Kopīgot, lai parakstītos: Nepieciešamie paraksti minūtēs, nevis stundās
Dokumentu darbplūsmu pārvaldībai nevajadzētu prasīt bezgalīgas e-pasta ķēdes un manuālas sekošanas. Neatkarīgi no tā, vai vācat NDA no potenciālajiem klientiem, vācat HR veidlapas no darbiniekiem vai iegūstat parakstītas atteikšanās no klientiem, tradicionālais PDF sūtīšanas process pa e-pastu ir laikietilpīgs un neefektīvs. Agrello funkcija "Kopīgot, lai parakstītos" pārveido šo pieredzi, pārvēršot jebkuru veidni par kopīgojamu parakstīšanas saiti, ko saņēmēji var tūlīt aizpildīt savā pārlūkprogrammā.
Kā darbojas "Kopīgot, lai parakstītos"?
"Kopīgot, lai parakstītos" padara dokumentu vākšanu ievērojami vienkāršu un efektīvu. Sāciet ar jebkuru veidni, ko esat izveidojis Agrello – vai tā ir NDA, darba pieteikums, drošības atteikšanās vai jebkurš cits dokuments, kam nepieciešami paraksti. Ar dažiem klikšķiem varat ģenerēt kopīgojamu saiti, kas ļauj jebkuram aizpildīt un parakstīt jūsu dokumentu, neprasot Agrello kontu.
Kad saņēmēji noklikšķina uz jūsu kopīgotās saites, viņi redz skaidru dokumenta priekšskatījumu un tiek vadīti caur vienkāršu procesu: viņi norāda savu e-pasta adresi, aizpilda visus nepieciešamos laukus un paraksta dokumentu, izmantojot Agrello drošās parakstīšanas metodes. Viss process aizņem tikai dažas minūtes, un pabeigts dokuments automātiski tiek saglabāts jūsu Agrello kontā.
"Kopīgot, lai parakstītos" funkcija atbalsta visas Agrello parakstīšanas metodes, tostarp kvalificētus elektroniskos parakstus, izmantojot Smart-ID un Mobile-ID, kas Igaunijā un citās atbalstītajās valstīs ir juridiski līdzvērtīgi rokraksta parakstiem. Starptautiskajiem saņēmējiem Agrello pašas e-paraksts nodrošina drošu un juridiski derīgu risinājumu, kas darbojas globāli.
Kas padara "Kopīgot, lai parakstītos" vērtīgu jūsu uzņēmumam?
Galvenā priekšrocība ir dokumentu darbplūsmas berzes likvidēšana. Tā vietā, lai sūtītu pielikumus, ko saņēmējiem jālejupielādē, jāaizpilda, jāskenē un jānosūta atpakaļ pa e-pastu, jūs vienkārši kopīgojat saiti. Tas dramatiski samazina laiku no dokumenta pieprasījuma līdz parakstītam pabeigumam, bieži no dienām vai nedēļām līdz minūtēm.
Pārdošanas komandām tas nozīmē, ka potenciālie klienti var parakstīt NDA tūlīt zvanu vai tikšanos laikā. HR nodaļas var izplatīt darba veidlapas, drošības apmācību apstiprinājumus vai atvaļinājuma pieprasījumus, ko darbinieki var aizpildīt jebkurā ierīcē. Operāciju komandas var vākt parakstītas atteikšanās, līgumus vai pieteikumus, nepārvaldot sarežģītas e-pasta ķēdes.
Funkcija arī nodrošina labāku organizāciju un drošību salīdzinājumā ar tradicionālajām metodēm. Visi pabeigti dokumenti automātiski tiek saglabāti tajā pašā mapē kā jūsu veidne, atvieglojot iesniegumu izsekošanu. Atšķirībā no pamata veidlapu rīkiem, piemēram, Google Forms, "Kopīgot, lai parakstītos" izveido juridiski saistošus dokumentus ar pilnām audita pēdām un atbalsta reģionālos e-paraksta standartus, ko daudzi starptautiski platformas neatbalsta.
Turklāt, tā kā viss process notiek tīmekļa pārlūkprogrammā, saņēmējiem nav jāinstalē nekāda programmatūra vai jāizveido konti. Tas novērš pabeigšanas šķēršļus un nodrošina augstākas atbildes reakcijas jūsu dokumentu pieprasījumiem.
