Nauja „Agrello“ patvirtinimo darbo eiga suteikia aiškų vidinės peržiūros etapą prieš pasirašymą: dokumentus galima patvirtinti, atmesti ir komentuoti.
Dauguma sutarčių vėluoja ne pasirašymo metu, o anksčiau. Dokumentas išsiunčiamas „greitai peržiūrai“, komentarai išsibarsto po skirtingus el. laiškus, o niekas tiksliai nežino, kuri versija jau paruošta tolesniam etapui.
Todėl pristatome „Agrello“ patvirtinimo darbo eigą — atskirą vidinės peržiūros etapą, padedantį aiškiai pereiti nuo juodraščio prie patvirtinto dokumento ir pasirašymo.
Kontroliuojamas etapas prieš pasirašymą
Daugelyje organizacijų dokumentą parengęs žmogus nėra tas, kuris turi priimti galutinį vidinį sprendimą. Pardavimų vadovui gali reikėti peržiūrėti kliento sutartį, personalo vadovui — darbo dokumentą, o finansų kolegai — tiekėjo sutarties sąlygas.
Anksčiau tokios patikros galėjo vykti el. paštu, pokalbiuose ir siunčiant dokumentų priedus. Dėl to lengva prarasti kontekstą arba išsiųsti dokumentą pasirašyti, kol jo neperžiūrėjo tinkamas žmogus.
„Agrello“ patvirtinimo darbo eiga yra aiški:
- Parenkite dokumentą „Agrello“.
- Išsiųskite jį vidiniam patvirtinimui.
- Tvirtintojas peržiūri dokumentą, jį patvirtina, atmeta arba palieka komentarą.
- Patvirtinus tęskite pasirašymo procesą.
Tai paprastas sprendimo kontrolės taškas tarp dokumento parengimo ir kvietimo jį pasirašyti išsiuntimo.
Kas nutinka, jei dokumentą reikia pakeisti?
Patvirtinimo darbo eiga naudinga todėl, kad sprendimai tampa matomi — taip pat ir sprendimas dokumento kol kas nebetęsti.
Jei tvirtintojas dokumentą atmeta, darbo eiga sustoja. Dokumentas automatiškai nesiunčiamas pasirašyti, todėl problemą galima išspręsti prieš jam pasiekiant klientą, darbuotoją, tiekėją ar verslo partnerį. Atlikus pakeitimus, darbo eigą galima paleisti iš naujo rankiniu būdu.
Tvirtintojas taip pat gali palikti komentarų, jei reikia paaiškinimo arba nurodyti, ką reikėtų patikrinti. Dokumento savininkas gauna konkretų kontekstą, o ne neaiškią žinutę „atnaujinkite ir persiųskite“.
Patvirtinimas nėra tik būsenos žyma. Tai aiškus signalas, kad dokumentas praėjo sutartą vidinės kontrolės etapą.
Praktiniai naudojimo atvejai operacijų komandoms
Klientų ir pardavimo sutartys
Pardavimų komandos turi veikti greitai, tačiau įmonė vis tiek turi kontroliuoti nuolaidas, atsakomybės sąlygas, mokėjimo terminus ir nestandartinius įsipareigojimus. Vidinis patvirtinimo etapas leidžia atsakingam žmogui peržiūrėti šias detales prieš išsiunčiant sutartį klientui.
Personalo dokumentai
Darbo sutartyse, rangos dokumentuose ir personalo politikose dažnai dalyvauja keli vidiniai suinteresuoti asmenys. Personalo komanda gali patikrinti pareigas, atlyginimą, datas ir vidinę informaciją prieš išsiųsdama darbuotojui kvietimą pasirašyti.
Tiekėjų ir pirkimų sutartys
Tiekėjo sutartis gali reikėti suderinti su pirkimų, finansų, teisės komanda ar skyriaus vadovu. Struktūruotas patvirtinimo etapas padeda įsitikinti, kad sutartis paruošta prieš tiekėjui gaunant kvietimą ją pasirašyti.
Didesnės rizikos ar nestandartiniai dokumentai
Ne visiems dokumentams reikia vienodo patikros lygio. Patvirtinimo etapą galima naudoti, kai dokumentas skiriasi nuo standartinio šablono, viršija vidinę ribą arba jame yra ypatingo dėmesio reikalaujančių sąlygų.
Kodėl vidinis patvirtinimas turi būti dokumento darbo eigos dalis?
Kai komanda tvarko vos kelis dokumentus, atskiras peržiūros procesas gali atrodyti valdomas. Didėjant dokumentų kiekiui, nuolat kyla tie patys klausimai: kas atsakingas už kitą sprendimą, kurią versiją peržiūrėjo tvirtintojas ir ar dokumentas buvo patvirtintas prieš išsiunčiant?
Kai patvirtinimo etapas yra susietas su dokumentu, komanda turi vieną bendrą atskaitos tašką. Darbas tampa nuoseklesnis, nereikia kurti atskiros sistemos iš el. laiškų, pokalbių ir skaičiuoklių.
„Agrello“ patvirtinimo darbo eiga jau prieinama. Jei jūsų komanda dokumentų peržiūrą vis dar koordinuoja el. paštu ir pokalbiuose, susisiekite su mumis ir aptarkite, kaip aiškesnis patvirtinimo bei pasirašymo procesas galėtų tikti jūsų darbui.
Pasiruošę pradėti?
Prisijunkite prie „Agrello“ ir valdykite sutartis išmaniau.