Agrello uus funktsionaalsus on dokumentide bulk creation ehk hulgi loomine, mis võimaldab sul korraga ja automaatselt luua hulgaliselt dokumente. Kasutades dünaamiliste väljadega lepingupõhja ning importides Microsoft Excelisse sisestatud andmeid on võimalik dünaamilised väljad iga dokumendi jaoks eeltäita. See vähendab oluliselt korduvate dokumentide loomisele kuluvat aega.
Analüüsides meie kasutajate vajadusi ning seda, kuidas nad siiani on Agrello ja Zapieri integratsioone kasutanud, märkasime, et kõige populaarsem on Agrello ühendamine Exceli või Google Spreadsheets'iga selleks, et luua ühest ja samast lepingupõhjast korraga mitmeid dokumente ning dünaamilised väljad andmetega eeltäita.
Seejuures oli meie kasutajate üheks põhiliseks murekohaks Zapieri konto loomine, seadistamine ja selle eest ka maksmine. Kui massiline dokumentide loomine on vaid ühekordne vajadus, siis ei ole selline lisakulu mõistlik. Seda arvestades hakkasimegi kujundama lahendust, mis võimaldaks kasutajatel lihtsalt hulgi dokumente luua.
Millistes olukordades tuleb dokumentide hulgaliselt loomine kasuks?
Hulgaliselt dokumentide loomine Agrello abil tuleb kasuks siis, kui sul on vaja kasutada üht ja sama lepingupõhja, et sõlmida samasisulisi lepinguid paljude erinevate allkirjastajatega. Selliseks dokumendiks võivad olla näiteks uuendatud kasutajatingimused, mille peavad tuhanded sinu teenuse kasutajad aktsepteerima või töösisekorra eeskirjad, mis ootavad sadade töötajate allkirja. Siin on veel mõned näited, kuidas dokumentide hulgi loomine võib sinu elu lihtsustada:
- Üldiste teenuse kasutamise tingimuste uuendamine: müügimeeskonnal on vaja, et kliendid aktsepteeriks muudatused üldistes kasutajatingimustes.
- Dokumentide jagamine töötajatega: personaliosakond peab kiirelt välja saatma uue töötajate boonuste paketi tingimused või kodust töötamise tingimused. Kasutades dünaamilisi välju on võimalik kergelt ka dokumentide sisu Agrello platvormil muuta, juhul kui see peaks erinevate töötajate puhul mõneti erinema.
- Eelnevalt kokku lepitud lepingud mitme investoriga: kui finantsosakond kogub raha mitmelt investorilt ja on eelnevalt saanud nõusoleku investeeringuks, siis saavad nad kasutada hulgiloomist, et kiiresti saata laenutingimused laiali kümnetele allkirjastajatele korraga.
- Uute registreerunute taotlusvormid: uue kursuse käivitamisel, peate võib-olla koguma andmeid ja saama kõigilt osalejatelt allkirjastatud avaldused. Hulgiloomist saab kasutada ka isikupärastatud taotlusvormide koostamiseks ning need ühe nupulevajutusega täitmiseks ja allkirjastamiseks saata.
Kuidas Agrello platvormil hulgi dokumente luua?
Et paremini mõista, kuidas saate lepingupõhja kasutade hulgaliselt dokumente luua, teeme koos läbi sellise näite, kus töötajate käitumisjuhendi muudatused saadetakse töötajatele laiali tutvumiseks ja allkirjastamiseks.
Protsess koosneb kolmest etapist:
- Dünaamiliste väljadega lepingupõhja ettevalmistamine ja Exceli tabeli koostamine
- Lepingupõhja loomine Agrellos
- Hulgaliselt dokumentide loomine kasutades lepingupõhja
Ettevalmistus
Esmalt tuleb korduvkasutatav lepingupõhi koostada Microsoft Wordis ja töötajapõhised väljad märkida dünaamilisteks väljadeks, kasutades {{loogelisi_sulge}} ja andes väljale nime mis indikeerib sinna sisestatavat infot, näiteks {{tootaja_nimi}}. Vigade vältimiseks ei tohi sulgude sees välja nimetamiseks kasutada tühikuid, kirjavahemärke või täpitähti.
Järgmisena tuleb ette valmistada Exceli tabel töötajate nimede ja muu infoga, mida soovitakse automaatselt lepingupõhjadesse saata. Iga töötaja jaoks tuleb luua eraldi rida ning iga dünaamilise välja jaoks eraldi tulp.
