min read

No papīra uz viedajiem līgumiem – kā AI un RPA maina HR līgumu pārvaldību

Updated:

6.10.2025

Jarmo Tuisk

Agrello

Legal-Tech Expert

Article categories

Kategooriad

Personāla vadības pasaule pēdējos gados mainās pārsteidzoši strauji. Mākslīgais intelekts (AI) un automatizācija ienāk HR nodaļās ar pilnu jaudu – tikai divu gadu laikā HR automatizācijas apjoms ir pieaudzis par 599%, un digitālie risinājumi jau pārņem 39% darbinieku uzdevumu [1].

Tehnoloģijas sola ātrāku kandidātu atlasi, precīzāku dokumentu apriti un ērtāku darbinieku pieredzi, taču neviens algoritms neatbrīvo HR komandu no atbildības par kvalitāti un atbilstību likumiem.

Ikdiena daudzos uzņēmumos joprojām balstās uz papīra mapēm, e-pasta pielikumiem un kopēšanu no viena dokumenta citā. Šāda pieeja ir lēna, rada pārrakstīšanās riskus un, galvenais, apgrūtina kontroli pār jaunākajām darba tiesību prasībām [2]. Ja dokumenti tiek glabāti vairākās vietās, ir grūti izsekot, kurš ir jaunākais variants, un audits var atklāt neatbilstības, kas noved pie līgumu koriģēšanas vai pat naudassodiem [2]. Vidēji HR speciālisti līdz pat 57% sava laika pavada atkārtotos administratīvos uzdevumos [3] – tas nozīmē mazāk laika darbinieku atbalstam un lielāku iespēju palaist garām juridiskas nianses [2]. Kļūda līgumā vai neatjaunināta politika var maksāt dārgi, it sevišķi no atbilstības viedokļa.

Ilgtspējīgs risinājums ir hibrīda pieeja: AI palīdz apkopot datus un sagatavot saturu, robotizēta procesu automatizācija (RPA) uzticami izpilda atkārtotos soļus, bet visu procesu balsta elastīga līgumu pārvaldības platforma. Šāda kombinācija ļauj atteikties no papīra, saglabāt pārskatāmību un vienlaikus stiprināt juridisko drošību.

Mākslīgais intelekts HR darbā

AI kļūst par ikdienas palīgu HR komandās, jo spēj paveikt laika ietilpīgus uzdevumus dažās minūtēs. Darbības, kas agrāk prasīja vairākas stundas, tagad notiek automātiski un ar datu analīzi fonā.

Gudra kandidātu atlase. AI risinājumi nolasa CV un motivācijas vēstules, salīdzinot pieredzi ar vēlamām kompetencēm. Tie veido sarakstu ar labākajiem kandidātiem, tāpēc HR speciālists var fokusēties uz sarunām, nevis datu šķirošanu. Aptuveni 67% komandu, kas izmanto AI atlasi, ziņo, ka vakances tiek aizpildītas ātrāk, jo sistēma jau pirmo atlases kārtu paveic automātiski [4].
Rutīnas uzdevumu automatizācija. Čatboti atbild uz biežāk uzdotajiem jautājumiem, digitālie palīgi ieplāno intervijas, bet AI veidlapu lasītāji pārvērš kandidātu vai darbinieku datus strukturētā informācijā. Tas nozīmē mazāk manuālas kopēšanas un ātrāku atgriezenisko saiti darbiniekiem [3][4]. Turklāt 85% darba devēju, kas izmanto AI HR procesos, izjūt būtisku laika ietaupījumu un efektivitātes pieaugumu [4].
Datu analīze un prognozes. AI atrod sakarības lielos datu apjomos: kurā komandā ir augstāka personāla mainība, kuri kandidāti visticamāk būs rezultatīvākie, kādi faktori ietekmē darbinieku noturēšanu. Šie ieskati ļauj balstīt lēmumus datos ļauj, nevis minējumos, un palīdz HR kļūt par stratēģisku partneri biznesam [4].

AI var arī atbalstīt attīstības un iesaistes programmas: personalizēt apmācību rekomendācijas, analizēt aptauju rezultātus, pamanīt riskus darbinieku labbūtībā. Šāda datu izmantošana palīdz HR komandai laicīgi reaģēt uz tendencēm, nevis dzēst "ugunsgrēku". Piemēram, AI var norādīt, ka konkrētā nodaļā pēc sešu mēnešu darba strauji sarūk darbinieku iesaiste, un ieteikt papildu apmācības vai mentoru programmu.

