Agrello vormide CSV eksport – aitab manuaalsest andmesisestusest

TLDR: Agrello vormide  CSV ekspordi funktsioon võimaldab alla laadida kõik allkirjastatud vormivastused struktureeritud andmetena, mis imporditakse otse sinu CRM-i, HRIS-i või mis tahes muusse ärisüsteemi – kaotades vajaduse juba olemasoleva teabe käsitsi uuesti sisestamiseks.

Tahad uurida, mida Agrello vormid sul saavutada võimaldavad? Loe seda Agrello vormide ülevaadet

Kulukas andmelõks sinu äris

Kujuta ette järgmist olukorda: sinu personalimeeskond kogub iga kuu kümneid allkirjastatud töölevõtuvorme, müügimeeskond töötleb iga uue partnerlusvestluse jaoks konfidentsiaalsuslepinguid (NDA) ja operatsioonide meeskond haldab objektikülastuste ohutuslubasid. Iga allkiri esindab edukat suhtlust, kuid nendes vormides sisalduvad väärtuslikud andmed – kontaktandmed, eelistused, vastavuskinnitused, jõustumiskuupäevad – jäävad üksikutesse PDF-dokumentidesse lukustatuks.

See loob masendava nõiaringi, kus meeskonnad sisestavad käsitsi teavet, mis on juba olemas. Personalikoordinaator kulutab tunde, sisestades allkirjastatud vormidelt töötajate andmeid personalihaldussüsteemidesse (HRIS). Müügijuht kopeerib ettevõtte teavet täidetud NDA-dest CRM-kirjetesse. Operatsioonide spetsialist kannab lubade üksikasju vastavuse jälgimise tabelitesse. Üle 40% töötajatest kulutab vähemalt veerandi oma töönädalast manuaalsetele, korduvatele ülesannetele (Smartsheeti automaatika uuring), kuid enamik allkirjastamise töövooge tugineb endiselt sellele ebaefektiivsele käsitsi andmevahetusele.

Tegelik kulu ei ole ainult aeg – need on kasutamata jäänud võimalused, mis tulenevad andmetele hilinenud juurdepääsust. Kui allkirjateave on dokumentidesse lõksu jäänud, ei saa sa kiiresti analüüsida trende, käivitada automatiseeritud järeltegevusi ega saada teadmisi, mis aitaksid teha paremaid äriotsuseid. Sinu allkirjastatud dokumendid muutuvad andmete ummikteedeks, selle asemel et olla väärtuslik äriteave, mida nad esindama peaksid.

Allkirjadest äriinfoks

Agrello vormide CSV ekspordi võimekus muudab seda olukorda, käsitledes iga allkirjade kogumist andmete genereerimise võimalusena. Kui keegi täidab ja allkirjastab sinu vormi, muutub tema esitus automaatselt puhtaks, struktureeritud teabereaks, mis saab kohe voolata sinu olemasolevatesse ärisüsteemidesse ja protsessidesse.

‍

Illustratsioon: Agrello malli saab jagada täidetava vormi (või lepinguna) mitmele allkirjastajale ühe lingiga.

‍

See muutus loob sinu organisatsioonis võimsaid ahelreaktsioone. Sinu personalimeeskond saab töödelda töölevõtu andmeid 50% kiiremini (töölevõtu automatiseerimise uuring), importides allkirjastatud vormivastused otse HRIS-süsteemidesse, kaotades transkriptsioonivead ja tagades, et uued töötajad ilmuvad palgasüsteemidesse viivituseta.

Müügi- ja partnerlusmeeskonnad kogevad sarnast tõhususe kasvu, kui NDA ja partnerite registreerimisandmed voolavad automaatselt allkirjastatud vormidest CRM-süsteemidesse. Selle asemel, et käsitsi uuendada tehingute etappe ja kontaktandmeid pärast iga allkirja, saavad müügijuhid käivitada automatiseeritud töövooge, mis liigutavad potentsiaalseid kliente müügitorus edasi, planeerivad järelkohtumisi ja saadavad tervitusjärjestusi, mis põhinevad allkirjastamisprotsessi käigus kogutud konkreetsel teabel.

Operatsioonide ja vastavusmeeskondade jaoks muudab CSV eksport allkirjade kogumise dokumenteerimisharjutusest reaalajas äriteabe süsteemiks. Ohutuslubade andmed saavad otse siseneda rajatise haldamise armatuurlaudadele, poliitika kinnitamise vastused saavad automaatselt täita vastavusaruandlust ja nõusolekute logid saavad integreeruda privaatsuse haldamise platvormidega, et tagada pidev vastavus eeskirjadele.

Kuna CSV eksport sisaldab ainult neid esitusi, mis on jõudnud allkirjastatud staatusesse, võid usaldada, et iga rida esindab lõpetatud, õiguslikult siduvat tehingut – mitte pooleli jäetud või osalisi esitusi, mis võiksid sinu analüüsi moonutada.

