Експорт CSV: інтеграція даних форми шаблону з бізнес-системами

Збір даних через документи електронного підпису — це половина цінності. Справжня ефективність походить від автоматичного отримання цих даних у Ваші бізнес-системи. Експорт CSV робить це можливим.

Чому експорт CSV важливий

Традиційні робочі процеси документів втрачають дані. Хтось підписує трудовий договір. Відділ кадрів вручну вводить їхнє ім'я, дату початку, зарплату та відділ у HRIS. 50 нових працівників означає 50 ручних введень з гарантованими друкарськими помилками.

Експорт CSV усуває перенабір. Ваш шаблон збирає дані через заповнювані поля. Ви завантажуєте відповіді як таблицю. Ви імпортуєте цю таблицю у Вашу CRM, HRIS або аналітичну платформу. Нульове ручне введення.

Як працює експорт CSV

Створіть шаблони із заповнюваними полями. Використовуйте синтаксис {{curly_brackets}} у Ваших шаблонах:

• {{employee_name}}
• {{start_date}}
• {{department}}
• {{salary}}
• {{emergency_contact}}

Підписанти заповнюють інформацію. Коли хтось підписує Ваш документ, вони вводять дані в ці поля перед підписанням.

Система фіксує відповіді. Кожне значення поля {{field}} зберігається у Вашому робочому просторі Agrello з підписаним документом.

Експортуйте в CSV. Перейдіть до Вашого шаблону. Натисніть "Завантажити результати форми як CSV". Отримайте файл таблиці.

Імпортуйте в бізнес-системи. Завантажте CSV у Salesforce, HubSpot, BambooHR, Excel або будь-яку систему, що приймає імпорт CSV.

Експорт даних форми

Отримайте доступ до Вашого шаблону. Знайдіть шаблон у Вашому робочому просторі Agrello, який зібрав дані, що Вам потрібні.

Завантажте CSV. Натисніть "Завантажити результати форми як CSV" або подібну опцію експорту.

Отримайте файл. Ваш браузер завантажує файл .csv з усіма відповідями форми.

Вимога дозволу: Лише користувачі з роллю Редактора можуть завантажувати експорти CSV. Це захищає чутливі дані від несанкціонованого доступу.

Структура файлу CSV

CSV містить один рядок на підписаний документ і один стовпець на заповнюване поле.

Заголовки стовпців відповідають Вашим {{field_names}}:

employee_name, start_date, department, salary, emergency_contact, signer_email, completion_date

Рядки даних показують відповіді:

John Smith, 2025-02-01, Engineering, 95000, jane.smith@example.com, john@company.com, 2025-01-17
Sarah Jones, 2025-02-15, Marketing, 85000, mike.jones@example.com, sarah@company.com, 2025-01-18

Автоматичні поля включені:

• Адреса електронної пошти підписанта
• Дата завершення документа
• Назва документа
• Часова позначка подання

Експортуються лише підписані документи. Документи в стані Чернетки або На підписі не з'являються в CSV — лише повністю завершені угоди.

Повний приклад: інтеграція адаптації відділу кадрів

Цей приклад демонструє повний робочий процес експорту CSV від створення шаблону до інтеграції HRIS.

Налаштування шаблону

Створіть шаблон трудового договору з цими заповнюваними полями:

• {{employee_name}} - Повне ім'я
• {{start_date}} - Дата початку роботи
• {{position}} - Посада
• {{department}} - Відділ
• {{salary}} - Річна компенсація
• {{manager}} - Звітує перед
• {{emergency_contact}} - Контактна інформація для екстрених випадків

Ручний робочий процес (старий спосіб):

1. Надіслати трудовий договір
2. Співробітник підписує
3. Відділ кадрів завантажує підписаний документ
4. Відділ кадрів відкриває систему HRIS
5. Відділ кадрів вручну вводить усі дані співробітника в систему
6. Відділ кадрів створює заявку на обліковий запис електронної пошти
7. Відділ кадрів створює замовлення обладнання

Автоматизований робочий процес (з експортом CSV):

