5 head nippi, kuidas lepinguid nutikamalt allkirjastada

Kui lepingud on sinu ettevõttes igapäevane operatiivtöö (töölepingud, lisad, müügipakkumised, tellimused, koostöölepingud), siis tead, kui palju aega kulub “väikestele” asjadele: kopeerimine, faili õige nimega salvestamine, õigetele inimestele saatmine, meeldetuletused, allkirjade tagaajamine ja lõpuks arhiveerimine.

Allpool on 5 praktilist sammu, mis aitavad tuua struktuuri ilma liigse keerukuseta: vähem e-kirjakõdi, rohkem selgust ja auditijälge.

1. Vali lepingute allkirjastamiseks üks selge platvorm (mitte “e-post + failid”)

Kui allkirjastamine elab e-mailis, on tüüpilised probleemid samad: eri versioonid, kadunud failid, ebamäärane staatus (“kas keegi juba allkirjastas?”), pikk meeldetuletuste jada ja lõpuks dokument “kuskil postkastis”.

Allkirjastamise platvorm:

• hoiab kõik lepingud ühes kohas koos staatuste ja ajaloo/auditijäljega;
• annab juhile nähtavuse (ilma, et ta peaks kõiki üksikuid juhtumeid käsitsi jälgima);
• annab töötajale kindla töökindla töövoo (vähem käsitööd, vähem eksimusi);
• teeb allkirjastajatele allkirjastamise võimalikult lihtsaks (sh mobiilis).

Hea näide sellest, kuidas protsessi saab skaleerida ilma kaoseta: kuidas suure kliendibaasiga ettevõte Horeca Service oma lepinguid efektiivsemalt haldama hakkas.

Kui tahad süveneda, miks “üks platvorm” on parem kui e-post + failid, siis siit on pikem selgitus: milleks on vaja lepingute allkirjastamiseks eraldi platvormi.

2. Kasuta dünaamiliste väljadega lepingupõhja

Kui sinu meeskond töötab Wordiga, siis on üks suurim ajaröövel “alusta eelmise lepingu pealt ja copy-paste uus info käsitsi”. See toob paratamatult kaasa ka vead: vale nimi, vale kuupäev, vale isikukood, summa;

Praktiline lahendus on üks kinnitatud lepingupõhi, mida kasutatakse korduvalt (nt tööleping, konfidentsiaalsusleping, koostööleping) ning kus muutuvad andmed tulevad dünaamilistesse väljadesse.

Tulem:

• Töötaja koostab lepingu kiiremini kui copy-paste meetodil;
• Juht saab olla kindel, et tiim kasutab “heakskiidetud versiooni”;
• Vead vähenevad, sest väljad täidetakse süsteemselt;
• Allkirjastamiseks saatmine ja teavitused toimuvad selge protsessi järgi.

3. Liiguta allkirjastatud lepingud automaatselt õigesse kausta (et midagi ei kaoks “mailbox’i”)

Pärast allkirjastamist tekib alati sama küsimus: kuhu see dokument “päriselt” läheb? Kui vastus on “keegi tõmbab e-kirjast alla ja paneb kuhugi kausta”, siis varem või hiljem mõni dokument unustatakse, salvestatakse valesse kohta või ei ole hiljem leitav.

Automaatne arhiveerimine tähendab, et kui leping jõuab kindlasse staatusesse (nt “Allkirjastatud”), siis see liigub ise sinu määratud kausta ning tiim ei pea seda käsitsi tegema. Agrellos on see teispidi. Dokument juba luuakse õigesse kohta, mis tähendab, et peale allkirjastamist ei olegi vaja seda enam kuhugi tõsta. Üks probleem kohe vähem.

Kes aga ikkagi tahab, siis Agrello platvormi saab ühendada näiteks Google Drive’i või Dropboxiga, et lepingud liiguksid automaatselt kaustadesse: automatiseeri allkirjastamine Google Drive’i ja Zapieri ühendusega.

Lisaks saab seadistada teavitusi Slacki (tiim saab kohe teada, kui “allkirjad koos”) või sünkida staatuse müügiprotsessi (nt Pipedrive): automatiseeri lepingute loomise protsess Agrello ja Pipedrive’i integratsiooniga.

4. Automatiseeri mass-ettevalmistus

Vahel on vaja korraga vormistada kümneid või sadu dokumente ühe ja sama põhjaga: töösisekorraeeskirjade uuendused, kliendilepingute muudatused, liitumislepingud, uue põlvkonna lisad.

Näiteks HR-is: uuenenud töösisekorraeeskirjade allkirjastamine kogu ettevõttes.

1. Loo dünaamiliste väljadega lepingupõhi.
2. Koosta töötajate andmetega tabel (nt Excel/CSV).
3. Lae Exceli dokument üles ja Agrello teeb lepingut sinu eest valmis.

Siit leiad täpse sammu-sammult kirjelduse: kuidas Agrello ja Exceliga luua sadu allkirjastamisele minevaid dokumente.

Töötaja saab oma töö tehtud minutitega ning juht saab skaleerida protsessi ilma, et peaks lisa jõudud otsima. Direktor aga saab allkirjastada ühest kohast ja ühtse töövooga, ilma et peaks ükshaaval konteinereid lahti klikkima.

Sedalaadi püsiv ühendus on üks kiiremaid viise vähendada dokumentide ettevalmistamise käsitööd ja vigade arvu.

5. Halda lepinguid ühes kohas ja hoia staatus alati selge

Kui lepingud on eri kaustades, eri postkastides ja eri inimeste “enda süsteemis”, siis kaob kontroll kiiresti. Ühtne koht annab:

• kiire otsingu ja ligipääsu (kes, mis, millal, mis staatuses);
• selge auditijälje (millal saadeti, kes avas, kes allkirjastas);
• lihtsa jagamise tiimiga (õiged inimesed näevad õiget infot).

Agrello avakuva annab kiire ülevaate staatusest ja järgmiste sammude vajadusest. Jacki jaoks on oluline, et allkirjastamine oleks mugav ka liikvel olles — seetõttu on mobiilne allkirjastamine kriitiline.

Proovi ise järele

Kui tunned, et sinu osakonnas on lepingutega omajagu tegemist, aga praegune töövoog on liiga e-kirjapõhine või vigaderohke, siis tasub proovida meid: üks platvorm, üks kinnitatud põhi ja üks selge protsess.

Kui vajad abi töövoogude seadistamisel ja juurutamisel, siis võta ühendust — aitame leida lahenduse, mis töötab out-of-the-box ja ei muutu IT-projektiks.