Kā dokumentu kārtība un elektroniskie paraksti ietekmē VDI pārbaudi

Šādās pārbaudēs liela nozīme ir tam, vai dokumentācija ir sakārtota un paraksti ir juridiski spēkā esoši, jo tas var tieši ietekmēt pārbaudes gaitu un rezultātu. Profesionāli sakārtoti dokumenti un pierādāmi elektroniskie paraksti ne vien vairo uzticamību, bet arī palīdz izvairīties no pārpratumiem vai strīdiem. Tālāk aplūkosim, kādus dokumentus VDI visbiežāk pieprasa uzrādīt, kāpēc ar dokumentu esamību vien nepietiek, kā digitālie dokumenti var atvieglot (vai sarežģīt) pārbaudi, kas ir "audit trail" (audita pieraksts) un kāpēc tas ir svarīgs, kā arī sniegsim praktisku pašpārbaudes čeklisti darba devējiem.

VDI pārbaudē pieprasītie dokumenti un likumu prasības

Valsts darba inspektori pārbaudēs vienmēr vēlas pārliecināties, vai uzņēmumā ir visi obligātie dokumenti un vai tie atbilst normatīvo aktu prasībām. Kopā ar uzņēmuma atbildīgajām personām inspektors skatās, vai ir noformēti visi darba tiesībām un darba aizsardzībai nepieciešamie dokumenti.

Piemēram, VDI inspektors prasīs uzrādīt: darba vides risku novērtējumu, darba aizsardzības instrukcijas un instruktāžu reģistrācijas žurnālus, obligāto veselības pārbaužu (OVP) kartītes, darba līgumus, darba laika uzskaites dokumentus, algu aprēķinus un izmaksu apliecinošus dokumentus, kā arī citus dokumentus, kas saistīti ar darba tiesību un darba aizsardzības prasību ievērošanu.

Visiem šiem dokumentiem jābūt viegli pieejamiem un uzreiz uzrādāmiem inspektoram. Ja kāds dokuments uz pārbaudes brīdi nebūs atrodams vai būs nesakārtots, tas var paildzināt inspekcijas laiku un radīt papildus jautājumus.

Šeit ir galveno dokumentu saraksts, kuriem jābūt sagatavotiem un pēc nepieciešamības noslēgtiem ar darbiniekiem, un kurus VDI pārbaudēs var pieprasīt:

