El. parašo problemų sprendimas: dažniausios klaidos ir patarimai

Pasirašymo procesas ne visada vyksta sklandžiai. Kvietimai dingsta. Pasirašytojai negali autentifikuotis. Dokumentai reikalauja taisymų po išsiuntimo. Štai kaip išspręsti dažniausias problemas.

Jei pirmiausia norite susipažinti su bendra produkto apžvalga, pradėkite nuo Agrello funkcijų puslapio. Jei jus domina el. parašų prieinamumas pagal šalis, skaitykite el. parašų aprėpties apžvalgą.

El. pašto pristatymo problemos

Dažniausia problema: pasirašytojas sako, kad negavo kvietimo.

Pirmiausia patikrinkite šlamšto aplanką. El. pašto filtrai dažnai sulaikomi el. parašų kvietimai. Paprašykite pasirašytojo ieškoti šlamšto ar nepageidaujamų laiškų aplanke el. laiškų iš Agrello.

Patikrinkite el. pašto adresą. Ieškokite klaidų rašyboje. Vienas neteisingas simbolis – ir laiškas keliauja ne ten arba niekur. Dažniausios klaidos: .kon vietoj .com, sukeistos raidės.

Siųskite kvietimą iš naujo. Atidarykite dokumentą. Skyriuje „Kas turi pasirašyti" raskite pasirašytoją. Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu šalia jo vardo. Pasirinkite „Siųsti kvietimą iš naujo".

Pridėkite prie patikimų siuntėjų. Paprašykite pasirašytojų įtraukti Agrello siuntimo adresą į savo kontaktus arba patikimų siuntėjų sąrašą. Tai išvengs problemų ateityje.

Išbandykite kitą el. pašto adresą. Jei įmonės el. paštas blokuoja išorinius siuntėjus, išbandykite asmeninį pasirašytojo el. paštą. Kai kurios organizacijos turi griežtą el. pašto apsaugą, kuri blokuoja automatines pasirašymo sistemas.

Palaukite. El. laiškai kartais vėluoja. Jei laiškas išsiųstas prieš 5 minutes ir pasirašytojas jo nemato – palaukite 15–20 minučių prieš toliau ieškant problemos priežasties.

Autentifikavimo klaidos

Pasirašytojai, bandantys naudoti Smart-ID arba Mobile-ID, kartais susiduria su autentifikavimo problemomis.

Smart-ID problemos:

• Programa neįdiegta. Pasirašytojui reikia Smart-ID programos telefone. Atsiųskite atsisiuntimo nuorodas iOS/Android.
• Paskyra nesuaktyvinta. Programa įdiegta, tačiau paskyra nebaigta aktyvuoti. Reikia užbaigti aktyvavimo procesą per banką ar asmens tapatybės dokumentų išdavėją.
• Neteisingas PIN. Po trijų nesėkmingų bandymų programa gali būti užblokuota. PIN reikia atstatyti per programos nustatymus.
• Interneto ryšio problemos. Autentifikavimui reikalingas interneto ryšys. Patikrinkite, ar yra aktyvus Wi-Fi ar mobilusis internetas.

Mobile-ID problemos:

• SIM kortelė neaktyvuota. Mobile-ID reikia SIM kortelės aktyvavimo. Ne visi mobilieji operatoriai palaiko Mobile-ID. Patikrinkite, ar jų operatorius siūlo šią paslaugą.
• Signalo problemos. Autentifikavimas siunčia SMS. Silpnas ryšys gali vėlinti arba blokuoti žinutę.
• Neteisingas telefono numeris. Mobile-ID susietas su konkrečiu telefono numeriu. Patikrinkite, ar kvietimo numeris atitinka tikrąjį Mobile-ID telefoną.

Alternatyvūs metodai. Jei kvalifikuotas parašas nuolat nepavyksta, patikrinkite, ar dokumento nustatymai leidžia paprastesnius parašo metodus. Agrello parašas (ranka nupieštas arba įvestas tekstas) veikia be autentifikavimo infrastruktūros.

