Lepinguautomaatikaga alustamine ei pea olema mitmekuuline projekt

Väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted lükkavad lepinguautomaatikat tihti edasi vale põhjuse pärast. Nad eeldavad, et see algab suure tarkvaraprojektiga: protsesside kaardistamine, kooskõlastused, integratsioonid, migreerimine, koolitused ja kuudepikkune juurutustöö enne, kui keegi üldse kasu näeb.

See eeldus on mõistetav, kui ostaksid enterprise CLM-i. Märksa vähem mõistlik on see siis, kui su tegelik probleem on lihtsam: meeskond koostab ikka ja jälle samu viit-kümmet lepingut.

Enamiku VKE-de jaoks peaks lepinguautomaatika algama palju väiksemalt. Mitte platvormi juurutusest. Ja mitte tohutu töövooreformi planeerimisest.

See peaks algama mallide portfelliga.

See tähendab nende dokumentide tuvastamist, mida su ettevõte korduvalt saadab, nende standardiseerimist ja selle tagamist, et õiged inimesed saavad neid luua, saata, jälgida ja allkirjastada ilma copy-paste kaoseta. Paljudes ettevõtetes kaotab ainuüksi see suure osa käsitsitööst, mida inimesed nimetavad „lepinguhalduseks".

Miks VKE-d jäävad toppama enne alustamist

Väljend „lepinguautomaatika" kõlab suuremalt, kui tegelikult vaja.

See paneb omanikke ja tegevusjuhte mõtlema hangetele, integratsioonidele ja ettevõttetaseme protsessidisainile. Nii lükatakse tööd pidevalt edasi. Meeskond jätkab eilse lepingu kasutamist tänase mallina. Keegi redigeerib vana Wordi faili. Keegi teine saadab PDF-i meilitsi. Allkirjastatud koopiad satuvad erinevatesse kaustadesse. Keegi pole päris kindel, milline versioon on kehtiv.

Just seepärast jäävad paljud VKE-d kauemaks manuaalseks, kui peaks. Valu on päris, aga kujutletav lahendus tundub liiga raske. Kui see kõlab tuttavalt, loe ka kuidas meeskonna lepinguprotsesse standardiseerida.

Parem lähenemine on selline: enne kui automatiseerid terve lepingu elutsükli, saad standardiseerida korduva osa.

Ja enamiku väiksemate meeskondade puhul ei ole korduv osa keerukas töövooprotsess. See on samad korduvad dokumenditüübid:

• konfidentsiaalsuslepingud

• teenuslepingud

• müügilepingud

• töölepingud

• töövõtulepingud

• lisad ja muudatused

• poliitikateatised

Kui need dokumendid on juba mingil kujul olemas, ei alusta sa nullist. Sul on automatiseerimise tooraine juba olemas.

Mida „automatiseerimine" VKE kontekstis tavaliselt tähendab

Suurettevõtte jaoks võib lepinguautomaatika tähendada kooskõlastusmarsruute, klauslikogu, hankepõhimõtteid, ERP integratsioone ja kohustuste haldamist.

VKE jaoks piisab palju praktilisemast definitsioonist:

Automatiseerimine tähendab, et su meeskond ei koosta enam rutiinseid lepinguid nullist, ei sõltu kontrollimata copy-paste'ist ja ei pea enam iga dokumenti käsitsi allkirjastamisprotsessis taga ajama.

See on juba oluline edasiminek.

Praktikas tuleneb see tavaliselt neljast muutusest:

1. Lood korduvkasutatavad mallid oma levinuimate lepingute jaoks.

2. Asendad vabavormi redigeerimise struktureeritud väljadega nimede, kuupäevade, summade ja muude muutuvate andmete jaoks.

3. Koondad lepingute loomise ja jälgimise ühte kohta.

4. Muudad allkirjastamise ja meeldetuletused tööprotsessi osaks, mitte eraldi meili kõrvalülesandeks.

Ükski neist ei nõua mitmekuulist projekti.

Korrektne alguspunkt: koosta mallide portfell

Mallide portfell on lihtsalt kureeritud kogum su põhilistest korduvatest dokumentidest.

Selle asemel, et küsida „Kuidas me kõik lepingud automatiseerime?", küsi:

Millised 5–10 lepingutüüpi tekitavad täna kõige rohkem rutiinset dokumenditööd?

Sellele küsimusele on palju lihtsam vastata ja see viib palju parema esimese juurutuseni.

Paljude VKE-de jaoks piisab esimesest portfellist:

1. Üks konfidentsiaalsuslepingu mall

See on tihti kõige lihtsam võit. Juriidiline struktuur jääb üldjuhul samaks, muutuvad ainult poolte nimed, kuupäevad ja mõned äritingimused tehingust tehingusse.

2. Üks peamine müügi- või teenuslepingu mall

Kui su meeskond sõlmib korduvalt sarnaseid tehinguid, hakkab mallidistsipliin siin kiiresti kasu tooma. Selle asemel, et redigeerida eelmise kliendi faili, genereerid puhta dokumendi kinnitatud struktuurist.