• Darba līgums ar katru darbinieku. Darba likuma 40. pants nosaka, ka darba līgums obligāti slēdzams rakstveidā pirms darba uzsākšanas. Tas ir pats galvenais dokuments, kas apliecina darba tiesisko attiecību nodibināšanu. Līgums jāsagatavo divos eksemplāros – viens glabājas pie darba devēja, otrs pie darbinieka. Ja darba līgums nav noslēgts rakstiski un pienācīgi parakstīts, tas ir nopietns pārkāpums pats par sevi. VDI pārbaudē inspektors noteikti lūgs uzrādīt visus aktuālos darba līgumus un vienošanās par grozījumiem (ja tādas bijušas). Tāpat pārbaudīs, vai līgumu saturs atbilst likuma prasībām (piemēram, vai iekļautas visas Darba likumā noteiktās obligātās sastāvdaļas, kā darba laiks, alga, utt.).
• Vienošanās un citi darbinieka individuālie līgumi. Ja darba gaitā ar darbinieku ir slēgtas papildu vienošanās – piemēram, par darba līguma grozījumiem (izmaiņām nosacījumos), par papildu pienākumiem, konkurences ierobežojumu, materiālo atbildību u. tml. –, arī šiem dokumentiem jābūt pieejamiem pārbaudes laikā. Arī tie ir jānoformē rakstveidā un jāparaksta abām pusēm, līdzīgi kā darba līgums. VDI var pārbaudīt, vai jebkādas izmaiņas darba līgumā ir veiktas likumīgi – proti, ar rakstisku vienošanos starp pusēm (to paredz Darba likuma 97. pants).
• Darba laika uzskaites dokumenti. Saskaņā ar Darba likumu darba devējam ir pienākums uzskaitīt katra darbinieka nostrādātās darba stundas (to nosaka DL 137. pants). Praktiski tas nozīmē, ka uzņēmumā jābūt darba laika uzskaites tabelēm vai elektroniskai uzskaites sistēmai, kur fiksēts katra darbinieka darba laiks, virsstundas, nakts darbs u. c. VDI inspektors pārbaudīs šos uzskaites dokumentus, lai pārliecinātos, ka darbinieki netiek nodarbināti virs normālā darba laika bez attiecīgas apmaksas un ka uzskaite ir korekta. Ja uzskaite ir elektroniska, jāspēj inspektoram uzrādīt pārskatus vai izdrukas ar skaidru informāciju.
• Darba samaksas aprēķini un izmaksu apliecinoši dokumenti. Darba devējam jāpierāda, ka darbiniekiem izmaksāta nolīgtā alga un piemaksas atbilstoši likumam. Tāpēc VDI var pārbaudīt algas aprēķinus, algas lapiņas, bankas maksājumu uzdevumus vai citus dokumentus, kas apliecina darba samaksas izmaksu. Inspektori skatīs, vai nav pārkāptas minimālās algas, virsstundu apmaksas un citas Darba likuma normas par samaksu. Svarīgi, lai šie dokumenti būtu precīzi, glabāti noteiktajā kārtībā un pēc pieprasījuma uzrādāmi.
• Darba aizsardzības dokumentācija. VDI vienlaikus uzrauga arī darba aizsardzības prasības, tādēļ būtiska ir saistīto dokumentu kārtība. Inspektors var prasīt risku novērtējuma dokumentus (atbilstoši Darba aizsardzības likumam darba devējam jāveic darba vides risku novērtēšana un jābūt to apliecinošai dokumentācijai), darba aizsardzības instrukcijas darbiniekiem un instruktāžu reģistrācijas žurnālus (pierādījumus, ka darbinieki instruēti par drošību). Tāpat tiks pārbaudītas obligātās veselības pārbaudes kartītes vai ārstu atzinumi – vai darbinieki ir izgājuši nepieciešamās medicīniskās apskates atbilstoši MK noteikumiem un Darba aizsardzības likuma 15. pantam. Visām apliecībām un aktiem jābūt derīgiem un pieejamiem. Ja kāds no šiem dokumentiem nebūs uz vietas (piemēram, darbinieks nav veicis obligāto veselības pārbaudi vai nav parakstījies instruktāžu žurnālā), VDI var konstatēt pārkāpumu un uzdot to novērst.

Padoms: Pirms VDI vizītes pārliecinieties, ka augstāk minētie dokumenti ir sakārtoti sistemātiskā kārtībā (piemēram, personāla lietās vai digitālā arhīvā) un atbildīgās personas zina, kur tie atrodas. Tas atvieglos un paātrinās pārbaudi, kā arī radīs inspektoram iespaidu, ka uzņēmums apzinīgi ievēro prasības.

VDI norāda, ka gadījumos, kad nepieciešamie dokumenti atrodas citur (nav pieejami uz vietas uzņēmumā), inspektora vizīte var ieilgt vai dokumentus nāksies iesniegt vēlāk papildus. Tādēļ labāk, lai viss vajadzīgais ir uzreiz uzrādāms.

Paraksta juridiskais spēks – kāpēc ar dokumenta esamību nepietiek

Būtiski saprast, ka dokuments ir derīgs tikai tad, ja tas pienācīgi parakstīts un tam ir juridisks spēks. Tas attiecas gan uz papīra dokumentiem, gan elektroniskajiem dokumentiem. Nepietiek ar to, ka "dokumenta teksts eksistē" – tam jābūt arī tiesiski noformētam, lai nepieciešamības gadījumā kalpotu par pierādījumu un sniegtu likumā paredzētās garantijas. Zemāk izskaidrojam, kāpēc paraksta esamība un pierādāmība ir tik svarīga VDI pārbaudēs un strīdu situācijās.

Darba līguma rakstveida forma ir obligāta prasība, un tā nodrošina abu pušu tiesisko aizsardzību. Ja līgums nav rakstveidā noformēts, rodas nopietni riski.

