Komandos narių kvietimas: bendradarbiaujančios darbo erdvės kūrimas

Agrello darbo erdvės leidžia visai komandai bendradarbiauti su sutartimis. Pasirinkite planą, tinkantį jūsų komandos dydžiui – nuo individualių naudotojų iki 10 ar daugiau žmonių komandų. Pakvieskite kolegas, priskirkite vaidmenis ir pradėkite dirbti kartu nedelsiant.

Kas yra darbo erdvė

Darbo erdvė – tai bendra jūsų komandos centrinė vieta sutarčių kūrimui ir valdymui. Visi komandos nariai dirba vienoje vietoje su bendrais šablonais, aplankais ir dokumentais.

Lankstios kainos komandoms. Agrello siūlo kainodarą pagal naudotoją: Pradinis planas – 19,90 € per naudotoją per mėnesį (apima 50 dok./mėn.), arba Komandos planas – 99 €/mėn. iki 10 naudotojų (apima 500 dok./mėn.). Reikia daugiau? Susisiekite su Agrello dėl individualaus įmonių sprendimo su neribotais naudotojais ir dokumentais.

Šis lankstus požiūris tinka visų dydžių komandoms. Pradėkite nuo to, ko reikia, ir auginkite pagal poreikį – nuo individualių verslininkų su Pradiniu planu iki didelių komandų su individualiais įmonių sprendimais.

Jūsų darbo erdvė organizuoja viską:

• Aplankai skyriams, projektams ar klientams (HR, Pardavimų, Teisiniai aplankai)
• Komandos nariai su konkrečiais vaidmenimis ir teisėmis
• Bendri šablonai, kuriuos gali naudoti visi
• Dokumentai, sekami nuo sukūrimo iki galiojimo pabaigos

Komandos narių kvietimas

Prieiga prie komandos nustatymų. Spustelėkite krumpliaračio piktogramą, tada skirtuką Komanda.

Narių pridėjimas po vieną:

1. Spustelėkite „Pridėti narį"
2. Įveskite jų el. pašto adresą
3. Priskirkite darbo erdvės vaidmenį (Savininkas, Administratorius arba Narys)
4. Išsiųskite kvietimą

Komandos narys gauna kvietimą el. paštu. Jis paspaudžia nuorodą, priima kvietimą ir iš karto gauna prieigą. Nereikia laukti administratoriaus patvirtinimo ar paskyros nustatymo.

Jei jie neturi Agrello paskyros, ją sukuria priėmę kvietimą. Tai užtrunka 2 minutes. Jei jie jau naudoja Agrello, jūsų darbo erdvę tiesiog prideda prie esamos paskyros.

Automatinis narystė darbo erdvėje: kai pakviečiate ką nors bendradarbiauti aplanke, jis automatiškai tampa darbo erdvės nariu. Atskiras „pridėti į darbo erdvę" žingsnis nereikalingas.

Darbo erdvės vaidmenų supratimas

Trys darbo erdvės lygio vaidmenys kontroliuoja, ką komandos nariai gali daryti:

Savininkas

Visiška visų dalykų kontrolė. Savininkai valdo:

• Prenumeratą ir atsiskaitymą
• Darbo erdvės nustatymus (pavadinimas, logotipas, prekės ženklas)
• Visus komandos narius (kvietimas, šalinimas, vaidmenų keitimas)
• Visus aplankus ir dokumentus
• Šablonus ir darbo srautus

Savininkų vaidmenį priskirkite verslo savininkui, IT administratoriui ar atsiskaitymo kontaktui. Dažniausiai vienas savininkas vienai darbo erdvei.

Savininkai gali perduoti nuosavybę kitam nariui, jei reikia. Naujasis savininkas gauna prieigą prie atsiskaitymo, o buvęs savininkas tampa Administratoriumi arba Nariu.

Administratorius

Valdo komandos darbo srautus be prieigos prie atsiskaitymo. Administratoriai gali:

• Peržiūrėti visus darbo erdvės aplankus
• Pridėti narius prie aplankų
• Suteikti Redaktoriaus arba Žiūrovo teises
• Kurti ir dalintis šablonais
• Valdyti dokumentus visuose aplankuose

Negali valdyti prenumeratos, atsiskaitymo ar ištrinti darbo erdvę. Tai lieka tik Savininkams.

Administratoriaus vaidmenį priskirkite skyrių vadovams, komandų lyderiams ar biuro vadybininkams, kurie koordinuoja darbo srautus keliose komandose.

Narys

Dirba tik priskirtuose aplankuose. Nariai gali:

• Pasiekti aplankus, į kuriuos yra pakviesti
• Kurti ir valdyti dokumentus tuose aplankuose
• Naudoti bendrus šablonus
• Bendradarbiauti per komentarus

Negali matyti kitų aplankų, pridėti komandos narių ar pasiekti darbo erdvės nustatymus.