Naršyklės suderinamumas. Pasenusios naršyklės kartais sukelia problemų pasirašymo sąsajoje. Rekomenduokite naudoti naujausią Chrome, Firefox, Safari ar Edge versiją.

Nereaguojantys pasirašytojai

Dokumentas savaites guli būsenoje „Pasirašoma". Pasirašytojas nesiima veiksmų.

Siųskite priminimus. Naudokite „Siųsti kvietimą iš naujo" kiekvienam atskirai. Arba kanban rodinyje pasirinkite kelis dokumentus ir spauskite „Priminti pasirašyti" – tai siųs priminimus grupei.

Susisiekite ne per Agrello. Parašykite arba paskambinkite pasirašytojui tiesiogiai. Kai kurie žmonės ignoruoja automatinius el. laiškus, tačiau reaguoja į tiesioginį kreipimąsi.

Nustatykite terminus. Kvietimo el. laiške turėtų būti nurodyta, iki kada reikia pasirašyti. „Prašome pasirašyti iki penktadienio" sukuria skubos jausmą.

Eskaluokite. Jei darbuotojas nepasirašo – kreipkitės į jo vadovą. Jei tiekėjas nepasirašo – susisiekite su jų atsakingu atstovu.

Pridėkite pakaitinį pasirašytoją. Jei pirminis pasirašytojas laikinai neprieinamas (atostogauja, paliko įmonę), kol dokumentas yra būsenoje „Pasirašoma", pridėkite jo pakaitalą. Naujasis pasirašytojas iš karto gauna kvietimą.

Anuliuokite ir persiųskite. Jei pirminis pasirašytojas tikrai negali pasirašyti – anuliuokite dokumentą. Sukurkite naują versiją su tinkamu pasirašytoju. Siųskite iš naujo.

Pakeitimai po išsiuntimo

Pastebėjote, kad išsiuntėte ne tam žmogui? Radote klaidą dokumente? Galimybės priklauso nuo to, ką reikia keisti.

Nedideli pakeitimai: pasirašytojo pridėjimas

Problema. Išsiuntėte dokumentą, bet pamiršote įtraukti dar vieną pasirašytoją.

Sprendimas. Kol dokumentas yra „Pasirašoma" būsenoje, spustelėkite „Pridėti pasirašytoją". Įveskite el. pašto adresą. Kvietimas išsiunčiamas iš karto. Esami parašai lieka galioti.

Tai veikia bet kada iki galutinio parašo.

Dideli pakeitimai: turinio klaidos

Problema. Dokumente neteisinga data, klaidingos sąlygos ar reikia esminių pakeitimų.

Sprendimas. Anuliuokite ir siųskite iš naujo.

1. Atidarykite dokumentą
2. Spustelėkite anuliavimo mygtuką
3. Patvirtinkite anuliavimą (surinkti parašai tampa negaliojančiais)
4. Sukurkite naują dokumentą su pataisymais
5. Paruoškite pasirašymui su teisingais duomenimis
6. Išsiųskite pasirašytojams su paaiškinimais

Atšaukti negalima. Išsiuntus dokumentą jo negalima atsiimti. Turinio pakeitimams anuliavimas yra vienintelis kelias.

Pasirašė neteisingas asmuo

Problema. Pakvietėte neteisingą el. paštą. Netinkamas asmuo pasirašė dokumentą.

Sprendimas. Nedelsiant anuliuokite. Sukurkite pataisytą versiją su tinkamu pasirašytoju. Siųskite iš naujo. Informuokite visas šalis apie klaidą.

Teisinis pastebėjimas. Negaliojantys parašai sukelia atitikties problemų. Taisykite nedelsiant.

