E-allkirjastamise lahendus neile, kel kiire

Smarten: Kuidas uuendada 300 lepingut ilma liigse manuaalse pingutuseta?

Lepingute loomine, haldamine ja allkirjastamine

Väljakutsed

Laotöö iseloomust tingituna on logistika valdkonnas tihti suur kaadri voolavus, mistõttu on lepingute ettevalmistamine personaliosakonnas igapäevane tööülesanne. Näiteks suvisel ajal, kui on müükide tipphooaeg, on Smartenis tööl täiendavat lisatööjõudu ning põhiliseks murekohaks see, et lepingute ettevalmistamisele kulus liiga palju aega.

Teiseks probleemiks sellise lepingute mahu juures oli dokumentide edasi-tagasi saatmine e-kirja teel ning samal ajal nende staatuse jälgimine. Puudus selge ülevaade sellest, milline leping oli kelle poolt allkirjastatud ning mis dokumendid olid kellegi taha toppama jäänud. Samuti kulus lepingute korrastamisele ja õigetesse kaustadesse salvestamisele palju aega.

Lisaks kuna kõik töölepingud olid sõlmitud erinevatel aastatel, aga Töölepinguseaduse muudatused tuli jooksvalt uuendada kõigil 300 lepingul, oli oluline leida ka antud murekohale praktiline lahendus ja hoida personaliosakonna aega kokku. 300 lepingu manuaalseks ettevalmistamiseks kuluks kogu personaliosakonna ühise pingutusena keskmiselt nädal efektiivset tööaega, mille käigus muudele tööülesannetele keskendumine oleks häiritud.

Lahendused

Jooksvalt uute töölepingute sõlmimiseks kasutab täna Smarten Logistics Agrello korduvkasutatavate lepingupõhjade funktsionaalsust. Kuna ettevõttel on mitu varianti töölepingutest, siis on Agrellosse üles laetud 6-7 erinevat lepingupõhja. Kaks personalispetsialisti tegelevad töölepingute ettevalmistamisega ning personaliosakonna juht allkirjastab dokumendid.

Agrello platvormi töölaualt saab kogu lepingute protsessist ja staatusest kohese ja selge ülevaate. Oluline on siinkohal ka see, et dokumente ei pea enam e-kirja teel edasi-tagasi saatma, manuaalselt allkirjastajate üle järge pidama, ega õigetesse kaustadesse salvestamisele aega kulutama. Lepingud on Agrellos kaustadesse jagatud lepingutüüpide järgi ja lihtsalt leitavad kõikidele asjasse puutuvatele osapooltele. Kogu personaliosakond on jooksvalt kõikide uuendustega kursis ning saavad oma tööd kiiremini teha.

Dokumentide hulgi loomise funktsionaalsus on kasulik just sellisel puhul, kui uuendamist vajab korraga suur hulk lepinguid - just nagu Smarteni projektipõhine 300 töölepingu samaaegne uuendamine. Ka kakskeelsete lepingupõhjadega leiti lahendus. Kohati vajasid need põhjad eelnevalt seadistamist ja testimist, et kõik väljad korralikult paika saada, kuid sellele kuluv aeg ei andnud võrrelda 300 lepingu manuaalse ettevalmistamisega.

“Kui algandmed on korrektsed ning Excelis olemas, siis edasine lepingute loomine käib uskumatult kiiresti ja lihtsalt”, sõnas Mari-Liis Kreem.

Summary

Kokkuvõte

Kokkuvõttes on Smarten Logistics AS Agrello kasutamisega väga rahul. Eriti lihtsustab see standardsete lepingute ettevalmistamist. Allkirjastamise protsess on mugav ning ülevaade kõigist dokumentidest lihtne ja selge. Massilist dokumentide uuendamist ei soovinud Mari-Liis Kreem ilma Agrello abita isegi ette kujutada, sest selline manuaalne töö naelutaks terve personaliosakonna nädalaks arvutite taha lepinguid ette valmistama.

These companies are already saving hours of work each week

Book your free e-contract workshop!

We are now offering you the opportunity to find out how to implement the same change in your company or organization without blowing a hole in your IT budget.

What do you get?

Free practical workshop to explore contract automation solutions.
Step-by-step guidance on setting up the platform.
Tips on how to seamlessly integrate Agrello into existing processes.
Opportunity to ask questions and get advice from experts.
Harry Käsk

Pick a time that suits you from the calendar here!

If you couldn't find a suitable time or if you have any questions, then get in touch with us!

Got questions?

What is Agrello, and who is it for?
What features does Agrello offer for contract preparation?
How does Agrello simplify the signing process?
How does Agrello support contract management?
What integrations does Agrello offer?
What sets Agrello apart from other contract management tools?
How does Agrello benefit businesses?
What problem does Agrello primarily address?
Who should consider using Agrello?
Does Agrello offer a free trial?
What’s the price?

Let’s find out how to make your e-signing processes faster

Kes veel kasutavad?

Broneeri endale tasuta töötuba!

Nüüd pakume sulle võimalust teada saada, kuidas enda ettevõttes või organisatsioonis sama muudatus läbi viia ilma IT eelarvesse auku jätmata.

Mida pakume?

Tasuta praktiline töötuba lepingute automatiseerimislahendustega tutvumiseks
Samm-sammuline juhendamine platvormi seadistamiseks
Näpunäited, kuidas Agrellot sujuvalt integreerida olemasolevatesse protsessidesse
Võimalus esitada küsimusi ja saada ekspertidelt nõu
Harry Käsk

Vali siit kalendrist endale sobiv aeg!

Kui sa ei leidnud sobivat aega või sul tekkis küsimusi, siis võta meiega ühendust!