Створення та надсилання документів на підпис у Agrello

Після налаштування облікового запису Agrello створення та надсилання документів на підпис стає ефективним, організованим процесом. Незалежно від того, чи працюєте Ви з контрактами, угодами або будь-якими бізнес-документами, що потребують підписів, інтуїтивний інтерфейс Agrello робить підготовку та розповсюдження документів простими.

Робочий процес підготовки документів

Процес створення документів у Agrello слідує логічній послідовності, призначеній для забезпечення точності та юридичної відповідності. Почніть з входу до свого робочого простору та переходу до відповідної папки, де буде зберігатися Ваш документ. Організація є ключем до підтримки ефективного керування документами в міру розвитку Вашого бізнесу.

Ви можете або обрати наявний документ зі свого робочого простору, або завантажити новий документ безпосередньо з Вашого комп'ютера. Agrello підтримує різні формати файлів, надаючи Вам гнучкість у створенні та керуванні бізнес-документами.

Після того як Ваш документ готовий, натисніть кнопку "Prepare for signing" (Підготувати до підписання), щоб розпочати процес підготовки підпису. Ця дія відкриває інтерфейс підготовки документів Agrello, де Ви налаштовуватимете всі аспекти робочого процесу підписання.

Вибір формату виводу

Agrello пропонує два основні формати виводу для задоволення різних бізнес-потреб і технічних вимог:

PDF-формат є найбільш часто використовуваним варіантом, створюючи документи, які є універсально доступними через будь-який PDF-читач. Цей формат ідеально підходить для стандартних контрактів, угод та бізнес-документів, де широка сумісність є важливою.

Формат ASIC-контейнера надає розширені можливості для організацій, які потребують цифрових підписів для кількох типів файлів. Цей формат особливо цінний для бізнесу, що обробляє складні пакети документів або потребує підвищених функцій безпеки для регуляторної відповідності.

Вибір між форматами залежить від Ваших конкретних бізнес-вимог, можливостей одержувачів та будь-яких галузевих потреб відповідності, які повинна виконувати Ваша організація.

Додавання підписантів і керування робочим процесом

Керування підписантами на основі email формує основу робочого процесу підписання Agrello. У верхньому лівому текстовому полі введіть email-адреси всіх сторін, які потребують підписати документ. Ви можете додати кількох підписантів і налаштувати послідовність підписання відповідно до вимог Вашого бізнес-процесу.

Agrello автоматично генерує персоналізовані email-запрошення для кожного підписанта, включаючи безпечні посилання доступу та будь-які персональні повідомлення, які Ви вирішите включити. Такий автоматизований підхід усуває ручну координацію, зберігаючи професійні стандарти комунікації.

Для складних угод із залученням кількох сторін Ви можете налаштувати послідовності підписання, щоб забезпечити розгляд і підписання документів у правильному порядку. Ця можливість є важливою для робочих процесів, що потребують конкретних ієрархій затвердження або процесів правового розгляду.

Стратегія розміщення полів підпису

PDF-документи потребують ручного розміщення полів підпису, надаючи Вам точний контроль над тим, де підписи з'являються на кожній сторінці. Використовуючи інтерфейс перетягування Agrello, розмістіть блоки полів підпису точно там, де кожна сторона повинна підписувати.

Враховуйте візуальний макет і юридичні вимоги при розміщенні полів підпису. Забезпечте достатній простір для підписів, розмістіть поля поблизу відповідних пунктів або розділів і збережіть професійний вигляд документа. Добре розміщені поля підпису покращують процес підписання та зменшують плутанину для одержувачів документів.

Документи ASIC-контейнера спрощують цей процес, усуваючи потребу в ручному розміщенні полів. Просто додайте email-адреси підписантів, і система автоматично обробить прикріплення підпису. Такий підхід добре працює для документів, де позиціювання підпису менш критичне.

Налаштування процесу підписання

Перед надсиланням документа додайте персоналізоване повідомлення до email-запрошення. Ця персональна нотатка надає контекст для підписантів, пояснює мету документа та включає будь-які конкретні інструкції або терміни.

Ефективні повідомлення-запрошення покращують частоту відповідей і зменшують запитання від підписантів. Включіть інформацію про тип документа, термін підписання та до кого звертатися з питаннями. Професійна, зрозуміла комунікація добре відображається на Вашій організації та сприяє плавним робочим процесам підписання.

Досвід процесу підписання

Коли одержувачі отримують своє запрошення до підписання Agrello, вони можуть отримати доступ до документа миттєво через безпечний браузерний інтерфейс. Завантаження програмного забезпечення або створення облікового запису не потрібні, що усуває бар'єри для завершення.

Можливості перегляду документів дозволяють підписантам ретельно вивчити угоду перед підписанням. Інтерфейс надає функцію масштабування, навігацію по сторінках та чітке виділення вимог до підпису. Ця прозорість підвищує довіру та забезпечує інформовану згоду.

Процес створення підпису відповідає різним методам автентифікації на основі вимог безпеки Вашої організації. Варіанти включають набрані підписи, намальовані підписи та розширену верифікацію цифрової ідентичності через Mobile-ID, Smart-ID або інші сертифіковані служби автентифікації.

Керування безпекою документів і відповідністю

Протягом процесу підписання Agrello підтримує детальні аудиторські сліди, документуючи кожну взаємодію з документом. Ці записи включають час доступу, часові позначки підпису, IP-адреси та методи автентифікації, використані кожною стороною.

Технологія стійкості до втручань забезпечує цілісність документа від створення до остаточного виконання. Будь-які спроби змінити документ після підписання виявляються та записуються, забезпечуючи правовий захист і гарантії відповідності.

Після завершення всі сторони автоматично отримують підписані копії, усуваючи потребу в ручному розповсюдженні. Документи безпечно зберігаються у Вашому робочому просторі Agrello з повними можливостями пошуку та отримання для майбутніх посилань.

Усунення поширених проблем

Проблеми доставки email іноді виникають через спам-фільтри або корпоративні налаштування безпеки email. Якщо підписанти повідомляють про неотримання запрошень, спочатку перевірте папки спаму, потім розгляньте використання альтернативних email-адрес або зверніться до IT-адміністраторів щодо політик фільтрації email.

Проблеми сумісності браузера іноді можуть впливати на процес підписання. Agrello працює з усіма сучасними браузерами, але очищення кешу браузера або перехід на оновлений браузер зазвичай вирішує будь-які проблеми відображення або функціональності.

Виклики автентифікації можуть виникнути з розширеними методами підписання, що потребують конкретних мобільних додатків або цифрових сертифікатів. Надайте чіткі інструкції для завантаження необхідних додатків або зверніться до підтримки Agrello за керівництвом щодо альтернативних варіантів автентифікації.

Оптимізація робочих процесів документів

У міру того, як Ви стаєте більш зручними з процесом створення документів Agrello, розгляньте впровадження робочих процесів на основі шаблонів для часто використовуваних типів документів. Шаблони зменшують час підготовки, забезпечують послідовність і мінімізують помилки в рутинній обробці документів.

Можливості інтеграції з наявними бізнес-системами можуть додатково оптимізувати Ваші робочі процеси документів. Agrello підключається до популярних бізнес-інструментів, забезпечуючи автоматизоване генерування документів і безперешкодну синхронізацію даних у Вашому технологічному стеку.

Ваші процеси створення та підписання документів тепер оптимізовані для ефективності, безпеки та професійної презентації. Кожен завершений робочий процес підписання зміцнює цифрову трансформацію Вашої організації та покращує досвід зацікавлених сторін завдяки сучасному, надійному керуванню документами.