Dokumentide haldamine Agrellos kaustade ja korraldusega

Hea dokumentide korraldus on produktiivse töö alus. Mida rohkem Agrellot kasutad, seda olulisem on läbimõeldud kaustastruktuur. Hästi korraldatud tööruum säästab aega, vähendab vigu ja parandab tööd üldiselt.

Agrello kaustad

Agrello hierarhiline kausta süsteem on nagu tavaline failihaldus, aga digitaalsete võimalustega. Erinevalt füüsilistest kaustadest saad piiramatul hulgal pesasid, kiire otsingu ja paindliku ümberkorraldamise.

Tööruum on "juurkaust" kõigele. Saad luua mitu kausta taset, mis kajastavad su ettevõtte struktuuri.

Süsteem toetab kolme taseme sügavust, mis võimaldab üksikasjalikku korraldust keerukatele protsessidele. Ükskõik kas haldad kliendirojekte, osakondade dokumente või regulatsioone - kaustastruktuur kohaneb.

Põhikaustade loomine

Kausta loomiseks klõpsa kolme punktiga ikooni oma tööruumi nime kõrval ja vali "Loo kaust". Avaneb dialoog, kus saad kaustale nime panna.

Hea nimetamine on oluline. Kasuta selgeid, järjepidevaid nimesid, mis ütlevad kohe, mis kausta eesmärk on. Mõtle läbi kuupäevad, projektikoodid või osakondade nimed.

Põhikaustad tavaliselt vastavad suurematele ärifunktsioonidele nagu Kliendiproektid, Sisemised toimingud, Vastavus, Mallid, Arhiiv.

Mida rohkem dokumente tuleb, seda väärtuslikumad on hierarhiad. Otsi tasakaalu sügavuse ja lihtsuse vahel - loo piisavalt struktuuri, aga ära tee liiga keeruliseks.

Alamkaustade strateegia

Alamkausta loomine käib samamoodi kui põhikaustad, aga pead kõigepealt valima vanemkausta. Mine vanemkausta, klõpsa kolme punktiga menüül ja vali "Loo alamkaust".

Loogilised alamkaustade grupid kajastavad sageli projektifaase, dokumenditüüpe või ajalisi jaotusi. Kliendiprojektide puhul võid teha alamkaustad Lepingud, Kirjavahetus, Tulemused, Arved.

Kuupäeva-põhised alamkaustad sobivad hästi jätkuvatele suhetele või korduvatele protsessidele. Mõtle kuude või kvartalite kaupa organiseerimisele.

Projekti-spetsiifilised struktuurid võivad hõlmata alamkaustu erinevatele tööfaasidele nagu Planeerimine, Täitmine, Ülevaatus, Lõpetamine.

Täpsemad funktsioonid

Agrello otsingufunktsioonid muudavad suure dokumentide hulgaga töötamist lihtsamaks. Otsid dokumente kohe võtmesõnade, sisu või metaandmete järgi ilma kaustades ringi navigeerimata.

Dokumendide filtrid võimaldavad sorteerida staatuse, kuupäeva, tüübi või meeskonnaliikmete järgi. Need filtrid töötavad üle kogu tööruumi või konkreetsetes kaustades.

Hulgitoimingud võimaldavad mitut dokumenti korraga hallata. Vali mitu dokumenti ja liiguta neid kaustade vahel, muuda õigusi või uuenda metaandmeid ilma ükshaaval töötlemata.

Juurdepääsukontroll tagab, et tundlikud dokumendid jäävad turvaliseks. Seadista kausta tasemel õigused, mis rakenduvad automaatselt kõigile seal olevatele dokumentidele.

Parimad tavad

Järjepidevad nimetamise tavad parandavad koostööd ja vähendavad segadust. Tee selged reeglid kaustade, dokumentide pealkirjade ja versiooninumbrite jaoks. Dokumenteeri need standardid ja koolita meeskonda.

Regulaarne hooldus hoiab tööruumi efektiivsena. Planeeri perioodilisi ülevaatusi - arhiveeri lõpetatud projekte, korralda ümber arenevaid struktuure ja eemalda üleliigsed kaustad.

Mallipõhine korraldus võib standardiseerida kaustastruktuure korduvate projektide jaoks. Loo malli kaustahierarhiad, mida saab uutele projektidele kopeerida.

Korralduse suurendamine

Kui ettevõte kasvab, peavad struktuurid arenema. Planeeri kaustahierarhiad kasvuga arvestades - loo struktuure, mis saavad laieneda ilma täielikku ümberkorralduseta.

Osakondade-põhine korraldus muutub sageli vajalikuks, kui meeskonnad kasvavad ja spetsialiseeruvad. Loo põhikaustad igale ärifunktsioonile - Müük, Turundus, Haldus, Rahandus.

Kliendikeskne korraldus sobib hästi teenuspõhistele ettevõtetele, kes haldavad mitut kliendisuhet. Loo põhikaustad igale suurele kliendile standarditud alamkaustadega.

Regulatiivsed nõuded võivad dikteerida konkreetseid korraldusi teatud tööstusharudes. Taga, et su kaustastruktuur toetab nõutavaid säilituspoliitikeid.

Parimad tavad kokkuvõttes

Dokumendikorralduse süsteem on nüüd valmis toetama efektiivseid äritoiminguid, meeskonnatööd ja vastavust. Hea kaustade haldamine muudab dokumendikaaose organiseeritud, kättesaadavaks infoks.