Sutarčių automatizavimas neprivalo būti kelių mėnesių projektas

Mažos ir vidutinės įmonės dažnai atideda sutarčių automatizavimą dėl neteisingos priežasties. Jos mano, kad tai prasideda nuo didelio programinės įrangos projekto: procesų kartografavimo, derinimų, integracijų, migracijos, mokymų ir kelių mėnesių diegimo darbo, kol kas nors apskritai pamatys naudą.

Ši prielaida suprantama, jei perkate enterprise CLM. Daug mažiau prasminga, kai jūsų tikroji problema paprastesnė: komanda vis iš naujo kuria tas pačias penkias-dešimt sutarčių.

Daugumai MVĮ sutarčių automatizavimas turėtų prasidėti daug mažesniu mastu. Ne nuo platformos diegimo. Ir ne nuo milžiniškos darbo eigų reformos planavimo.

Jis turėtų prasidėti nuo šablonų portfelio.

Tai reiškia nustatyti dokumentus, kuriuos jūsų įmonė siunčia pakartotinai, juos standartizuoti ir užtikrinti, kad tinkami žmonės galėtų juos kurti, siųsti, sekti ir pasirašyti be kopijavimo-įklijavimo chaoso. Daugelyje įmonių vien tai pašalina didelę dalį rankinio darbo, kurį žmonės vadina „sutarčių administravimu".

Kodėl MVĮ užstringa dar nepradėjusios

Frazė „sutarčių automatizavimas" skamba didesne, nei iš tikrųjų reikia.

Ji verčia savininkus ir veiklos vadovus galvoti apie viešuosius pirkimus, integracijas ir enterprise lygio procesų dizainą. Taip darbas nuolat atidedamas. Komanda toliau naudoja vakarykštę sutartį kaip šiandienos šabloną. Kažkas redaguoja seną Word failą. Kažkas kitas siunčia PDF el. paštu. Pasirašytos kopijos atsiduria skirtinguose aplankuose. Niekas nėra visiškai tikras, kuri versija galioja.

Būtent todėl daugelis MVĮ ilgiau nei turėtų dirba rankiniu būdu. Skausmas tikras, bet įsivaizduojamas sprendimas atrodo per sunkus. Jei tai skamba pažįstamai, skaitykite ir kaip standartizuoti komandos sutarčių procesus.

Geresnis požiūris yra toks: prieš automatizuojant visą sutarties gyvavimo ciklą, galima standartizuoti pasikartojančią dalį.

O daugumai mažesnių komandų pasikartojanti dalis nėra sudėtinga darbo eigų logika. Tai tie patys pasikartojantys dokumentų tipai:

• konfidencialumo sutartys
• paslaugų sutartys
• pardavimo sutartys
• darbo sutartys
• rangos sutartys
• pakeitimai ir papildymai
• politikos patvirtinimai

Jei šie dokumentai jau egzistuoja kokia nors forma, jūs nepradedate nuo nulio. Automatizavimo žaliava jau yra.

Ką „automatizavimas" paprastai reiškia MVĮ kontekste

Didelei įmonei sutarčių automatizavimas gali reikšti tvirtinimo maršrutus, sąlygų bibliotekas, pirkimų taisykles, ERP integracijas ir įsipareigojimų valdymą.

MVĮ pakanka daug praktiškesnio apibrėžimo:

Automatizavimas reiškia, kad jūsų komanda nebekuria rutininių sutarčių nuo nulio, nebepasikliauja nekontroliuojamu kopijavimu-įklijavimu ir nebeturi rankiniu būdu persekioti kiekvieno dokumento pasirašymo procese.

Tai jau reikšmingas pagerėjimas.

Praktikoje tai paprastai kyla iš keturių pokyčių:

1. Sukuriate pakartotinai naudojamus šablonus dažniausioms sutartims.
2. Laisvos formos redagavimą pakeičiate struktūriniais laukais vardams, datoms, sumoms ir kitiems kintamiems duomenims.
3. Centralizuojate sutarčių kūrimą ir sekimą vienoje vietoje.
4. Pasirašymą ir priminimus padarote darbo eigos dalimi, o ne atskiru el. pašto šalutiniu uždaviniu.