Kā uzsver darba tiesību eksperti, rakstveidā noslēgts darba līgums ir juridisko garantiju nesējs, savukārt nenoformēts līgums rada risku abām pusēm – darba devējam var rasties problēmas pierādīt līgumā atrunātos nosacījumus (piemēram, pārbaudes laika esamību), bet darbiniekam – pierādīt, no kura brīža un ar kādiem nosacījumiem viņš strādājis. Tādēļ Darba likums uzliek par pienākumu darba devējam gādāt, lai līgums tiktu pienācīgi noformēts pirms darba sākuma.

VDI inspektoram konstatējot, ka darbinieks strādā bez rakstiska līguma vai ar nepilnīgi noformētu līgumu, tas tiks traktēts kā pārkāpums, kas jānovērš nekavējoties.

Paraksta juridiskā spēkā esamība nozīmē, ka paraksts ir īsts, pieder attiecīgajai personai un nav apstrīdams. Papīra dokumenta gadījumā tas nozīmē oriģinālu ar pašrocīgu (roku) parakstu.

Savukārt elektroniski parakstītam dokumentam juridisko spēku piešķir drošs elektroniskais paraksts atbilstoši normatīviem. Saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 3. pantu prasība pēc rakstveida formas ir izpildīta, ja elektroniskam dokumentam ir elektroniskais paraksts un tas atbilst citām likumu prasībām – turklāt elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam pievienots drošs elektroniskais paraksts.

Praktiski tas nozīmē, ka darba līgumu drīkst slēgt un parakstīt elektroniski, ja izmanto kvalificētu (drošu) e-parakstu, un šādam e-līgumam ir tāds pats juridisks spēks kā papīra dokumentam.

Tomēr jāpievērš uzmanība paraksta veidam un pierādāmībai. Ja uzņēmums izmanto elektroniskos dokumentus, vēlams, lai abi līgumslēdzēji paraksta dokumentu vienādā veidā. Darba devējam un darbiniekam jāvienojas par vienotu parakstīšanas formu – vai nu abi paraksta fiziski uz papīra, vai abi paraksta elektroniski.

Kā norāda VDI un juristi, dokumentam nebūs iegūstams vienots oriģināls, ja viena puse to paraksta tikai uz papīra, bet otra – elektroniski.

Šādā situācijā var rasties strīdi par dokumenta spēkā esamību, jo nav vienota oriģināla. Lai dokuments būtu juridiski drošs, visām pusēm jāparaksta tas identiski. Tieši tāpēc arī LV portāls skaidro: "Lai dokuments iegūtu juridisko spēku, iesaistītajām pusēm to nepieciešams parakstīt vienādi – vai nu elektroniski, vai fiziski papīra formātā."

Papildus tam, pierādāmība nozīmē, ka vajadzības gadījumā jūs varat uzrādīt pierādījumus paraksta autentiskumam. Piemēram, ja dokuments ir parakstīts elektroniski, vien ar izdrukātu PDF failu var nepietikt – jābūt iespējai parādīt elektroniskā paraksta derīgumu (piemēram, inspektora klātbūtnē atvērt dokumentu ar e-paraksta pārbaudes rīku). Drošu e-parakstu derīgumu var pārbaudīt tiešsaistē, augšupielādējot dokumentu portālā eParaksts.lv, kas uzrādīs, vai paraksts ir derīgs un nav viltots.

Tādēļ uzņēmumam, kas izmanto e-dokumentus, jānodrošina pieeja šādiem pārbaudes rīkiem un jāglabā dokumenti to oriģinālajā elektroniskajā formātā.

Arī papīra līgumu gadījumā nepieciešams glabāt oriģinālus ar pašrocīgiem parakstiem – kopijas vai skenējumi ne vienmēr būs pietiekami, it īpaši ja rodas juridisks strīds par paraksta īstumu. VDI pārbaudē inspektors parasti uzticas dokumentu kopijām, tomēr, ja rodas šaubas par autentiskumu, var lūgt uzrādīt oriģinālu vai citus pierādījumus. Secinājums: darba devējam jāpārliecinās, ka katrs dokuments ir ne tikai uzrakstīts, bet arī pienācīgi parakstīts un pēc vajadzības šis paraksts ir pierādāms.

