Lepingute ja dokumentidega töö on enamasti aeganõudev ja erinevate protsesside automatiseerimine on ettevõtetes alati küsimärgi all: kuidas tööd efektiivsemaks muuta? Me ei räägigi siin paarist lepingust kvartalis, mis healjuhul tavainimesel vaja allkirjastada. Automatiseerimise teema tõstatub ettevõtetel, kellel on lepinguid sadades, ning nendega tuleb tegelda igakuiselt. Ja tihtipeale on need tööd administratiivset laadi ja korduvad.

‍

Selles postituses vaatamegi lähemalt, kuidas on võimalik lihtsustada lepingute allkirjastamise protsesse, kui neid on kümnetes ja sadades? Kuidas tüütut käsitööd vähemaks muuta või üldse ära kaotada?

‍

Microsoft Word ja Google Sheets ühendamine Zapier teenusega

Kui Zapier töövahend on sulle tundmatu, siis tegemist on ühe võimsa teenusega, mis loob ühendusi erinevate teenuste vahel. Ja kui Zapier juba on sulle tuttav, kuid sa pole veel seda kasutusele võtnud, siis siinkohal soovitame seda soojalt teha.

Käesolev ühendus lihtustab oluliselt lepingu väljade täitmist automaatselt, ilma, et seda peaks allkirjastaja käsitsi tegema. See ühendus töötab kõigile tuttava Microsoft Wordi ja Google Sheet vahel. Teame, et nii Word kui ka Google Sheets on äärmiselt populaarsed igas ettevõttes.

Selle ühenduse sisu on lihtne. Kuidas luua sadu lepinguid äärmiselt kiiresti nii, et Word programmis loodud lepingusse täidetakse kõik tühjad väljad automaatselt nii, et täitmist vajavad andmed võetakse Google Sheet failist.

‍

Enne veel kui alustad

See ühendus on sulle, kui oled Microsoft Wordi ja Google teenuste igapäevane kasutaja. Kõigepealt, veendu, et sul on vajalikud failid olemas ning jälgi samm-sammult järgnevat õpetust:

1. Valmista ette Google Sheet (nii, et päises oleksid väljade nimed täpselt samad, mis on sinu lepingus. Näiteks, kui lepingus on välja nimi e-postiaadress, siis ka Google Sheet tulba pealkirjaks peaks olema e-postiaadress jne. Edaspidi, kui lood uusi lepinguid samale põhjale, siis kõik need e-postiaadressid võetaksegi sinu tabelist automaatselt ja sa ei pea midagi lepingusse käsitsi sisestama.
2. Valmista ette ka Microsoft Word dokument (DOCX formaadis). Veendu, et sa salvestad selle DOCX formaadis, mitte tavalises DOC formaadis. Kõik need tühjad väljad, mida pooled peaksid käsitsi täitma, need peaks lepingu põhja täitma täpselt nii nagu on siin  lepingu näidises välja toodud.

Samm 1.

Valmista ette Google Sheet fail, koos kõikide andmetega, nii, et tulpades oleksid need andmed, mis peaksid lepingutesse tühjadesse väljadesse milmuma.

Samm 2.

Nüüd tee valmis ka Microsoft Word programmis leping, mille sa laed hiljem Agrello allkirjastamise platvormile. Nagu siit ekraanitõmmiselt on näha, siis muutuvad väljad, need, mida pooled täitma peaksid, need on märgitud loogeliste sulgude sisse. Just selliselt peadki oma lepingu põhja ette valmistama. Kasutades nimena Google Sheets tulbas olevat pealkirja ning ümbritsema need loogeliste sulgudega {{ }}. Vaid siis saab Agrello aru, milliseid andmed võtta ja kuhu neid täpselt paigutada.

See võib esialgu tunduda üsna tehnilisena. Aga õnneks on see vaid ühekordne töö. Lihtsalt selle automaatse ühenduse loomisel peaks olema tähelepanelik, jälgima igat sammu. Ning hiljem on töö dokumentidega ning allkirjade kogumine kordades ladusam.