Tabelisse tuleb teha ka eraldi tulp töötajate e-posti aadressidega, sest neid kasutatakse allkirjastamise kutse saatmiseks.
Lepingupõhja loomine Agrellos
1. Lae lepingupõhi Agrello keskkonda üles
Agrellos saad korduvkasutatavaid lepingupõhjasid luua, kui vajutad nuppu "Create New" ja valid sealt alt "Template" ning laed üles Microsoft Wordis ette valmistatud dokumendi .docx formaadis.
Agrello platvormile konto tegemine on tasuta ning iga kuu on tasuta võimalik luua 3 dokumenti. Kui soovid korraga luua suurema koguse dokumente, siis tuleb tellida tasuline pakett. Paketid ja hinnad leiad siit.
2. Allkirjastamise väljade markeerimine
Peale lepingupõhja üles laadimist tuleb dokumendile märkida allkirjastamise väljad. Lepingupõhja eelvaates saab lisada allkirjastamise välju kui vajutad nupule vasakul menüüs asuvale nupule “Signature field” ning lohistad allkirja välja õigesse kohta. Peale seda vajuta nuppu “Save field”.
Dokumentide hulgaliselt loomine kasutades lepingupõhja
Nüüd oleme jõudnud Exceli tabeli ühendamiseni, mis võimaldaks Excelis olevat infot automaatselt lepingupõhjal asuvatesse dünaamilistesse väljadesse sisestada.
Kui oled endiselt lepingupõhja vaates, siis kliki nupul “Use template” ja vali “Bulk create documents”. See loob PDF-formaadis dokumendid.
Nüüd avaneb sulle dokumentide hulgiloomise tööriist.
Samm 1. Lae üles ettevalmistatud Exceli fail
Vali Exceli fail, kuhu sisestasid töötajate andmed. Ühes failis tohib olla maksimaalselt 1000 rida.
Samm 2. Vali allkirjastamise väljad
Nüüd tuleb sul valida, millisest Exceli tulbast leiab süsteem töötaja e-posti aadressid. Vali õige väli ja kliki nupul “Continue”.
Samm 3. Ühenda andmeväljad lepingupõhjaga
Selleks, et Excelis olevad andmeväljad jõuaksid lepingupõhjal õigetesse kohtadesse, tuleb sul ühendada andmeväljad dünaamiliste väljadega. Selles näites on meil ühendamiseks ainult üks andmeväli ja selleks on töötaja nimi.
Vajuta “Continue” et edasi liikuda.
Samm 4. Dokumendi nimi ja sihtkoht
Viimases sammus tuleb defineerida dokumendile antav dünaamiline nimi ning sihtkoht, millisesse kausta dokument peale allkirjastamisele saatmist Agrello keskkonnas läheb. Dünaamiline dokumendi nimi koosneb lepingupõhja nimest + ühest andmeväljast. Näiteks lepingupõhja nimi + töötaja nimi = Employee Code of Conduct Jarmo Tuisk.
“Send document to this space” valiku alt saad määrata mõne kausta Agrello platvormilt, kuhu sinu dokumendid peale loomist automaatselt liigutatakse. Näiteks lood spetsiaalse kausta (space) nimega “Töötajate käitumisjuhendid” ning kõik need dokumendid on hiljem mugavalt ühest kohast kättesaadavad.
Kui see on tehtud, siis kliki nupul “Submit”.
Dokumentide loomine võib võtta aega paarist sekundist kuni mõne minutini olenevalt automatiseeritavate ridade arvust Excelis. Seega kui sa ei näe oma dokumente koheselt, siis oota natukene ning proovi oma kausta mõne hetke pärast värskendada.
Kõik loodud dokumendid jäävad alguses Draft staatusesse ning sul on võimalik need enne välja saatmist üle vaadata. Hetkel tuleb dokumendid välja saata ükshaaval. Peale välja saatmist on võimalik oma dokumendi staatust jälgida kausta töölaua vaates.
Meie Agrellos usume, et dokumentide hulgaline loomine vähendab oluliselt korduvate dokumentide loomisele kuluvat aega. Seeläbi saavad ettevõtted oma fookuse suunata asjadele, mis on päriselt olulised - paremad kliendisuhted, kõrgem efektiivsus ning tasakaal töö-ja eraelu vahel.
Anke meile teada, mida meie uuesti funktsionaalsusest arvate.