Nė vienam iš šių dalykų nereikia kelių mėnesių projekto.

Teisingas pradžios taškas: sukurkite šablonų portfelį

Šablonų portfelis — tai tiesiog kuruotas rinkinys jūsų pagrindinių pasikartojančių dokumentų.

Vietoj klausimo „Kaip automatizuosime visas sutartis?", paklauskite:

Kurie 5–10 sutarčių tipų šiandien sukuria daugiausiai rutininio dokumentų darbo?

Į šį klausimą atsakyti daug lengviau ir jis veda prie daug geresnio pirmojo diegimo.

Daugeliui MVĮ pakanka pirmojo portfelio:

1. Vienas konfidencialumo sutarties šablonas

Tai dažnai lengviausias laimėjimas. Teisinė struktūra paprastai lieka ta pati, o keičiasi tik šalių vardai, datos ir kelios komercinės detalės nuo sandorio prie sandorio.

2. Vienas pagrindinis pardavimo ar paslaugų sutarties šablonas

Jei jūsų komanda pakartotinai sudaro panašius sandorius, šablonų disciplina čia pradeda greitai atsipirkti. Vietoj ankstesnio kliento failo redagavimo sugeneruojate švarų dokumentą iš patvirtintos struktūros.

3. Vienas darbo ar rangos sutarties šablonas

Personalo ir veiklos komandos dažnai atlieka tuos pačius pasikartojančius pakeitimus kiekvieną kartą, kai prisijungia naujas žmogus. Šablonas pašalina tą pasikartojimą ir sumažina gėdingas klaidas.

4. Vienas pakeitimo ar pratęsimo šablonas

Tai svarbiau, nei įmonės mano. Pratęsimai, nedideli pakeitimai ir papildymai sukuria stebėtinai daug išvengiamo rengimo darbo.

5. Vienas savitarnos ar formos tipo šablonas, kur tinkama

Jei pakartotinai siunčiate tą pačią standartinę sutartį išorinėms šalims, bendrinamas šablono nuorodos gali visiškai pašalinti rankinį siuntimą. Tai ypač naudinga standartinėms konfidencialumo sutartims, sutikimo formoms ar paprastiems prisijungimo dokumentams.

To jau pakanka, kad pasikeistų sutarčių darbo pojūtis mažoje įmonėje.

Kaip žinoti, kurie šablonai priklauso pirmajai versijai

Nepradėkite nuo teisiškai sudėtingiausios įmonės sutarties. Pradėkite nuo dažniausiai pasikartojančios.

Geriausi pirmieji šablonai paprastai atitinka tris sąlygas:

• struktūra kiekvieną kartą iš esmės lieka ta pati,
• dokumentas kuriamas pakankamai dažnai, kad tai būtų svarbu,
• kopijavimo-įklijavimo klaidų kaina pakankamai didelė, kad pateisintų standartizavimą.

Būtent todėl šablonų portfeliai taip gerai veikia MVĮ. Jums nereikia spręsti kiekvieno išimtinio atvejo. Reikia tik standartizuoti pasikartojantį branduolį.

Jei norite greitos prioritetizavimo taisyklės, naudokite šią:

Didelis dažnumas + mažas struktūrinis kintamumas = pirmas automatizavimo kandidatas.

Tai paprastai daug naudingiau nei pradėti nuo sutarties tipo, kuris sukelia ilgiausias teisines diskusijas.

Praktinis diegimas, kuris nevirsta „projektu"

Tikslas nėra pradėti didelę iniciatyvą. Tikslas — sukurti kontroliuojamą būdą nustoti atlikti pasikartojantį darbą rankiniu būdu.

Štai daug realistiškesnis diegimo planas MVĮ.

1 žingsnis: inventorizuokite pasikartojančius sutarčių tipus

Surašykite visus dokumentus, kuriuos jūsų komanda kuria dažniau nei kartą per mėnesį ar ketvirtį. Dauguma įmonių greitai pastebi, kad nedidelis pasikartojančių dokumentų rinkinys sukuria didžiąją dalį rankinio darbo krūvio.

