Komandos sutarčių procesų standartizavimas — kaip išvengti chaoso augant

Trys žmonės, trys skirtingi procesai

Įsivaizduokite tokį scenarijų. Jūsų įmonėje yra trys žmonės, dirbantys su sutartimis. Personalo vadovas rengia darbo sutartis iš Word šablono, nukopijuodamas ankstesnio darbuotojo failą ir pakeisdamas duomenis. Pardavimų vadovas siunčia paslaugų sutartis kaip PDF el. pašto priedus ir seka parašus Excel skaičiuoklėje. O generalinis direktorius pasirašo partnerystės sutartis tiesiogiai pasirašymo programėlėje, išsaugodamas failus savo darbalaukyje.

Kol įmonėje dirba 5–10 žmonių, tai kažkaip veikia. Visi žino, kur yra jų sutartys, ir problemos iškyla tik tada, kai kas nors išeina atostogų arba palieka įmonę. Tačiau tada prasideda komplikacijos.

Kai komanda išauga iki 15, 25 ar 50 žmonių, šis „kiekvienas daro savaip" požiūris pamažu, bet užtikrintai virsta chaosu. Niekas nežino, kur yra naujausia versija. Niekas nežino, ar sutartis pasirašyta. Ir niekas nežino, kada sutartis baigiasi.

Penki požymiai, kad jūsų sutarčių procesas nebesiplečia

Dauguma įmonių nepastebi problemos, kol kažkas nepasiseka. Klientas gauna neteisingą sutartį. Darbuotojo sutartyje yra ankstesnio asmens atlyginimo duomenys. Arba ketvirtinio audito metu paaiškėja, kad kai kurios sutartys tiesiog dingo.

Štai penki dažni požymiai, rodantys, kad jūsų sutarčių procesą reikia standartizuoti.

Pirma: kopijavimas ir įklijavimas yra jūsų pagrindinis sutarčių kūrimo metodas. Kiekvieną kartą, kai kas nors atidaro seną sutartį ir pradeda keisti duomenis, kyla rizika, kad ankstesnio kliento vardas, suma ar data liks tekste. Tai nėra hipotetinė rizika — tai vyksta nuolat, o pasekmės svyruoja nuo nepatogumų iki teisinių problemų.

Antra: nežinote, kiek sutarčių šiuo metu nėra pasirašytos. Jei kas nors rytoj paklaustų, kiek sutarčių laukia parašų, ar galėtumėte atsakyti? Dauguma įmonių, turinčių 10–50 darbuotojų, negali, nes informacija yra išsklaidyta — kažkieno el. pašte, kažkieno kompiuteryje, kažkieno Excel skaičiuoklėje.

Trečia: sutarties formatas priklauso nuo to, kas ją sukūrė. Vieno kolegos sutartys atrodo vienaip, kito — kitaip. Vieni naudoja įmonės blanką, kiti ne. Vieni įtraukia BDAR sąlygą, kiti pamiršta. Formato skirtumai yra ne tik estetinė problema — jie rodo vienodų standartų trūkumą.

Ketvirta: viskas sustoja, kai kolega išeina atostogų. Jei tik vienas žmogus žino, kur yra sutartys ir kaip jas kurti, esate vienos ligos dienos atstumu nuo chaoso. Tai klasikinė „autobuso faktoriaus" problema — kas atsitiks, jei tas žmogus rytoj neateis į darbą?

Penkta: sutarčių galiojimo pabaiga tampa staigmena. Tiekėjų sutartys, nuomos sutartys, draudimo polisai — visi jie kada nors baigiasi. Jei aktyviai jų nesekate, sužinosite tik tada, kai jau bus per vėlu derėtis dėl geriausių sąlygų.

Jei atpažinote save bent dviejuose iš šių punktų, laikas pagalvoti apie proceso standartizavimą.

Kodėl el. paštas ir bendrinami aplankai neveikia

Daugelis įmonių bando spręsti problemą tuo, ką jau turi. Sukuria bendrą aplanką Google Drive arba OneDrive. Sukuria Excel skaičiuoklę sutarčių sekimui. Siunčia priminimus per Outlook.

Tai veikia tol, kol visi discipliningai laikosi proceso. Tačiau tikrovė tokia, kad žmonės yra užsiėmę ir pamiršta dalykus. Kažkas pamiršta išsaugoti failą į aplanką. Kažkas pamiršta atnaujinti Excel skaičiuoklę. Kažkas siunčia priminimą, bet negauna atsakymo, ir reikalas pamirštamas.

