Kui palju Agrello sulle aega säästab?
Selleks, et arvutada välja potentsiaalne ajavõit Agrello kasutamisel 20 dokumendi käsitlemisel kuus, millest igaüks vajab allkirja kahelt allkirjastajalt, alustame esmalt hinnanguga, kui palju aega kulub traditsioonilise e-posti protsessi ja Agrello protsessi iga sammu jaoks. Seejärel saame seda rakendada igakuisele mahule, et näha üldist ajavõitu.
Eeldused traditsioonilise e-posti põhise protsessi kohta:
- Dokumendi ettevalmistamine Wordis: 20 minutit dokumendi kohta.
- Saatmine esimesele allkirjastajale ja allkirja ootamine: 1 päev ooteaega + 10 minutit käsitlemiseks.
- Vastuvõtmine esimeselt allkirjastajalt ja saatmine teisele allkirjastajale: 10 minutit käsitlemiseks + 1 päev ooteaega.
- Lõpliku allkirja vastuvõtmine ja failihaldus: 10 minutit käsitlemiseks.
Igale dokumendile aktiivselt kulutatud aeg:
- Aktiivne käsitlemisaeg dokumendi kohta: 20 min (ettevalmistus) + 10 min (saatmine esimesele) + 10 min (vastuvõtmine ja saatmine teisele) + 10 min (lõplik arhiveerimine) = 50 minutit.
Ooteaeg dokumendi kohta:
- Ooteaeg dokumendi kohta: 2 päeva (eeldusel, et iga allkirjastaja võtab aega ühe päeva).
20 dokumendi puhul:
- Aktiivse käsitlemise koguaeg kuus: 50 min/dokument × 20 dokumenti = 1000 minutit (ehk umbes 16,67 tundi).
- Ooteaja kogusumma kuus: 2 päeva/dokument × 20 dokumenti = 40 päeva (kuid toimub samaaegselt, nii et tegelik aeg on siiski paar päeva, sõltuvalt allkirjastajate kiirusest).
Eeldused Agrello protsessi kohta:
- Dokumendi ettevalmistamine, kasutades malle: 10 minutit (kiirem tänu mallidele).
- Saatmine kõikidele allkirjastajatele samaaegselt: Minimaalne käsitlemisaeg, sest süsteem saadab kutsed automaatselt, oletame 5 minutit.
- Automaatsed meeldetuletused ja teavitused: Vähendab järelkontrolli aega, minimaalne aktiivne haldamine vajalik.
- Allkirjastatud dokumendi vastuvõtmine ja arhiveerimine: Automaatne arhiveerimine, 5 minutit käsitlemisaega.
Igale dokumendile aktiivselt kulutatud aeg:
- Aktiivne käsitlemisaeg dokumendi kohta: 10 min (ettevalmistus) + 5 min (saatmine ja haldamine) + 5 min (arhiveerimine) = 20 minutit.
20 dokumendi puhul:
- Aktiivse käsitlemise koguaeg kuus: 20 min/dokument × 20 dokumenti = 400 minutit (ehk umbes 6,67 tundi).
Ajavõidu arvutamine:
- Aktiivse käsitlemisaja vähenemine kuus: 16,67 tundi (traditsiooniline) - 6,67 tundi (Agrello) = 10 tundi säästetud.
- Efektiivsuse paranemine: (10 tundi säästetud / 16,67 tundi traditsiooniline) × 100% ≈ 60% vähenemine aktiivse käsitlemise ajas.
Seega võib Agrello kasutamine säästa umbes 60% ajast, mis kulus varem dokumendi allkirjastamise protsessi haldamisele, kui käsitletakse 20 dokumenti kuus. See oluline ajavõit võimaldab keskenduda produktiivsematele või strateegilisematele ülesannetele, suurendades üldist operatiivset tõhusust.