Dokumentu digitālā forma – atvieglojums vai klupšanas akmens?

Mūsdienās daudzi uzņēmumi pāriet uz digitālu dokumentu apriti, un tam ir virkne priekšrocību – tomēr ir arī izaicinājumi, kas jāņem vērā, lai digitalizācija nekļūtu par šķērsli VDI pārbaudes laikā. Aplūkosim, kā elektroniski dokumenti un e-paraksti var atvieglot vai sarežģīt inspekcijas procesu.

Kāpēc digitāli dokumenti var atvieglot pārbaudi? Pirmkārt, elektroniskie dokumenti ir ērti glabājami un ātri meklējami. Ja visi līgumi, rīkojumi, atskaites u.c. ir sakārtoti digitālā arhīvā vai dokumentu vadības sistēmā, tad inspektora pieprasītos materiālus var atrast un uzrādīt dažu minūšu laikā. Tas ir īpaši noderīgi lielos uzņēmumos, kur papīra kalnos kaut ko sameklēt var būt laikietilpīgi.

Otrkārt, attālināta piekļuve – ja inspektoram pēkšņi nepieciešams dokuments, kas glabājas citā birojā vai pie cita darbinieka, elektroniskā vidē to var nosūtīt pa e-pastu vai koplietot tiešsaistē, nevajag gaidīt fizisku piegādi. Treškārt, digitāli parakstītiem dokumentiem ir iebūvēta informācija par paraksta laiku un personu, kas var palīdzēt apliecināt, ka dokuments tiešām noslēgts konkrētā datumā. Piemēram, drošs elektroniskais paraksts pievieno laikspiedolu un sertifikātu, kas apliecina parakstītāja identitāti un parakstīšanas brīdi. Šāda informācija uzreiz rada lielāku uzticību dokumenta autentiskumam.

Turklāt vairāki uzņēmumi un arī valsts iestādes ziņo, ka, pārejot uz e-parakstiem, uzlabojas efektivitāte – dokumentus var parakstīt ātrāk, nav jātērē laiks drukāšanai un sūtīšanai. Piemēram, VDI praksē nav iebildumu pret elektronisku dokumentu lietošanu personāla procesos – ar nosacījumu, ka tiek nodrošinātas visas dokumenta juridiskā spēka prasības un ievēroti e-dokumentus regulējošie normatīvi.

Tātad VDI atzīst e-dokumentus par līdzvērtīgiem papīra dokumentiem, ja vien tie ir pareizi noformēti. Daži uzņēmumi pat pilnībā atteikušies no papīra – piemēram, IT nozarē ir gadījumi, kad 100% darba līgumu tiek parakstīti elektroniski, un tas nerada problēmas ne darbiniekiem, ne uzraugošajām iestādēm, ja visi ir apmācīti un aprīkoti darbam ar e-parakstiem.

Kādi riski un klupšanas akmeņi jāņem vērā? Pirmkārt, tehniskā piekļuve: pārliecinieties, ka pārbaudes brīdī varēsiet atvērt elektroniskos dokumentus un parādīt to saturu un parakstus.

Tas nozīmē, ka datorā jābūt pieejamai attiecīgajai programmatūrai vai internetam, lai vajadzības gadījumā pārbaudītu e-paraksta derīgumu (piemēram, caur eParaksts.lv tiešsaistē). Ja inspektors redz tikai izdrukātu kopiju, viņš var lūgt pierādīt, ka oriģināls tiešām parakstīts elektroniski – esiet tam gatavi.

Otrkārt, darbinieku iesaiste: visiem darbiniekiem, kas paraksta dokumentus elektroniski, ir jābūt pieejamam drošam elektroniskajam parakstam (eID kartei, e-paraksta viedkartei vai mobilajam eParakstam) un jāprot to lietot. Ja kaut vienam darbiniekam tāda nav, viņam paredzētie dokumenti būs jāparaksta papīra formātā, kas atkal rada jau pieminēto "daļēji elektroniska" dokumenta problēmu.