Problema yra ne žmonėse — problema yra sistemoje. Rankinis procesas priklauso nuo to, ar kiekvienas žmogus kiekvieną kartą darys teisingai. Tačiau kuo daugiau žingsnių ir žmonių procese, tuo didesnė tikimybė, kad kažkas nueis ne taip.

Šablonais pagrįstas požiūris: vienas šaltinis, vienas standartas

Efektyviausias būdas standartizuoti sutarčių procesą yra šablonai. Ne Word failai bendrinamame aplanke, o vieninga sistema, kurioje šablonai visada yra atnaujinti ir visi naudoja tą pačią versiją.

Pagalvokite taip: vietoj to, kad kiekvienas kolega kopijuotų savo paskutinę sutartį ir ją pritaikytų, turite vieną vietą, iš kurios kyla visos sutartys. Darbo sutarties šablonas, paslaugų sutarties šablonas, partnerystės sutarties šablonas — kiekvienas su apibrėžta struktūra, teisingomis sąlygomis ir aktualia formuluote.

Kai šablonas keičiasi — pavyzdžiui, pridedama nauja BDAR sąlyga arba keičiasi įmonės adresas — jį atnaujinate vienoje vietoje, ir visos būsimos sutartys automatiškai naudos naują versiją. Nereikia siųsti el. laiško visiems prašant „nuo šiol naudokite naują šabloną".

PROTO atradimų centro personalo vadovė pasidalijo savo patirtimi, kaip prieš Agrello viskas buvo daroma rankiniu būdu — kiekvienos darbo sutarties parengimas reikalavo laiko, rankinio duomenų įvedimo ir nuolatinės priežiūros. Įdiegus šablonus, sutarties parengimas sutrumpėjo iki kelių minučių, o klaidų skaičius sumažėjo beveik iki nulio.

Kaip suteikti komandai laisvę nepridedant chaoso

Standartizavimas nereiškia, kad atimate kontrolę iš kolegų. Priešingai — tai reiškia, kad suteikiate jiems įrankius veikti savarankiškai ir užtikrintai.

Įsivaizduokite, kad jūsų personalo specialistui reikia parengti sutartis 8 naujiems darbuotojams. Senajame procese tai reiškia: atidaro paskutinį failą, kopijuoja, keičia vardą, keičia datą, keičia atlyginimo skaičių, išsaugo, siunčia pasirašyti, seka, kas pasirašė. Pakartoja 8 kartus.

Šablonais pagrįstame procese jis pasirenka šabloną, įveda duomenis, ir sistema iš karto sugeneruoja visas 8 sutartis. Automatiškai išsiunčia kvietimus pasirašyti. Praneša, kai kas nors nepasirašė. Ir automatiškai archyvuoja užbaigtas sutartis.

Tai ne tolima ateitis. Tai jau šiandien daro įmonės, nusprendusios standartizuoti savo sutarčių procesą.

Svarbu suprasti, kad standartizavimui nereikia brangios enterprise CLM programinės įrangos (sutarčių gyvavimo ciklo valdymas), kainuojančios tūkstančius eurų per mėnesį ir reikalaujančios IT komandos diegimui. Mažoms ir vidutinėms įmonėms pakanka paprasto sprendimo, apimančio pagrindus: šablonai, pasirašymas, sekimas, archyvavimas.

Praktinis veiksmų planas: kaip pradėti

Jei jaučiate, kad jūsų įmonės sutarčių procesą reikia sutvarkyti, čia yra paprastas veiksmų planas, kurį galite įgyvendinti iš karto.

Pirmas žingsnis: inventorizuokite esamus sutarčių tipus. Sudarykite visų sutarčių, kurias jūsų įmonė reguliariai naudoja, sąrašą. Darbo sutartys, paslaugų sutartys, partnerystės sutartys, NDA, nuomos sutartys — viskas. Dauguma įmonių turi 5–10 pagrindinių sutarčių tipų, kuriuos naudoja pakartotinai.

Antras žingsnis: sukurkite šabloną kiekvienam sutarties tipui. Paimkite geriausią esamą sutartį, pašalinkite kliento specifinę informaciją ir paverskite ją šablonu. Pažymėkite vietas, kuriose turi būti įvesti kintamieji duomenys — vardas, data, suma, specialios sąlygos.

Trečias žingsnis: centralizuokite šablonus. Tai gali būti sutarčių valdymo platforma, pavyzdžiui, Agrello, kurioje šablonai prieinami visiems ir visada yra atnaujinti. Svarbiausia, kad tai nebūtų kažkieno asmeninis kompiuteris ar el. pašto priedai.