1. Співробітник підписує договір і заповнює всі поля шаблону
2. Експортуйте CSV з Agrello (натисніть "Завантажити результати форми як CSV")
3. Імпортуйте CSV у HRIS (BambooHR, Workday, ADP)
4. Зіставте стовпці CSV з полями HRIS під час імпорту
5. HRIS автоматично створює запис співробітника
6. HRIS ініціює створення облікового запису електронної пошти через інтеграцію
7. HRIS ініціює замовлення обладнання через робочий процес

Зіставлення CSV для імпорту HRIS:

• employee_name → Поле повного імені
• start_date → Поле дати початку
• position → Поле посади
• department → Поле відділу
• salary → Поле компенсації
• manager → Поле звітування
• emergency_contact → Поле контакту для екстрених випадків

Заощаджений час: 40 хвилин на співробітника. З 50 новими працівниками це 33 години усуненого ручного введення даних — плюс нуль друкарських помилок.

Цей же робочий процес застосовується до інших бізнес-систем: CRM платформи (Salesforce, HubSpot) для захоплення потенційних клієнтів, аналітичні інструменти (Excel, Tableau) для звітності або будь-яка система, що приймає імпорт CSV.

Розширена інтеграція: API і Zapier

Інтеграція API: Розробники можуть використовувати API Agrello для автоматичного експорту даних CSV, коли документи досягають статусу "Підписано". Це забезпечує потік даних у реальному часі в бізнес-системи.

Робочі процеси Zapier:

1. Тригер: Новий підписаний документ в Agrello
2. Дія: Експортувати дані форми
3. Дія: Створити/оновити запис CRM
4. Дія: Надіслати повідомлення Slack команді

Автоматизація без коду робить інтеграцію доступною для нетехнічних команд.

Найкращі практики

Стандартизуйте назви полів. Використовуйте послідовне іменування {{field}} у всіх шаблонах. {{company_name}} скрізь, а не іноді {{company}} або {{company_legal_name}}.

Документуйте Вашу схему. Підтримуйте таблицю, що перелічує всі назви полів і їх значення. Це допомагає товаришам по команді створювати сумісні шаблони.

Тестуйте імпорти перед запуском. Створіть тестові документи із зразковими даними. Експортуйте CSV. Імпортуйте у Вашу цільову систему. Перевірте, що всі поля зіставляються правильно.

Плануйте регулярні експорти. Не чекайте до кінця року для експорту даних. Щотижневі або щомісячні експорти запобігають накопиченню і забезпечують своєчасну доступність даних.

Очищуйте Ваші дані. Переглядайте експорти CSV перед імпортом, щоб виявити друкарські помилки, проблеми форматування або неповні відповіді.

Валідуйте після імпорту. Після імпорту в CRM/HRIS вибірково перевіряйте записи, щоб переконатися, що дані передалися правильно.

Архівуйте експорти CSV. Зберігайте копії експортованих CSV для аудиторських слідів і резервного копіювання.

Поширені проблеми

Відсутні дані в CSV: Поле було опціональним, і підписант залишив його порожнім. CSV показує порожню комірку. Ваш процес імпорту повинен витончено обробляти порожні значення.

Невідповідності формату дати: Підписанти вводять дати в різних форматах (MM/DD/YYYY проти DD/MM/YYYY). Стандартизуйте введення дати з чіткими мітками полів або використовуйте поля вибору дати.

Спеціальні символи порушують імпорт: Коми в текстових полях можуть порушити структуру CSV. Переконайтеся, що Ваш експорт використовує правильне цитування CSV. Agrello обробляє це автоматично.

Дублікатні імпорти: Імпорт того самого CSV двічі створює дублікатні записи. Використовуйте унікальні ідентифікатори (адреси електронної пошти) для виявлення та злиття дублікатів.

Коли використовувати експорт CSV

Високооб'ємні стандартизовані робочі процеси: Адаптація, захоплення потенційних клієнтів, реєстрація на заходи — будь-який сценарій з повторюваним збором даних.

Регулярні потреби звітності: Щотижневі метрики, щомісячне відстеження відповідності, щоквартальний аналіз.

Міжплатформний потік даних: Переміщення даних із контрактів у CRM, HRIS, бухгалтерію або аналітичні інструменти.

Вимоги аудиту: Ведення записів про те, хто підписав що і коли, що можна експортувати для перевірки відповідності.