Meeskond kasvab, aga lepinguprotsess ei skaleeru? Vaata, kuidas standardiseerida lepingute koostamine, allkirjastamine ja haldamine ilma enterprise CLM-ita.
Kolm inimest, kolm erinevat protsessi
Kujutle järgmist olukorda. Sinu ettevõttes töötab kolm inimest, kes tegelevad lepingutega. Personalijuht koostab töölepinguid Wordi mallist, kopeerides eelmise töötaja faili ja asendades andmed. Müügijuht saadab teenuslepinguid PDF-ina meili manusena ja jälgib Exceli tabelis, kes on allkirjastanud. Ja tegevjuht allkirjastab koostöölepinguid otse DigiDoc-is, salvestades failid oma arvuti töölauale.
Nii kaua kui ettevõttes on 5–10 inimest, see kuidagi toimib. Igaüks teab, kus tema lepingud on, ja probleem tekib alles siis, kui keegi puhkusele läheb või ettevõttest lahkub. Aga siis lähebki keeruliseks.
Kui meeskond kasvab 15, 25 või 50 inimeseni, muutub see "igaüks teeb omamoodi" lähenemine aeglaselt, aga kindlalt, kaaoseks. Keegi ei tea, kus on viimane versioon. Keegi ei tea, kas leping on allkirjastatud. Ja keegi ei tea, millal leping aegub.
Viis märki, et sinu lepinguprotsess ei skaleeru
Enamik ettevõtteid ei märka probleemi enne, kui midagi läheb valesti. Klient saab vale lepingu. Töötaja töölepingus on eelmise inimese palgaandmed. Või avastad kvartalilõpu auditiski, et osa lepinguid on lihtsalt kadunud.
Siin on viis levinud märki, mis viitavad sellele, et sinu lepinguprotsess vajab standardiseerimist.
Esiteks: copy-paste on sinu peamine lepinguloomise meetod. Igal korral, kui keegi avab vana lepingu ja hakkab andmeid asendama, on oht, et eelmise kliendi nimi, summa või kuupäev jääb teksti sisse. See pole hüpoteetiline risk — see juhtub pidevalt, ja tagajärjed ulatuvad piinlikkusest kuni juriidiliste probleemideni välja.
Teiseks: sa ei tea, mitu lepingut on praegu allkirjastamata. Kui keegi küsiks sinult homme, mitu lepingut ootab hetkel allkirja, kas suudaksid vastata? Enamik 10–50 inimesega ettevõtteid ei suuda, sest info on laiali — kellegi meilis, kellegi arvutis, kellegi Exceli tabelis.
Kolmandaks: lepingu formaat sõltub sellest, kes selle koostas. Ühe kolleegi lepingud näevad välja ühtmoodi, teise omad teistmoodi. Mõni kasutab ettevõtte päist, mõni mitte. Mõni lisab GDPR-klausli, mõni unustab. Formaadierinevused pole ainult esteetiline probleem — need viitavad sellele, et puudub ühtne standard.
Neljandaks: kolleegi puhkusel olles seiskub kogu protsess. Kui ainult üks inimene teab, kus lepingud on ja kuidas neid koostada, oled sa ühe inimese haiguspäevast eemal kaaosest. See on klassikaline "bus factor" probleem — mis juhtub, kui see inimene ei ole homme tööl?
Viiendaks: aeguvad lepingud tulevad üllatusena. Tarnijate lepingud, rendileping, kindlustusleping — need kõik aeguvad mingil hetkel. Kui sa ei jälgi neid aktiivselt, saad sellest teada alles siis, kui on juba hilja parimate tingimuste üle läbi rääkida.
Kui tundsid ennast vähemalt kahes punktis ära, on aeg mõelda protsessi standardiseerimisele.
Miks email ja jagatud kaustad ei tööta
Paljud ettevõtted üritavad probleemi lahendada sellega, mis neil juba olemas on. Tehakse jagatud kaust Google Drive'is või OneDrive'is. Luuakse Exceli tabel lepingute jälgimiseks. Saadetakse meeldetuletusi Outlooki kaudu.
See toimib nii kaua, kuni kõik distsiplineeritult protsessi järgivad. Aga reaalsus on see, et inimesed on hõivatud ja unustavad asju. Keegi unustab faili kausta salvestada. Keegi unustab Exceli tabelit uuendada. Keegi saadab meeldetuletuse, aga vastust ei tule ja asi ununeb.