AI ierobežojumi un cilvēka loma

Tomēr AI nav pašpietiekams. Tas strādā ar modeli un vēsturiskajiem datiem, nevis ar kontekstu, tāpēc var nepamanīt juridisku niansi vai uzņēmuma iekšējo politiku. Ja dati, ar kuriem AI ticis apmācīts, ir neobjektīvi, sistēma var atkārtot diskriminējošus lēmumus. Vēl jo vairāk – AI reizēm ģenerē kļūdainu informāciju. Juridiskajā nozarē ir bijuši gadījumi, kad AI rīks "izdomāja" neeksistējošas tiesu lietas, kurām juristi pēc tam atsaucās, kas beidzās ar disciplinārsodiem [5]. HR komandām tas ir skaidrs signāls: AI piedāvā priekšlikumus, bet cilvēkam vienmēr jāpārbauda gala rezultāts. Labākā prakse ir izmantot AI kā palīgu ideju ģenerēšanai un datu analīzei, bet galīgo lēmumu un juridisko niansi atstāt HR speciālista ziņā.

Kāpēc RPA papildina AI HR procesos

RPA jeb robotizēta procesu automatizācija ir programmatūras robots, kas atkārto noteiktu darbību secību tieši tāpat kā cilvēks – tikai ātrāk, precīzāk un bez noguruma [6]. Ja AI ir "smadzenes", kas iesaka nākamos soļus, tad RPA ir "roka", kas izpilda tehnisko darbu. Abu tehnoloģiju sadarbība ļauj HR nodaļai paļauties uz vienmērīgu un paredzamu rezultātu.

Datu ievade un dokumentu sagatavošana. RPA bez kļūdām pārnes informāciju no kandidāta profila uz līgumiem, algas aprēķina sistēmām un pabalstu reģistriem. Piemēram, ja jaunajam darbiniekam jānosūta darba līgums, robots aizpilda mapi, iekļaujot vārdu, amatu, algu un darba sākuma datumu, un sagatavo dokumentu nosūtīšanai. Tā vietā, lai kāds manuāli kopētu datus no e-pasta uz dokumentu, robots to paveic sekundēs un atstāj cilvēkam tikai kvalitātes pārbaudi [6][7].
Kontrolsarakstu pārbaude. RPA pārskata, vai katram jaunajam kolēģim ir iesniegti visi nepieciešamie dokumenti – nodokļu veidlapas, identitātes apliecinājumi, NDA utt. Ja kaut kas pietrūkst, robots izceļ to HR speciālistam [6]. Regulāri atgādinājumi palīdz izvairīties no situācijām, kad darbinieks jau ir pieņēmis darbu, bet nav parakstījis obligātu dokumentu.
Standarta līgumu ģenerēšana. Ja uzņēmumam ir sagatavoti līguma šabloni, RPA dažās sekundēs pievieno individuālos datus un sagatavo dokumentu nosūtīšanai. Tas ir īpaši noderīgi, kad vienlaikus jāapstrādā vairāki līgumi, piemēram, sezonālās piesaistes vai reorganizācijas laikā [7][8].
Atgādinājumi un termiņu uzraudzība. Robots var arī sekot līdzi, vai līgums ir parakstīts, un automātiski nosūtīt pieklājīgu atgādinājumu, ja noteiktajā termiņā nav saņemta atbilde. Tas palīdz saglabāt profesionālu komunikāciju un atbrīvo HR no manuāliem "sekošanas" e-pastiem.

AI palīdz pieņemt lēmumu, ka kandidāts ir jāpieņem darbā, un iesaka piemērotāko atlīdzību. RPA nodrošina, ka šis lēmums tiek realizēts: dati tiek ievadīti sistēmās, sagatavots līgums, nosūtīti e-pasti, iestatīti atgādinājumi. Šī sadarbība dod izmērāmus rezultātus – 92% organizāciju pēc RPA ieviešanas atzīst, ka atbilstības līmenis ir uzlabojies, un 86% izjūt produktivitātes kāpumu [6].