3. Üks töölepingu või töövõtulepingu mall

Personali- ja tegevusmeeskonnad teevad sageli samu korduvaid muudatusi iga kord, kui uus inimene liitub. Mall kaotab selle korduse ja vähendab piinlikke vigu. Loe lähemalt töölepingutest või vaata praktilist näidet töölepingute kiireks ettevalmistamiseks.

4. Üks lisa- või pikendamislepingu mall

See on olulisem, kui ettevõtted arvavad. Pikendamised, väikesed muudatused ja lisad tekitavad üllatavalt palju välditavat koostamistööd.

5. Üks iseteeninduse või vormipõhine mall, kus asjakohane

Kui saadad korduvalt sama standardlepingu välistele osapooltele, saab jagatava mallilingi abil kaotada käsitsi saatmise täielikult. See on eriti kasulik standardsete konfidentsiaalsuslepingute, nõusolekuvormide või lihtsate liitumisdokumentide puhul.

Sellest piisab juba, et muuta lepingutöö tunnetust väikeses ettevõttes.

Kuidas teada, millised mallid kuuluvad esimesse versiooni

Ära alusta ettevõtte juriidiliselt kõige keerukama lepinguga. Alusta kõige korduvamaga.

Parimad esimesed mallid vastavad tavaliselt kolmele tingimusele:

• struktuur jääb iga kord üldjoontes samaks,

• dokumenti koostatakse piisavalt tihti, et see loeks,

• copy-paste vigade hind on piisavalt kõrge, et standardiseerimist õigustada.

Seepärast töötavad mallide portfellid VKE-de jaoks nii hästi. Sa ei pea lahendama iga erijuhtu. Pead ainult standardiseerima korduva tuumiku.

Kui soovid kiiret prioriseerimisreeglit, kasuta seda:

Kõrge sagedus + madal struktuuriline varieeruvus = esimene automatiseerimise kandidaat.

See on tavaliselt palju kasulikum kui alustada lepingutüübiga, mis tekitab pikimaid juriidilisi arutelusid.

Praktiline juurutus, mis ei muutu „projektiks"

Eesmärk ei ole käivitada suurt algatust. Eesmärk on luua kontrollitud viis lõpetada korduv käsitsitöö.

Siin on palju reaalistlikum juurutuskava VKE jaoks.

1. samm: kaardista oma korduvad lepingutüübid

Loetle kõik dokumendid, mida su meeskond koostab rohkem kui kord kuus või kord kvartalis. Enamik ettevõtteid avastab kiiresti, et väike hulk korduvaid dokumente tekitab suurema osa käsitsi tööst.

2. samm: vali esimesed 3–5 malli

Vali dokumendid, mis on sagedased, standardiseeritud ja valusad käsitsi uuesti teha. Eira praegu erijuhte.

3. samm: korasta lähtefailid

Võta iga lepingu parim praegune versioon ja eemalda tehinguspetsiifilised andmed. Otsusta, mis jääb fikseerituks ja mis muutub väljaks.

4. samm: määratle väljad

Nimed, kuupäevad, hinnad, aadressid, alguskuupäevad, etteteatamistähtajad, teenuse kirjeldused, allkirjastajate andmed. Need on tükid, mida su meeskond peaks iga kord täitma, mitte dokumendi sisu käsitsi redigeerima.

5. samm: koonda mallidele ligipääs

Mallid ei tohi elada kellegi töölauakaustas ega vanades meilimanustes. Need peavad olema ühes süsteemis, kus kõik kasutavad sama kehtivat versiooni.

6. samm: lisa saatmine, jälgimine ja meeldetuletused

Mall aitab koostamise etapis. Kuid töövoog muutub palju tugevamaks, kui sama süsteem näitab ka, kas leping on veel mustandis, juba saadetud, ootab allkirja või on lõpetatud.

7. samm: laienda alles pärast esimese portfelli toimimist

Kui esimesed 3–5 malli on järjepidevalt kasutusel, lisa siis hulgiloomine, jagatavad lingid või keerukamad protsessireeglid seal, kus need tegelikult mõtet omavad.

See on peamine mõtteviisi muutus: teenid keerukuse hiljem välja. Sa ei koormata seda ette.

Millist võitu saavad VKE-d mallide portfellist?

Esimene kasu ei ole „digitransformatsioon". See on tegevuslik rahu.

Inimesed lõpetavad kahtlemise, millist faili kasutada. Nad lõpetavad samade klauslite ümbertrükkimise. Nad lõpetavad vanade lepingute kopeerimise ja lootmise, et midagi olulist maha ei jäänud. Juhid lõpetavad küsimise, kus mõni dokument on. Personaliosakond lõpetab improviseerimise iga uue töötaja puhul. Müük lõpetab sama lepingu taasehitamise tähtaja surve all.

