Līgumu automatizācijas uzsākšanai nav jābūt vairāku mēnešu projektam

Mazie un vidējie uzņēmumi bieži atliek līgumu automatizāciju nepareiza iemesla dēļ. Viņi pieņem, ka tas sākas ar lielu programmatūras projektu: procesu kartēšana, saskaņošana, integrācijas, migrācija, apmācības un mēnešiem ilgs ieviešanas darbs, pirms kāds vispār redz labumu.

Šis pieņēmums ir saprotams, ja pērkat enterprise CLM sistēmu. Daudz mazāk saprātīgs tas ir, ja jūsu patiesā problēma ir vienkāršāka: komanda atkal un atkal sastāda tos pašus piecus līdz desmit līgumus.

Lielākajai daļai MVU līgumu automatizācijai vajadzētu sākties daudz mazākā mērogā. Ne ar platformas ieviešanu. Un ne ar milzīga darbplūsmas reformas plānošanu.

Tai vajadzētu sākties ar veidņu portfeli.

Tas nozīmē to dokumentu identificēšanu, kurus jūsu uzņēmums atkārtoti sūta, to standartizēšanu un nodrošināšanu, ka pareizajiem cilvēkiem ir iespēja tos izveidot, nosūtīt, izsekot un parakstīt bez copy-paste haosa. Daudzos uzņēmumos tas vien novērš lielāko daļu manuālā darba, ko cilvēki sauc par „līgumu pārvaldību".

Kāpēc MVU apstājas, vēl nesākuši

Izteiciens „līgumu automatizācija" izklausās lielāks, nekā tas patiesībā ir.

Tas liek īpašniekiem un izpilddirektoriem domāt par iepirkumiem, integrācijām un uzņēmumu līmeņa procesu dizainu. Tā darbs tiek pastāvīgi atlikts. Komanda turpina izmantot vakardienas līgumu kā šodienas veidni. Kāds rediģē vecu Word failu. Kāds cits sūta PDF pa e-pastu. Parakstītas kopijas nonāk dažādās mapēs. Neviens nav īsti pārliecināts, kura versija ir spēkā.

Tieši tāpēc daudzi MVU paliek manuālā režīmā ilgāk, nekā vajadzētu. Sāpes ir reālas, bet iedomātais risinājums šķiet pārāk smags. Ja tas izklausās pazīstami, izlasiet arī kā standartizēt komandas līgumu procesus.

Labāka pieeja ir šāda: pirms automatizējat visu līguma dzīves ciklu, varat standartizēt atkārtojamo daļu.

Un lielākajai daļai mazāku komandu atkārtojamā daļa nav sarežģīts darbplūsmas process. Tie ir vieni un tie paši atkārtotie dokumentu veidi:

• konfidencialitātes līgumi
• pakalpojumu līgumi
• pārdošanas līgumi
• darba līgumi
• uzņēmuma līgumi
• papildinājumi un grozījumi
• politikas paziņojumi

Ja šie dokumenti jau kaut kādā formā pastāv, jūs nesākat no nulles. Jums jau ir automatizācijas izejmateriāls.

Ko „automatizācija" MVU kontekstā parasti nozīmē

Lielam uzņēmumam līgumu automatizācija var nozīmēt saskaņošanas maršrutus, klauzulu bibliotēkas, iepirkumu politikas, ERP integrācijas un saistību pārvaldību.

MVU pietiek ar daudz praktiskāku definīciju:

Automatizācija nozīmē, ka jūsu komanda vairs nesastāda rutīnas līgumus no nulles, nepaļaujas uz nekontrolētu copy-paste un vairs nav jāseko katram dokumentam manuālajā parakstīšanas procesā.

Tas jau ir būtisks progress.

Praksē tas parasti izriet no četrām izmaiņām:

1. Izveidojat atkārtoti lietojamas veidnes saviem visbiežākajiem līgumiem.
2. Aizvietojat brīvformas rediģēšanu ar strukturētiem laukiem vārdiem, datumiem, summām un citiem mainīgajiem datiem.
3. Apvienojat līgumu izveidi un izsekošanu vienā vietā.
4. Padarāt parakstīšanu un atgādinājumus par darba procesa daļu, nevis atsevišķu e-pasta blakusuzdevumu.

