Įgalinkite savitarnos pasirašymą naudodami bendrinama šablonų nuorodas. Leiskite klientams, partneriams ar darbuotojams generuoti ir pasirašyti dokumentus pagal poreikį be rankinio įsikišimo.
Bendrinamos šablonų nuorodos leidžia žmonėms pasirašyti dokumentus savarankiškai. Jokio rankinio siuntimo. Jokio laukimo, kol rankiniu būdu sukursite kiekvieną dokumentą. Naudotojai spusteli nuorodą, užpildo savo informaciją ir pasirašo – visiškai savitarna.
Kaip veikia bendrinamos nuorodos
Tradicinis pasirašymas reikalauja, kad sukurtumėte dokumentą, pridėtumėte pasirašytojus ir išsiųstumėte kvietimus kiekvienai sutarčiai atskirai. Jei kas mėnesį siųsite 50 NDA, tai – 50 rankinio dokumentų kūrimo ciklų.
Bendrinamos nuorodos šį darbą eliminuoja. Sukurkite vieną šabloną, sugeneruokite vieną nuorodą ir dalinkitės ja bet kur. Žmonės spusteli nuorodą, užpildo dokumentą ir pasirašo. Jūs automatiškai gaunate pasirašytus egzempliorius.
Darbo eiga:
- Sukuriate šabloną su užpildomais laukais
- Sugeneruojate bendrinamą nuorodą
- Platinate nuorodą (svetainėje, el. paštu, QR kodu)
- Naudotojai spusteli nuorodą ir mato tuščią dokumentą
- Naudotojai užpildo savo informaciją
- Naudotojai pasirašo pasirinktą metodu
- Naudotojai gauna pasirašytą egzempliorių el. paštu
- Jūs gaunate pasirašytą egzempliorių savo Agrello aplanke
Jokio rankinio darbo po nustatymo. Bendrinamos nuorodos labai sumažina dokumentų apdorojimo laiką didelio kiekio standartinių sutarčių atveju – pašalinant rankinį siuntimą ir stebėjimą.
Bendrinamos nuorodos kūrimas
Pradėkite nuo šablono. Jūsų šablone turi būti užpildomų laukų – {{riestiniai_skliausteliai}} sintaksė pasirašytojų informacijai. Šie duomenys keičiasi kiekvienam pasirašytojui, o sutarties sąlygos lieka identiškos.
NDA šablono pavyzdys apima:
{{imones_pavadinimas}}{{pasirasytojas}}{{pareigos}}{{data}}
Sugeneruokite nuorodą. Eikite į savo šabloną Agrello. Spustelėkite „Bendrinama nuoroda" arba panašią parinktį. Sistema sukuria unikalų URL.
Nukopijuokite ir platinkite. URL yra jūsų bendrinama nuoroda. Kiekvienas, kas ją atidarys, sukurs naują dokumento egzempliorių iš jūsų šablono.
Platinimo metodai
Integracija į svetainę: pridėkite mygtuką savo svetainėje: „Pasirašykite mūsų NDA." Mygtukas nukreipia į jūsų bendrinama šablono URL. Potencialūs klientai spusteli ir pasirašo iš karto – jokių el. laiškų pirmyn ir atgal.
El. pašto parašas: įtraukite nuorodą į komandos narių el. pašto parašus. Pardavimų atstovai ir klientų vadybininkai gali be pastangų dalintis NDA pradinio pokalbio metu.
QR kodai: sugeneruokite QR kodą, nukreipiantį į jūsų bendrinamą nuorodą. Naudokite renginiuose, konferencijose arba spausdintoje medžiagoje. Dalyviai nuskaito ir pasirašo sutikimo formas ar registracijas savo telefonais.
Socialiniai tinklai ir profiliai: pridėkite nuorodas į „LinkedIn" profilius, įmonės socialinių tinklų puslapius ar kitas platformas. Rangovai ir laisvai samdomi darbuotojai bet kada gali pasiekti standartines sutartis.
Dokumentacija: įdėkite nuorodas į įdarbinimo vadovus, darbuotojų instrukcijas ar tiekėjų portalus. Nauji darbuotojai ar partneriai pasiekia dokumentus tada, kai jiems reikia.
Bendrinamų nuorodų įterpimas į svetaines labai pagreitina NDA užbaigimą, palyginti su rankinio el. pašto darbo eigomis, suteikdamas tiesioginę prieigą.
Dažni naudojimo atvejai
NDA platinimas: pardavimų komandos dalijasi nuoroda su potencialiais klientais pažintinių pokalbių metu. Klientai pasirašo prieš gaudami išsamius pasiūlymus ar produktų planus.
Renginių registracija: konferencijų organizatoriai įtraukia bendrinamą nuorodą į registracijos patvirtinimus. Dalyviai užpildo duomenis ir pasirašo atleidimo nuo atsakomybės formas prieš atvykdami.
Sutikimo formos: sveikatos priežiūros teikėjai skelbia nuorodas pacientų portaluose. Pacientai peržiūri ir pasirašo sutikimo formas prieš vizitus.
Standartinės sąlygos: SaaS įmonės įtraukia nuorodas į registracijos eigą. Nauji klientai peržiūri ir priima sąlygas kuriant paskyrą.
Rangovų įdarbinimas: personalo departamentai siunčia nuorodas laisvai samdomiems darbuotojams. Rangovai užpildo įdarbinimo dokumentus, personalo departamentui nereikia rankinio rankiniu būdu kurti kiekvieną sutartį.