Tāpēc uzņēmumā ieteicams ieviest vienotu kārtību, ka visi paraksta digitāli (vai visi – uz papīra). VDI iesaka laikus nodrošināt darbiniekus ar e-parakstiem un apmācīt tos lietot, lai visa dokumentu aprite varētu notikt elektroniski – tas ilgtermiņā atvieglos gan ikdienas procesu, gan kontroli.

Treškārt, dokumentu drošība un glabāšana: digitāli dokumenti jāsargā no neatļautām izmaiņām. Ir jāpārliecinās, ka pēc parakstīšanas elektroniskais dokuments netiek labots vai aizstāts ar citu versiju bez pienācīgas uzskaites.

Šeit talkā nāk audita pieraksts (par to – nākamajā sadaļā). Ja glabājat dokumentus mākonī vai dokumentu vadības sistēmā, izmantojiet piekļuves tiesības un versiju kontroles mehānismus, lai vienmēr varētu izsekot, kas un kad dokumentā veicis.

‍Svarīgi arī regulāri veidot rezerves kopijas – lai tehnisku problēmu gadījumā dokumenti nepazustu. No VDI viedokļa nav lielas nozīmes, vai dokuments ir papīra vai elektronisks, ja vien darba devējs spēj to uzrādīt un apliecināt tā autentiskumu. Tādēļ izvērtējiet savas IT sistēmas uzticamību: pārbaudē nevēlaties situāciju, ka "dators salūza un mēs netiekam klāt e-līgumiem".

Summējot: dokumentu digitālā forma var ievērojami atvieglot VDI pārbaudi, ja uzņēmums ir sagatavojies – visiem ir derīgi e-paraksti, dokumenti glabājas pārskatāmā sistēmā, un atbildīgajiem ir prasmes ātri uzrādīt elektroniskos failus un pārbaudīt to derīgumu.

Tajā pašā laikā nepareiza vai nepilnīga digitalizācija var radīt sarežģījumus, ja trūkst parakstu, piekļuves vai skaidrības par elektronisko dokumentu juridisko spēku. Tāpēc pārejai uz e-dokumentiem jābūt pārdomātai: ieviesiet iekšējās procedūras, apmāciet darbiniekus un pārbaudiet, kā jūsu digitālie dokumenti izskatās "no malas" – vai uz tiem skaidri redzams, kas un kad tos parakstījis, vai ir pievienoti laikspiedoli utt. Ja viss ir kārtībā, VDI inspekcija noritēs tikpat raiti (vai pat raitāk) kā strādājot ar papīra dokumentiem.

Kas ir "audit trail" un kāpēc tas ir svarīgs?

Runājot par elektronisko dokumentu apriti, bieži tiek minēts jēdziens "audit trail" jeb audita pieraksts (to var dēvēt arī par darbību žurnālu vai dokumenta vēsturi). Tas ir īpaši aktuāli gan no VDI uzraudzības, gan potenciālas tiesvedības viedokļa, jo audita pieraksts palīdz pierādīt dokumentu autentiskumu un izsekot to izmaiņām. Aplūkosim, ko tieši nozīmē audita pieraksts un kāpēc tas varētu interesēt inspektorus vai tiesu.

Audita pieraksts ir hronoloģisks ierakstu kopums, kas fiksē visas svarīgākās darbības ar dokumentu. Piemēram, ja izmantojat elektronisko dokumentu vadības vai e-parakstu platformu, tajā parasti saglabājas informācija par to, kurš un kad dokumentu izveidoja, rediģēja, parakstīja, kā arī vai dokuments ticis skatīts vai lejupielādēts.

Šie dati veido sava veida "pēdas" (trail), kas apliecina dokumenta dzīvesciklu. Glabājot līgumus digitāli, automātiski veidojas šāds audita pieraksts par dokumenta piekļuvi un modificēšanu – sistēma reģistrē, kas un kad atvēris vai labojis failu. Šāda caurredzamība ir ļoti noderīga, ja rodas jautājumi par to, vai, piemēram, līguma saturs ticis mainīts pēc parakstīšanas vai kurš apstiprināja konkrētus noteikumus.