Illustratsioon: Klõpsa lihtsalt malli detailvaates jagatavate linkide vahekaardil ja kahe klõpsuga on sul toimiv link Agrello vormi jagamiseks oma allkirjastajatega.

‍

Töötab sinu olemasolevate töövoogudega

Agrello vormide CSV ekspordi võlu peitub selle lihtsuses ja integreerimises töövoogudega, mida sinu meeskond juba mõistab. See funktsioon töötab tuttava malli detailvaate kaudu.

Mõtle, kuidas see toimib tüüpilise müügi-NDA töövoo puhul. Kui lood oma NDA malli Agrellos, kujundad selle andmete kogumist silmas pidades – ettevõtte nimi, kontaktisik, tööe-post, riik, lepingu jõustumiskuupäev ja mis tahes konkreetsed eelistused, nagu turunduskommunikatsiooni loobumised.

Kui potentsiaalsed kliendid täidavad ja allkirjastavad sinu jagatud vormi, koguneb nende teave taustal struktureeritud vormingus. Kui oled valmis oma CRM-i uuendama, partnerlustrende analüüsima või kvartaliaruanneteks valmistuma, naased lihtsalt oma mallivaatesse ja klõpsad CSV allalaadimise nuppu.

Mõne sekundiga on sul puhas andmekogum, mis imporditakse otse Salesforce'i, HubSpot'i või mis tahes muusse süsteemi, mida sinu meeskond suhtehalduseks kasutab.

Illustratsioon: Kui sinu allkirjastajad on sinu mallil põhineva NDA allkirjastanud, naase lihtsalt sellesse malli detailvaatesse ja vali ülevalt paremalt nurgast „Laadi vormi tulemused alla CSV-na”.

‍

Mitme allkirjastaja võimekus lisab veel ühe äriväärtuse kihi, eriti keeruliste lepingute puhul, mis hõlmavad mitut sidusrühma.

Kuigi CSV ei erista üksikuid allkirjastajaid (keskendudes selle asemel dokumendi tasemel andmete kogumisele), lihtsustab see lähenemine tegelikult integratsiooni, käsitledes iga täidetud vormi ühe äritehinguna, mille kõik asjaomased osapooled on kinnitanud.

Organisatsioonidele, kes haldavad mitut vormitüüpi, pakub mallipõhine ekspordistruktuur loomulikku andmete organiseerimist. Sinu personalitöö vormid genereerivad ühe CSV andmekogumi, müügi-NDA-d teise ja operatsioonide load kolmanda – igaüks optimeeritud oma konkreetseks ärieesmärgiks ja integratsiooninõueteks.

See eraldamine tagab puhtad andmeimpordid ja hoiab ära väljade mittevastavused, mis võivad tekkida erinevate vormitüüpide segunemisel.

Tööruumi liikmed, kellel on toimetaja roll, pääsevad juurde CSV eksportidele, tagades asjakohase andmehalduse, säilitades samal ajal operatiivse paindlikkuse. Süsteem ei sisalda kunstlikke ridade piiranguid ega piiranguid, nii et isegi suuremahulised allkirjastamise töövood saavad eksportida täielikke andmekogumeid põhjalikuks analüüsiks.

Andmepõhise allkirjastamisprotsessi loomine

CSV ekspordi väärtuse maksimeerimine nõuab läbimõeldud mallikujundust, mis haakub andmete kogumise eesmärkidega. Kõige edukamad rakendused algavad järjepidevate väljade märgistamise kokkulepetega, mis muudavad andmete integreerimise prognoositavaks ja usaldusväärseks. Kui sinu töölevõtuvormid, lepingumuudatused ja poliitika kinnitused kasutavad kõik standardiseeritud välju ühise teabe jaoks, nagu „Ettevõtte nimi” ja „Jõustumiskuupäev”, saavad sinu järgnevad süsteemid importida andmeid minimaalse käsitsi kaardistamisega.

Kohustuslike väljade strateegiad muutuvad eriti oluliseks automatiseeritud töövoogude jaoks andmekogumite loomisel. Märkides kriitilised sisendid nõutavaks, tagad täielikud kirjed, mis suudavad usaldusväärselt käivitada järelprotsesse.

Puudulik e-posti aadress võib takistada automatiseeritud tervitusjärjestusi, samas kui puuduv jõustumiskuupäev võib põhjustada vastavuse jälgimise tõrkeid. Kohustuslike väljade strateegiline kasutamine parandab oluliselt andmekogumi täielikkust, säilitades samal ajal positiivse kasutajakogemuse.

Andmete privaatsuse kaalutlused peaksid sinu mallikujundust algusest peale teavitama. Kogudes ainult seda teavet, mida aktiivselt vajad, ei paranda sa mitte ainult kasutajate usaldust, vaid lihtsustad ka vastavust privaatsuseeskirjadele nagu GDPR ja CCPA. Kui sinu CSV ekspordid sisaldavad minimaalset, eesmärgipärast teavet, muutub integratsioon privaatsuse haldamise süsteemidega otsekoheseks ja andmetega seotud rikkumiste riskid vähenevad loomulikult.

