Kuidas luua Agrello malle dokumentide automatiseerimiseks

Mallid on üks Agrello võimsamaid funktsioone - need muudavad korduvad dokumendiprotsessid automaatseks ja efektiivseks. Kui oskad malle hästi kasutada, saad manuaalset tööd vähendada, vigu vältida ja hoida dokumendid professionaalsel tasemel.

Mis on Agrello mallid

Agrello mallid on intelligentsed dokumendi põhjad, mis ühendavad püsivat sisu dünaamiliste täidetavate väljadega. Need pole lihtsalt dokumendi koopiad - mallid võimaldavad keerukat automatiseerimist, kus iga dokument saab olla kohandatud konkreetsete andmetega.

Mallimootor töötleb dünaamilisi välju looksulgude süntaksiga. See võimaldab tavalistel inimestel (mitte programmeerijatel) luua keerulisi dokumendiautomaatikaid.

Millised dokumendid malli teha

Vaata, milliseid dokumente teed tihti ja mis järgivad sarnast mustrit. Need sobivad malli jaoks kõige paremini.

Konfidentsiaalsuslepped (NDA-d) on hea näide - põhistruktuur on sama, aga osapoolte andmed, kuupäevad ja tingimused muutuvad. Samamoodi avaldused, tingimused ja müügilepingud.

Standardsed dokumendid tagavad, et kõik on nõuetekohased, vähendavad juriidilist kontrolli ja näevad professionaalsed välja. Eriti kasulik, kui klientidega on palju suhtlemist või dokumente tuleb palju.

Kuidas dokumenti ette valmistada

Alusta sellest, et vaatad dokumendi läbi ja tuvasted, mis jääb samaks ja mis vajab kohandamist. See määrab, kuhu dünaamilised väljad panna.

Microsoft Word on peamine tööriist mallide tegemiseks. Google Docs, OpenOffice ja teised, mis eksportivad DOCX formaati, sobivad samuti.

Planeeri dokumendi struktuur nii, et tulevikus saaks juurde lisada välju ilma kõike ümber tegema. See säästab hiljem aega.

Dünaamilised väljad

Looksulud {{välja_nimi}} loovad täidetavad väljad. Kasuta kirjeldavaid nimesid, mis selgitavad, mis sisu sinna tuleb.

Välja nimed peavad järgima reegleid: ainult tähed (A-Z, a-z), numbrid (0-9) ja alakriipsud. Ei tohi kasutada tühikuid ega erimärke. Näited: {{Ettevõtte_1_nimi}}, {{Lepingu_kuupäev}}, {{Teenuse_kirjeldus}}.

Pane väljad õigesse kohta - mõtle läbi, kuidas dokument voolab ja kuidas see välja näeb. Jäta piisavalt ruumi ja vaata, et erinevad pikkused ei lõhuks formaati.

Näide:

``` See teenusteleping sõlmitakse kuupäeval {{Lepingu_kuupäev}} {{Kliendi_ettevõtte_nimi}}, {{Kliendi_ettevõtte_tüüp}} ("Klient"), ja {{Teenusepakkuja_nimi}}, {{Pakkuja_ettevõtte_tüüp}} ("Pakkuja") vahel.

Osutatavad teenused hõlmavad: {{Teenuse_kirjeldus}}

Lepingu koguväärtus: {{Lepingu_summa}} Maksetingimused: {{Maksegraafik}} ```

Vormindus

Teksti vormindus, mida kasutad väljadel, kandub üle ka genereeritud dokumentidele. Vorminda kogu väli, mitte ainult osa tekstist.

Lõigud ja jaotused peavad töötama ka siis, kui sisu on pikem. Ettevõtte nimed, aadressid või kirjeldused võivad olla erinevad - dokument peab siiski korralikult välja nägema.

Professionaalne välimus on oluline, sest mall mõjutab kõiki dokumente. Kuluta aega malli viimistlusele - tüpograafia, paigutus, väljanägemine peavad olema korras.

Malli loomine Agrellos

Malli üleslaadimine algab sellest, et valid tööruumis kausta ja klõpsad Mallid, seejärel Loo mall. Avaneb malli loomise vaade, kus saad DOCX faili üles laadida.

Testi malli enne, kui tõsiselt kasutama hakkad. Tee testimiseks näidisdokumente ja vaata, kas väljad täituvad korralikult, vormindus jääb paika ja dokument on kvaliteetne.

Mallide korraldus tööruumis peaks olema loogiline. Tee kategooriad, mis vastavad ärip rotsessidele - nii leiavad meeskonnaliikmed õiged mallid lihtsalt üles.

Täpsemad funktsioonid

Hulgiluus on üks võimsamaid võimalusi. Ühenda mall Exceli või CSV failiga ja tee korraga kümneid või sadu kohandatud dokumente. See vähendab käsitööd drastiliselt.

Andmeallikate integratsioon võimaldab mallidel andmeid tõmmata otse ärisüsteemidest. Väheneb käsitsi sisestamine ja paraneb täpsus.

Tingimuslik loogika mallides võib näidata või peita sisu väljades olevate väärtuste põhjal. Näiteks lepingu tingimused võivad erineda teenuse tüübist või geograafilisest asukohast.

Meeskonnatöö

Koostöö mallide kallal vajab selgeid reegleid - kes võib malli muuta, kuidas testida ja kuidas kasutusele võtta. Tee kinnitusprotsess muudatustele, et kvaliteet püsiks.

Versioonikontroll on oluline, kui mallid muutuvad. Hoia arvestust muudatustest, testi uusi versioone põhjalikult ja koordineeri meeskonnaga.

Koolitus aitab meeskonnal malle efektiivselt kasutada. Anna selged juhised, kuidas malle kasutada, kuidas andmeid ette valmistada ja kuidas probleeme lahendada.

Kvaliteedikontroll

Vaata malle regulaarselt üle - ärip rotsessid muutuvad ja mallid peavad püsima asjakohased. Planeeri perioodilised auditid, et leida parandamiskohti.

Vigade vältimine eeldab põhjalikku testimist, selgeid väljade nimesid ja dokumenteeritud protseduure. Tee kvaliteedikontrollpunktid, mis püüavad probleemid kinni enne, kui need klientideni jõuavad.

Jõudluse optimeerimine tähendab kasutamise analüüsimist ja täiendavate automatiseerimiste leidmist. Mallid, millega tehakse palju dokumente, võivad vajada paremat loogikat või integratsioone.

Nüüd on mallisüsteem valmis suurte automatiseerimiseeliste jaoks. Hea mallide juurutamine muudab rutiinsed dokumenditoimingud automatiseerituks, mis vabastab meeskonna väärtuslikematele tegevustele.