Užpildomi laukai: duomenų rinkimas su dinaminiais šablonais

Užpildomi laukai paverčia jūsų šablonus duomenų rinkimo įrankiais. Pasirašytojai tiesiogiai į dokumentus įveda informaciją – vardus, datas, sumas – o jūs eksportuojate tuos duomenis į skaičiuokles arba verslo sistemas. Jokio rankinio pervedimo.

Ką daro užpildomi laukai

Tradiciniai dokumentai reikalauja, kad pasirašytojai spausdintų, pildytų ranka, skanuotų ir grąžintų. Tada kažkas rankiniu būdu veda duomenis į CRM ar personalo sistemą.

Užpildomi laukai pašalina šį procesą. Jūsų šablone yra vietos rezervavimo ženklai. Pasirašytojai juos užpildo pasirašymo proceso metu. Sistema fiksuoja tuos duomenis. Jūs atsisiunčiate juos kaip CSV ir importuojate tiesiai į savo sistemas.

Tai svarbu didelio kiekio procesams. Personalo skyrius renka darbuotojų informaciją iš 50 naujų darbuotojų per mėnesį. Pardavimų komanda gauna klientų duomenis iš 200 konfidencialumo sutarčių per ketvirtį. Renginių organizatoriai renka dalyvių duomenis iš šimtų sutikimo formų.

Du užpildymų laukų tipai

{{Riestainių skliaustų}} laukai

Jie veikia tiek PDF, tiek ASIC formatuose. Į šabloną bet kur pridėkite {{lauko_pavadinimas}} vietos rezervavimo ženklus.

Sintaksės taisyklės:

• Naudokite tik raides, skaičius ir pabraukimo brūkšnius
• Be tarpų: {{vardas_pavarde}}, ne {{vardas pavardė}}
• Be specialių simbolių: {{darbuotojo_id}}, ne {{darbuotojas#id}}
• Didžiosios ir mažosios raidės skiriasi: {{Imones_Pavadinimas}} ir {{imones_pavadinimas}} – skirtingi laukai

Dažni pavyzdžiai:

• {{darbuotojo_vardas}}
• {{pradzios_data}}
• {{atlyginimas}}
• {{imones_pavadinimas}}
• {{sutarties_suma}}

Kaip tai veikia. Kuriant dokumentą iš šablono su {{laukais}}, Agrello aptinka vietos rezervavimo ženklus ir konvertuoja juos į užpildomus formos laukus. Pasirašytojai mato įvedimo laukelius ten, kur buvo rezervavimo ženklai.

PDF formos laukai

Jie veikia tik PDF formatu. Standartiniai Adobe stiliaus formos laukai su žymimomis dėžutėmis, išskleidžiamaisiais sąrašais ir teksto sritimis.

Galimybės:

• Teksto įvedimo laukeliai
• Kelių eilučių teksto sritys
• Žymimosios dėžutės taip/ne parinktyms
• Išskleidžiamieji sąrašai su iš anksto nustatytais pasirinkimais
• Datos parinkikliai
• Skaičių laukai su patikrinimas

Apribojimai. ASIC konteineriuose nepalaikomi. Naudokite {{riestainių skliaustus}} daugiafailiams dokumentams.

Šablonų su užpildomais laukais kūrimas

Pradėkite nuo dokumento. Sukurkite sutartį ar formą Word, Google Docs ar bet kokioje teksto rengyklėje.

Pridėkite laukų vietos rezervavimo ženklus. Dinaminį turinį pakeiskite {{lauko_pavadinimas}} sintaksė:

Ši sutartis sudaroma tarp {{imones_1_pavadinimas}} ir {{imones_2_pavadinimas}}.
Darbuotojas {{darbuotojo_vardas}} pradės dirbti {{pradzios_data}} su atlyginimu {{atlyginimo_suma}}.

Įkelkite į Agrello. Sistema automatiškai aptinka visus {{laukus}}. Matysite laukų, kuriuos pasirašytojai turės užpildyti, sąrašą.

Konfigūruokite laukų nustatymus. Kiekvienam laukui nustatykite:

• Rodymo etiketę (ką mato pasirašytojai)
• Lauko tipą (tekstas, data, skaičius)
• Privalomas ar neprivalomas
• Numatytąsias reikšmes, jei reikia

Pridėkite parašo laukus. Išdėstykite parašo laukelius ten, kur šalys pasirašo. Konfigūruokite pasirašymo eilę ir metodus.

Pasirašytojo patirtis

Pasirašytojai gauna dokumentą su paryškintais tuščiais laukais. Jie užpildo informaciją prieš pasirašant.

Aiškios laukų etiketės. Vietoje {{darbuotojo_vardas}} pasirašytojai mato „Darbuotojo vardas ir pavardė" su įvedimo laukeliu.

Patikrinimas. Privalomi laukai turi būti užpildyti prieš tęsiant pasirašymą. Datos laukuose priimamos tik teisingos datos. Skaičių laukai atmeta teksto įvedimą.

Peržiūra prieš pasirašant. Užpildę visus laukus, pasirašytojai peržiūri užbaigtą dokumentą. Jie mato tiksliai, ką pasirašo, su savo įvestais duomenimis.