Ketvirtas žingsnis: susitarkite su komanda dėl proceso. Kas kuria kokias sutartis? Kas tikrina prieš siunčiant? Kur sutartys siunčiamos pasirašyti? Kur saugomos užbaigtos sutartys? Į šiuos keturis klausimus reikia aiškių atsakymų.

Penktas žingsnis: stebėkite ir tobulinkite. Pirmas mėnesis visada yra eksperimentavimas. Klauskite komandos atsiliepimų — kas veikia, kas ne? Atitinkamai pritaikykite šablonus ir procesus. Standartizavimas nėra vienkartinis projektas — tai nuolatinis procesas.

Kokie yra rezultatai?

Įmonės, standartizavusios savo sutarčių procesą, paprastai praneša apie tris konkrečius rezultatus.

Pirma, laikas. Sutarties rengimas, kuris anksčiau užtrukdavo 20–30 minučių, dabar trunka 2–3 minutes. Jei per mėnesį rengiamos 20 sutarčių, tai 6–9 sutaupytų valandų per mėnesį — beveik visas darbo dienas.

Antra, kokybė. Kai visos sutartys kyla iš to paties šablono, formatas yra vienodas, sąlygos teisingos ir klaidų mažiau. Tai ne tik estetinis dalykas — tai teisinis tikrumas.

Trečia, skaidrumas. Bet kuriuo momentu žinote, kur yra kiekviena sutartis — ar ruošiama, laukia parašo, ar archyve. Nereikia nieko klausti, nereikia tikrinti Excel skaičiuoklės.

Pradėkite mažai, bet pradėkite

Sutarčių proceso standartizavimas neprivalo būti didelis projektas. Nereikia pirkti brangios programinės įrangos, samdyti konsultanto ar reorganizuoti visos įmonės. Pradėkite nuo vieno sutarties tipo — pavyzdžiui, darbo sutarčių. Sukurkite šabloną, išbandykite savaitę, stebėkite, kaip veikia. Tada pridėkite kitą sutarties tipą.

Agrello sukurtas būtent tokiam požiūriui. Galite pradėti nemokamai 14 dienų bandomuoju laikotarpiu, įkelti esamus šablonus ir iš karto pradėti naudoti. Nereikia IT skyriaus, nereikia ilgo diegimo.

Išbandykite Agrello nemokamai 14 dienų ir sužinokite, kiek laiko jūsų komanda iš tikrųjų skiria sutartims — ir kiek to galima sutaupyti.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kas yra sutarčių procesų standartizavimas?

Sutarčių procesų standartizavimas reiškia vieningos sistemos sukūrimą sutarčių rengimui, pasirašymui ir valdymui. Vietoj to, kad kiekvienas komandos narys naudotų savo metodą, įdiegiami bendri šablonai, aiški darbo eiga ir viena centrinė vieta sutarčių saugojimui.

Kada įmonė turėtų standartizuoti sutarčių procesą?

Kai su sutartimis dirba daugiau nei 2–3 žmonės ir pradeda kilti problemų — prarandami failai, pasenę šablonai ar nenuoseklus formatavimas. Paprastai poreikis tampa kritinis, kai įmonė išauga virš 10–15 darbuotojų.

Ar sutarčių standartizavimui reikia brangios programinės įrangos?

Ne, standartizavimą galima pradėti su paprastais įrankiais. Agrello siūlo sutarčių šablonų kūrimą, skaitmeninį pasirašymą ir sutarčių valdymą vienoje vietoje — be brangios enterprise CLM programinės įrangos kainos. Galite pradėti nemokamu bandomuoju laikotarpiu.

Kaip sutarčių šablonai padeda sumažinti klaidas?

Šablonai užtikrina, kad kiekvienoje sutartyje yra teisingos sąlygos, atnaujintos formuluotės ir vienodas formatas. Klaidos, būdingos kopijavimo ir įklijavimo metodui — pavyzdžiui, ankstesnio kliento duomenų palikimas dokumente — išnyksta, nes kintamieji duomenys įvedami į atskirus laukus.

Kiek laiko sutaupoma standartizavus sutartis?

Vidutinis sutarties rengimas sutrumpėja nuo 20–30 minučių iki 2–3 minučių. Jei per mėnesį rengiamos 20 sutarčių, tai 6–9 sutaupytų valandų per mėnesį — beveik visas darbo dienas.

Kaip pradėti standartizuoti sutarčių procesą?

Pradėkite nuo esamų sutarčių tipų inventorizacijos. Sukurkite šabloną kiekvienam tipui, centralizuokite šablonus vienoje vietoje (pavyzdžiui, Agrello), susitarkite su komanda dėl aiškaus proceso ir pirmąjį mėnesį rinkite atsiliepimus tobulėjimui.