Anuliavimo procesas

Anuliavimas panaikina visus surinktus parašus ir pažymi dokumentą kaip anuliuotą.

Kada anuliuoti:

• Turinio klaida aptikta po išsiuntimo
• Pridėtas neteisingas pasirašytojas
• Sąlygos reikalauja esminių pakeitimų
• Pasirašytojas pasirašė du kartus per klaidą

Kaip anuliuoti:

1. Atidarykite dokumento detalių rodinį
2. Raskite anuliavimo mygtuką
3. Spustelėkite ir patvirtinkite anuliavimą
4. Dokumento būsena keičiasi į „Anuliuota"
5. Visi surinkti parašai tampa negaliojančiais

Anuliavimas yra negrįžtamas. Anuliuoti dokumentai lieka anuliuoti. Audito žurnalas išsaugo anuliavimo veiksmą ir laiko žymą.

Po anuliavimo. Sukurkite naują pataisytą dokumentą. Paruoškite ir išsiųskite pasirašytojams. Naujas dokumentas pradeda gyvavimo ciklą iš naujo.

Nuoseklaus pasirašymo blokavimas

Problema: dokumentas naudoja nuoseklų pasirašymą. 1-asis pasirašytojas nepasirašė. 2-asis negali tęsti.

Sutelkite dėmesį į blokavusįjį. Siųskite tikslinį priminimą 1-ajam pasirašytojui. Jis stabdo visą procesą.

Eskaluokite vadovui. Jei 1-asis pasirašytojas nereaguoja – kreipkitės į jo vadovą. Paaiškinkite, kad delsimas trukdo verslo operacijoms.

Pašalinkite bloką, jei asmuo neprieinamas. Jei 1-asis pasirašytojas ilgai atostogauja ar paliko įmonę – anuliuokite dokumentą. Pašalinkite jį iš pasirašymo eilės. Pridėkite pakaitalą. Siųskite iš naujo.

Apsvarstykite lygiagretų pasirašymą. Jei nuosekli eilė nėra teisiškai būtina – anuliuokite ir siųskite iš naujo su lygiagrečiu pasirašymu. Visi pasirašytojai gauna kvietimus vienu metu. Pirmasis pasirašęs tęsia procesą.

Klaidos masiniame kūrime

Sukūrėte 50 darbo sutarčių iš Excel. Dešimtyje – klaidingi duomenys arba netinkami pasirašytojai.

Taisykite po vieną. Atidarykite kiekvieną klaidingą dokumentą. Pataisykite pasirašytojo el. paštą arba grąžinkite į juodraščio būseną, kad ištaisytumėte turinį. Siųskite iš naujo kiekvieną atskirai.

Anuliuokite klaidingą grupę. Pasirinkite visus klaidingus dokumentus. Anuliuokite juos grupiškai. Pataisykite Excel duomenis. Paleiskite masinį kūrimą iš naujo. 40 teisingų dokumentų tęsia procesą normaliai.

Mišrus metodas. Paprastas klaidas (rašybos klaida el. pašte) taisykite atskirai. Sudėtingas klaidas (viso dokumento klaidingi darbuotojų duomenys) anuliuokite ir sukurkite iš naujo.

Audito žurnalo naudojimas diagnostikai

Kiekvienas veiksmas fiksuojamas audito žurnale. Naudokite tai trikčių šalinimui.

Peržiūrėkite audito žurnalą. Atidarykite dokumentą. Spustelėkite „Peržiūrėti dokumento audito žurnalą". Matysite visą istoriją su laiko žymomis ir IP adresais.

Ką rodo audito žurnalai:

• Kada dokumentas buvo išsiųstas
• Kada kvietimai buvo pristatyti (arba atmesti)
• Kada pasirašytojai atidarė dokumentą
• Autentifikavimo bandymai (sėkmingi ar nesėkmingi)
• Parašų užbaigimas
• Visi išsiųsti priminimai

Problemų diagnostika. Pasirašytojas teigia, kad negavo kvietimo. Audito žurnalas rodo, kad el. laiškas buvo atmestas dėl netaisyklingo adreso. Tai patvirtina rašybos klaidą.

