Керування життєвим циклом документа: від чернетки до підпису

Кожен документ проходить через чіткий життєвий цикл. Чернетка, підготовка, відправка, підпис — кожен стан має специфічні доступні дії. Розуміння цього потоку допомагає Вам ефективно керувати контрактами.

Стани життєвого циклу документа

Документи проходять через чотири стани. Кожен стан представляє, де документ знаходиться в процесі підписання.

Чернетка: Ви створюєте та редагуєте документ. Файли можуть змінюватися. Вміст не остаточний.

Підготовка до підпису: Ви додаєте підписантів і налаштовуєте робочий процес підписання. Файли заблоковані, але налаштування підписантів продовжується.

На підписі: Запрошення надіслані. Очікування підписів. Ви відстежуєте прогрес і надсилаєте нагадування.

Підписаний: Усі підписи зібрані. Документ незмінний. Усі мають підписані копії.

Стан чернетки

Саме тут починаються документи. Ви завантажуєте файли, редагуєте вміст та організовуєте до залучення підписантів.

Що Ви можете робити:

• Редагувати вміст документа (для редагованих шаблонів)
• Завантажувати або замінювати файли
• Додавати або видаляти файли (контейнери ASIC)
• Переміщувати документи між папками
• Видаляти документи за потреби
• Налаштовувати заповнювані поля

Коли використовувати чернетку: Працюйте над умовами контракту. Фіналізуйте формулювання. Переконайтеся, що все правильно, перед підготовкою до підписів.

Рухаємося вперед: Натисніть "Підготувати до підписання", коли готові додати підписантів.

Стан підготовки до підписання

Файли блокуються, але Ви налаштовуєте, хто підписує та як вони підписують.

Додайте підписантів: Введіть адреси електронної пошти всіх, хто має підписати. Додайте їх по одному або декілька одночасно.

Розмістіть поля підпису (лише PDF): Натисніть на документ, де кожен підписант повинен підписати. Розмістіть поля підпису точно.

Встановіть вимоги підпису: Виберіть, чи повинні підписанти використовувати кваліфіковані електронні підписи, або будь-який метод підпису підходить.

Налаштуйте порядок підписання:

• Паралельний: Усі підписанти отримують запрошення одночасно. Хто завгодно може підписати першим.
• Послідовний: Підписант 2 отримує запрошення лише після завершення Підписантом 1. Забезпечує ієрархії затвердження.

Налаштуйте електронні листи запрошення: Додайте особисте повідомлення, що пояснює, що потрібно підписати і до якого терміну.

Повернення до чернетки: Потрібно відредагувати файли? Натисніть "Повернутися до чернетки". Внесіть зміни. Потім знову "Підготувати до підписання".

Відправка: Зелена кнопка "Надіслати на підпис" негайно надсилає запрошення всім підписантам.

Стан на підписі

Запрошення надіслані. Тепер Ви відстежуєте прогрес і керуєте процесом.

Відстеження прогресу

Переглядайте статус окремого документа: Відкрийте будь-який документ. Дивіться статус кожного підписанта — підписано або очікує. Переглядайте часові позначки завершених підписів.

Вигляд Kanban показує конвеєр: Документи з'являються в стовпці "На підписі". Лічильник показує, скільки очікують підписів.

Індикатори прогресу: "2 з 3 підписано" показує точно, де Ви знаходитесь.

Надсилання нагадувань

Індивідуальні нагадування: Натисніть на випадаюче меню поруч з іменем підписанта, що очікує. Виберіть "Надіслати запрошення повторно". Вони отримають свіжий електронний лист.

Масові нагадування: Переключіться на вигляд Kanban. Виберіть декілька документів "На підписі" за допомогою прапорців. Натисніть кнопку "Нагадати підписати" зверху. Система надішле нагадування всім підписантам, що очікують, по всіх обраних документах.

Час нагадування: Зачекайте 2-3 дні перед першим нагадуванням. Слідкуйте щотижня для термінових документів. Немає системного обмеження на частоту нагадувань — використовуйте власне судження.

Додавання більше підписантів

Зрозуміли, що хтось ще повинен підписати? Натисніть "Додати підписанта", поки документ на підписі. Вони отримають запрошення негайно. Існуючі підписи залишаються чинними.

Випадок використання: Менеджер підписує трудовий договір. Ви розумієте, що потрібне також затвердження генерального директора. Додайте генерального директора як додаткового підписанта. Підпис менеджера залишається. Генеральний директор підписує, коли готовий.

Видалення запрошень

Передумали щодо підписанта? Видаліть їхнє запрошення, якщо вони ще не підписали. Як тільки вони підписали, видалення неможливе — підпис юридично обов'язковий.

Стан підписаний

Усі необхідні підписи зібрані. Документ стає незмінним.

Що відбувається автоматично:

• Система генерує фінальні файли (формат PDF, ASIC або EDOC)
• Усі підписанти отримують підписані копії електронною поштою
• Аудиторський слід блокується назавжди
• Документ переміщується до стовпця "Підписаний" в Kanban

Що Ви можете робити:

• Завантажувати підписані документи
• Переглядати повний аудиторський слід
• Експортувати дані форми в CSV (якщо документ мав заповнювані поля)
• Переміщувати до різних папок для організації
• Зберігати як шаблон для майбутнього використання
• Позначати статус контракту (Активний, Закінчився, Припинений)

Що Ви не можете робити:

• Змінювати вміст
• Видаляти підписи
• Змінювати підписантів

Незмінність захищає юридичну чинність. Обидві сторони підписали саме цей вміст. Зміни не дозволені.