Laukų duomenų eksportavimas į CSV

Čia užpildomi laukai duoda investicijų grąžą. Visi pasirašytojų atsakymai eksportuojami į skaičiuoklės formatą.

Eksportavimo procesas:

1. Atidarykite savo šabloną Agrello sistemoje
2. Spustelėkite „Atsisiųsti formos rezultatus kaip CSV"
3. Sistema sugeneruoja skaičiuoklę su visų pasirašytų dokumentų duomenimis
4. Kiekviena eilutė – vienas pasirašytas dokumentas
5. Stulpeliai – jūsų laukų pavadinimai

Įtraukti duomenys:

• Visi {{laukų}} reikšmės, kurias pasirašytojai užpildė
• Dokumento užbaigimo data
• Pasirašytojų el. pašto adresai
• Dokumento būsena
• Pasirinktiniai metaduomenys

Leidimai. Tik redaktoriaus vaidmens naudotojai gali atsisiųsti CSV eksportus. Tai apsaugo jautrius duomenis.

Integravimo scenarijai

Personalo prisijungimas. Nauji darbuotojai pateikia asmeninius duomenis, avarinio ryšio kontaktus, mokesčių formas. Eksportuojama į personalo sistemą. Automatinis duomenų rinkimas žymiai pagreitina prisijungimo procesą ir sumažina rankinio duomenų įvedimo klaidas.

Pardavimų vamzdynas. Potencialūs klientai pasirašo konfidencialumo sutartis su įmonės informacija ir projekto detalėmis. Eksportuojama į CRM. Pardavimų atstovai mato visus potencialių klientų duomenis be rankinio įvedimo.

Renginių valdymas. Dalyviai užpildo registracijos formas ir atsisakymo nuo atsakomybės dokumentus. Eksportuojama į dalyvių duomenų bazę. Renginių organizatoriai turi visus dalyvių įrašus.

Atitikties sekimas. Darbuotojai patvirtina politikas ir užpildo mokymo patvirtinimus. Eksportuojama į atitikties informacijos suvestinę. Personalo skyrius seka baigimo rodiklius visoje organizacijoje.

Klientų prisijungimas. Nauji klientai pateikia sąskaitos detales ir paslaugų pageidavimus. Eksportuojama į klientų duomenų bazę. Palaikymo komandos turi išsamius klientų profilius.

Geroji praktika

Naudokite aprašomus laukų pavadinimus. {{darbuotojo_vardas_pavarde}} aiškiau nei {{d_vardas}} peržiūrint CSV eksportus.

Standartizuokite pavadinimų konvencijas. Naudokite nuoseklius formatus visuose šablonuose. Visada {{imones_pavadinimas}}, niekada nekeičiant į {{imone}} ar {{juridinis_pavadinimas}}.

Grupuokite susijusius laukus. Susijusią informaciją sudėkite kartu. Kontaktinė informacija viename skyriuje, sutarties sąlygos kitame.

Nustatykite aiškias laukų etiketes. Etiketė, kurią mato pasirašytojai, turėtų tiksliai paaiškinti, ką įvesti. „Darbuotojo darbo pradžios data (MMMM-MM-DD)" išvengia painiavos.

Pažymėkite privalomus laukus. Priverskite užpildyti svarbią informaciją. Leiskite neprivalomiems laukams tikrai būti neprivalomiems.

Testuokite savo šablonus. Išsiųskite bandomuosius dokumentus sau. Užpildykite laukus. Eksportuokite CSV. Patikrinkite, ar duomenų struktūra atitinka jūsų importo reikalavimus.

Dokumentuokite laukų schemą. Palaikykite visų laukų pavadinimų ir jų reikšmių sąrašą. Tai padeda komandos nariams kurti nuoseklius šablonus.

Techniniai reikalavimai

Laukų pavadinimų taisyklės:

• Tik raidiniai skaitiniai simboliai ir pabraukimo brūkšniai
• Be tarpų ar specialių simbolių
• Didžiosios ir mažosios raidės skiriasi (palaikykite nuoseklų rašymą)

Formato palaikymas:

• {{Riestainių skliaustai}}: PDF ir ASIC formatai
• PDF formos laukai: tik PDF formatas

CSV eksporto apribojimai:

• Jokio eilučių skaičiaus apribojimo (palaiko tūkstančius pateikimų)
• Visi laukų duomenys eksportuojami, be nukirtimo
• UTF-8 kodavimas palaiko tarptautinius simbolius

Duomenų saugumas:

• CSV atsisiuntimai reikalauja redaktoriaus vaidmens
• Audito žurnalas fiksuoja visus eksporto veiksmus
• Duomenų eksportai per šifruotus ryšius

Kada naudoti užpildomus laukus

Naudokite užpildomus laukus kai:

• Reikia struktūrizuotų duomenų iš kelių pasirašytojų
• Rankinis duomenų įvedimas sukelia kliūtis
• Integruojatės su CRM, personalo ar analitikos sistemomis
• Renkate tą pačią informaciją pakartotinai
• Duomenų tikslumas yra kritiškas

Praleiskite užpildomus laukus kai:

• Pasirašote paprastus vienkartinės sutartis
• Dokumentuose nėra kintamų duomenų
• Nereikia išgauti pasirašytojų atsakymų