Nekas no tā neprasa vairāku mēnešu projektu.

Pareizais sākumpunkts: izveidojiet veidņu portfeli

Veidņu portfelis ir vienkārši kurēta kolekcija ar jūsu galvenajiem atkārtoti izmantojamiem dokumentiem.

Tā vietā, lai jautātu „Kā mēs automatizēsim visus līgumus?", jautājiet:

Kuri 5–10 līgumu veidi šodien rada visvairāk rutīnas dokumentu darba?

Uz šo jautājumu ir daudz vieglāk atbildēt, un tas noved pie daudz labākas pirmās ieviešanas.

Daudziem MVU pirmais portfelis varētu izskatīties šādi:

1. Viena konfidencialitātes līguma veidne

Tas bieži ir visvieglākais ieguvums. Juridiskā struktūra parasti paliek nemainīga, mainās tikai pušu vārdi, datumi un daži darījuma nosacījumi no līguma uz līgumu.

2. Viena galvenā pārdošanas vai pakalpojumu līguma veidne

Ja jūsu komanda regulāri slēdz līdzīgus darījumus, veidņu disciplīna šeit ātri sāk nest augļus. Tā vietā, lai rediģētu iepriekšējā klienta failu, ģenerējat tīru dokumentu no apstiprinātas struktūras.

3. Viena darba līguma vai uzņēmuma līguma veidne

Personāla un operāciju komandas bieži veic vienas un tās pašas atkārtotās izmaiņas katru reizi, kad pievienojas jauns darbinieks. Veidne novērš šo atkārtošanos un samazina nepatīkamas kļūdas. Uzziniet vairāk par darba līgumiem.

4. Viena papildinājuma vai pagarinājuma līguma veidne

Tas ir svarīgāk, nekā uzņēmumi domā. Pagarinājumi, nelielas izmaiņas un papildinājumi rada pārsteidzoši daudz novēršamu sastādīšanas darba.

5. Viena pašapkalpošanās vai veidlapas veidne, kur tas ir piemērojams

Ja regulāri sūtāt vienu un to pašu standarta līgumu ārējām pusēm, kopīgojama veidnes saite var pilnībā novērst manuālu nosūtīšanu. Tas ir īpaši noderīgi standarta konfidencialitātes līgumiem, piekrišanas veidlapām vai vienkāršiem pievienošanās dokumentiem.

Ar to jau pietiek, lai mainītu to, kā līgumu darbs jūtams mazā uzņēmumā.

Kā noteikt, kuras veidnes iekļaut pirmajā versijā

Nesāciet ar uzņēmuma juridiski vissarežģītāko līgumu. Sāciet ar visbiežāk atkārtoto.

Labākās pirmās veidnes parasti atbilst trim nosacījumiem:

• struktūra katru reizi kopumā paliek nemainīga,
• dokuments tiek sastādīts pietiekami bieži, lai tam būtu nozīme,
• copy-paste kļūdu cena ir pietiekami augsta, lai attaisnotu standartizēšanu.

Tieši tāpēc veidņu portfeļi MVU tik labi darbojas. Jums nav jāatrisina katrs izņēmuma gadījums. Jums tikai jāstandartizē atkārtotais kodols.

Ja vēlaties ātru prioritizēšanas noteikumu, izmantojiet šo:

Augsta biežums + zema strukturālā mainība = pirmais automatizācijas kandidāts.

Tas parasti ir daudz noderīgāk nekā sākt ar līgumu veidu, kas izraisa garākās juridiskās diskusijas.

Praktiska ieviešana, kas nekļūst par „projektu"

Mērķis nav uzsākt lielu iniciatīvu. Mērķis ir izveidot kontrolētu veidu, kā izbeigt atkārtotu manuālo darbu.

Šeit ir daudz reālistiskāks ieviešanas plāns MVU.

