Tutvustus
Horeca Service OÜ on Eesti firma, mille peamisteks klientideks on hotellid, restoranid ja catering. Firma põhiliseks tegevusalaks on pakkuda nendele klientidele kõrgekvaliteedilist tootevalikut, alustades liha ja piimatoodetest ning lõpetades eksootiliste puuviljadega. Horeca Service OÜ asutati aastal 2002 ning nad tõusid kiiresti turuliidriks.
Nende teeninduspiirkonnaks on kogu Eesti, kuid kuna lepingutingimused erinevad piirkonniti, siis on vastavalt piirkonnale olemas lepingupõhjad. Horeca kliendibaasi kuulub ligikaudu 1200 aktiivselt teenindamist vajavat püsiklienti. Nende sortimendis on 30 tootegruppi, mis sisaldavad umbes 3500 erinevat toodet.
Probleem
Horeca juhatuse liige Raul Vaet on öelnud: "Horeca kliendilepingute maht oli suur ning vajadus oli seda protsessi kiirendada ja lihtsustada ning et oleks ülevaade, millised lepingud millises faasis on ning kelle poolt allkirjastud."
Horecal on väga suur kliendibaas ja sellest tulenevalt on nende põhiprobleemiks igapäevane lepingute suur maht ning aeg, mis lepingute sõlmimisele kulub, samuti lepingute organiseerimine ja haldamine. Manuaalne dokumentide koostamine ja e-postiga allkirjastamisele saatmine võttis liiga kaua aega. Puudus ka hea ülevaade dokumentide staatusest.
Lahendus
Kuna Horeca kasutab iga teeninduspiirkonna jaoks oma standartset lepingupõhja, siis on nad sobiv klient kasutamaks lepingupõhjasid Agrello platvormil.
Agrello lepingupõhjad
Agrello meeskond aitas Horecal luua nende olemasolevatele Microsoft Wordi lepingupõhjadele dünaamilised täidetavad väljad. Selleks on vaja kasutada loogelisi sulge kohtades, mida hiljem täita soovitakse. Agrello platvormile üles laadides on võimalik sellest tühjast lepingupõhjast luua uusi dokumente ning väljad kliendi infoga täita. Seega toimub kogu lepingu loomise ja allkirjastamisele saatmise protsess mugavalt ühes keskkonnas.
Horeca müügimeeskond loob lepingu kasutades vastavale teeninduspiirkonnale mõeldud lepingupõhja ning sisestab kliendi informatsiooni dünaamilistele väljadele. Kui nad kogu vajalikku infot ei tea, siis on võimalik määrata väljad täitmiseks ka kliendile. Seejärel saadetakse dokument allkirjastamiseks Horeca juhatuse liikmele Raulile ning kliendi esindajale.
Mugavad allkirjastamise meetodid
Kuna enamus lepinguid sõlmitakse Eesti klientidega, siis on oluline, et lepingut oleks võimalik allkirjastada ka kohalike allkirjastamise meetoditega. Agrello platvormil on võimalik mugavalt allkirjastada kõikide Eestis kasutusel olevate digiallkirjastamise vahenditega, olgu selleks ID-kaart, Smart-ID või Mobiil-ID. Kui allkirjastajal aga kumbagi neist ei ole, siis on võimalik kasutada ka Agrello allkirja. Igal juhul saab dokument allkirjastatud Agrello platvormilt lahkumata.
Hea ülevaade protsessist
Agrello töölaua vaade annab kiire ülevaate dokumentide staatusest. Kõik dokumendid on jagatud tulpadesse vastavalt sellele, kas tegemist on mustandiga, dokument on allkirja ootel või on see juba allkirjastatud. Nii on võimalik klientidele meelde tuletada, kui dokument ootab endiselt nende allkirja.
Allkirjastatud dokumentide hoiustamine
Kõik allkirjastatud dokumendid on hoiustatud Agrello platvormil. Dokumentidele on lihtne ligi pääseda olenemata enda asukohast ning ligipääs on ka klientidel nende enda poolt allkirjastatud dokumentidele. Seega jääb ära dokumentide edasi-tagasi saatmine e-kirja teel ning puudub ka vajadus dokumente eraldi mõnda pilveteenusesse arhiveerida või salvestada.