Komandas līgumu procesu standartizēšana — kā izvairīties no haosa, augot

Trīs cilvēki, trīs dažādi procesi

Iedomājieties šādu situāciju. Jūsu uzņēmumā strādā trīs cilvēki, kas nodarbojas ar līgumiem. Personāla vadītājs gatavo darba līgumus no Word veidnes, kopējot iepriekšējā darbinieka failu un aizstājot datus. Pārdošanas vadītājs sūta pakalpojumu līgumus kā PDF e-pasta pielikumus un Excel tabulā seko, kas ir parakstījis. Un izpilddirektors paraksta sadarbības līgumus tieši parakstīšanas lietotnē, saglabājot failus savā darbvirsmas datorā.

Kamēr uzņēmumā ir 5–10 cilvēki, tas kaut kā darbojas. Katrs zina, kur ir viņa līgumi, un problēma rodas tikai tad, kad kāds dodas atvaļinājumā vai aiziet no uzņēmuma. Bet tad sākas sarežģījumi.

Kad komanda izaug līdz 15, 25 vai 50 cilvēkiem, šī "katrs dara pa savam" pieeja lēnām, bet noteikti pārvēršas haosā. Neviens nezina, kur ir jaunākā versija. Neviens nezina, vai līgums ir parakstīts. Un neviens nezina, kad līgumam beidzas termiņš.

Piecas pazīmes, ka jūsu līgumu process nav mērogojams

Vairums uzņēmumu nepamana problēmu, kamēr kaut kas nenotiek nepareizi. Klients saņem nepareizu līgumu. Darbinieka līgumā ir iepriekšējās personas algas dati. Vai ceturkšņa audita laikā atklājat, ka daži līgumi vienkārši ir pazuduši.

Šeit ir piecas izplatītas pazīmes, kas norāda, ka jūsu līgumu process ir jāstandartizē.

Pirmkārt: copy-paste ir jūsu galvenā līgumu izveides metode. Katru reizi, kad kāds atver vecu līgumu un sāk aizstāt datus, pastāv risks, ka iepriekšējā klienta vārds, summa vai datums paliek tekstā. Tas nav hipotētisks risks — tas notiek pastāvīgi, un sekas svārstās no neērtības līdz juridiskām problēmām.

Otrkārt: jūs nezināt, cik līgumu šobrīd nav parakstīti. Ja kāds jums rīt jautātu, cik līgumu gaida parakstu, vai jūs varētu atbildēt? Vairums uzņēmumu ar 10–50 darbiniekiem nevar, jo informācija ir izkaisīta — kāda e-pastā, kāda datorā, kāda Excel tabulā.

Treškārt: līguma formāts ir atkarīgs no tā, kurš to izveidoja. Viena kolēģa līgumi izskatās vienādi, cita — citādi. Daži izmanto uzņēmuma veidlapu, daži nē. Daži pievieno GDPR klauzulu, daži aizmirst. Formāta atšķirības nav tikai estētiska problēma — tās norāda uz vienota standarta trūkumu.

Ceturtkārt: kad kolēģis ir atvaļinājumā, viss apstājas. Ja tikai viens cilvēks zina, kur ir līgumi un kā tos izveidot, jūs esat vienas slimības dienas attālumā no haosa. Tā ir klasiskā "bus factor" problēma — kas notiks, ja šis cilvēks rīt nebūs darbā?

Piektkārt: līgumu termiņa beigšanās ir pārsteigums. Piegādātāju līgumi, nomas līgumi, apdrošināšanas polises — tiem visiem kādā brīdī beidzas termiņš. Ja jūs tos aktīvi nesekojat, jūs uzzināsiet tikai tad, kad jau būs par vēlu vienoties par labākajiem nosacījumiem.

Ja atpazināt sevi vismaz divos no šiem punktiem, ir pienācis laiks domāt par procesa standartizēšanu.

Kāpēc e-pasts un koplietotās mapes nedarbojas

Daudzi uzņēmumi mēģina atrisināt problēmu ar to, kas tiem jau ir. Izveido koplietojamu mapi Google Drive vai OneDrive. Izveido Excel tabulu līgumu izsekošanai. Sūta atgādinājumus caur Outlook.

Tas darbojas tik ilgi, kamēr visi disciplinēti ievēro procesu. Bet realitāte ir tāda, ka cilvēki ir aizņemti un aizmirst lietas. Kāds aizmirst saglabāt failu mapē. Kāds aizmirst atjaunināt Excel tabulu. Kāds nosūta atgādinājumu, bet atbilde nepienāk, un lieta tiek aizmirsta.