1. solis: kartējiet savus atkārtotos līgumu veidus

Uzskaitiet visus dokumentus, kurus jūsu komanda sastāda biežāk nekā reizi mēnesī vai reizi ceturksnī. Lielākā daļa uzņēmumu ātri atklāj, ka neliels skaits atkārtotu dokumentu rada lielāko daļu manuālā darba.

2. solis: izvēlieties pirmās 3–5 veidnes

Izvēlieties dokumentus, kas ir bieži, standartizēti un sāpīgi atkārtoti manuāli. Pagaidām ignorējiet izņēmuma gadījumus.

3. solis: sakārtojiet avota failus

Paņemiet katra līguma labāko pašreizējo versiju un noņemiet darījumam specifiskos datus. Izlemiet, kas paliek fiksēts un kas kļūst par lauku.

4. solis: definējiet laukus

Vārdi, datumi, cenas, adreses, darba sākuma datumi, uzteikuma termiņi, pakalpojumu apraksti, parakstītāju dati. Tie ir gabali, kurus jūsu komandai vajadzētu aizpildīt katru reizi, nevis manuāli rediģēt dokumenta saturu.

5. solis: centralizējiet piekļuvi veidnēm

Veidnes nedrīkst atrasties kāda darbvirsmas mapē vai vecos e-pasta pielikumos. Tām jābūt vienā sistēmā, kur visi izmanto vienu un to pašu aktuālo versiju.

6. solis: pievienojiet nosūtīšanu, izsekošanu un atgādinājumus

Veidne palīdz sastādīšanas posmā. Taču darbplūsma kļūst daudz spēcīgāka, ja tā pati sistēma arī parāda, vai līgums vēl ir melnrakstā, jau nosūtīts, gaida parakstu vai ir pabeigts.

7. solis: paplašiniet tikai pēc pirmā portfeļa darbības

Kad pirmās 3–5 veidnes ir konsekventi lietošanā, tad pievienojiet masveida izveidi, kopīgojamas saites vai sarežģītākus procesu noteikumus tur, kur tiem tiešām ir jēga.

Šī ir galvenā domāšanas maiņa: sarežģītību nopelnāt vēlāk. Jūs to neielādējat iepriekš.

Kādu ieguvumu MVU gūst no veidņu portfeļa?

Pirmais ieguvums nav „digitālā transformācija". Tā ir operatīvais miers.

Cilvēki pārstāj šaubīties, kuru failu izmantot. Viņi pārstāj pārrakstīt tās pašas klauzulas. Viņi pārstāj kopēt vecus līgumus un cerēt, ka nekas svarīgs nav palaists garām. Vadītāji pārstāj jautāt, kur ir kāds dokuments. Personāla nodaļa pārstāj improvizēt ar katru jauno darbinieku. Pārdošanas komanda pārstāj pārbūvēt to pašu līgumu termiņa spiediena apstākļos.

Labs veidņu portfelis ātri sniedz trīs praktiskus ieguvumus.

Mazāk novēršamu kļūdu

Kad līgumi tiek veidoti no apstiprinātām veidnēm ar strukturētiem laukiem, samazinās tipiskas manuālā darba kļūdas: nepareizi vārdi, novecojuši nosacījumi, nekonsekvents formatējums un trūkstoši punkti.

Ātrāka sagatavošana

Komanda pavada mazāk laika sastādīšanai un vairāk biznesa datu apstiprināšanai, kam ir patiesa nozīme. Tas ir reāls produktivitātes pieaugums. Jūs nerakstāt mazāk tāpēc, lai mazāk rakstītu. Jūs novēršat zemas vērtības atkārtošanos.

Labāks pārskats

Kad dokumentu izveide un parakstīšana notiek vienā darbplūsmā, jūs patiešām redzat, kas notiek. Kuri līgumi vēl ir melnrakstā? Kuri gaida parakstu? Kuri ir pabeigti? Tas vien novērš pārsteidzoši daudz iekšējās berzes.

Kad pievienot masveida izveidi un pašapkalpošanās plūsmas

Veidņu portfelis ir pamats. Taču dažiem MVU būtu jāsper nākamais solis diezgan agri.