Probleem pole inimestes — probleem on süsteemis. Manuaalne protsess sõltub sellest, et iga inimene teeb iga kord õiget asja. Aga mida rohkem samme ja inimesi protsessis on, seda suurem on tõenäosus, et midagi läheb valesti.
Template-põhine lähenemine: üks allikas, üks standard
Kõige efektiivsem viis lepinguprotsessi standardiseerimiseks on template'ide ehk mallide kasutamine. Mitte Wordi failid jagatud kaustas, vaid ühtne süsteem, kus mallid on alati ajakohased ja igaüks kasutab sama versiooni.
Mõtle sellele nii: selle asemel, et iga kolleeg kopeeriks oma viimase lepingu ja seda kohandaks, on sul üks koht, kust kõik lepingud alguse saavad. Töölepingu mall, teenuslepingu mall, koostöölepingu mall — igaühel on kindel struktuur, õiged klauslid ja ajakohane sõnastus.
Kui mall muutub — näiteks lisandub uus GDPR-punkt või muutub ettevõtte aadress — uuendad seda ühes kohas ja kõik tulevased lepingud kasutavad automaatselt uut versiooni. Pole vaja kellelegi meili saata palvega "palun kasutage edaspidi uut malli".
PROTO avastuskeskuse personalijuht jagas oma kogemust sellest, kuidas nad enne Agrellot tegid kõike käsitsi — iga töölepingu koostamine võttis aega, nõudis käsitsi andmete sisestamist ja pidevat jälgimist. Pärast mallide kasutuselevõttu vähenes lepingu ettevalmistamine mõne minutini ja vigade arv kukkus nullilähedaseks.
Kuidas anda meeskonnale vabadust ilma kaaost lisamata
Standardiseerimine ei tähenda seda, et võtad kolleegidelt kontrolli ära. Vastupidi — see tähendab, et annad neile tööriistad, millega nad saavad iseseisvalt ja kindlalt tegutseda.
Kujutle, et sinu HR-spetsialist peab ette valmistama 8 uue töötaja lepingut. Vanas protsessis tähendaks see: ava viimane fail, kopeeri, muuda nime, muuda kuupäeva, muuda palganumbrit, salvesta, saada allkirjastamiseks, jälgi, kes on allkirjastanud. Korda 8 korda.
Mallipõhises protsessis valib ta malli, sisestab andmed, ja süsteem genereerib kõik 8 lepingut korraga. Saadab allkirjastamiskutsed automaatselt. Teavitab, kui keegi pole allkirjastanud. Ja salvestab valmis lepingud automaatselt arhiivi.
See pole kaugel tulevikus. See on see, mida täna juba teevad ettevõtted, kes on otsustanud oma lepinguprotsessi standardiseerida.
Oluline on mõista, et standardiseerimine ei nõua kallist enterprise CLM-tarkvara (contract lifecycle management), mis maksab tuhandeid eurosid kuus ja vajab IT-meeskonna tuge juurutamiseks. Väiksematele ja keskmistele ettevõtetele piisab lihtsast lahendusest, mis katab põhivajadused: mallid, allkirjastamine, jälgimine, arhiveerimine.
Praktiline tegevuskava: kuidas alustada
Kui tunned, et sinu ettevõtte lepinguprotsess vajab korrastamist, siis siin on lihtne tegevuskava, mida saad kohe rakendada.
Esimene samm: kaardista olemasolevad lepingutüübid. Tee nimekiri kõikidest lepingutest, mida sinu ettevõte regulaarselt kasutab. Töölepingud, teenuslepingud, koostöölepingud, NDA-d, rendileping — kõik. Enamikul ettevõtetel on 5–10 põhilist lepingutüüpi, mida nad korduvalt kasutavad.
Teine samm: loo igale lepingutüübile mall. Võta oma parim olemasolev leping, puhasta see kliendispetsiifilisest infost ja muuda see malliks. Märgi ära kohad, kuhu muutuvad andmed tulevad — nimi, kuupäev, summa, eritingimused.
Kolmas samm: koonda mallid ühte kohta. See võib olla lepinguhaldusplatvorm nagu Agrello, kus mallid on kõigile kättesaadavad ja alati ajakohased. Oluline on, et see poleks kellegi isiklik arvuti ega meili manused.
Neljas samm: lepi meeskonnaga kokku protsess. Kes koostab milliseid lepinguid? Kes kontrollib enne saatmist? Kust lähevad lepingud allkirjastamisele? Kuhu salvestatakse valmis lepingud? Need neli küsimust peavad saama selge vastuse.