Problēma nav cilvēkos — problēma ir sistēmā. Manuāls process ir atkarīgs no tā, vai katrs cilvēks katru reizi izdarīs pareizo lietu. Bet jo vairāk soļu un cilvēku procesā, jo lielāka varbūtība, ka kaut kas noies greizi.

Uz veidnēm balstīta pieeja: viens avots, viens standarts

Visefektīvākais veids, kā standartizēt līgumu procesu, ir veidņu izmantošana. Ne Word faili koplietojamā mapē, bet vienota sistēma, kur veidnes vienmēr ir aktuālas un visi izmanto vienu un to pašu versiju.

Padomājiet par to šādi: tā vietā, lai katrs kolēģis kopētu savu pēdējo līgumu un to pielāgotu, jums ir viena vieta, kur visi līgumi sākas. Darba līguma veidne, pakalpojumu līguma veidne, sadarbības līguma veidne — katrai ir noteikta struktūra, pareizas klauzulas un aktuāls formulējums.

Kad veidne mainās — piemēram, tiek pievienota jauna GDPR klauzula vai mainās uzņēmuma adrese — jūs to atjaunināt vienā vietā, un visi turpmākie līgumi automātiski izmantos jauno versiju. Nav jāsūta e-pasts visiem ar lūgumu "lūdzu, turpmāk izmantojiet jauno veidni".

PROTO atklāšanas centra personāla vadītāja dalījās pieredzē par to, kā pirms Agrello visu darīja manuāli — katra darba līguma sagatavošana prasīja laiku, manuālu datu ievadi un pastāvīgu uzraudzību. Pēc veidņu ieviešanas līguma sagatavošana samazinājās līdz dažām minūtēm un kļūdu skaits nokritās gandrīz līdz nullei.

Kā dot komandai brīvību, nepievienojot haosu

Standartizēšana nenozīmē, ka jūs atņemat kolēģiem kontroli. Gluži pretēji — tas nozīmē, ka jūs dodat viņiem rīkus, ar kuriem viņi var darboties patstāvīgi un pārliecinoši.

Iedomājieties, ka jūsu HR speciālistam jāsagatavo līgumi 8 jauniem darbiniekiem. Vecajā procesā tas nozīmē: atver pēdējo failu, kopē, maina vārdu, maina datumu, maina algas skaitli, saglabā, nosūta parakstīšanai, seko, kas ir parakstījis. Atkārto 8 reizes.

Uz veidnēm balstītā procesā viņš izvēlas veidni, ievada datus, un sistēma ģenerē visus 8 līgumus uzreiz. Automātiski nosūta parakstīšanas uzaicinājumus. Paziņo, ja kāds nav parakstījis. Un automātiski saglabā pabeigtus līgumus arhīvā.

Tā nav tāla nākotne. Tas ir tas, ko šodien jau dara uzņēmumi, kas ir nolēmuši standartizēt savu līgumu procesu.

Ir svarīgi saprast, ka standartizēšanai nav nepieciešama dārga enterprise CLM programmatūra (contract lifecycle management), kas maksā tūkstošiem eiro mēnesī un kuras ieviešanai nepieciešama IT komanda. Maziem un vidējiem uzņēmumiem pietiek ar vienkāršu risinājumu, kas aptver pamata vajadzības: veidnes, parakstīšana, izsekošana, arhivēšana.

Praktisks rīcības plāns: kā sākt

Ja jūtat, ka jūsu uzņēmuma līgumu process ir jāsakārto, šeit ir vienkāršs rīcības plāns, ko varat ieviest uzreiz.

Pirmais solis: apziniet esošos līgumu tipus. Izveidojiet sarakstu ar visiem līgumiem, ko jūsu uzņēmums regulāri izmanto. Darba līgumi, pakalpojumu līgumi, sadarbības līgumi, NDA, nomas līgumi — viss. Vairumam uzņēmumu ir 5–10 galvenie līgumu tipi, ko tie atkārtoti izmanto.

Otrais solis: izveidojiet veidni katram līguma tipam. Ņemiet savu labāko esošo līgumu, notīriet no klienta specifiskās informācijas un pārvērtiet to par veidni. Atzīmējiet vietas, kur ievadāmi mainīgie dati — vārds, datums, summa, īpašie nosacījumi.

Trešais solis: centralizējiet veidnes. Tā var būt līgumu pārvaldības platforma, piemēram, Agrello, kur veidnes ir pieejamas visiem un vienmēr ir aktuālas. Galvenais ir tas, ka tā nedrīkst būt kāda personālais dators vai e-pasta pielikumi.

Ceturtais solis: vienojieties ar komandu par procesu. Kurš gatavo kādus līgumus? Kurš pārbauda pirms nosūtīšanas? Kur līgumi tiek nosūtīti parakstīšanai? Kur tiek glabāti pabeigti līgumi? Šiem četriem jautājumiem ir vajadzīgas skaidras atbildes.