No VDI skatu punkta audita pieraksts var nebūt pirmais, ko inspektors prasīs, taču netieši tas spēlē nozīmīgu lomu. Piemēram, ja darbinieks sūdzas VDI, ka viņa darba līgums ticis prettiesiski mainīts ar atpakaļejošu datumu (piemēram, bez viņa piekrišanas labota kāda sadaļa), audita ieraksti var pierādīt, kas īsti noticis – vai dokuments tiešām labots pēc sākotnējās parakstīšanas un kurš to darījis.

Vai arī, ja radīsies šaubas, vai darbinieks ir iepazīstināts ar jauniem darba kārtības noteikumiem, sistēmas žurnāls varētu uzrādīt, ka darbinieks elektroniski apstiprinājis dokumentu konkrētā datumā.

Tādejādi audita pieraksts palīdz darba devējam apliecināt savu rīcību un ievērotās procedūras. Inspektoram redzot, ka uzņēmumā tiek lietota sistēma ar audita žurnālu, var rasties lielāka pārliecība, ka dokumentu aprite ir caurskatāma un godprātīga.

No tiesvedības viedokļa audita pieraksta esamība ir vēl kritiskāka. Ja domstarpības ar darbinieku nonāk līdz tiesai (piemēram, strīds par līguma nosacījumiem, paraksta autentiskumu vai darba laika uzskaiti), detalizēts elektroniskais žurnāls var kalpot par pierādījumu.

Tas var parādīt tiesai, ka, piemēram, darbinieks pats elektroniski parakstījis dokumentu konkrētā datumā un dokuments pēc tam vairs nav ticis mainīts – tādējādi apstiprinot, ka līguma saturs ir nemainīgs kopš parakstīšanas. Daudzās tiesās digitālie pierādījumi (t.sk. sistēmu audita ieraksti) tiek atzīti par derīgiem un pat izšķirošiem.

‍Labi uzturēts audita trails demonstrē, ka uzņēmums kontrolē savu dokumentu apriti, jo var uzrādīt pilnu versiju vēsturi un izmaiņu žurnālu. Pretēji tam – ja dokumentu izcelsme un izmaiņas nav izsekojamas, rodas šaubas par to ticamību.

Mūsdienās daudzas uzticamas e-parakstu un dokumentu vadības platformas nodrošina automātisku audita pierakstu. Piemēram, kvalificētu e-parakstu risinājumi (atbilstoši eIDAS regulai) nereti dokumentā pašā iekļauj informāciju par sertifikātiem un laikzīmogiem, nodrošinot tam ilglaicīgu derīgumu un iespēju pārbaudīt arī pēc daudziem gadiem.

Dažas platformas vēl papildus ļauj lejuplādēt parakstīšanas apliecinājumu (signature certificate), kur redzams katra parakstītāja IP adrese, parakstīšanas laiks un unikāls kods, kas sasaista parakstu ar dokumentu. Šāds apliecinājums var kalpot kā audita trail papīra izdruka, ko var glabāt kopā ar dokumentu. Svarīgi atcerēties: audita pieraksts darbojas kā papildu drošības spilvens – ikdienā varbūt tam nepievēršam uzmanību, bet problēmsituācijā tas var glābt, sniedzot skaidrus pierādījumus "kurš-ko-kad" ir darījis ar attiecīgo dokumentu.

Rezumējot, "audit trail" jeb audita žurnāls ir būtisks elektronisko dokumentu elements, kas veicina atbildību un caurredzamību. Darba devējiem ieteicams izmantot sistēmas un rīkus, kas nodrošina audita pierakstu, jo tas ne tikai palīdz iekšējai kārtībai, bet arī dod papildu argumentus VDI vai tiesas priekšā, ja jāpierāda savu darbību likumība.

Pašpārbaudes čekliste darba devējam

Lai darba devējs justos droši un gatavs VDI pārbaudei, noderīga ir regulāra pašpārbaude. Zemāk sagatavots īss čeklists – iziesim tam cauri un pārbaudīsim, vai jūsu uzņēmumā katrs punkts ir izpildīts. Ja atbilde uz kādu no jautājumiem ir nē, tas norāda uz jomu, kur nepieciešams uzlabojums, lai novērstu iespējamos riskus.