AI un RPA kopīgā darba plūsma praksē

Hibrīda procesu piemērs parasti sastāv no pieciem soļiem:

AI atlases rīks analizē kandidātu datus, salīdzina tos ar amatu prasībām un piešķir vērtējumu. Kad kandidāts sasniedz slieksni, sistēma nosūta paziņojumu HR komandai.
HR speciālists apstiprina izvēli. Šis "cilvēka klikšķis" nodrošina, ka lēmums atbilst uzņēmuma kultūrai un citiem subjektīviem aspektiem.
RPA robots izveido darba līguma melnrakstu, izmantojot saglabātu šablonu. Robots aizpilda mainīgos laukus (atlīdzības summu, darba vietu, darba sākuma datumu, prēmiju noteikumus) ar datiem no atlases sistēmas.
HR pārskata dokumentu, pievieno specifiskus punktus (piemēram, darba režīmu vai papildus labumus) un nosūta līgumu apstiprināšanai vadītājam.
Kad vadītājs apstiprina, RPA nosūta līgumu kandidātam e-parakstīšanai, reģistrē statusu un saglabā dokumentu centrālajā arhīvā.

Rezultāts – kandidāts saņem līgumu dažu stundu laikā pēc apstiprinājuma, bet HR komandai nav jāizpilda desmitiem manuālu darbību.

Trūkstošā saikne: līgumu pārvaldības sistēma

AI un RPA sniedz ieguvumus tikai tad, ja darbojas vienotā vidē. Bez sakārtotas līgumu pārvaldības sistēmas automatizācija balstītos uz desmitiem Word dokumentu un e-pastu pavedienu, kas rada haosu un apgrūtina pārskatāmību. Modernā sistēma nodrošina struktūru, satura kvalitāti un versiju kontroli – tieši to, kas nepieciešams, lai tehnoloģijas darbotos uzticami.

Elastīgi šabloni dažādiem scenārijiem. HR komandai jāspēj vienlīdz ātri sagatavot pilna laika darbu līgumu, pagaidu vienošanos vai līguma pagarinājumu. Labi organizēta šablonu bibliotēka nozīmē, ka darbiniekiem nav jāmeklē jaunākā versija e-pastu arhīvā – viss nepieciešamais ir vienuviet [7].
Dinamiskie lauki un nosacījumi. Digitālajos šablonos var iekļaut laukus, kas aizpildās automātiski, kad AI vai RPA ievada datus. Var iestatīt arī noteikumus: ja līgums ir uz noteiktu laiku, sistēma pievieno papildu klauzulu; ja amatam paredzēts bonusu plāns, tas tiek iekļauts automātiski [8]. Sistēma neļaus noslēgt dokumentu, ja obligātie lauki nav aizpildīti, kas samazina kļūdu risku.
Vienota patiesības versija un drošs audits. Kad mainās darba likumdošana vai uzņēmuma politika, pietiek atjaunināt vienu šablonu, un visi jaunie līgumi kļūst korekti. Deloitte aprēķini rāda, ka juceklīgi līgumu procesi var samazināt līguma vērtību par vidēji 8,6%, jo netiek iekļautas aizsargklauzulas [8]. Centralizēta sistēma palīdz no tā izvairīties un nodrošina, ka HR var pierādīt izmaiņu vēsturi jebkurā brīdī.
Drošība un piekļuve. Vienota platforma ļauj precīzi noteikt, kam ir pieeja līgumu melnrakstiem, kas drīkst rediģēt un kas – parakstīt. Dati glabājas šifrēti un ir pieejami tikai autorizētiem lietotājiem, kas ir īpaši svarīgi, ja līgumos ir sensitīva informācija (atalgojums, veselības pabalsti u.c.).

Šādas sistēmas ieviešana prasa sadarbību starp HR, juridisko dienestu un IT. Tomēr ieguldītais darbs atmaksājas – pēc sakārtotas platformas ieviešanas izmaiņas līgumos ir viegli izsekot, un HR var droši dalīties ar datiem citām nodaļām, neuztraucoties par versiju sajaukšanu.

Sistēma darbojas kā pamats, uz kura AI un RPA var droši "strādāt" – tā sniedz noteikumus, nodrošina izmaiņu izsekojamību un aizsargā pret nepilnībām.

Agrello pieeja: viedie šabloni un integrācijas

Agrello platforma apvieno līgumu pārvaldību, dinamiskos šablonus un e-parakstus vienā risinājumā. Tas ļauj HR komandai apvienot tehnoloģijas ar saprotamu darba plūsmu un strādāt ar "vienu patiesības versiju" [7][8][9].

