Dokumento ciklo valdymas: nuo juodraščio iki pasirašyto dokumento

Kiekvienas dokumentas pereina aiškų ciklą. Juodraštis, ruošimas, siuntimas, pasirašymas – kiekvienoje būsenoje galimi konkretūs veiksmai. Šio srauto supratimas padeda efektyviai valdyti sutartis.

Dokumento ciklo būsenos

Dokumentai pereina keturias būsenas. Kiekviena būsena atspindi, kurioje pasirašymo proceso vietoje šiuo metu yra dokumentas.

Juodraštis: Kuriate ir redaguojate dokumentą. Failai gali keistis. Turinys nėra galutinis.

Ruošiamas pasirašymui: Pridėjote pasirašytojus ir konfigūruojate pasirašymo darbo eigą. Failai užrakinti, bet pasirašytojų sąranka tęsiasi.

Pasirašoma: Kvietimai išsiųsti. Laukiama parašų. Sekate pažangą ir siunčiate priminimus.

Pasirašyta: Visi parašai surinkti. Dokumentas nekintamas. Visi gavo pasirašytas kopijas.

Juodraščio būsena

Čia dokumentai pradedami. Įkeliate failus, redaguojate turinį ir tvarkote viską prieš įtraukiant pasirašytojus.

Ką galite daryti:

• Redaguoti dokumento turinį (redaguojamiems šablonams)
• Įkelti arba pakeisti failus
• Pridėti arba pašalinti failus (ASIC konteineriai)
• Perkelti dokumentus tarp aplankų
• Ištrinti dokumentus, jei reikia
• Nustatyti užpildymo laukus

Kada naudoti juodraštį: Dirbkite prie sutarties sąlygų. Užbaikite formuluotes. Įsitikinkite, kad viskas teisinga prieš ruošdami pasirašymui.

Judėjimas į priekį: Spustelėkite „Ruošti pasirašymui", kai esate pasiruošę pridėti pasirašytojus.

Ruošiama pasirašymui būsena

Failai užrakinti, tačiau konfigūruojate, kas ir kaip pasirašys.

Pasirašytojų pridėjimas: Įveskite visų, kurie turi pasirašyti, el. pašto adresus. Pridėkite po vieną arba kelis iš karto.

Parašo laukų išdėstymas (tik PDF): Spustelėkite dokumentą ten, kur kiekvienas pasirašytojas turi pasirašyti. Tiksliai išdėstykite parašo laukelius.

Parašo reikalavimų nustatymas: Pasirinkite, ar pasirašytojai turi naudoti Kvalifikuotą elektroninį parašą, ar tinka bet koks parašo metodas.

Pasirašymo tvarkos konfigūravimas:

• Lygiagrečiai: Visi pasirašytojai gauna kvietimus vienu metu. Bet kuris gali pasirašyti pirmas.
• Nuosekliai: 2-asis pasirašytojas gauna kvietimą tik po to, kai baigia 1-asis. Užtikrinama patvirtinimo hierarchija.

Kvietimų el. laiškų pritaikymas: Pridėkite asmeninę žinutę, paaiškinančią, ką reikia pasirašyti ir iki kada.

Grįžimas į juodraštį: Reikia redaguoti failus? Spustelėkite „Grįžti į juodraštį". Atlikite pakeitimus. Tada vėl „Ruošti pasirašymui".

Siuntimas: Žalias mygtukas „Siųsti pasirašyti" iš karto išsiunčia kvietimus visiems pasirašytojams.

Pasirašoma būsena

Kvietimai išsiųsti. Dabar sekate pažangą ir valdote procesą.

Pažangos sekimas

Peržiūrėkite individualaus dokumento būseną: Atidarykite bet kurį dokumentą. Matykite kiekvieno pasirašytojo būseną – pasirašė arba laukia. Peržiūrėkite užbaigtų parašų laiko žymes.

Kanban rodinys rodo darbo kanalą: Dokumentai rodomi stulpelyje „Pasirašoma". Skaičius nurodo, kiek dokumentų laukia parašų.

Pažangos indikatoriai: „2 iš 3 pasirašė" tiksliai parodo, kur esate.

Priminimų siuntimas

Individualūs priminimai: Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu šalia laukiančio pasirašytojo vardo. Pasirinkite „Persiųsti kvietimą". Jie gauna naują el. laišką.