• Dokuments pieejams: Vai katram darbiniekam ir noslēgts rakstveida darba līgums un vai visi nepieciešamie dokumenti (līgumi, vienošanās, rīkojumi, apliecinājumi utt.) atrodas uzņēmuma arhīvā sakārtotā veidā? Pārliecinieties, ka neviens darbinieks nestrādā bez līguma un ka dokumenti glabājas droši (mapēs vai digitālā sistēmā) un tiem var ātri piekļūt. Nav pieļaujama situācija, ka dokuments "ir, bet nevaram atrast" – tas liecina par kārtības trūkumu.
• Dokuments atbilstošs: Vai katrs dokuments atbilst normatīvo aktu prasībām un ir saturiski korekts? Pārskatiet darba līgumus – vai tajos ir iekļautas visas obligātās sadaļas (darba laiks, samaksa, atvaļinājums utt.) saskaņā ar Darba likuma 40. pantu. Vai darba kārtības noteikumi, amata apraksti un citi iekšējie dokumenti nav pretrunā likumam un darbinieki ar tiem ir iepazīstināti? Atbilstīgs saturs pasargās no pārkāpumiem – piemēram, ja līgumā būtu noteikumi, kas pasliktina darbinieka stāvokli pretēji likumam, tie jebkurā gadījumā nav spēkā. Tāpēc svarīgi, lai dokumentos nekas nebūtu "aizmirsts" vai pretlikumīgs.
• Dokuments parakstīts: Vai visus dokumentus parakstījušas attiecīgās puses (darba devēja pārstāvis un darbinieks) un paraksti ir oriģināli un derīgi? Pārbaudiet, ka nevienam līgumam vai vienošanās protokolam netrūkst kāda paraksta. Papīra dokumentiem abām pusēm jābūt parakstījušām ar roku (un vēlams klāt norādīt datumu). Elektroniskajiem dokumentiem pārliecinieties, ka uz tiem ir derīgs drošs e-paraksts no katras puses – piemēram, PDF dokumentam pievienots katra parakstītāja sertifikāts. Ja kāds paraksts trūkst vai nav īsts, dokuments nav spēkā!
• Paraksts pierādāms: Vai jūs spētu pierādīt katra dokumenta paraksta autentiskumu, ja rastos šaubas? Piemēram, vai zināt, kā pārbaudīt elektroniskā paraksta derīgumu (izmantojot Adobe Reader validācijas funkciju vai eParaksts pārbaudes rīku tiešsaistē)? Vai glabājat papīra dokumentu oriģinālus seifā vai drošā mapē (ne tikai kopijas)? Ideāli, ja elektroniskajiem dokumentiem glabājat arī parakstīšanas apliecinājumus vai audita pierakstu, kas detalizē parakstīšanas laiku un veidu. Paraksta pierādāmība ir svarīga – gan lai VDI inspektoram nebūtu šaubu, gan lai strīda gadījumā varētu aizstāvēt savu pozīciju.
• Dokuments uzrādāms: Vai dokumenti ir sakārtoti un sistematizēti tā, ka tos bez vilcināšanās var uzrādīt inspekcijas laikā? VDI uzsver, ka dokumentiem jābūt viegli pieejamiem un uzņēmuma pārstāvjiem jābūt gataviem tos nekavējoties uzrādīt. Padomājiet, kas notiktu, ja inspektors tūlīt, tagad paprasītu uzrādīt, piemēram, Jāņa Kalniņa darba līgumu vai pēdējā mēneša darba laika uzskaiti. Vai atbildīgā persona zinās, kur tas atrodas? Vai nebūs jārokas pa papīru kaudzēm vai jāmeklē failu mapēs datorā pārāk ilgi? Regulāri pārskatiet un uzkopiet dokumentu krātuves, veidojiet loģisku struktūru (piemēram, pa darbiniekiem, pa gadiem utt.), lai nepieciešamības brīdī viss būtu pa rokai. Tas ne tikai atvieglos VDI pārbaudi, bet arī ikdienas darbu.