Hea mallide portfell annab kiiresti kolm praktilist kasu.

Vähem välditavaid vigu

Kui lepingud luuakse kinnitatud mallidest struktureeritud väljadega, vähenevad tüüpilised käsitsitöö vead: valed nimed, aegunud tingimused, ebaühtlane vormindus ja puuduvad klauslid.

Kiirem ettevalmistus

Meeskond kulutab vähem aega koostamisele ja rohkem äriandmete kinnitamisele, mis tegelikult loevad. See on tõeline tootlikkuse kasv. Sa ei trüki vähem selleks, et vähem trükkida. Sa kaotad madala väärtusega korduse.

Parem ülevaade

Kui dokumentide loomine ja allkirjastamine toimub ühes töövoos, näed tegelikult, mis toimub. Millised lepingud on veel mustandis? Millised ootavad allkirju? Millised on lõpetatud? Ainuüksi see kaotab üllatavalt palju sisemist hõõrdumist.

Millal lisada hulgiloomine ja iseteeninduse vood

Mallide portfell on vundament. Kuid mõned VKE-d peaksid üsna varakult sammu edasi astuma.

Kui valmistad korraga palju sarnaseid lepinguid, on hulgiloomine järgmine loogiline samm. Agrello toetab dokumentide hulgiloomist, kombineerides malle Exceli või CSV andmetega, mis on kasulik töötajate liitumispakettide, poliitikateatiste, kliendilepingute uuenduste või partnerite paberimajanduse puhul, mida koostatakse partiidena.

Kui saadad korduvalt sama standarddokumendi välistele osapooltele, võivad jagatavad mallilingid olla veelgi väärtuslikumad. Selle asemel, et iga dokumenti käsitsi ette valmistada ja saata, lood ühe malli ja ühe jagatava lingi. Inimesed saavad lingi avada, vajalikud andmed täita ja dokumendi ise allkirjastada. Õigetes kasutusjuhtudes kaotab see suure hulga administratiivset edasi-tagasi suhtlust.

Need on võimsad funktsioonid, aga toimivad kõige paremini pärast seda, kui põhiline mallide portfell on olemas. Vastasel juhul üritad skaleerida protsessi, mis on allikas veel segane.

Kuhu Agrello sobib

See on praktiline põhjus, miks Agrello sobib hästi VKE-dele, kes selle teekonna alustavad.

Sa ei pea alustama raske lepinguhaldusprogrammiga. Saad alustada varadega, mis sul juba on: Wordi- või PDF-põhised lepingud, mida su ettevõte korduvalt kasutab. Vaata kuidas luua Wordi malle Agrellos.

Agrello mallitöövoog toetab seda etapiviisilist lähenemist:

• saad muuta korduvad lepingud mallideks,

• kasutada dünaamilisi välju käsitsi redigeerimise asendamiseks,

• koondada mallid, et meeskond kasutaks sama kehtivat versiooni,

• genereerida dokumente üksikult või hulgi tabeliandmetest,

• saata dokumente allkirjastamisele ja jälgida neid läbi allkirjastamise elutsükli,

• saata meeldetuletusi ootel allkirjastajatele,

• ja kus asjakohane, kasutada jagatavaid mallilinke iseteeninduse dokumendivoogude jaoks.

See kombinatsioon on oluline, sest VKE-d ei vaja tavaliselt kümmet eraldi tööriista. Nad vajavad ühte praktilist süsteemi, mis aitab samal dokumendil liikuda korduvast mustandist allkirjastatud tulemuseni ilma tarbetu käsitsi käitlemiseta.

Lepinguautomaatika peaks alguses tunduma väiksemana

Kui su ettevõte valmistab endiselt rutiinseid lepinguid vanu faile redigeerides, ei pea ootama, kuni oled „täisautomaatikaks valmis".

Oled valmis niipea, kui suudad vastata kahele küsimusele:

1. Milliseid lepingutüüpe me kõige sagedamini kordame?

2. Millised neist peaksid esimesena standardiseeritud mallideks saama?

Sellest piisab alustamiseks.

Viga ei ole väikselt alustamine. Viga on suhtuda lepinguautomaatikasse kui millessegi, mis muutub väärtuslikuks alles siis, kui sellest saab strateegiline tarkvaraprogramm.

Enamiku VKE-de jaoks on suurima tasuvusega esimene samm palju lihtsam: koosta mallide portfell, koonda see ühte kohta ja lase korduval tööl muutuda teadlikult korduvaks.

Kui soovid seda lähenemist praktikas testida, alusta oma kolme kõige sagedasema korduva lepinguga ja vii need ühte kontrollitud töövogu loomiseks, allkirjastamiseks ja jälgimiseks. Tavaliselt on see koht, kus „lepinguautomaatika" lõpetab projekti kõlamise ja hakkab tunduma kergendusena.

Proovi Agrellot tasuta ja koosta oma esimene mallide portfell lepingutest, mida su meeskond juba kõige rohkem kasutab.