Piektais solis: sekojiet un uzlabojiet. Pirmais mēnesis vienmēr ir eksperimentēšana. Prasiet komandai atsauksmes — kas darbojas, kas nē? Pielāgojiet veidnes un procesu atbilstoši. Standartizēšana nav vienreizējs projekts — tas ir pastāvīgs process.

Kādi ir rezultāti?

Uzņēmumi, kas ir standartizējuši savu līgumu procesu, parasti ziņo par trim konkrētiem rezultātiem.

Pirmkārt, laiks. Līguma sagatavošana, kas iepriekš prasīja 20–30 minūtes, tagad aizņem 2–3 minūtes. Ja mēnesī sagatavojat 20 līgumus, tas ir 6–9 stundu ietaupījums mēnesī — gandrīz pilna darba diena.

Otrkārt, kvalitāte. Kad visi līgumi nāk no vienas veidnes, formāts ir vienāds, klauzulas ir pareizas un kļūdu ir mazāk. Tā nav tikai estētiska lieta — tā ir juridiska drošība.

Treškārt, caurspīdīgums. Jebkurā brīdī jūs zināt, kur atrodas katrs līgums — vai sagatavošanā, parakstīšanā vai arhīvā. Nav jājautā nevienam, nav jāpārbauda Excel tabula.

Sāciet mazu, bet sāciet

Līgumu procesa standartizēšanai nav jābūt lielam projektam. Jums nav jāpērk dārga programmatūra, jāalgo konsultants vai jāreorganizē viss uzņēmums. Sāciet ar vienu līguma tipu — piemēram, darba līgumiem. Izveidojiet veidni, izmēģiniet nedēļu, skatieties, kā tas darbojas. Pēc tam pievienojiet nākamo līguma tipu.

Agrello ir radīts tieši šādai pieejai. Jūs varat sākt ar bezmaksas 14 dienu izmēģinājuma periodu, augšupielādēt savas esošās veidnes un nekavējoties sākt lietot. Nav nepieciešama IT nodaļa, nav nepieciešama ilga ieviešana.

Izmēģiniet Agrello 14 dienas bez maksas un uzziniet, cik daudz laika jūsu komanda patiesībā tērē līgumiem — un cik no tā varētu ietaupīt.

Bieži uzdotie jautājumi

Kas ir līgumu procesu standartizēšana?

Līgumu procesu standartizēšana nozīmē vienotas sistēmas izveidi līgumu sagatavošanai, parakstīšanai un pārvaldībai. Tā vietā, lai katrs komandas loceklis izmantotu savu metodi, tiek ieviesti kopīgi šabloni, skaidra darbplūsma un viena centrāla vieta līgumu glabāšanai.

Kad uzņēmumam vajadzētu standartizēt savu līgumu procesu?

Kad vairāk nekā 2–3 cilvēki nodarbojas ar līgumiem un sāk parādīties problēmas, piemēram, pazaudēti faili, novecojuši šabloni vai nekonsekventa formatēšana. Parasti nepieciešamība kļūst kritiska, kad uzņēmums pārsniedz 10–15 darbiniekus.

Vai līgumu standartizēšanai nepieciešama dārga programmatūra?

Nē, standartizēšanu var sākt ar vienkāršiem rīkiem. Agrello piedāvā līgumu veidņu izveidi, digitālo parakstīšanu un līgumu pārvaldību vienuviet — bez dārgas enterprise CLM programmatūras cenas. Var sākt ar bezmaksas izmēģinājuma periodu.

Kā līgumu veidnes palīdz samazināt kļūdas?

Veidnes nodrošina, ka katrs līgums satur pareizas klauzulas, aktuālu formulējumu un vienotu formātu. Kļūdas, kas raksturīgas copy-paste metodei — piemēram, iepriekšējā klienta datu atstāšana dokumentā — izzūd, jo mainīgie dati tiek ievadīti atsevišķos laukos.

Cik daudz laika līgumu standartizēšana ietaupa?

Vidējā līguma sagatavošana samazinās no 20–30 minūtēm līdz 2–3 minūtēm. Ja mēnesī sagatavo 20 līgumus, tas ir 6–9 stundu ietaupījums mēnesī — gandrīz pilna darba diena.

Kā sākt līgumu procesu standartizēšanu?

Sāciet ar esošo līgumu tipu apzināšanu. Izveidojiet veidni katram tipam, centralizējiet veidnes vienā vietā (piemēram, Agrello), vienojieties ar komandu par skaidru procesu un pirmajā mēnesī vāciet atsauksmes, lai uzlabotu procesu.