Dokumendihaldusega seotud ülesanded on tihti manuaalsed ja korduvad. Tähtsad dokumendid peavad alati olema veatud, sest iga ettevõte soovib endast jätta vastaspoolele professionaalse mulje. Samuti võivad hooletusvead ettevõttele kaasa tuua ka ebameeldivaid tagajärgi. Seetõttu nõuab iga dokumendi ettevalmistamine tähelepanelikkust ja täpsust ning sellega kaasneb paratamatult suur ajakulu. Agrello hulgitoimingud aitavad automatiseeritud töövood järgmisele tasemele viia ning oluliselt kiiremini dokumentide ettevalmistamisest, allkirjastamisest ja hoiustamisest läbi närida.
Hulgiloomine
Lepingu allkirjastamise protsess algab alati lepingu dokumendi ettevalmistamisega. Agrello hulgiloomise funktsionaalsus on kasulik sellisel juhul, kui samale lepingupõhjale on vaja ette valmistada mitmeid dokumente erinevate allkirjastajatega. Näiteks vajavad korraga uuendamist mitmed töölepingud või sisekorra eeskirjad; vaja on allkirjastada lepingud paljude investoritega või uuenenud kasutustingimused ootavad klientidelt uut nõusolekut. Agrellosse on võimalik üles laadida Microsoft Wordis ette valmistatud lepingupõhi, kus spetsiaalse markeeringuga märgitud väljad muutuvad Agrello platvormil täidetavateks väljadeks. Nii on võimalik platvormilt lahkumata sellele põhjale uusi lepinguid luua. Hulgiloomiseks peab lepingute täitmiseks vajalik info olema Exceli failis - seda üles laadides on võimalik andmed automaatselt õigetele väljadele saata ja nii vaid paari klikiga mitmeid lepinguid korraga ette valmistada. Loe lähemalt lepingute hulgiloomisest siit.
Korraga allkirjastamisele saatmine
Peale seda, kui oled korraga hulgaliselt dokumente loonud, jäävad nad esialgu mustandi ehk draft staatusesse ning automaatselt neid allkirjastamisele ei saadeta. Soovi korral võid loodud dokumente veel ükshaaval üle kontrollida ning neid ka ükshaaval allkirjastamisele saata, kuid kiirem versioon on kõik dokumendid linnukesega märgistada ning ühe nupulevajutusega välja saata. Nupp “Send for signing” läkitab allkirjastamise kutse vastaspoole e-posti aadressile ning nüüd jääb üle oodata vaid nendepoolset allkirjastamist.
Kustuta valesti läinud dokumendid ühekorraga
Teinekord võid avastada, et hulgiloodud dokumendi teksti on sisse ununenud mõni viga. Selle parandamiseks tuleb kõigepealt parandada viga lepingupõhja tekstis Microsoft Wordis ning see uuesti Agrello platvormile üles laadida ja selle pinnalt uued dokumendid luua. Valesti loodud dokumendid saab linnukesega välja valida ja korraga eest ära kustutada vajutades nuppu “Delete documents”.
Lõpeta tüütu käsitöö ning võta kasutusele Agrello lepinguhalduse tarkvara, mille abil saad kõiki lepingute sõlmimisega seotud etappe kiirendada ja lihtsustada. Rohkemate võimaluste kohta loe meie blogist või võta ühendust harry@agrello.io.