Noslēgumā – mierīgs prāts un drošība rodas no labas sagatavotības. Ja esat parūpējies par to, lai visi dokumenti ir kārtībā, pareizi parakstīti un vienmēr pieejami, tad arī VDI vizīte nebūs biedējoša. Atcerieties, ka VDI mērķis nav sodīt, bet gan novērst pārkāpumus un palīdzēt darba videi kļūt drošākai un likumam atbilstošai. Sakārtota dokumentācija un korekta elektronisko parakstu izmantošana ir jūsu sabiedrotie – tie parāda inspektoram, ka esat atbildīgs un likumpaklausīgs darba devējs, un vienlaikus nodrošina jums pašiem stipras pozīcijas jebkuru domstarpību risināšanā. Palīdziet sev un saviem darbiniekiem justies droši, savlaicīgi sakārtojot dokumentus – tas atmaksāsies gan ikdienā, gan situācijās, kad tiek pārbaudīts jūsu uzņēmuma atbilstības līmenis.

Biežāk uzdotie jautājumi

Cik ilgi iepriekš VDI paziņo par pārbaudi?

Parasti VDI nosūta paziņojumu par plānoto pārbaudi dažas dienas līdz nedēļu iepriekš, izmantojot TEIS sistēmu. Paziņojumā ir norādīts pārbaudes datums un dokumentu saraksts, ko inspektors vēlas redzēt. Ārkārtas gadījumos (piemēram, pēc nelaimes gadījuma darbā) pārbaude var notikt arī bez iepriekšēja brīdinājuma.

Vai elektroniski parakstīts darba līgums ir tikpat derīgs kā papīra formātā?

Jā, Latvijā drošs elektroniskais paraksts (eID karte, eParaksts mobile vai eParaksts viedkarte) likuma izpratnē ir līdzvērtīgs pašrocīgam parakstam. Elektroniski parakstīts darba līgums pilnībā atbilst rakstveida formas prasībām un ir akceptēts VDI pārbaudēs.

Ko darīt, ja kāds dokuments ir pazudis vai trūkst?

Ja atklājat trūkstošu dokumentu pirms pārbaudes, mēģiniet to pēc iespējas ātrāk atjaunot – piemēram, lūdziet darbiniekam atkārtoti parakstīt vai sagatavojiet trūkstošo amata aprakstu. Pārbaudes laikā esiet godīgi: atzīstiet trūkumu un paskaidrojiet, kā plānojat situāciju labot. Inspektors novērtēs sadarbības gatavību.

Cik ilgi jāglabā darba dokumenti?

Darba līgumus un ar tiem saistītos dokumentus jāglabā vismaz 10 gadus pēc darba attiecību izbeigšanas. Darba laika uzskaiti, atvaļinājumu grafikus un algas dokumentus arī glabā 10 gadus. Darba aizsardzības dokumentāciju (risku novērtējumu, instruktāžu žurnālus) ieteicams glabāt 75 gadus.

Vai VDI var uzlikt sodu jau pie pirmā pārkāpuma?

VDI vadās pēc samērīguma principa. Nelielu trūkumu gadījumā parasti vispirms tiek dots priekšraksts ar termiņu situācijas labošanai. Naudas sods parasti tiek piemērots, ja pārkāpums ir nopietns, atkārtots vai ja darba devējs neizpilda priekšrakstu. Tomēr smagu pārkāpumu gadījumā (piemēram, nereģistrēti darbinieki) sods var tikt uzlikts arī pirmajā reizē.

‍

Atsauces

• Svarīgākais par pārbaudēm – Valsts darba inspekcija
• Darba tiesības – Valsts darba inspekcija
• Kas jāņem vērā, noslēdzot darba līgumu – LV portāls
• Vai var prasīt dokumentus parakstīt ar e-parakstu? – LV portāls
• E-dokumenta un e-paraksta pārbaude – LV portāls
• Vai darba līgumus drīkst parakstīt elektroniski? – Visma
• Expired Contracts: Why Storing and Managing Them Matters – Agrello
• What Is a PAdES Signature? – Agrello

‍