Malli organiseerimine sinu Agrello tööruumis toetab ka paremat andmehaldust. Erinevate ärivaldkondade jaoks – personaliprotsessid, müügitöövood, operatsioonide haldamine – eraldi kaustade loomine muudab CSV eksportide leidmise lihtsamaks ja aitab luua selge andmete omandiõiguse kogu sinu organisatsioonis.

Reaalse maailma rakendus: müügi-NDA töövoog

Praktilise mõju illustreerimiseks mõtle, kuidas CSV eksport muudab tüüpilist müügi-NDA protsessi. Siin on, kuidas töövoog Agrello platvormil toimib:

1. Loo NDA mall täidetavate väljadega ettevõtte nime, kontaktisiku, tööe-posti, riigi, lepingu jõustumiskuupäeva ja turunduskommunikatsiooni eelistuste jaoks.
2. Genereeri oma mallile jagatav link.
3. Jaga linki oma potentsiaalse kliendiga e-posti teel või esimeste vestluste käigus.
4. Potentsiaalne klient avab lingi, täidab kõik nõutavad väljad ja allkirjastab dokumendi.
5. Mõlemad osapooled saavad allkirjastatud NDA automaatselt pärast lõpetamist.
6. Nädala lõpus naase oma NDA malli juurde ja laadi alla CSV, mis sisaldab kõiki selle perioodi jooksul allkirjastatud NDA-de andmeid.

See sujuv protsess muudab iga täidetud vormi struktureeritud andmereaks, mis muutub kohe tegevuseks vajalikuks äriteabeks.

Kui potentsiaalne klient täidab sinu NDA vormi, muutub tema teave koheseks CRM-i impordiks kättesaadavaks.

See kaotab traditsioonilise viivituse allkirja andmise ja müügiprotsessi edendamise vahel, võimaldades sinu meeskonnal planeerida avastamiskõnesid, liigutada tehinguid sobivatesse müügitoru etappidesse ja käivitada automatiseeritud järeltegevusi ilma käsitsi sekkumiseta.

Õiguslikud tõendid säilivad täiuslikult Agrello allkirjastatud dokumendi ja auditeerimisjälje süsteemi kaudu, samal ajal kui äriandmed voolavad tõhusalt operatsioonisüsteemidesse. See kahekordne kasu (õiguslik vastavus pluss operatiivne tõhusus) esindab allkirjastamise töövoogude käsitlemise põhiväärtust integreeritud äriprotsessidena, mitte isoleeritud dokumenditehingutena.

CSV-vormingu usaldusväärsus muutub eriti väärtuslikuks kvartaliaruannete või vastavusauditite ajal. Selle asemel, et käsitsi koguda allkirjaandmeid kümnetest üksikutest dokumentidest, saavad juhtkonnad analüüsida partnerlustrende, geograafilist jaotust ja vastavuse staatust standardsete äriteabe tööriistade abil. Automatiseeritud kogumisest tulenev andmete terviklikkus kaotab vead, mis tavaliselt vaevavad käsitsi aruandlusprotsesse.

Valmis oma allkirjastamise töövooge muutma?

Kui kasutad juba Agrello vorme, on CSV ekspordi rakendamine kohene: lihtsalt ava mis tahes mall, mida oled allkirjade kogumiseks kasutanud, ja uuri allalaadimisvõimalust, et näha oma kogunenud andmeid. Organisatsioonidele, kes on digitaalsete vormide töövoogudega uued, pakub see võimekus võimalust ümber kujundada allkirjastamisprotsessid andmete väärtuse loomise ümber, mitte lihtsalt dokumentide täitmise ümber.

Edasine tee sõltub sinu praegusest allkirjade haldamise küpsusest. Suuremahuliste, korduvate allkirjastamise töövoogudega meeskonnad näevad CSV ekspordi rakendamisest kohest investeeringutasuvust. Keeruliste mitmeastmeliste protsessidega organisatsioonid saavad funktsiooni kasutada andmesildade loomiseks allkirjade kogumise ja järgnevate automatiseerimissüsteemide vahel.

Alusta oma kõige mõjukama allkirjastamise töövoo tuvastamisest, protsessist, kus käsitsi andmete uuesti sisestamine tekitab kõige rohkem hõõrdumist või kus kiirem juurdepääs andmetele võimaldaks olulisi äriparandusi. Loo läbimõeldud väljakujundusega testimall, kogu mõned näidis esitused ja ekspordi tulemused, et näha, kuidas struktureeritud allkirjaandmed saavad sinu konkreetseid äriprotsesse täiustada.

Juhiste saamiseks mallikujunduse, väljade nimetamise tavade või integratsioonistrateegiate kohta, mis maksimeerivad sinu CSV ekspordi väärtust, pakub Agrello meeskond konsultatsiooni, et tagada sinu allkirjastamise töövoogude muutumine tõelisteks äriteabe varadeks.

‍