Nario vaidmenį priskirkite atskiriems vykdytojams: HR koordinatoriams, pardavimų atstovams, specialistams – visiems, kuriems reikia prieigos prie konkrečių aplankų be visiems matomumo.

Darbo erdvės organizavimas

Pradėkite nuo aplankų struktūros. Kurkite aplankus pagal:

• Skyrius: HR (darbo sutartys), Pardavimai (klientų susitarimai), Finansai (paskolos)
• Projektus: Kliento A sutartys, Projekto X dokumentai
• Dokumentų tipus: NDA, tiekėjų susitarimai, nekilnojamojo turto sutartys

Pakvieskite narius į konkrečius aplankus. Pridėdami ką nors prie aplanko, suteikite jiems:

• Redaktoriaus teises: kurti, redaguoti, siųsti dokumentus
• Žiūrovo teises: tik skaitymo prieiga, negalima keisti

Ši dviejų lygių sistema (darbo erdvės vaidmuo + aplanko teisė) suteikia tikslią kontrolę. Narys su Redaktoriaus teisėmis Pardavimų aplanke valdo klientų sutartis, bet negali pasiekti HR darbo sutarčių.

Dalinkitės šablonais su visa darbo erdve. Darbo erdvės bibliotekos šablonai pasiekiami visiems komandos nariams. Tai užtikrina nuoseklumą – visi naudoja tą patį NDA šabloną, tą pačią darbo sutarties formą.

Dažnos nustatymo situacijos

Mažas verslas (5–10 žmonių): Viena darbo erdvė su aplankais kiekvienai funkcijai. Savininkas valdo atsiskaitymą, visi kiti – Nariai su Redaktoriaus teisėmis atitinkamuose aplankuose.

Skyriaus komanda: HR komanda su atskira darbo erdve. HR direktorius – Savininkas, įdarbintojai – Administratoriai (mato visus darbo aplankus), koordinatoriai – Nariai (prieiga prie konkrečių įdarbinimo aplankų).

Auganti įmonė: Pradėkite nuo paprastos aplankų struktūros. Pridėkite komandos narius augant. Reorganizuokite aplankus, kai reikia. Persikelkite nuo Pradinio prie Komandos plano, kai pasieksite 10 naudotojų, arba susisiekite su Agrello dėl individualaus sprendimo.

Išoriniai bendradarbiai: Pakvieskite rangovus ar konsultantus kaip Narius. Suteikite prieigą tik prie jų projekto aplankų. Panaikinkite prieigą pasibaigus projektui.

Komandos narių valdymas

Peržiūrėkite komandą: Nustatymai → Komanda rodo visus narius su jų vaidmenimis ir prisijungimo datomis.

Keiskite vaidmenis: Spustelėkite bet kurį narį, pasirinkite naują vaidmenį išskleidžiamajame meniu, išsaugokite. Pokyčiai įsigalioja nedelsiant.

Šalinkite narius: Pasirinkite narį, spustelėkite Pašalinti, patvirtinkite. Jie iš karto praranda prieigą. Jų sukurti dokumentai lieka darbo erdvėje.

Grąžinkite buvusius narius: Išsiųskite naują kvietimą. Jie gali grįžti, bet turėsite iš naujo priskirti jų vaidmenį ir aplanko teises.

Geriausia praktika

Priskirkite vaidmenis apgalvotai. Dauguma komandos narių turėtų būti Nariai su Redaktoriaus teisėmis konkretiems aplankams. Administratoriaus vaidmenį rezervuokite tikriems tarpfunkciniams koordinatoriams.

Kvieskite narius strategiškai. Planuokite komandos dydį pagal prenumeratą. Komandos planas palaiko iki 10 naudotojų, o Pradinis planas skaičiuoja pagal naudotoją. Kvieskite tik tuos, kuriems tikrai reikia prieigos prie sutarčių.

Sutvarkykite aplankus prieš kviesdami. Pirmiausia nustatykite aiškią aplankų struktūrą. Tada kvieskite narius į tinkamus aplankus. Tai apsaugo nuo painiavos, kur kurti dokumentus.

Dokumentuokite savo struktūrą. Užrašykite, kokie aplankai egzistuoja ir kam jie skirti. Pasidalykite su komandos nariais, kad visi žinotų, kur kurti dokumentus.

Peržiūrėkite teises kas ketvirtį. Kas kelis mėnesius patikrinkite komandos sąrašą. Pašalinkite buvusius darbuotojus. Atnaujinkite vaidmenis keičiantis atsakomybėms.