Elektroniskais zīmogs uzņēmumiem: lietojums un nozīme

Kas ir elektroniskais zīmogs?

Elektroniskais zīmogs jeb e-zīmogs ir elektroniski dati, kas pievienoti citiem elektroniskiem datiem vai loģiski ar tiem saistīti. Saskaņā ar ES eIDAS regulu tas palīdz apliecināt dokumenta izcelsmi un integritāti: kura organizācija dokumentu izdevusi un vai pēc apzīmogošanas tā dati nav mainīti.

E-zīmogs ir paredzēts juridiskas personas, piemēram, uzņēmuma, iestādes vai citas organizācijas, pārstāvēšanai. Tas nav tikai uzņēmuma logotips vai tradicionāla zīmoga attēls. Kriptogrāfiski izveidotu zīmogu var pārbaudīt, un tā saistība ar dokumentu palīdz konstatēt vēlākas izmaiņas. Izsniedzot zīmogu, parasti pārbauda organizāciju un tās pārstāvi.

Elektroniskais zīmogs un elektroniskais paraksts pilda atšķirīgas funkcijas

Elektroniskais paraksts ir saistīts ar fizisku personu un var apliecināt šīs personas piekrišanu dokumenta saturam. E-zīmogs ir saistīts ar organizāciju un palīdz apstiprināt dokumenta izcelsmi un integritāti. Zīmogs pats par sevi nepierāda, ka konkrēta persona dokumentu ir apstiprinājusi.

Dokumentam var būt vajadzīgi abi: personas paraksts, kas apliecina piekrišanu vai apstiprinājumu, un uzņēmuma e-zīmogs, kas sasaista dokumentu ar organizāciju. Nepieciešamais veids ir atkarīgs no dokumenta, piemērojamā likuma, līguma un saņēmēja vajadzībām.

Vienkāršs, uzlabots un kvalificēts e-zīmogs

eIDAS nošķir vairākus elektronisko zīmogu līmeņus. Vienkāršs e-zīmogs ir elektroniski dati, kas saistīti ar dokumentu. Uzlabotam e-zīmogam jābūt unikāli saistītam ar tā radītāju, jāļauj to identificēt, jābūt izveidotam ar radītāja kontrolētiem līdzekļiem un jāsasaista ar dokumentu tā, lai vēlākas izmaiņas būtu konstatējamas.

Kvalificēts e-zīmogs ir uzlabots zīmogs, kura pamatā ir kvalificēts sertifikāts un kas izveidots ar kvalificētu zīmoga radīšanas ierīci. eIDAS nosaka, ka elektroniskam zīmogam nedrīkst liegt juridisku spēku tikai tāpēc, ka tas ir elektronisks vai nav kvalificēts. Kvalificētam zīmogam papildus ir prezumpcija, ka apzīmogotie dati ir integritāti saglabājuši un nāk no sertifikātā norādītās organizācijas. ES dalībvalstīs atzīst kvalificētu e-zīmogu, kas balstīts vienā no dalībvalstīm izdotā kvalificētā sertifikātā.

Kāpēc uzņēmumi izmanto e-zīmogus?

E-zīmogs var noderēt, ja organizācija izsniedz daudz dokumentu vai tos automātiski ģenerē. Piemēri ir rēķini, apliecinājumi, izraksti un citi uzņēmuma vārdā izdoti dokumenti. Saņēmējs var pārbaudīt dokumenta izcelsmi un to, vai dati nav mainīti.

Zīmogs ir piemērots arī darbplūsmām, kurās dokumentus bez cilvēka pastāvīgas iesaistes sagatavo vai nosūta programmatūra. Uzņēmumam tomēr jānosaka, kuras sistēmas un personas drīkst izmantot zīmogu, kādus dokumentus drīkst apzīmogot un kā novērst ļaunprātīgu izmantošanu. Piemēram, bankas var izmantot e-zīmogus automātiski sagatavotu maksājumu apstiprinājumu vai konta izrakstu apliecināšanai.

Kā e-zīmogus izmanto dažādās valstīs

Igaunija

Igaunijā šo pakalpojumu bieži dēvē par digitālo apzīmogošanu (digitembeldamine). ID.ee skaidro, ka e-zīmogs palīdz apliecināt dokumenta izcelsmi un to, ka tas nav mainīts. To var izmantot kopā ar personas digitālo parakstu vai atsevišķi. Atkārtotiem dokumentiem tas var aizstāt katra dokumenta parakstīšanu atsevišķi, ja to pieļauj dokumenta formālās prasības.

Latvija

Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs (LVRTC) piedāvā eZīmogs pakalpojumu, tostarp mākoņpakalpojumu eZīmogs+. Apzīmogotus dokumentus var pārbaudīt eParakstītājs 3.0, eParaksts.lv vai citā integrētā sistēmā. Tas parāda, kā zīmogu var izmantot gan dokumentu izdošanai, gan turpmākai pārbaudei.