Politikos patvirtinimai: įmonės siunčia atnaujintų politikos nuorodų el. laiškus visiems darbuotojams. Darbuotojai savarankiškai pasirašo patvirtinimus patogiu jiems laiku.
Paraiškos formos: universitetai dalijasi nuorodomis su pareiškėjais. Priimti studentai užpildo stojimo sutartis.
Savitarnos dokumentų darbo eigos labai sumažina administracinę naštą didelio kiekio scenarijuose, pašalinant rankinį įsikišimą į įprastinius pasirašymo procesus.
Saugumas ir prieigos valdymas
Nuorodos yra viešos. Kiekvienas, turintis URL, gali sukurti ir pasirašyti dokumentą. Tai tyčinis sprendimas – jis užtikrina sklandžią prieigą.
Autentifikavimo nereikia. Naudotojai neprisijungia ir neįrodo tapatybės prieš gaudami prieigą. Jie autentifikuojasi tik pasirašant (jei reikalaujate kvalifikuoto parašo).
Atidžiai įvertinkite turinį:
Tinka bendrinamoms nuorodoms:
- Standartinės NDA be jautrios įmonės informacijos
- Bendrosios sąlygos
- Viešieji renginių atsisakymai
- Standartinės rangovų sutartys
- Darbuotojų politikos patvirtinimai
Netinka bendrinamoms nuorodoms:
- Sutartys su jautriais finansiniais sąlygomis
- Dokumentai su konfidencialios projekto detalėmis
- Asmeninės sutartys, reikalaujančios iš anksto užpildytų duomenų
- Scenarijai su ribota prieiga, reikalaujantys autentifikavimo
Nuorodų valdymas: galite deaktyvuoti nuorodas pasibaigus kampanijoms arba pasikeitus dokumentams. Deaktyvuotos nuorodos neleidžia kurti naujų dokumentų, tačiau esami pasirašyti egzemplioriai išsaugomi.
Stebėjimas ir analizė
Stebėkite naudojimą. Agrello rodo, kiek dokumentų naudotojai sukūrė iš kiekvienos bendrinamos nuorodos. Stebėkite užbaigimo rodiklius – kiek pradėjo ir kiek iš tikrųjų pasirašė.
Eksportuokite formos duomenis. Visi {{uzpildomu_lauku}} atsakymai eksportuojami į CSV. Analizuokite pasirašytojų demografiją, dažniausias lauko reikšmes ar atsakymų modelius.
Užbaigimo stebėjimas: matykite laiko žymes kiekvienam sukurtam ir pasirašytam dokumentui. Nustatykite piko naudojimo laiką arba vietas, kur naudotojai nutraukia procesą.
Neįprastos veiklos aptikimas: stebėkite šlamštą ar piktnaudžiavimą – staigus dokumentų kūrimo šuolis gali rodyti nuorodos netinkamą naudojimą.
Geroji praktika
Išbandykite prieš dalindamiesi viešai. Spustelėkite savo nuorodą. Užpildykite pavyzdinius duomenis. Atlikite visą pasirašymo procesą. Patikrinkite, ar pasirašytas egzempliorius atrodo teisingai.
Aiškiai paaiškinkite, ko tikėtis. Prie nuorodos pateikite instrukcijas: „Spustelėkite čia, kad peržiūrėtumėte ir pasirašytumėte mūsų standartinę NDA. Užtrunka maždaug 2 minutes."
Naudokite aprašomąjį kontekstą. Vietoj „Spustelėkite čia" rašykite „Pasirašykite rangovų sutartį" arba „Užbaikite renginių registraciją."
Tikrinkite reguliariai. Kas savaitę ar mėnesį patikrinkite nuorodų naudojimą. Deaktyvuokite nenaudojamas nuorodas. Atnaujinkite šablonus pasikeitus sąlygoms.
Versijų valdymas. Kai žymiai atnaujinsite šabloną, sugeneruokite naują nuorodą. Senos nuorodos naudoja senąją šablono versiją – tai išvengia painiavos.
Apsvarstykite nuorodų sutrumpintuvus. Ilgus Agrello URL galima sutrumpinti naudojant tokias paslaugas kaip Bitly, kad jie atrodytų tvarkingiau rinkodaros medžiagoje.
Sekite atskirai. Jei vykdote kelias kampanijas, sukurkite atskirus šablonus (arba dublikuokite esamus) su unikaliomis nuorodomis. Tai padeda priskirti dokumentus konkretiems šaltiniams.
Kada nenaudoti bendrinamų nuorodų
Asmeninės sutartys: jei reikia iš anksto užpildytos įmonės informacijos ar individualizuotų sąlygų kiekvienam gavėjui, naudokite standartinį dokumentų siuntimą. Bendrinamos nuorodos prasideda nuo tuščio dokumento.
Konfidenciali informacija: dokumentai su jautriais duomenimis turėtų būti siunčiami kontroliuojamu būdu, o ne viešomis nuorodomis.
Nuoseklus pasirašymas: jei dokumentus turi pasirašyti keli asmenys konkrečia tvarka (vadovas patvirtina prieš darbuotoją), naudokite standartines darbo eigas su parašo tvarkos valdymu.
Aukšto saugumo reikalavimai: kai prieš dokumento atidarymą privalomas autentifikavimas, bendrinamos nuorodos (be autentifikavimo) neatitiks reikalavimų.
Ready to get started?
Join Agrello and manage your contracts the smart way.