Daugiafailiai dokumentai: darbas su ASIC konteineriais

ASIC konteineriai leidžia sujungti kelis failus ir pasirašyti juos visus vienu parašų rinkiniu. Viena sutartis, trys priedai, du techniniai brėžiniai – viskas viename pakete, viskas pasirašyta iš karto.

Kokią problemą sprendžia daugiafailiai dokumentai

Tradicinis pasirašymas apdoroja po vieną failą vienu metu. Jei prie sutarties yra priedų, arba visą turinį sujungiate į vieną PDF (prarandate originalius formatus), arba tvarkote atskirus pasirašymo procesus kiekvienam failui.

ASIC konteineriai veikia kitaip. Jūs supakuojate kelis failus – bet kokio tipo – ir pasirašytojai peržiūri bei pasirašo visą rinkinį vienu veiksmu.

Tai svarbu sudėtingiems susitarimams. Statybos sutartis apima pagrindinę sutartį, architektūrinius brėžinius (CAD failai), medžiagų specifikacijas (Excel) ir projekto grafiką (PDF). Su ASIC visi failai pasirašomi kartu. Nė vienas failas nepraleidžiamas. Jokios versijų sumaišties.

Daugiafailių dokumentų kūrimas

Pradėkite nuo formato pasirinkimo. Rengiant dokumentą pasirinkite ASIC arba EDOC kaip išvesties formatą. PDF nepalaiko kelių failų.

Įkelkite failus. Pridėkite visus dokumentus į konteinerį:

• Pagrindinė sutartis (PDF, Word ar bet koks formatas)
• Priedai ir papildymai
• Palaikantys dokumentai (skaičiuoklės, vaizdai, techniniai failai)
• ZIP archyvai (jei reikia supakuoti susijusius elementus)

Jokių failų tipo apribojimų. ASIC priima PDF, Word dokumentus, Excel skaičiuokles, vaizdus, CAD brėžinius, ZIP failus – viską, ko reikia jūsų susitarimui.

Nustatykite pasirašymą. Pridėkite pasirašytojus, sukonfigūruokite parašų eilę ir išsiųskite kvietimus. Pasirašytojai mato visus failus vienoje sąsajoje.

Daugiafailiai konteineriai padeda organizacijoms išvengti priedų praleidimo klaidų ir užtikrinti, kad visi susiję dokumentai liktų kartu per visą pasirašymo procesą.

Kaip veikia ASIC konteineriai

Konteinerio struktūra. ASIC naudoja ZIP tipo archyvo formatą. Jūsų failai lieka savo originaliuose formatuose. Parašai saugomi atskirai META-INF aplanke.

document.asice (ZIP archyvas)
├── sutartis.pdf
├── specifikacijos.docx
├── biudzetas.xlsx
├── brезiniai.zip
└── META-INF/
    ├── manifest.xml
    └── signatures.xml

Viskas arba niekas. Vienas parašas apima visą konteinerį. Negalima selektyviai pasirašyti atskirų failų pakete. Tai užtikrina, kad visos šalys pasirašo visą susitarimą.

Failų vientisumas. Parašo patikrinimas tikrina visą konteinerį. Jei kas nors po pasirašymo pakeičia bet kurį failą – parašas tampa negaliojančiu.

Pasirašytojo patirtis

Pasirašytojai gauna vieną el. pašto kvietimą. Jie atidaro pasirašymo sąsają ir mato visų konteinerio failų sąrašą.

Failų peržiūra. Pasirašytojai gali atidaryti ir peržiūrėti kiekvieną failą atskirai. Sąsaja rodo failų pavadinimus, tipus ir dydžius. Pasirašytojai peržiūri kiekvieną dokumentą prieš pasirašydami.

Vienas pasirašymo veiksmas. Peržiūrėję visus failus, pasirašytojai pasirašo vieną kartą. Tas parašas galioja visam paketui – visiems failams kartu.

Pasirašytų dokumentų gavimas. Kai procesas baigtas, visi pasirašytojai gauna pilnai pasirašytą ASIC konteinerį su visais failais ir parašais.