2 žingsnis: pasirinkite pirmus 3–5 šablonus

Rinkitės dokumentus, kurie yra dažni, standartizuoti ir skausmingi atkurti rankiniu būdu. Kol kas ignoruokite išimtinius atvejus.

3 žingsnis: sutvarkykite šaltinio dokumentus

Paimkite geriausią esamą kiekvienos sutarties versiją ir pašalinkite sandoriui specifines detales. Nuspręskite, kas turi likti fiksuota ir kas turi tapti lauku.

4 žingsnis: apibrėžkite laukus

Vardai, datos, kainos, adresai, pradžios datos, įspėjimo terminai, paslaugų aprašymai, pasirašytojų duomenys. Tai dalys, kurias jūsų komanda turėtų pildyti kiekvieną kartą, vietoj rankinio dokumento teksto redagavimo.

5 žingsnis: centralizuokite prieigą prie šablonų

Šablonai neturėtų gulėti vieno žmogaus darbalaukio aplanke ar senuose el. laiškų prieduose. Jie turėtų būti vienoje sistemoje, kur visi naudoja tą pačią aktualią versiją.

6 žingsnis: pridėkite siuntimą, sekimą ir priminimus

Šablonas padeda rengimo etape. Bet darbo eiga tampa daug stipresnė, kai ta pati sistema taip pat rodo, ar sutartis vis dar juodraštis, jau išsiųsta, laukia parašo ar užbaigta.

7 žingsnis: plėskite tik po to, kai pirmasis portfelis veikia

Kai pirmieji 3–5 šablonai yra nuosekliai naudojami, tada pridėkite masinį kūrimą, bendrinamas nuorodas ar sudėtingesnes proceso taisykles ten, kur tai iš tikrųjų prasminga.

Tai pagrindinis mąstymo pokytis: sudėtingumą užsitarnaujate vėliau. Neapkraunate jo iš pradžių.

Kokią naudą MVĮ gauna iš šablonų portfelio

Pirmoji nauda nėra „skaitmeninė transformacija". Tai operacinė ramybė.

Žmonės nustoja klausti, kurį failą naudoti. Nustoja perrašyti tas pačias sąlygas. Nustoja kopijuoti senas sutartis tikėdamiesi, kad nieko svarbaus neliko. Vadovai nustoja klausti, kur yra dokumentas. Personalo skyrius nustoja improvizuoti kiekvieną kartą, kai ateina naujas darbuotojas. Pardavimai nustoja iš naujo kurti tą pačią sutartį spaudžiant terminui.

Geras šablonų portfelis suteikia tris praktines naudas labai greitai.

Mažiau išvengiamų klaidų

Kai sutartys kuriamos iš patvirtintų šablonų su struktūriniais laukais, sumažinate dažnas klaidas, kurias sukuria rankiniai procesai: neteisingi vardai, pasenusios sąlygos, nenuoseklus formatavimas ir trūkstamos nuostatos.

Greitesnis rengimas

Komanda skiria mažiau laiko rašymui ir daugiau laiko verslo detalių, kurios iš tikrųjų svarbios, patvirtinimui. Tai tikrasis produktyvumo prieaugis. Jūs ne tiesiog mažiau rašote dėl mažesnio rašymo. Jūs pašalinate mažavertį pasikartojimą.

Geresnis matomumas

Kai dokumentų kūrimas ir pasirašymas vyksta vienoje darbo eigoje, galite iš tikrųjų matyti, kas vyksta. Kurios sutartys vis dar juodraštinės? Kurios laukia parašų? Kurios užbaigtos? Vien tai pašalina stebėtinai daug vidinės trinties.

Kada pridėti masinį kūrimą ir savitarnos srautus

Šablonų portfelis yra pamatas. Bet kai kurios MVĮ turėtų žengti vieną žingsnį toliau gana anksti.