Bieži uzdotie jautājumi
Vai saņēmējiem nepieciešams Agrello konts, lai parakstītu kopīgotos dokumentus?
Nē, saņēmēji var aizpildīt un parakstīt dokumentus, neizveido Agrello kontu. Viņiem vienkārši jānorāda sava e-pasta adrese un var parakstīt, izmantojot savu vēlamo metodi.
Kāda veida dokumenti vislabāk darbojas ar "Kopīgot, lai parakstītos"?
Jebkura veidne, kam nepieciešami paraksti, darbojas labi – NDA, darba pieteikumi, atteikšanās, piekrišanas veidlapas, pakalpojumu līgumi un citi. Funkcija ir īpaši vērtīga dokumentiem, ko atkārtoti sūtāt dažādiem cilvēkiem.
Cik droši ir dokumenti, kas parakstīti, izmantojot "Kopīgot, lai parakstītos"?
"Kopīgot, lai parakstītos" uztur Agrello augstus drošības standartus. Dokumentus var parakstīt ar kvalificētiem elektroniskajiem parakstiem (Smart-ID, Mobile-ID), kas ir juridiski līdzvērtīgi rokraksta parakstiem, vai ar Agrello drošo e-parakstu starptautiskai lietošanai.
Vai varu izsekot, kas ir parakstījis manus kopīgotos dokumentus?
Jā, visi pabeigti dokumenti automātiski tiek saglabāti jūsu Agrello kontā ar pilnām audita pēdām. Varat redzēt, kad dokumenti tika parakstīti un no kā, tāpat kā ar parastajiem Agrello dokumentiem.
Kas notiek, ja kāds sāk, bet nepabeidz kopīgoto dokumentu?
Sistēma ietver apstiprinājuma soļus, lai novērstu pamestus dokumentus. Dokuments tiek izveidots jūsu kontā tikai pēc tam, kad saņēmējs apstiprina savu nodomu turpināt un norāda savu e-pasta adresi.
Vai varu atspējot vai mainīt kopīgoto saiti pēc tās izveides?
Jā, varat atspējot kopīgotās saites jebkurā laikā, izmantojot veidnes iestatījumus. Varat arī ģenerēt jaunas saites, ja nepieciešams, saglabājot veidni neskartu.
Kā izveidot savu pirmo "Kopīgot, lai parakstītos" veidni
Darba sākšana ar "Kopīgot, lai parakstītos" ir vienkārša. Sekojiet šiem vienkāršajiem soļiem, lai pārvērstu jebkuru veidni par kopīgojamu parakstīšanas pieredzi:
- Dodieties uz Veidnēm - Dodieties uz veidņu sadaļu savā Agrello mapē
- Augšupielādējiet savu veidni - Augšupielādējiet jaunu veidni, ko vēlaties pārvērst par "Kopīgot, lai parakstītos" dokumentu
- Pievienojiet paraksta novietojumu - Novietojiet parakstītāja logo tur, kur vēlaties, lai parādās paraksts (nepieciešams PDF dokumentiem)
- Piekļūstiet kopīgošanas opcijām - Noklikšķiniet uz "Kopīgot" pogas kreisajā sānjoslā
- Izveidojiet kopīgojamu saiti - Noklikšķiniet "Izveidot" zem "Kopīgojamā saite" sadaļas
- Izvēlieties izvades formātu - Atlasiet, vai vēlaties galīgo dokumentu kā PDF, ASIC vai EDOC
- Atlasiet paraksta lauku - PDF dokumentiem izvēlieties, kuru paraksta lauku izmantos parakstītājs
- Kopējiet savu saiti - Jūsu kopīgojamā saite tagad ir izveidota un gatava kopēšanai un izplatīšanai
Bonusa padoms: QR koda kopīgošana
Varat padarīt savas "Kopīgot, lai parakstītos" saites vēl pieejamākas, izveidojot QR kodus, izmantojot populārus tiešsaistes rīkus, piemēram, bit.ly, QR Code Generator vai līdzīgus pakalpojumus. Tas ļauj kopīgot dokumentus kā skenējamus QR kodus uz drukātiem materiāliem, prezentācijām vai jebkur, kur ātra skenēšana būtu ērtāka nekā URL ierakstīšana.