Dažniausiai naudojami scenarijai

Sutartys su priedais. Darbo sutartys apima pagrindinę sutartį, konfidencialumo susitarimą, darbuotojo vadovą ir išmokų registracijos formas. Viskas pasirašoma kartu – darbuotojas peržiūri visus dokumentus per vieną sesiją.

Projektų dokumentacija. Statybų projektai sujungia pasiūlymus, technines specifikacijas, architektūrinius brėžinius, medžiagų sąrašus ir projekto grafikus. Visos suinteresuotos šalys pasirašo visą paketą.

Atitikties paketai. Personalo politikos apima pagrindinį politikos dokumentą, patvirtinimo formas, mokymo medžiagą ir atitikties sertifikatus. Darbuotojai pasirašo vieną kartą, patvirtindami visko gavimą.

Nekilnojamojo turto sandoriai. Pirkimo sutartys pateikiamos su turto atskleidimo dokumentais, apžiūros ataskaitomis, nuosavybės dokumentais ir hipotekos sąlygomis. Pirkėjai ir pardavėjai pasirašo visą sandorio paketą.

Tiekėjų sutartys. Paslaugų sutartys prideda darbo aprašymus, kainoraščius, SLA dokumentus ir duomenų tvarkymo susitarimus. Abi šalys pasirašo vieną išsamų paketą.

Techniniai reikalavimai

Tik QES. ASIC konteineriai reikalauja kvalifikuotų elektroninių parašų. Paprasti ar pažangūs parašai negalimi. Šis automatinis reikalavimas užtikrina aukščiausią saugumą.

Suderinami naršykliai. Pasirašyti ASIC konteineriai reikalauja ASIC suderinama programine įranga (pavyzdžiui, DigiDoc). Standartiniai PDF skaitymo įrankiai negali atidaryti ASIC failų.

Užpildomi laukai. Galite naudoti {{riestainių skliaustų}} laukus visuose konteinerio failuose. Pasirašytojai užpildo duomenis, kurie pasklinda per visą dokumentų paketą.

Failų dydžio apribojimai. Nėra konkretaus failų skaičiaus apribojimo. Praktiniai apribojimai priklauso nuo bendro konteinerio dydžio ir platformos ribojimų.

Parašo patikrinimas. ASIC naršykliai tikrina parašus ir rodo visus failus su parašo būsena. Patikrinimas patvirtina, kad jokie failai nebuvo modifikuoti po pasirašymo.

Daugiafailio pasirašymo privalumai

Jokie priedai nepraleidžiami. Visi failai supakuoti kartu. Niekas nepamirštama. Pasirašytojai negali pasirašyti pagrindinės sutarties nepamatę priedų.

Originalūs failų formatai. Failai lieka savo natyviniuose formatuose. CAD failai lieka CAD. Skaičiuoklės lieka skaičiuoklėmis. Konvertavimas į PDF nereikalingas.

Vienas procesas. Vienas pasirašymo procesas keliems failams. Sumažina koordinavimo pastangas ir pagreitina sudėtingus susitarimus.

Stipresnė atitiktis. Teismai ir reguliavimo institucijos mato išsamius susitarimų paketus su bendrais parašais.

Kada nenaudoti daugiafailių konteinerių

Paprasti susitarimai. Vieno failo sutartims PDF formatas tinka geriau. Universalesnis suderinamumas.

Reikalingi vizualiniai parašai. ASIC nepalaiko parašo laukelių dokumentų viduje. Naudokite PDF, jei reikalingi vizualiniai parašai.

Gavėjai neturi suderinamos programos. Jei pasirašytojai negali įdiegti ASIC naršyklės programos – PDF suteikia geresnę prieinamumą.

ES nerezidentai be QES. ASIC reikalauja QES metodų (Smart-ID, Mobile-ID, eID kortelės). Jei pasirašytojai neturi prieigos prie šių metodų – naudokite PDF formatą.