart-ID. Tema eelistatud allkirjastamise meetod on Agrello allkiri, sest sellega saab ta allkirja antud kõige kiiremini.

Teine murekoht allkirjastamisel oli see, et erinevate läbiproovitud digiallkirjastamise keskkondade kasutamine valmistas raskusi ka investoritele. Iga teenus on veidi isemoodi ning tihti juhtus, et keegi vajas dokumendi allkirjastamisel juhendamist või abi. Leguari sõnul on Agrello väga lihtne ja kasutajamugav.

Leguari sooviks oli algusest peale ka see, et oleks võimalus allkirjastada, kasutades kohalikke eID vahendeid. Agrellos olime omakeskis juba mõnda aega vaaginud mõtet, et integreerida Smart-ID ja Mobiil-ID meie platvormile, sest need võimaldaksid EIDAS määruse järgi kõige kõrgema taseme ehk kvalifitseeritud digiallkirjade andmise ning Leguar andis meile selleks vajaliku tõuke.

Peale allkirjastamist ei ole Madlil enam vaja dokumendi koopiat investoritele saata, sest neil on ligipääs allkirjastatud dokumendile Agrello platvormil ning võimalus see endale sealt ise alla laadida. See on suur ajaline sääst Madli jaoks.

Protsessi ülevaade

Nagu varasemalt välja toodud, oli Madli ülesandeks ka protsessil silma peal hoidmine, mille jaoks ta kasutas Microsoft Exceli tabelit, kuhu ta manuaalselt sisestas uuendused dokumendi staatuse kohta.

Madli kasutab Excelit jätkuvalt erineva info kogumiseks, kuid Agrello töölaua vaade annab talle kiire ja selge ülevaate dokumendi staatusest ning edastab talle e-kirja teel ka teateid, kui dokumendid on allkirjastatud.

Kui dokument on liiga kaua “Waiting for signature” staatuses, siis saab Madli allkirjastajatele meelde tuletada.

Allkirjastatud dokumentide hoiustamine

Allkirjastamise protsessi lõppedes tuleb Madlil veel hoolitseda selle eest, et kõik dokumendid oleksid projektide järgi hoiustatud. Kuna Agrello pakub turvalist pilveteenust, siis ei ole vaja dokumente enam alla laadida ja dubleerida.

Investoritele jääb ligipääs nende poolt allkirjastatud dokumentidele ning Jaak ja Madli saavad samuti ligi kõikidele oma dokumentidele, mis on sorteeritud vastavalt projektidele jagatud kaustadesse.

Kokkuvõte

Peale Agrello kasutuselevõttu on Leguar läbi viinud juba kuus investeerimisvooru, mille käigus on allkirjastatud 375 dokumenti. Iga vooruga läheb dokumentide ettevalmistamine kiiremaks ja lihtsamaks, sest kasutamine on juba selge ja see tõesti on väga mugav. Võib öelda, et Madli on Agrello esimene super-kasutaja.

Terve pilootprojekti jooksul on Agrello tiim Leguari toetanud ning samuti on see kogemus ka meie jaoks hindamatu väärtusega, sest oleme saanud palju kasulikku tagasisidet ning välja on tulnud mõningad puudused ja murekohad, mille oleme saanud ära parandada.

Peale pilootprojekti lõppu jätkub Agrello ja Leguari koostöö ning loodame, et see kujuneb pikaajaliseks ja tulemuslikuks mõlemale osapoolele.

Agrellol on üle maailma 90 000+ kasutajat

Agrello eesmärgiks on pakkuda dokumendihalduse ja digiallkirjastamise platvormi, mis oleks hõlpsasti kasutatav igaühele. Lihtsus, kasutajamugavus ja kiirus on just need peamised omadused, mis on tänaseks võitnud tuhandete inimeste südamed erinevates riikides üle maailma.
Võta meiega ühendust