HiBobi ja Agrello ühendus aitab töötajatega seotud dokumente lihtsamini ette valmistada

Uue töötaja liitumine on iga meeskonna jaoks põnev hetk. Sujuv ja selge protsess annab töötajale kindluse, et ta on teinud õige valiku, ning võimaldab personalitiimil keskenduda sellele, et tema tööle asumine läheks hästi.

Tööleping ja teised vajalikud dokumendid on onboardingu oluline osa. Need tuleb korralikult ette valmistada, kuid nende koostamine on sageli üks personalitöö vähem nauditavaid etappe. Andmete otsimine, lepingute ettevalmistamine ja hilisem arhiveerimine võtavad tihti rohkem aega, kui alguses planeeritud. Iga uue töötaja puhul tuleb samu andmeid korduvalt otsida, kopeerida ja üle kontrollida, mis muudab kogu protsessi tarbetult aeganõudvaks. P aljudel meie klientidel on kasutusel HiBobi personalitarkvara. Seetõttu soovisime muuta HiBobis olevate töötajaandmete kasutamise Agrellos võimalikult sujuvaks. Kui vajalik info on juba olemas, ei ole ju mõtet seda uuesti käsitsi sisestada.

HiBobi ja Agrello integratsioon aitab kasutada olemasolevaid töötajaandmeid töölepingute ja onboarding’u dokumentide koostamisel. Nii kulub personalitiimil vähem aega rutiinsele andmesisestusele ning rohkem aega sellele, et uue töötaja tööle asumine kulgeks sujuvalt.

Mida HiBobi ja Agrello integratsioon võimaldab?

Integratsioon ühendab kaks töövoo olulist osa:

• HiBobis hoitakse töötaja andmeid;
• Agrellos koostatakse nende andmete põhjal dokumendid ja saadetakse need allkirjastamiseks.

Agrellos saab valida HiBobis oleva töötaja ning kasutada tema andmeid sobivas lepingumallis. Selle põhjal luuakse dokument, mille saab enne allkirjastamist üle vaadata ja vajadusel täpsustada.

See tähendab, et personalitiim ei pea iga uue töötaja puhul alustama tühjast dokumendist ega kandma samu andmeid ühest süsteemist teise.

Millist väärtust see personalitiimile loob?

• Vähem korduvat käsitsitööd: Töötaja nimi, ametikoht, tööle asumise kuupäev, töötasu ja muud andmed võivad olla HiBobis juba olemas. Kui need andmed on malliga seotud, saab neid kasutada dokumendi loomisel ilma käsitsi ümberkirjutamiseta.

• Ühesugused dokumendid: Kui töölepingud ja onboarding’u dokumendid põhinevad kokkulepitud mallidel, on lihtsam hoida nende ülesehitus ja sisu ühtlasena. See aitab vähendada olukordi, kus mõni oluline väli jääb kogemata täitmata või kasutatakse vana dokumendiversiooni.

• Sujuvam onboarding: Uue töötaja esimene kokkupuude ettevõttega ei piirdu ainult töövestluse ja töölepingu sõlmimisega. Selge ja hästi korraldatud dokumendiprotsess aitab muuta tööle asumise lihtsamaks nii personalitiimi kui ka uue töötaja jaoks.

• Vähem andmete ümberkirjutamisest tulenevaid vigu: Iga käsitsi kopeeritud number ja kuupäev loob võimaluse eksimiseks. Kui dokumendi koostamisel kasutatakse olemasolevaid töötajaandmeid, jääb üks tarbetu vaheetapp protsessist ära. Lõplik dokument tuleb siiski alati enne allkirjastamist üle kontrollida.

Kuidas töövoog praktikas toimib?

Pärast integratsiooni seadistamist on dokumendi loomise protsess järgmine:

1. Ava Agrellos sobiv lepingumall.
2. Vali HiBobi integratsioon.
3. Loo täida mall HiBob'i infoga.
4. Vaata dokument üle.
5. Saada see allkirjastamiseks.

Töövoo kõige olulisem osa ei ole ainult dokumendi automaatne loomine. Sama oluline on see, et personalitiimil säilib võimalus dokument enne saatmist üle vaadata ja veenduda, et kõik andmed ning tingimused on õiged.

Mall seadistatakse üks kord

Enne integratsiooni kasutamist tuleb Agrello lepingumall seadistada. Malli väljad seotakse HiBobi vastavate andmetega. Näiteks võib töölepingus olla väli töötaja nime, ametinimetuse, tööle asumise kuupäeva või töötasu jaoks.

Kui väljade vasted on loodud ja salvestatud, saab sama malli kasutada ka järgmiste dokumentide koostamisel. Nii ei pea personalitiim iga uue töötaja puhul dokumendi ülesehitust uuesti kokku panema.

Kui mõni vajalik andmeväli on HiBobis täitmata, jääb see tühjaks ka Agrellos loodud dokumendis. Seetõttu tasub enne dokumendi saatmist kontrollida nii töötaja profiili kui ka loodud dokumenti.

Mida tuleb enne kasutuselevõttu seadistada?

HiBobi ühendamiseks tuleb luua HiBobi teenusekasutaja ja genereerida vajalikud API-andmed. Seejärel sisestatakse vastavad andmed Agrello tööruumi seadetes integratsioonide all.

Ligipääsuõiguste määramisel tasub lähtuda minimaalse vajaliku ligipääsu põhimõttest. Integratsioon peaks kasutama ainult neid andmeid, mida dokumentide koostamiseks tegelikult vaja on.

Tehnilise seadistamise täpsemad juhised leiad HiBobi integratsiooni kasutamise juhendist.

Alusta andmetest ja protsessist

Integratsioonist saadav väärtus sõltub suuresti sellest, kui korras on HiBobi töötajaandmed ja kui hästi on Agrello mallid ette valmistatud. Enne kasutuselevõttu tasub kontrollida:

• kas töötajate profiilidel on vajalikud andmed olemas;
• kas lepingumalli väljad on õigesti seotud;
• kas loodud dokument kuvab andmeid soovitud kujul;
• kas töövoos on alati olemas dokumendi ülevaatamise samm.

Kui need alused on paigas, aitab HiBobi ja Agrello integratsioon muuta uute töötajate dokumentide koostamise järjepidevamaks ja väiksema käsitsitöömahuga protsessiks.

Kokkuvõte

HiBobi ja Agrello integratsioon aitab personalitiimil kasutada töötajaandmeid seal, kus need on juba olemas, ning muuta nende põhjal dokumentide koostamise lihtsamaks.

HiBob jääb töötajaandmete allikaks. Agrello aitab luua mallipõhise dokumendi, selle üle vaadata ja allkirjastamiseks saata.

Tulemuseks on vähem korduvat andmesisestust, ühtlasemad dokumendid ja sujuvam protsess uue töötaja tööle vormistamiseks.

Kui kasutad juba HiBobi ja soovid muuta töölepingute koostamise lihtsamaks, võta meiega ühendust. Räägime lähemalt, kuidas HiBobi ja Agrello integratsioon sinu personaliprotsesse toetada võiks.