Jei vienu metu rengiate daug panašių sutarčių, masinis kūrimas tampa kitu akivaizdžiu žingsniu. Agrello palaiko dokumentų masinį kūrimą, sujungdamas šablonus su Excel ar CSV duomenimis — tai naudinga darbuotojų priėmimo paketams, politikos patvirtinimams, klientų sutarčių atnaujinimams ar partnerių dokumentams, kuriami paketais.

Jei pakartotinai siunčiate tą patį standartinį dokumentą išorinėms šalims, bendrinamos šablonų nuorodos gali būti dar vertingesnės. Vietoj rankinio kiekvieno dokumento rengimo ir siuntimo sukuriate vieną šabloną ir vieną bendrinamą nuorodą. Žmonės gali atidaryti nuorodą, užpildyti reikiamus duomenis ir patys pasirašyti dokumentą. Tinkamais atvejais tai pašalina didelį kiekį administracinio susirašinėjimo.

Tai galingos funkcijos, bet jos geriausiai veikia po to, kai bazinis šablonų portfelis jau egzistuoja. Kitaip bandote plėsti procesą, kuris vis dar chaotiškas prie šaltinio.

Kur tinka Agrello

Tai praktinė priežastis, kodėl Agrello gerai tinka MVĮ, pradedančioms šią kelionę.

Jums nereikia pradėti nuo sunkiasvorio sutarčių valdymo programos. Galite pradėti nuo turto, kurį jau turite: Word ar PDF formato sutarčių, kurias jūsų verslas pakartotinai naudoja. Žiūrėkite, kaip kurti Word šablonus Agrello platformoje.

Agrello šablonų darbo eiga palaiko tokį laipsnišką požiūrį:

• galite paversti pasikartojančias sutartis šablonais,
• naudoti dinaminius laukus vietoj rankinio redagavimo,
• centralizuoti šablonus, kad komanda naudotų tą pačią aktualią versiją,
• generuoti dokumentus individualiai arba masiškai iš skaičiuoklės duomenų,
• siųsti dokumentus pasirašymui ir sekti juos per pasirašymo gyvavimo ciklą,
• siųsti priminimus laukiantiems pasirašytojams,
• ir, kur tinkama, naudoti bendrinamas šablonų nuorodas savitarnos dokumentų srautams.

Šis derinys svarbus, nes MVĮ paprastai nereikia dešimties atskirų įrankių. Joms reikia vienos praktinės sistemos, kuri padėtų tam pačiam dokumentui pereiti nuo pakartojamo juodraščio iki pasirašyto rezultato be nereikalingo rankinio tvarkymo.

Sutarčių automatizavimas pradžioje turėtų atrodyti mažesnis

Jei jūsų įmonė vis dar rengia rutinines sutartis redaguodama senus failus, jums nereikia laukti, kol būsite „pasiruošę pilnam automatizavimui".

Esate pasiruošę, kai tik galite atsakyti į du klausimus:

1. Kuriuos sutarčių tipus kartojame dažniausiai?
2. Kurie iš jų pirmiausia turėtų tapti standartizuotais šablonais?

To pakanka pradėti.

Klaida nėra pradėti nuo mažo. Klaida yra laikyti sutarčių automatizavimą kažkuo, kas tampa vertingu tik tada, kai virsta strategine programinės įrangos programa.

Daugumai MVĮ didžiausios grąžos pirmas žingsnis yra daug paprastesnis: sukurkite šablonų portfelį, centralizuokite jį ir leiskite pasikartojančiam darbui tapti pakartojamu sąmoningai.

Jei norite išbandyti šį požiūrį praktikoje, pradėkite nuo trijų dažniausiai pasikartojančių sutarčių ir perkelkite jas į vieną kontroliuojamą darbo eigą kūrimui, pasirašymui ir sekimui. Paprastai būtent tada „sutarčių automatizavimas" nustoja skambėti kaip projektas ir pradeda jaustis kaip palengvėjimas.

Išbandykite Agrello nemokamai ir sukurkite savo pirmąjį šablonų portfelį pagal sutartis, kurias jūsų komanda jau naudoja dažniausiai.