Palaikymo kreipiniai. Jei kreipiatės į Agrello palaikymą – pateikite audito žurnalo ekrano kopiją. Ji aiškiai parodo, kas įvyko.

Kada kreiptis į palaikymą

Techniniai gedimai. Autentifikavimo sistemos neveikia. Dokumentai nesiunčiami nepaisant teisingos konfigūracijos. Sąsajos klaidos trukdo normaliai veikti.

Paskyros problemos. Prenumeratos klaidos. Prieiga netikėtai atšaukta. Leidimai neveikia teisingai.

Ką pateikti:

• Dokumento ID arba nuoroda
• Klaidų pranešimų ekrano kopijos
• Atlikti veiksmų aprašymas
• Tikėtinas elgesys ir faktinis elgesys
• Audito žurnalo ekrano kopija

Pirmiausia – savipagalba. Dauguma problemų išsprendžiamos pirmiau aprašytais veiksmais. Dėl tikrų techninių gedimų ar paskyros problemų kreipkitės į palaikymą.

Prevencijos strategijos

Testuokite prieš svarbius siuntinius. Pirmiausia išsiųskite dokumentą sau ar kolegai. Patikrinkite, ar parašo laukai išdėstyti teisingai. Įsitikinkite, kad kvietimo el. laiškas atrodo gerai. Ištaisykite klaidas prieš siunčiant tikrajam pasirašytojui.

Dukart patikrinkite el. pašto adresus. Prieš spausdami „Siųsti pasirašyti" patikrinkite kiekvieną adresą. Viena klaida atideda visą procesą.

Aiškiai paaiškinkite. Pasirinktinė kvietimo žinutė turėtų paaiškinti, kas pasirašoma, kodėl tai svarbu ir iki kada reikalingas parašas.

Numatykite pakaitinius pasirašytojus. Prieš siunčiant svarbius dokumentus – nustatykite pakaitinius pasirašytojus. Jei pagrindinis pasirašytojas tampa neprieinamas, žinosite, kas jį pakeičia.

Aktyviai stebėkite. Skubius dokumentus tikrinkite kasdien. Įprastus – kartą per savaitę. Anksti pastebėsite įstrigusius dokumentus.

Standartinis priminimų grafikas. Nustatykite komandos normas: „Pirmas priminimas po 3 dienų, eskaluoti po savaitės." Nuoseklumas neleidžia dokumentams užstrigti pasirašymo procese.

Dažniausios klaidos

Tikėjimas, kad pasirašytojas gavo kvietimą. Visada patvirtinkite gavimą. Nelaukite dienų nepatikrinus.

Parašo metodo reikalavimų nepaaiškinimas. Jei dokumentui reikalingas QES – įspėkite pasirašytojus kvietimo laiške. Jiems reikia pasiruošti Smart-ID arba Mobile-ID.

Laiko juostų pamiršimas. Pasirašytojas kitoje laiko juostoje gauna kvietimą savo laiku 2 val. nakties. Jis gali jo iš karto nepastebėti.

Siuntimas pasenusiems kontaktams. Darbuotojas išėjo prieš kelis mėnesius. Jo el. paštas atmeta laiškus. Palaikykite pasirašytojų sąrašus naujausius.

Nesekamas procesas. Išsiuntėte 20 sutarčių. Nepasirinkote priminimų. 15 lieka nepasirašytos, nes niekas nesusisekė.

Per greitas anuliavimas. Pasirašytojas trunka 2 dienas pasirašyti. Jūs anuliuojate manydami, kad jis negavo. Jis pagaliau pasirašo ir randa anuliuotą dokumentą. Bendravimas prieš anuliavimą išvengia tokių situacijų.