Väljakutsed
Laotöö iseloomust tingituna on logistika valdkonnas tihti suur kaadri voolavus, mistõttu on lepingute ettevalmistamine personaliosakonnas igapäevane tööülesanne. Näiteks suvisel ajal, kui on müükide tipphooaeg, on Smartenis tööl täiendavat lisatööjõudu ning põhiliseks murekohaks see, et lepingute ettevalmistamisele kulus liiga palju aega.
Teiseks probleemiks sellise lepingute mahu juures oli dokumentide edasi-tagasi saatmine e-kirja teel ning samal ajal nende staatuse jälgimine. Puudus selge ülevaade sellest, milline leping oli kelle poolt allkirjastatud ning mis dokumendid olid kellegi taha toppama jäänud. Samuti kulus lepingute korrastamisele ja õigetesse kaustadesse salvestamisele palju aega.
Lisaks kuna kõik töölepingud olid sõlmitud erinevatel aastatel, aga Töölepinguseaduse muudatused tuli jooksvalt uuendada kõigil 300 lepingul, oli oluline leida ka antud murekohale praktiline lahendus ja hoida personaliosakonna aega kokku. 300 lepingu manuaalseks ettevalmistamiseks kuluks kogu personaliosakonna ühise pingutusena keskmiselt nädal efektiivset tööaega, mille käigus muudele tööülesannetele keskendumine oleks häiritud.
Lahendused
Jooksvalt uute töölepingute sõlmimiseks kasutab täna Smarten Logistics Agrello korduvkasutatavate lepingupõhjade funktsionaalsust. Kuna ettevõttel on mitu varianti töölepingutest, siis on Agrellosse üles laetud 6-7 erinevat lepingupõhja. Kaks personalispetsialisti tegelevad töölepingute ettevalmistamisega ning personaliosakonna juht allkirjastab dokumendid.
Agrello platvormi töölaualt saab kogu lepingute protsessist ja staatusest kohese ja selge ülevaate. Oluline on siinkohal ka see, et dokumente ei pea enam e-kirja teel edasi-tagasi saatma, manuaalselt allkirjastajate üle järge pidama, ega õigetesse kaustadesse salvestamisele aega kulutama. Lepingud on Agrellos kaustadesse jagatud lepingutüüpide järgi ja lihtsalt leitavad kõikidele asjasse puutuvatele osapooltele. Kogu personaliosakond on jooksvalt kõikide uuendustega kursis ning saavad oma tööd kiiremini teha.
Dokumentide hulgi loomise funktsionaalsus on kasulik just sellisel puhul, kui uuendamist vajab korraga suur hulk lepinguid - just nagu Smarteni projektipõhine 300 töölepingu samaaegne uuendamine. Ka kakskeelsete lepingupõhjadega leiti lahendus. Kohati vajasid need põhjad eelnevalt seadistamist ja testimist, et kõik väljad korralikult paika saada, kuid sellele kuluv aeg ei andnud võrrelda 300 lepingu manuaalse ettevalmistamisega.
“Kui algandmed on korrektsed ning Excelis olemas, siis edasine lepingute loomine käib uskumatult kiiresti ja lihtsalt”, sõnas Mari-Liis Kreem.
Summary
Kokkuvõte
Kokkuvõttes on Smarten Logistics AS Agrello kasutamisega väga rahul. Eriti lihtsustab see standardsete lepingute ettevalmistamist. Allkirjastamise protsess on mugav ning ülevaade kõigist dokumentidest lihtne ja selge. Massilist dokumentide uuendamist ei soovinud Mari-Liis Kreem ilma Agrello abita isegi ette kujutada, sest selline manuaalne töö naelutaks terve personaliosakonna nädalaks arvutite taha lepinguid ette valmistama.