Керування виглядом Kanban

Agrello використовує стовпці Kanban для візуалізації Вашого конвеєра документів.

Чотири стовпці:

• Чернетка (документи, що створюються)
• Підготовка до підписання (додавання підписантів)
• На підписі (очікування підписів)
• Підписаний (завершений)

Підрахунки документів: Кожен стовпець показує підсумки. "11 з 11" означає 11 документів у цьому стані.

Переміщення документів: Документи прогресують автоматично. Чернетка → натисніть "Підготувати" → Підготовка. Підготовка → натисніть "Надіслати" → На підписі. На підписі → всі підписують → Підписаний.

Візуальне відстеження робочого процесу: Побачте з першого погляду, де все знаходиться. Визначте вузькі місця. Знайдіть застряглі документи швидко.

Найкращі практики

Готуйтеся ретельно: Витрачайте час у стані Підготовка до підписання. Перевіряйте електронні адреси підписантів двічі. Перевіряйте позиції полів підпису. Виловлюйте помилки перед відправкою.

Використовуйте масові нагадування: Наприкінці тижня переглядайте стовпець "На підписі". Надсилайте масові нагадування до всіх документів, що очікують. Економить клацання через кожен окремо.

Моніторте регулярно: Перевіряйте вигляд Kanban щодня або щотижня залежно від обсягу. Слідкуйте за документами, що застрягли у підписанні на декілька днів.

Додавайте контекст до запрошень: Користувацькі повідомлення в запрошеннях допомагають підписантам зрозуміти терміновість і мету. "Будь ласка, підпишіть цей трудовий договір до п'ятниці" зрозуміліше, ніж загальний текст.

Організовуйте підписані документи: Переміщуйте завершені контракти до відповідних папок — за роком, за відділом, за типом контракту. Не дозволяйте всьому накопичуватися в одній папці.

Послідовне підписання, коли важливі ієрархії: Використовуйте послідовний порядок для затвердження менеджером перед підписами співробітників. Запобігає підписанню співробітниками перед переглядом менеджером.

Відстежуйте час завершення: Зверніть увагу, які типи документів займають найдовше для завершення. Розгляньте, чи можуть покращення підготовки (чіткіші інструкції, кращий час нагадування) допомогти.

Поширені проблеми

Підписант каже, що ніколи не отримував запрошення: Перевірте їхню папку спаму спочатку. Перевірте, що адреса електронної пошти правильна (без друкарських помилок). Надішліть запрошення повторно з випадаючого меню.

Документ застряг у підписанні на тижні: Надішліть нагадування. Якщо все ще немає відповіді, зв'яжіться з підписантом безпосередньо поза Agrello. Деяким людям потрібні телефонні дзвінки, а не лише електронні листи.

Потрібно змінити електронну адресу підписанта: Ви не можете редагувати існуючих підписантів. Видаліть запрошення (якщо вони не підписали). Додайте правильну електронну адресу як нового підписанта.

Випадково надіслано занадто рано: Кнопка "скасувати відправку" не існує. Варіанти: Попросіть підписантів зачекати перед підписанням, поки Ви підготуєте виправлення, АБО анулюйте документ і створіть виправлену версію.

Підписант підписав неправильним методом підпису: Якщо документ вимагає QES, але вони використали підпис Agrello, система блокує це автоматично. Потрібен правильний метод.

Потрібні декілька раундів підписання: Якщо документ вимагає затвердження менеджером перед підписом відділу кадрів, використовуйте послідовний порядок підписання. Менеджер підписує першим. Відділ кадрів отримує запрошення лише після завершення менеджером.

Поради щодо ефективності робочого процесу

Шаблонізуйте все повторюване: Трудові договори, угоди про нерозголошення, стандартні угоди — якщо Ви надсилаєте їх більше одного разу, конвертуйте в шаблони. Економить час "Чернетки" і "Підготовки".

Масова підготовка: Потрібно надіслати 20 трудових договорів? Використовуйте масове створення з шаблону з даними Excel. Усі 20 з'являються в "Підготовці до підписання" готові до перегляду та відправки.

Встановіть порядок підписання за замовчуванням: Якщо Ваші документи завжди слідують одному шаблону (співробітник підписує, потім менеджер, потім відділ кадрів), налаштуйте цю послідовність за замовчуванням у шаблонах.

Використовуйте папки стратегічно: Створіть папки за етапом життєвого циклу або за відділом. Тримайте документи "На підписі" в активних папках. Переміщуйте "Підписані" до архівних папок.

Навчайте команду часу нагадування: Встановіть командні норми — "Ми надсилаємо перше нагадування через 3 дні, друге нагадування через 1 тиждень." Послідовність покращує показники завершення.

Переглядайте аудиторські сліди, коли виникають проблеми: Якщо виникають суперечки або питання, аудиторський слід показує точно, що сталося. Хто отримав доступ коли, з якої IP-адреси, використовуючи який метод підпису.