Masiniai priminimai: Perjunkite į Kanban rodinį. Pažymėkite kelis dokumentus „Pasirašoma" su žymimaisiais langeliais. Viršuje spustelėkite mygtuką „Priminti pasirašyti". Sistema išsiunčia priminimus visiems laukiantiems pasirašytojams visuose pasirinktuose dokumentuose.

Priminimų laikas: Prieš pirmą priminimą palaukite 2–3 dienas. Skubiems dokumentams susisiekite kas savaitę. Sistemoje nėra priminimų dažnumo apribojimų – vadovaukitės sveiku protu.

Papildomų pasirašytojų pridėjimas

Supratote, kad kažkas dar turi pasirašyti? Spustelėkite „Pridėti pasirašytoją", kol dokumentas „Pasirašoma". Jie iš karto gauna kvietimą. Esami parašai lieka galioti.

Naudojimo atvejis: Vadovas pasirašo darbo sutartį. Suprantate, kad reikia ir generalinio direktoriaus patvirtinimo. Pridėkite generalinį direktorių kaip papildomą pasirašytoją. Vadovo parašas lieka. Generalinis direktorius pasirašo, kai yra pasiruošęs.

Kvietimų atšaukimas

Pakeitėte nuomonę dėl pasirašytojo? Atšaukite jo kvietimą, jei jis dar nepasirašė. Kai tik jis pasirašo, atšaukimas nebeįmanomas – parašas yra teisiškai privalomas.

Pasirašyta būsena

Visi reikalingi parašai surinkti. Dokumentas tampa nekintamas.

Kas nutinka automatiškai:

• Sistema sugeneruoja galutinius failus (PDF, ASIC arba EDOC formatu)
• Visi pasirašytojai gauna pasirašytas kopijas el. paštu
• Audito sekimas užrakinamas visam laikui
• Dokumentas perkeliamas į Kanban stulpelį „Pasirašyta"

Ką galite daryti:

• Atsisiųsti pasirašytus dokumentus
• Peržiūrėti išsamų audito sekimą
• Eksportuoti formos duomenis į CSV (jei dokumente buvo užpildymo laukai)
• Perkelti į kitus aplankus organizavimui
• Išsaugoti kaip šabloną ateičiai
• Pažymėti sutarties būseną (Aktyvi, Pasibaigusi, Nutraukta)

Ko negalite daryti:

• Keisti turinio
• Pašalinti parašų
• Keisti pasirašytojų

Nekintamumas apsaugo teisinį galiojimą. Abi šalys pasirašė tiksliai šį turinį. Jokie pakeitimai neleidžiami.

Kanban rodinio valdymas

Agrello naudoja Kanban stulpelius dokumentų kanalo vizualizavimui.

Keturi stulpeliai:

• Juodraštis (kuriami dokumentai)
• Ruošiamas pasirašymui (pridedami pasirašytojai)
• Pasirašoma (laukiama parašų)
• Pasirašyta (baigta)

Dokumentų skaičiai: Kiekvienas stulpelis rodo iš viso esančių dokumentų skaičių. „11 iš 11" reiškia 11 dokumentų toje būsenoje.

Dokumentų judėjimas: Dokumentai juda automatiškai. Juodraštis → spustelėkite „Ruošti" → Ruošiamas. Ruošiamas → spustelėkite „Siųsti" → Pasirašoma. Pasirašoma → visi pasirašo → Pasirašyta.

Vizualinis darbo eigos sekimas: Vienu žvilgsniu matote visų dokumentų padėtį. Nustatykite kliūtis. Greitai raskite įstrigusius dokumentus.

Geriausia praktika

Ruoškitės kruopščiai: Skirkite laiko būsenai „Ruošiamas pasirašymui". Patikrinkite pasirašytojų el. pašto adresus. Patikrinkite parašo laukų vietas. Aptikite klaidas prieš siųsdami.

Naudokite masinius priminimus: Savaitės pabaigoje peržiūrėkite stulpelį „Pasirašoma". Išsiųskite masinius priminimus visiems laukiantiems dokumentams. Sutaupysite laiko nenardami per kiekvieną atskirai.

Stebėkite reguliariai: Priklausomai nuo kiekio, kas dieną arba kas savaitę tikrinkite Kanban rodinį. Imkitės veiksmų dėl dokumentų, įstrigusių pasirašyme kelioms dienoms.