Viies samm: jälgi ja paranda. Esimene kuu on alati katsetamine. Küsi meeskonnalt tagasisidet — mis toimib, mis mitte? Kohanda malle ja protsessi vastavalt. Standardiseerimine pole ühekordne projekt, vaid pidev protsess.
Mida see annab?
Ettevõtted, kes on oma lepinguprotsessi standardiseerinud, räägivad tavaliselt kolmest konkreetsest tulemusest.
Esiteks, aeg. Lepingu ettevalmistamine, mis varem võttis 20–30 minutit, võtab nüüd 2–3 minutit. Kui koostada kuus 20 lepingut, on see 6–9 tundi kokkuhoidu kuus — peaaegu terve tööpäev.
Teiseks, kvaliteet. Kui kõik lepingud tulevad samast mallist, on formaat ühtlane, klauslid korrektsed ja vigu vähem. See pole ainult esteetiline küsimus — see on juriidiline kindlus.
Kolmandaks, läbipaistvus. Igal hetkel tead, kus iga leping on — kas ettevalmistamisel, allkirjastamisel või arhiivis. Pole vaja kelleltki küsida, pole vaja Exceli tabelit kontrollida.
Alusta väikselt, aga alusta
Lepinguprotsessi standardiseerimine ei pea olema suur projekt. Sa ei pea ostma kallist tarkvara, palkama konsultanti ega reorganiseerima kogu ettevõtet. Alusta ühe lepingutüübiga — näiteks töölepingutega. Loo mall, proovi nädal aega, vaata kuidas toimib. Seejärel lisa järgmine lepingutüüp.
Agrello on loodud just sellise lähenemise jaoks. Sa saad alustada tasuta 14-päevase prooviperioodiga, laadida üles oma olemasolevad mallid ja hakata kohe kasutama. Pole vaja IT-osakonda, pole vaja pikka juurutamist.
Proovi Agrellot 14 päeva tasuta ja vaata, kui palju aega sinu meeskond tegelikult lepingutele kulutab — ja kui palju sellest saaks kokku hoida.
Korduma Kippuvad Küsimused
Mis on lepinguprotsessi standardiseerimine?
Lepinguprotsessi standardiseerimine tähendab ühtse süsteemi loomist lepingute koostamiseks, allkirjastamiseks ja haldamiseks. Selle asemel, et iga meeskonnaliige kasutaks oma meetodit, kehtestatakse ühised mallid, selge tööprotsess ja üks keskne koht lepingute hoidmiseks.
Millal peaks ettevõte oma lepinguprotsessi standardiseerima?
Kui meeskonnas on rohkem kui 2–3 inimest, kes lepingutega tegelevad, ja tekivad probleemid nagu kadunud failid, aegunud mallid või ebaühtlane formaat. Tavaliselt muutub vajadus kriitiliseks, kui ettevõte kasvab üle 10–15 töötaja.
Kas lepingute standardiseerimine nõuab kallist tarkvara?
Ei, standardiseerimist saab alustada lihtsate tööriistadega. Agrello pakub lepingumallide loomist, digitaalset allkirjastamist ja lepingute haldamist ühes kohas — ilma kalli enterprise CLM-tarkvara hinnalipikuta. Alustada saab tasuta prooviperioodiga.
Kuidas lepingumallid aitavad vigu vähendada?
Mallid tagavad, et iga leping sisaldab õigeid klausleid, ajakohast sõnastust ja ühtset formaati. Copy-paste meetodiga kaasnevad vead — nagu eelmise kliendi andmete alles jätmine — kaovad, sest muutuvad andmed sisestatakse eraldi väljadesse.
Kui palju aega lepingute standardiseerimine kokku hoiab?
Keskmine lepingu ettevalmistamine väheneb 20–30 minutilt 2–3 minutile. Kui koostada kuus 20 lepingut, tähendab see 6–9 tundi kokkuhoidu kuus ehk peaaegu terve tööpäev.
Kuidas alustada lepinguprotsessi standardiseerimisega?
Alusta olemasolevate lepingutüüpide kaardistamisest. Loo igale tüübile mall, koonda mallid ühte kohta (nt Agrellosse), lepi meeskonnaga kokku selge protsess ja kogu esimese kuu jooksul tagasisidet, et protsessi parandada.
Valmis alustama?
Liitu Agrelloga ja halda oma lepinguid nutikalt.