Kui oled Wordis oma lepingu põhja valmis saanud, lae see Agrellosse üles ja pane talle mistahes nimi. Siin on näha, et dokumendi nimeks on NDA ehk inglise keeles Non-Disclosure Agreement.

Peale lepingu üleslaadimist Agrello keskkonda näed sa oma lepingut selliselt. Taaskord, veendu, et sinu lepingu põhi on salvestatud DOCX formaadis.

‍

Ühenduse loomine Zapieriga

Nüüd kui eeltöö on tehtud, on aeg ühendus luua ja selle töö teeb ära Zapier. Juhul, kui sul ei ole veel Zapier kontot, siis seda saab luua siin > Zapier | The easiest way to automate your work. Peale konto loomist alustadki esimese ühenduse loomist.

‍

Samm 1.

Zapieri keskonnast otsi üles Google Spreadsheets.

Samm 2.

Vali ühendus (New spreadsheet row).

‍

Samm 3.

Ühenda Google konto.

Samm 4.

Vali Google Sheet fail, mida soovid ühendada.

‍

‍

Pane tähele! Selleks, et ühendust testida, selleks peaks tabelis olema täidetud vähemalt üks rida. Kui sul ei ole tegelikke andmeid veel olemas, siis saad alati testida muude andmetega, lihtsalt, et näha, kuidas ühendus töötab.

‍

Samm 5.

Testi ridade lugemist.

‍

‍

Ühenda Agrelloga

Nüüd, kui Zapieris on ühendused loodud, on aeg ühendada ka Agrello teenus. Endiselt, ühenduse loomine toimub Zapieri keskonnas.

Samm 1.

Vali Agrello aplikatsioon.

Samm 2.

Vali sündmus ehk Event (Create New Document From a Template).

Samm 3.

Ühenda Agrello konto.

Samm 4.

Seadista ühendus.

Vali põhi, mille varasemalt ette valmistasid.

Oluline teada! Zapieris kutavakse need väljad, mille oled lepingu põhjas seadistanud ja mis tulpade väljad kajastuvad Google Sheet failis.

Samm 5.

Nüüd, kui eelnevad seadistused on vastavalt tehtud, on aeg ühendust testida, kas see ikka töötab.

Juhul, kui test õnnestub, siis luuakse leping Agrello keskkonda kõikide nende väljadega, mis on sinu poolt ettevalmistatud failidesse seadistatud.

Zapier annab sulle täpselt teada, kas ühenduses on kõik korrektselt tehtud või miski vajab täiendamist. Selleks vajuta “Test & Continue” ning testi ühendust.

Samm 6.

Kui test õnnestus, siis ei jää muud üle, kui see ühendus aktiveerida. Selleks on vaja vajutada nupule “Turn on Zap”.

Digiallkirjastamiseks on tänapäeval päris palju võimalusi ja lahendusi. Selles pole küsimustki, kas dokument allkirjastatud saab või mitte, vali üks lahendus või teine. Küsimus on pigem selles, kui lihtsalt see protsess toimub ja kui palju aega sellele kulub, eriti juhul, kui lepinguid on kümnetes ja sadades ning kõik need peaksid olema allkirjastatud kõikide osapoolte poolt lühikese aja jooksul.

Kui seda kõike käsitsi hallata, millised lepingud on kellele saadetud, millised on allkirjastatud ja millised mitte, kellele peaks hakkama meelde tuletama midagi, kas lepingu väljad on ikka korrektselt täidetud või mitte jne jne. Kui seda kõike manuaalselt teha, siis vead on lihtsad tulema. Lepingute allkirjastamise automatiseerimine ongi see koht, kus hoiad ära vead ning hoiad kokku hulgaliselt väärtuslikku aega.

Vajad abi?

Kui sa ei saa päris hästi sellest õpetusest aru, siis eelkõige võib sulle abiks olla Agrello kasutajatugi. Kui ka sealt ei leia sobivat abi, siis võta meiega ühendust, ning me aitame sul vajalikud ühenduse luua. Selleks võid näiteks demo kõne broneerida, või niisama meile kirjutada.

Broneeri demo →

‍