Gudri šabloni ar masveida ģenerēšanu. Agrello var augšupielādēt Excel sarakstu ar darbinieku datiem un dažu minūšu laikā izveidot katram personalizētu līgumu. Sistēma automātiski aizpilda laukus – vārdu, algu, darba sākuma datumu, prēmiju noteikumus –, bet HR speciālists pirms nosūtīšanas pārskata detaļas. Tas ir īpaši vērtīgi, ja vienlaikus pievienojas vairākas jaunas personas, jo nav jāveic manuāla kopēšana [9].
Integrācijas AI un RPA darba plūsmām. Pieejamas gatavas integrācijas ar HR sistēmām (piemēram, caur Zapier un BambooHR), kā arī publiska API. Tas nozīmē, ka AI atlases rīks var automātiski nodot datus Agrello, lai sāktu līguma veidošanu, bet RPA robots – palaist parakstīšanas procesu brīdī, kad kandidāts apstiprināts. Ja nepieciešams pilnībā automatizēt rutīnas līgumus, API ļauj ar vienu pieprasījumu izveidot, nosūtīt un arhivēt dokumentu [9].
Droša e-paraksta pieredze un audita pieraksti. Kad līgums ir gatavs, to var nosūtīt parakstīšanai no Agrello. Paraksti atbilst eIDAS prasībām, katram dokumentam ir audita žurnāls, un HR jebkurā brīdī redz, vai līgums ir parakstīts vai vēl gaida atbildi. Visi parakstītie dokumenti glabājas vienā drošā vietā, un tos var lejupielādēt pēc vajadzības [9].

Praktiska darba gaita izskatās šādi:

AI atlases rīks izvēlas kandidātu un nosūta viņa datus (vārdu, amatu, atalgojumu) Agrello.
RPA robots Agrello platformā atver piemērotu šablonu (piemēram, "Pārdošanas vadītāja līgums"), aizpilda laukus un ģenerē melnrakstu.
HR speciālists pārskata dokumentu, ieliek komentārus vai pielāgo papildu klauzulas, piemēram, par attālināta darba dienām.
Vadītājs apstiprina saturu, un Agrello nosūta līgumu kandidātam e-parakstīšanai.
Pēc parakstīšanas dokuments automātiski nonāk arhīvā, un HR redz, ka līgums ir pilnībā pabeigts. Vajadzības gadījumā sistēma var ģenerēt atgādinājumus vai statistikas pārskatus par visiem parakstītajiem dokumentiem.

Šāda plūsma samazina manuālo darbu, nodrošina lielāku pārskatāmību un ļauj HR komandai koncentrēties uz sarunām ar cilvēkiem, nevis tehnisku failu apstrādi.

Hibrīdās pieejas galvenie ieguvumi

Hibrīdā pieeja sniedz ieguvumus gan HR komandai, gan darbiniekiem. Pētījumi parāda, ka 83% darbinieku automatizācijas dēļ var veltīt vairāk laika jaunu prasmju apguvei un sarežģītākiem projektiem [4]. Ietekmi var sadalīt vairākās kategorijās:

Ātrāki procesi. Automatizēta līgumu sagatavošana un saskaņošana nozīmē, ka uzdevumi, kuri agrāk prasīja vairākas dienas, tagad tiek paveikti stundās. Organizācijas ziņo, ka digitāla iekļaušana var kļūt līdz pat 80% ātrāka [3][4]. Smarten Logistics gadījums parāda, ka robotizēti risinājumi ietaupīja veselu nedēļu manuālā darba, kad vienlaikus bija jāatjauno simtiem līgumu [7].
Mazāk kļūdu un risku. AI palīdz sagatavot saturu, RPA uzrauga, lai viss tiktu izpildīts vienādi, bet šabloni nodrošina, ka juridiskās klauzulas vienmēr ir iekļautas. Tā rezultātā 92% organizāciju pēc RPA ieviešanas uzlabo atbilstību prasībām un spēj labāk izturēt auditus [6].
Caurspīdība un dokumentēšana. Līgumi, atgādinājumi, paraksta žurnāli un piekļuves tiesības glabājas vienuviet. Ja vadībai vai juristiem nepieciešams pārskats, to var ģenerēt dažu minūšu laikā, nevis meklēt ziņas pa dažādām mapēm [9].
Labāka darbinieku pieredze. Jaunais kolēģis paraksta dokumentus digitāli un saņem piekļuvi nepieciešamajai informācijai pirms pirmās darba dienas. Tiek novērsti papīra formu aizkavējumi un rada profesionāls iespaids, kas palielina darbinieku apmierinātību. Flobotics pētījums liecina, ka 89% darbinieku jūtas apmierinātāki, kad automatizācija atbrīvo viņus no atkārtotiem uzdevumiem [6].
Skalējamība pieauguma laikā. Neatkarīgi no tā, vai jāsagatavo pieci vai piecsimt līgumi, sistēma tos ģenerē vienādi precīzi. Tas ir īpaši svarīgi straujas izaugsmes, restrukturizācijas vai sezonālu pieplūdumu laikā, kad HR komandai nav iespējas dubultot cilvēkresursus. Automatizācija palīdz arī izsniegt masveida dokumentus, piemēram, politiku atjauninājumus vai līguma pielikumus.

