Agrello uus kinnitamise töövoog lisab enne allkirjastamist selge sisemise ülevaatuse sammu, kus saab dokumente kinnitada, tagasi lükata ja kommenteerida.
Enamik lepingutega seotud viivitusi ei teki allkirjastamise ajal, vaid juba varem. Dokument saadetakse „kiireks ülevaatuseks“, tagasiside jaguneb eri e-kirjade ja vestluste vahel ning lõpuks pole keegi päris kindel, milline versioon on valmis edasi liikuma.
Seetõttu tõime Agrellosse kinnitamise töövoo – sisemise ülevaatuse sammu, mis aitab liikuda mustandist kinnitatud dokumendini ja sealt edasi allkirjastamiseni.
Kontrollitud samm enne allkirjastamist
Paljudes ettevõtetes ei tee dokumendi koostaja lõplikku otsust selle sisu üle. Müügijuht võib üle vaadata kliendilepingu, personalijuht töölepingu ja finantstiimi liige tarnijalepingu tingimused.
Seni on sellised ülevaatused toimunud sageli e-kirjade, vestluste ja manuste kaudu. Nii võib oluline kontekst kaduma minna või dokument jõuda allkirjastamisele enne, kui õige inimene on selle üle vaadanud.
Agrello kinnitamise töövoog muudab protsessi selgeks:
- Valmista dokument Agrellos ette.
- Saada see sisemiseks kinnitamiseks.
- Kinnitaja vaatab dokumendi üle ning saab selle kinnitada, tagasi lükata või lisada kommentaari.
- Pärast kinnitamist saada dokument allkirjastamisele.
Nii tekib dokumendi ettevalmistamise ja allkirjastamise vahele selge kontrollpunkt.
Mis juhtub, kui dokument vajab muudatusi?
Kinnitamise töövoog muudab kõik otsused nähtavaks – ka otsuse, et dokument ei ole veel valmis edasi liikuma.
Kui kinnitaja lükkab dokumendi tagasi, peatub töövoog. Dokumenti ei saadeta automaatselt allkirjastamisele ning vajalikud parandused saab teha enne, kui see jõuab kliendi, töötaja, tarnija või äripartnerini. Pärast muudatuste tegemist saab kinnitamise töövoo uuesti käivitada.
Kinnitaja saab lisada ka kommentaare, kui miski vajab täpsustamist või muutmist. Nii saab dokumendi omanik selge tagasiside, mitte pelgalt sõnumi „palun uuenda ja saada uuesti“.
Kinnitamine ei ole seega lihtsalt uus staatus. See näitab, et dokument on läbinud kokkulepitud sisemise kontrolli.
Praktilised kasutusvõimalused
Kliendi- ja müügilepingud
Müügitiimid peavad tegutsema kiiresti, kuid ettevõte vajab siiski kontrolli allahindluste, vastutuse, maksetingimuste ja erandlike kohustuste üle. Sisemine kinnitamine võimaldab õigel inimesel need üksikasjad üle vaadata enne, kui dokument kliendile saadetakse.
Personali- ja töösuhet puudutavad dokumendid
Töölepingute, töövõtulepingute ja ettevõtte sisemiste kordade kinnitamisega võib olla seotud mitu inimest. Personalitiim saab enne dokumendi töötajale saatmist üle kontrollida ametikoha, töötasu, kuupäevad ja muu olulise info.
Tarnija- ja hankelepingud
Tarnijalepingud võivad vajada hanke- või finantsosakonna, juristi või osakonnajuhi heakskiitu. Selge kinnitamise samm aitab veenduda, et leping on valmis enne, kui tarnija saab allkirjastamiskutse.
Suurema riskiga või erandlikud dokumendid
Kõik dokumendid ei vaja sama põhjalikku ülevaatust. Kinnitamise sammu saab kasutada näiteks siis, kui dokument erineb standardmallist, ületab ettevõttes kokkulepitud piirmäära või sisaldab tavapärasest erinevaid tingimusi.
Miks peaks sisemine kinnitamine olema dokumendi töövoo osa?
Kui tiim tegeleb vaid mõne dokumendiga, võib eraldi ülevaatusprotsess tunduda piisav. Dokumentide arvu kasvades tekivad aga ikka samad küsimused: kes peab tegema järgmise otsuse, millist versiooni üle vaadati, kas dokument kinnitati enne väljasaatmist ja milliseid muudatusi kinnitaja soovis?
Kui kinnitamine toimub dokumendi töövoo osana, on kogu tiimil üks kindel koht, kust vajalikku infot leida. Igapäevatöö muutub ühtlasemaks ning iga tiim ei pea looma oma süsteemi e-kirjadest, vestlustest ja tabelitest.
Kinnitamise töövoog ei asenda head otsustusvõimet ega vajaduse korral juriidilist kontrolli. See annab protsessile selge struktuuri ja aitab õigel inimesel teha otsuse õigel ajal.
Dokumendi ettevalmistamisest selle lõpetamiseni
Agrello toetab äridokumendi kogu teekonda: sisu ettevalmistamist, koostööd, sisemist kinnitamist, allkirjade kogumist ja valminud dokumentide haldamist.
Uus kinnitamise töövoog lisab sellele teekonnale olulise kontrollpunkti. See aitab enne allkirjastamist veenduda, et dokumendi sisu on üle vaadatud ja heaks kiidetud.
Kinnitamise töövoog on nüüd Agrellos saadaval. Kui teie tiim korraldab dokumentide ülevaatamist endiselt e-kirjade ja vestluste kaudu, võtke meiega ühendust, et arutada, kuidas muuta kinnitamise ja allkirjastamise protsess selgemaks.
Valmis alustama?
Liitu Agrelloga ja halda oma lepinguid nutikalt.