Dokumendi elutsükli haldamine: mustandist allkirjastatuni

Iga dokument liigub läbi selge elutsükli. Mustand, ettevalmistus, saatmine, allkirjastamine - igal staatusel on konkreetsed võimalikud tegevused. Selle voo mõistmine aitab sul lepinguid efektiivselt hallata.

Dokumendi elutsükli staatused

Dokumendid läbivad neli staatust. Iga staatus esindab, kus dokument allkirjastamise protsessis asub.

Mustand: Sa lood ja toimetad dokumenti. Failid võivad muutuda. Sisu ei ole lõplik.

Allkirjastamiseks ettevalmistamine: Sa lisad allkirjastajaid ja seadistad allkirjastamise töövoogu. Failid on lukustatud, aga allkirjastajate seadistus jätkub.

Allkirjastamisel: Kutsed saadetud. Ootad allkirju. Sa jälgid edenemist ja saadad meeldetuletusi.

Allkirjastatud: Kõik allkirjad kogutud. Dokument muutumatu. Kõigil on allkirjastatud koopiad.

Mustandistaatus

Siin dokumendid algavad. Laad üles faile, toimeta sisu ja korraldadasid enne allkirjastajate kaasamist.

Mida saad teha:

• Toimeta dokumendi sisu (toimetatavate mallide jaoks)
• Lae üles või asenda faile
• Lisa või eemalda faile (ASIC konteinerid)
• Liiguta dokumente kaustade vahel
• Kustuta dokumente vajadusel
• Seadista täidetavad väljad

Millal kasutada mustandit: Tööta lepingu tingimuste kallal. Vii lõpule sõnastus. Veendu, et kõik on õige enne allkirjadeks ettevalmistamist.

Edasi liikumine: Klõpsa "Valmista allkirjastamiseks ette", kui oled valmis allkirjastajaid lisama.

Allkirjastamiseks ettevalmistamise staatus

Failid lukustuvad, aga sa seadistad, kes allkirjastab ja kuidas nad allkirjastavad.

Lisa allkirjastajaid: Sisesta kõigi e-posti aadressid, kes peavad allkirjastama. Lisa neid ühekaupa või mitu korraga.

Paiguta allkirja väljad (ainult PDF): Klõpsa dokumendil, kuhu iga allkirjastaja peaks allkirjastama. Paiguta allkirjakastid täpselt.

Sea allkirjastamise nõuded: Vali, kas allkirjastajad peavad kasutama kvalifitseeritud elektroonilisi allkirju või kas iga allkirjameetod sobib.

Seadista allkirjastamise järjekord:

• Paralleelne: Kõik allkirjastajad saavad kutsed samaaegselt. Keegi võib allkirjastada esimesena.
• Järjestikune: Allkirjastaja 2 saab kutse alles pärast allkirjastaja 1 lõpetamist. Jõustab kinnitushierarhiad.

Kohanda kutse e-kirju: Lisa isiklik sõnum, mis selgitab, mis vajab allkirjastamist ja millal.

Tagasi mustandisse: Vaja faile toimetada? Klõpsa "Tagasi mustandisse". Tee muudatused. Seejärel "Valmista allkirjastamiseks ette" uuesti.

Saatmine: Roheline "Saada allkirjastamiseks" nupp saadab kutsed kõigile allkirjastajatele kohe.

Allkirjastamisel staatus

Kutsed saadetud. Nüüd jälgid edenemist ja haldad protsessi.

Edenemise jälgimine

Vaata individuaalse dokumendi staatust: Ava iga dokument. Näed iga allkirjastaja staatust - allkirjastatud või ootab. Vaata lõpetatud allkirjade ajatemplit.

Kanban vaade näitab torujuhet: Dokumendid ilmuvad "Allkirjastamisel" veerus. Arv ütleb, kui palju allkirju oodatakse.

Edenemise näitajad: "2 3-st allkirjastatud" näitab täpselt, kus sa seisad.

Meeldetuletuste saatmine

Individuaalsed meeldetuletused: Klõpsa rippmenüüd ootava allkirjastaja nime kõrval. Vali "Saada kutse uuesti." Nad saavad värske e-posti.

