Agrello dokumentu un konteineru izpratne

Agrello dokuments ir vairāk nekā fails. Tas ir konteiners, kas satur tavus failus plus parakstus, laika zīmogus un pilnīgu ierakstu par katru darbību. Šī konteinera struktūra nodrošina juridisko derīgumu un sniedz autentiskuma pierādījumu.

Kas padara dokumentu konteineru atšķirīgu

Tradicionālā failu koplietošana uzskata dokumentus par vienkāršiem failiem. Tu augšupielādē PDF, kāds to lejupielādē, varbūt paraksta. Nav iebūvētas izsekošanas vai pierādījuma par to, kas notika.

Agrello konteineris darbojas savādāk. Katrs dokuments ietver:

• Tavus oriģinālos failus (vienu vai vairākus)
• Digitālos parakstus ar sertifikātiem
• Metadatus par visām mijiedarbībām
• Laika zīmogus katrai darbībai
• Nemainīgu revīzijas pierakstu

Šī struktūra nozīmē, ka tu vari pierādīt precīzi, kas notika ar katru dokumentu. Kas to parakstīja, kad viņi parakstīja, kādu autentifikācijas metodi viņi izmantoja un kā dokuments izskatījās parakstīšanas laikā.

Dokumentu dzīves cikla stāvokļi

Katrs Agrello dokuments pāriet caur četriem stāvokļiem. Šo stāvokļu izpratne palīdz tev efektīvi pārvaldīt savus līgumus.

Melnraksta stāvoklis

Tavs dokuments pastāv, bet vēl nav gatavs parakstīšanai. Šajā stāvoklī tu vari:

• Brīvi rediģēt saturu
• Augšupielādēt vai aizstāt failus
• Organizēt dokumentus mapēs
• Dzēst dokumentus, ja nepieciešams

Dokumenti paliek Melnrakstā, līdz noklikšķini "Sagatavot parakstīšanai." Izmanto šo stāvokli, lai pabeigtu savu līguma noteikumus pirms parakstītāju iesaistīšanas.

Sagatavošana parakstīšanai stāvoklis

Faila saturs ir bloķēts, bet tu konfigurē parakstīšanas procesu:

• Pievieno parakstītāju e-pasta adreses
• Ievieto paraksta laukus (PDF formātam)
• Iestati paraksta līmeņa prasības
• Pielāgo uzaicinājuma e-pastus
• Izvēlies parakstīšanas secību (paralēli vai secīgi)

Šis atdalījums ir apzināts. Satura rediģēšana un parakstītāju iestatīšana prasa atšķirīgu fokusu. To atdalīšana samazina kļūdas.

Parakstīšanas stāvoklī

Kontrole pāriet uz parakstītājiem. Sistēma automātiski nosūta uzaicinājumus. Parakstītāji var piekļūt, pārskatīt un parakstīt dokumentu.

Tu joprojām vari:

• Izsekot, kas ir parakstījis
• Nosūtīt atgādinājumus gaidošajiem parakstītājiem
• Pievienot vairāk parakstītājus, ja nepieciešams
• Noņemt uzaicinājumus (pirms parakstīšanas pabeigšanas)

Kanban skats rāda precīzi, kur atrodas katrs dokuments. Vizuālā darba plūsmas izsekošana palīdz organizācijām racionalizēt līguma cikla laikus un ātri identificēt šķēršļus.

Parakstīta stāvoklis

Visi nepieciešamie paraksti ir pabeigti. Dokuments kļūst nemainīgs - izmaiņas nav atļautas. Tas nodrošina, ka vienošanās paliek tieši tāda, kā visas puses to apstiprinājušas.

Sistēma ģenerē galīgos failus tavā izvēlētajā formātā (PDF vai ASIC/EDOC konteiners). Visi dalībnieki automātiski saņem parakstītas kopijas. Revīzijas pieraksts bloķējas pastāvīgi.

Dokumentu metadati

Agrello fiksē detalizētus metadatus visā dokumenta dzīves ciklā. Šie dati sniedz autentiskuma pierādījumu, ko tiesas un regulatori akceptē.

Izveides metadati rāda, kas izveidoja dokumentu, kad un no kādas sagataves.

Parakstītāju metadati reģistrē katru mijiedarbību: - Katra parakstītāja IP adrese - Precīzs laika zīmogs (līdz sekundei) - Izmantota autentifikācijas metode - Pārlūkprogrammas un ierīces informācija - Sertifikāta detaļas (QES parakstiem)

Procesa metadati izseko darba plūsmas izmaiņas: - Stāvokļa pārejas (kas iniciēja, kad) - Nosūtītie atgādinājuma e-pasti - Dokumenta modifikācijas Melnraksta stāvoklī - Mapju pārvietošana

Šie metadati ļauj tev filtrēt dokumentus pēc statusa, meklēt pēc parakstītāja, kārtot pēc datuma vai ģenerēt atskaites. Kad kāds jautā par konkrētu līgumu, tu vari to atrast sekundēs nevis meklējot caur mapēm.

Revīzijas pieraksti

Katrs Agrello dokuments uztur pilnīgu, aizsargātu pret viltošanu revīzijas pierakstu. Šis pieraksts reģistrē:

• Dokumenta dzīves cikla notikumus (izveide, stāvokļa izmaiņas, pabeigšana)
• Visus piekļuves mēģinājumus (kas skatījās, kad, no kurienes)
• Parakstīšanas aktivitāti (metode, sertifikāti, laika zīmogi)
• Atgādinājumu nosūtīšanu un piegādi
• Recenzentu komentārus
• Atļauju izmaiņas

Lai skatītu revīzijas pierakstu, atver jebkuru dokumentu, atver Dokumenta informācijas sānjoslu un noklikšķini "Skatīt dokumenta revīzijas pierakstu." Tu redzēsi katru darbību ar precīziem laika zīmogiem, personu, kas to veica, viņu IP adresi un tehniskās detaļas.

Revīzijas pieraksti sniedz juridisko aizsardzību. Ja rodas strīdi par parakstiem vai dokumenta saturu, revīzijas pieraksts rāda precīzi, kas notika. Regulatori var neatkarīgi verificēt atbilstību. Visaptveroši digitālie revīzijas pieraksti palīdz uzņēmumiem samazināt ar līgumiem saistītus strīdus un demonstrēt pienācīgu rūpību.

Kāpēc tas ir svarīgi taviem līgumiem

Dokumentu konteineris sniedz trīs galvenās priekšrocības:

Juridiskais derīgums: Nemainīgi parakstīti dokumenti ar kriptogrāfisko parakstu pierādījumu tiek pieņemti tiesā. Tu vari pierādīt precīzi, kas tika parakstīts, no kā un kad.

Operacionālā efektivitāte: Metadatu vadīta meklēšana un automātiskas darba plūsmas izslēdz manuālo izsekošanu. Atrod jebkuru līgumu sekundēs. Vairs nav "Vai viņi to parakstīja?" jautājumu.

Risku samazināšana: Pilnīgi revīzijas pieraksti ātri atrisina strīdus. Visaptveroša dokumentācija palīdz organizācijām minimizēt tiesvedības izmaksas un efektīvi atrisināt konfliktus.