Lietuva

Registrų centras uzņēmumiem piedāvā elektroniskos zīmogus, izmantojot LT ID. Sertifikātu var pieprasīt pilngadīga persona, kas ir tiesīga pārstāvēt Lietuvā reģistrētu uzņēmumu. Lai gan zīmogs pārstāv uzņēmumu, organizācijai joprojām jāpārvalda, kurām personām ir tiesības to lietot.

Polija

Polijas nacionālā e-rēķinu sistēma KSeF ir viens no piemēriem. Finanšu ministrijas norādījumi paredz iespēju autentificēties KSeF ar kvalificētu e-zīmogu, kura sertifikātā norādīts uzņēmuma NIP nodokļu numurs. Tas ir viens veids, kā uzņēmuma vārdā piekļūt sistēmai; ir pieejamas arī citas metodes. E-zīmoga esamība nenozīmē, ka tas jāizmanto katrā pakalpojumā vai dokumentā.

Ukraina

Ukrainai ir savs elektroniskās identifikācijas un uzticamības pakalpojumu regulējums. Centrālā sertifikācijas iestāde skaidro, ka e-zīmogs palīdz apliecināt dokumenta izcelsmi no juridiskās personas un datu integritāti. Kvalificētam e-zīmogam saskaņā ar Ukrainas tiesību aktiem ir integritātes un izcelsmes pareizības prezumpcija.

Ukrainā darba līgumu pēc pušu vienošanās var noslēgt kā elektronisku dokumentu. 2026. gada „Obrii” izmēģinājuma projektā puses līgumu apstiprina elektroniski. E-zīmogs var apliecināt, ka dokuments nāk no darba devēja, taču tas neapliecina darbinieka personīgo piekrišanu un neaizstāj darbinieka parakstu. Konkrētajam līgumam piemērojamais parakstīšanas un dokumentu apmaiņas veids ir jāpārbauda atbilstoši spēkā esošajām prasībām.

ES regulējums un Ukraina: atšķirīgi atzīšanas noteikumi

Igaunija, Latvija, Lietuva un Polija piemēro kopīgo ES eIDAS regulējumu, lai gan valstu pakalpojumi, formāti un lietojumi atšķiras. Ukrainai ir savs uzticamības pakalpojumu regulējums. Ukrainas Centrālā sertifikācijas iestāde norāda, ka kopš 2023. gada 1. janvāra ES kvalificētie paraksti un zīmogi Ukrainā tiek atzīti par līdzvērtīgiem Ukrainas parakstiem un zīmogiem. Tomēr praksē var būt jāpārbauda tehniskās vai saņēmēja prasības. Nedrīkst pieņemt, ka Ukrainas pakalpojumiem ES ir tāda pati pārrobežu atzīšana kā eIDAS ietvaros izsniegtiem pakalpojumiem; pārbaudiet konkrētā darījuma noteikumus.

Kas jāņem vērā pirms e-zīmoga izmantošanas?

Vispirms noskaidrojiet, kas dokumentam jāpierāda: organizācijas izcelsme, datu integritāte, konkrētas personas piekrišana vai vairāki no šiem aspektiem. Pēc tam pārbaudiet, kāds zīmoga līmenis un formāts ir vajadzīgs un vai saņēmējs var zīmogu validēt. Baltijas valstīs pārbaudiet konkrētā pakalpojuma atbalstītos formātus. Starptautiskā dokumentu apmaiņā bieži izmanto PDF, taču piemērotais formāts ir atkarīgs no lietojuma un saņēmēja sistēmas.

Jāplāno arī piekļuves pārvaldība: kas drīkst zīmogu izmantot un kādiem dokumentiem, kā tiks reģistrēta tā lietošana un kā rīkoties, ja sertifikāts vai piekļuves dati tiek kompromitēti. Automatizācija var padarīt dokumentu apriti efektīvāku, taču tai vajadzīgi skaidri noteikumi un kontroles.

Uzņēmumu e-zīmogi Agrello

Agrello plāno ieviest elektronisko zīmogu atbalstu, lai uzņēmumi nākotnē varētu iegūt zīmogu ar mūsu starpniecību un izmantot to savu dokumentu apzīmogošanai. Mērķis ir iekļaut uzņēmuma e-apzīmogošanu ikdienas dokumentu apritē. Par pieejamību un detaļām informēsim, kad tās būs apstiprinātas.

E-zīmogs nav nepieciešams katram dokumentam un ne vienmēr aizstāj personas parakstu. Piemērotākais risinājums ir atkarīgs no tā, kas dokumentam jāpierāda un kādas prasības tam piemēro.

Juridiska piezīme

Šis raksts ir paredzēts vispārīgai informācijai un nav juridiska konsultācija. Prasības ir atkarīgas no piemērojamajiem tiesību aktiem, līguma un konkrētā lietojuma.