Hulgi meeldetuletused: Lülitu Kanban vaatesse. Vali mitut "Allkirjastamisel" dokumenti märkeruutudega. Klõpsa "Tuleta allkirjastamisest meelde" nuppu üleval. Süsteem saadab meeldetuletused kõigile ootel allkirjastajatele üle valitud dokumentide.

Meeldetuletuse ajastus: Oota 2-3 päeva enne esimest meeldetuletust. Järelkontroll iganädalaselt kiireloomulistele dokumentidele. Süsteemi piirangut meeldetuletuse sagedusele pole - kasuta oma otsustusvõimet.

Rohkemate allkirjastajate lisamine

Taipasid, et keegi teine peaks allkirjastama? Klõpsa "Lisa allkirjastaja" samal ajal kui Allkirjastamisel. Nad saavad kutse kohe. Olemasolevad allkirjad jäävad kehtima.

Kasutuskoht: Juht allkirjastab töölepingu. Taipad, et vajad ka tegevjuhi kinnitust. Lisa tegevjuht täiendava allkirjastajana. Juhi allkiri jääb alles. Tegevjuht allkirjastab, kui valmis.

Kutsete eemaldamine

Muutsid oma meelt allkirjastaja kohta? Eemalda nende kutse, kui nad pole veel allkirjastanud. Kui nad on allkirjastanud, on eemaldamine võimatu - allkiri on õiguslikult siduv.

Allkirjastatud staatus

Kõik nõutud allkirjad kogutud. Dokument muutub muutumatuks.

Mis juhtub automaatselt:

• Süsteem genereerib lõplikud failid (PDF, ASIC või EDOC formaat)
• Kõik allkirjastajad saavad allkirjastatud koopiad e-posti teel
• Auditilogi lukustub püsivalt
• Dokument liigub "Allkirjastatud" veergu Kanbanis

Mida saad teha:

• Laadi allkirjastatud dokumendid alla
• Vaata täielikku auditilogi
• Ekspordi vormiandmed CSV-sse (kui dokumendil olid täidetavad väljad)
• Liiguta erinevatesse kaustadesse korraldamiseks
• Salvesta mallina tulevikus kasutamiseks
• Märgi lepingu staatus (Aktiivne, Aegunud, Lõpetatud)

Mida ei saa teha:

• Muuda sisu
• Eemalda allkirju
• Muuda allkirjastajaid

Muutumatus kaitseb õiguslikku kehtivust. Mõlemad pooled allkirjastasid täpselt selle sisu. Muudatusi ei lubata.

Kanbani vaate haldamine

Agrello kasutab Kanbani veerge su dokumendi torujuhtme visualiseerimiseks.

Neli veergu:

• Mustand (loodavad dokumendid)
• Allkirjastamiseks ettevalmistamine (allkirjastajate lisamine)
• Allkirjastamisel (allkirjade ootamine)
• Allkirjastatud (lõpetatud)

Dokumentide arvestused: Iga veerg näitab kogusummasid. "11 st 11" tähendab 11 dokumenti selles staatuses.

Dokumentide liigutamine: Dokumendid liiguvad automaatselt. Mustand → klõpsa "Valmista ette" → Ettevalmistamine. Ettevalmistamine → klõpsa "Saada" → Allkirjastamisel. Allkirjastamisel → kõik allkirjastavad → Allkirjastatud.

Visuaalne töövoo jälgimine: Näed kohe, kus kõik seisab. Tuvasta kitsaskohad. Leia kinni jäänud dokumendid kiiresti.

Parimad tavad

Valmista põhjalikult ette: Kuluta aega allkirjastamiseks ettevalmistamisel. Kontrolli allkirjastajate e-kirju kahekordelt. Kinnita allkirja väljade positsioone. Püüa vead kinni enne saatmist.

Kasuta hulgi meeldetuletusi: Nädala lõpus vaata "Allkirjastamisel" veergu üle. Saada hulgi meeldetuletused kõigile ootel dokumentidele. Säästab iga ühe individuaalset läbivaatamist.