Pridėkite kontekstą kvietimams: Pritaikytos žinutės kvietime padeda pasirašytojams suprasti skubumą ir paskirtį. „Prašome pasirašyti šią darbo sutartį iki penktadienio" yra aiškiau nei bendrinis tekstas.

Tvarkykite pasirašytus dokumentus: Perkélkite baigtas sutartis į tinkamus aplankus – pagal metus, skyrių, sutarties tipą. Neleiskite viskam kauptis viename aplanke.

Nuoseklus pasirašymas, kai svarbi hierarchija: Naudokite nuoseklią tvarką vadovų patvirtinimams prieš darbuotojų parašus. Apsaugoma nuo to, kad darbuotojai pasirašytų prieš vadovo peržiūrą.

Sekite baigimo laiką: Pastebėkite, kurių tipų dokumentams užtrunka ilgiausiai. Svarstykite, ar paruošimo patobulinimai (aiškesnės instrukcijos, geresnis priminimų laikas) galėtų padėti.

Dažnos problemos

Pasirašytojas sako, kad negavo kvietimo: Pirmiausia patikrinkite šlamšto aplanką. Patikrinkite, ar el. pašto adresas teisingas (be rašybos klaidų). Persiųskite kvietimą iš išskleidžiamojo meniu.

Dokumentas įstrigęs pasirašyme kelias savaites: Išsiųskite priminimą. Jei vis tiek nėra atsakymo, susisiekite su pasirašytoju tiesiogiai už Agrello ribų. Kai kuriems žmonėms reikia telefono skambučio, o ne tik el. laiškų.

Reikia pakeisti pasirašytojo el. paštą: Negalima redaguoti esamų pasirašytojų. Atšaukite kvietimą (jei jie dar nepasirašė). Pridėkite teisingą el. paštą kaip naują pasirašytoją.

Netyčia išsiųsta per anksti: Nėra mygtuko „anuliuoti siuntimą". Galimybės: paprašykite pasirašytojų palaukti prieš pasirašant, kol ruošiate pataisymus, ARBA anuliuokite dokumentą ir sukurkite pataisytą versiją.

Pasirašytojas pasirašė netinkamu parašo metodu: Jei dokumentas reikalauja QES, bet jie naudojo Agrello parašą, sistema automatiškai blokuoja. Reikalingas teisingas metodas.

Reikalingi keli pasirašymo etapai: Jei dokumentas reikalauja vadovo patvirtinimo prieš HR parašą, naudokite nuoseklią pasirašymo tvarką. Vadovas pasirašo pirmas. HR gauna kvietimą tik po to, kai vadovas baigia.

Darbo eigos efektyvumo patarimai

Padarykite šabloną iš visko pasikartojančio: Darbo sutartys, NDA, standartiniai susitarimai – jei siunčiate juos daugiau nei kartą, konvertuokite į šablonus. Sutaupysite laiko „Juodraščio" ir „Ruošimo" etapuose.

Masinis paruošimas: Reikia išsiųsti 20 darbo sutarčių? Naudokite masinio kūrimo funkciją iš šablono su Excel duomenimis. Visi 20 dokumentų atsiranda „Ruošiami pasirašymui" pasiruošę peržiūrai ir siuntimui.

Nustatykite numatytuosius pasirašymo tvarkos parametrus: Jei jūsų dokumentai visada seka tą pačią schemą (darbuotojas pasirašo, tada vadovas, tada HR), sukonfigūruokite tą seką kaip numatytąją šablonuose.

Strategiškai naudokite aplankus: Kurkite aplankus pagal ciklo etapą arba skyrių. Laikykite „Pasirašoma" dokumentus aktyviuose aplankuose. Perkelkite „Pasirašyta" į archyvo aplankus.

Mokykite komandą priminimų laiko: Nustatykite komandos normas – „Pirmą priminimą siunčiame po 3 dienų, antrą – po savaitės." Nuoseklumas gerina baigimo rodiklius.

Peržiūrėkite audito seką kilus problemoms: Jei kyla ginčų ar klausimų, audito seka tiksliai rodo, kas nutiko. Kas ir kada pasiekė, iš kokio IP, kokiu parašo metodu.