Ja vienlaikus sagatavojat daudz līdzīgu līgumu, masveida izveide ir nākamais loģiskais solis. Agrello atbalsta dokumentu masveida izveidi, apvienojot veidnes ar Excel vai CSV datiem, kas ir noderīgi darbinieku pievienošanās paketēm, politikas paziņojumiem, klientu līgumu atjaunojumiem vai partneru dokumentācijai, ko sagatavo partijās.

Ja regulāri sūtāt vienu un to pašu standarta dokumentu ārējām pusēm, kopīgojamas veidņu saites var būt vēl vērtīgākas. Tā vietā, lai katru dokumentu manuāli sagatavotu un nosūtītu, izveidojat vienu veidni un vienu kopīgojamu saiti. Cilvēki var atvērt saiti, aizpildīt nepieciešamos datus un paši parakstīt dokumentu. Pareizajos lietošanas gadījumos tas novērš lielu daudzumu administratīvās saziņas.

Tās ir jaudīgas funkcijas, taču vislabāk darbojas pēc tam, kad pamata veidņu portfelis ir izveidots. Pretējā gadījumā mēģināt mērogot procesu, kas pie avota vēl ir haotisks.

Kur Agrello iederas

Šeit ir praktiskais iemesls, kāpēc Agrello labi der MVU, kas uzsāk šo ceļu.

Jums nav jāsāk ar smagu līgumu pārvaldības programmu. Varat sākt ar aktīviem, kas jums jau ir: Word vai PDF līgumiem, kurus jūsu uzņēmums atkārtoti izmanto. Skatiet kā izveidot Word veidnes Agrello.

Agrello veidņu darbplūsma atbalsta šo pakāpenisko pieeju:

• varat pārvērst atkārtotos līgumus veidnēs,
• izmantot dinamiskos laukus, lai aizvietotu manuālu rediģēšanu,
• centralizēt veidnes, lai komanda izmantotu vienu aktuālo versiju,
• ģenerēt dokumentus atsevišķi vai masveida no tabulas datiem,
• nosūtīt dokumentus parakstīšanai un izsekot tos visā parakstīšanas dzīves ciklā,
• nosūtīt atgādinājumus gaidošajiem parakstītājiem,
• un, kur piemērojams, izmantot kopīgojamas veidņu saites pašapkalpošanās dokumentu plūsmām.

Šī kombinācija ir svarīga, jo MVU parasti nevajag desmit atsevišķu rīku. Viņiem vajag vienu praktisku sistēmu, kas palīdz vienam dokumentam pārvietoties no atkārtota melnraksta līdz parakstītam rezultātam bez liekas manuālas apstrādes.

Līgumu automatizācijai sākumā vajadzētu šķist mazākai

Ja jūsu uzņēmums joprojām sagatavo rutīnas līgumus, rediģējot vecus failus, nav jāgaida, līdz esat „gatavi pilnai automatizācijai".

Esat gatavi, tiklīdz varat atbildēt uz diviem jautājumiem:

1. Kurus līgumu veidus mēs visbiežāk atkārtojam?
2. Kuriem no tiem pirmajiem vajadzētu kļūt par standartizētām veidnēm?

Ar to pietiek, lai sāktu.

Kļūda nav sākt ar mazu. Kļūda ir uzskatīt līgumu automatizāciju par kaut ko tādu, kas kļūst vērtīgs tikai tad, kad no tā izaug stratēģiska programmatūras programma.

Lielākajai daļai MVU pirmais solis ar lielāko atdevi ir daudz vienkāršāks: izveidojiet veidņu portfeli, centralizējiet to vienā vietā un ļaujiet atkārtotajam darbam kļūt apzināti atkārtotam.

Ja vēlaties šo pieeju izmēģināt praksē, sāciet ar saviem trim visbiežāk atkārtotajiem līgumiem un ievietojiet tos vienā kontrolētā darbplūsmā izveidei, parakstīšanai un izsekošanai. Parasti tas ir brīdis, kad „līgumu automatizācija" pārstāj izklausīties kā projekts un sāk šķist kā atvieglojums.

Izmēģiniet Agrello bez maksas un izveidojiet savu pirmo veidņu portfeli no līgumiem, kurus jūsu komanda jau visvairāk izmanto.