Jälgi regulaarselt: Kontrolli Kanbani vaadet igapäevaselt või iganädalaselt sõltuvalt mahust. Järelkontroll dokumentidele, mis on mitu päeva allkirjastamisel kinni.

Lisa konteksti kutsetesse: Kohandatud sõnumid kutse tes aitavad allkirjastajatel mõista kiireloomulisust ja eesmärki. "Palun allkirjasta see tööleping reedeks" on selgem kui üldine tekst.

Korralda allkirjastatud dokumendid: Liiguta lõpetatud lepingud sobivasse kausta - aasta, osakonna, lepingu tüübi järgi. Ära lase kõigel ühte kausta kuhjuda.

Järjestikune allkirjastamine, kui hierarhiad loevad: Kasuta järjestikust järjekorda juhi kinnitustele enne töötaja allkirju. Hoiab ära töötajate allkirjastamise enne juhi ülevaatust.

Jälgi lõpetamise aegu: Märka, millised dokumendi tüübid võtavad kõige kauem lõpetada. Kaalu, kas ettevalmistuse täiustused (selgemad juhised, parem meeldetuletuste ajastus) võiksid aidata.

Tavalised probleemid

Allkirjastaja ütleb, et ei saanud kunagi kutset: Kontrolli nende rämpsukausta esimesena. Kinnita e-posti aadressi õigsus (trükivead puuduvad). Saada kutse uuesti rippmenüüst.

Dokument on nädalaid allkirjastamisel kinni: Saada meeldetuletus. Kui ikka vastust pole, võta ühendust allkirjastajaga otse väljaspool Agrellot. Mõned inimesed vajavad telefonikõnesid, mitte ainult e-kirju.

Vaja muuta allkirjastaja e-posti: Sa ei saa olemasolevaid allkirjastajaid toimetada. Eemalda kutse (kui nad pole allkirjastanud). Lisa õige e-post uue allkirjastajana.

Kogemata saadeti liiga vara: "Võta saatmine tagasi" nuppu pole olemas. Valikud: Palu allkirjastajatel oodata enne allkirjastamist, samal ajal kui sa valmistan korrektsioone, VÕI tühista dokument ja loo parandatud versioon.

Allkirjastaja allkirjastas vale allkirjameetodiga: Kui dokument nõuab QES-i, aga nad kasutasid Agrello allkirja, blokeerib süsteem selle automaatselt. Õige meetod on nõutud.

Mitut allkirjastamise vooru vaja: Kui dokument nõuab juhi kinnitust enne HR allkirja, kasuta järjestikust allkirjastamise järjekorda. Juht allkirjastab esimesena. HR saab kutse alles pärast juhi lõpetamist.

Töövoo efektiivsuse nipid

Tee malliks kõik korduvad: Töölepingud, NDA-d, standardlepingud - kui saadad neid rohkem kui üks kord, teisenda mallideks. Säästab "Mustandit" ja "Ettevalmistamise" aega.

Hulgi ettevalmistamine: Vaja saata 20 töölepingut? Kasuta hulgiloomist mallist Exceli andmetega. Kõik 20 ilmuvad "Allkirjastamiseks ettevalmistamises" valmis ülevaatuseks ja saatmiseks.

Sea allkirjastamise järjekorra vaikeväärtused: Kui su dokumendid järgivad alati sama mustrit (töötaja allkirjastab, siis juht, siis HR), seadista see järjekord vaikimisi mallides.

Kasuta kaustu strateegiliselt: Loo kaustad elutsükli etapi või osakonna järgi. Hoia "Allkirjastamisel" dokumendid aktiivtes kaustades. Liiguta "Allkirjastatud" arhiivkaustadesse.

Koolita meeskonda meeldetuletuse ajastuses: Loo meeskonna normid - "Saadame esimese meeldetuletuse 3 päeva pärast, teise meeldetuletuse 1 nädala pärast." Järjepidevus parandab lõpetamise määra.

Vaata auditilogi üle, kui probleeme tekib: Kui vaidlused või küsimused tekivad, näitab auditilogi täpselt, mis juhtus. Kes pääses ligi millal, milliselt IP-lt, millist allkirjameetodit kasutades.