Kā sākt ar hibrīdu HR līgumu pārvaldību

Novērtē pašreizējo situāciju. Sastādi sarakstu ar visiem līgumu tipiem un procesa soļiem: kur glabājas šabloni, cik bieži tie tiek atjaunināti, kā notiek parakstīšana. Tas palīdz redzēt, kur rodas kavēšanās vai dubults darbs.
Sakārto šablonus un datus. Pirms automatizācijas ir svarīgi pārliecināties, ka šabloni ir aktuāli un juridiski pareizi. Iesaisti juristu vai ārēju partneri, lai pārskatītu kritiskos tekstus. Kad šabloni ir sakārtoti, tos var droši izmantot automatizācijā [8].
Izvēlies pilotprojektu. Sāc ar vienu procesu – piemēram, jaunā darbinieka pieņemšanu vai līguma pagarināšanu. Ievies AI un RPA soļus, seko līdzi rezultātiem un pārliecinies, ka komanda jūtas ērti ar jauno plūsmu.
Mēri ieguvumus. Salīdzini, cik ilgs laiks bija nepieciešams agrāk un cik tagad. Uzkrāj statistiku par parakstīšanas ātrumu, kļūdu skaitu, darbinieku apmierinātību. Šie dati palīdz pamatot plašāku ieviešanu uzņēmumā [1][7].
Plāno plašāku integrāciju. Kad pilotprojekts ir veiksmīgs, pievieno citus līgumu tipus, integrē automatizāciju ar algas un darbaspēka plānošanas sistēmām, kā arī izglīto komandu par labākajām praksēm.
Ieguldi cilvēku prasmēs. Tikpat svarīgi kā jaunie rīki ir HR komandas zināšanas. Rīkojiet apmācības par AI un RPA iespējām, datu drošību un juridiskajām niansēm, lai visi lietotāji saprastu, kā tehnoloģijas strādā un kā tās uzraudzīt.

Kopsavilkums: soļi ceļā uz viediem HR līgumiem

AI un RPA vairs nav nākotnes vīzija – tās jau šobrīd maina HR darbu. Biznesa līderi plāno šīs tehnoloģijas izmantot arvien plašāk: 60% vadītāju tuvāko gadu laikā vēlas palielināt ieguldījumus AI un automatizācijā, un līdz 2024. gadam gandrīz 70% rutīnas vadības uzdevumu būs automatizēti [4]. Organizācijas, kas paliek pie papīra un manuālām darbībām, riskē atpalikt.

Lai hibrīdā pieeja darbotos, nepieciešami trīs balsti. Pirmkārt, sakārtoti un uzticami dati, kas glabājas centralizētās šablonu bibliotēkās. Otrkārt, AI un RPA sadarbība, kas palīdz savlaicīgi pieņemt lēmumus un precīzi izpildīt darbības. Treškārt, droša līgumu pārvaldības platforma, kas nodrošina e-parakstus, audita pēdas un integrācijas ar citām sistēmām. Agrello demonstrē, kā šie elementi var darboties kā vienota ekosistēma un atbrīvot HR komandu laiku darbam ar cilvēkiem [7][8][9].

Pāreja no papīra uz viedajiem līgumiem ļauj HR komandai koncentrēties uz iekļaušanu, motivāciju un kultūru, nevis dokumentu medībām. Darbinieki saņem skaidrus dokumentus un ātru atgriezenisko saiti, vadība iegūst precīzus datus, bet uzņēmums samazina riskus un uztur stipru reputāciju. Rezultāts ir līgumi, kas tiek sagatavoti savlaicīgi, juridiski korekti un ar labāku darbinieku pieredzi [1][9].