Komandas sadarbības labākās prakses: darba plūsmas mērogam

Efektīva komandas sadarbība prasa struktūru. Nejauša mapju organizācija rada neskaidrības. Nekonsekvētas sagataves tērē laiku. Neskaidras atļaujas rada drošības riskus. Šeit ir, kā veidot darba plūsmas, kas mērogojas.

Mapju organizācijas stratēģija

Sāc vienkārši. Trīs līdz piecas augstākā līmeņa mapes apstrādā lielākās komandas vajadzības sākotnēji. Pievieno vairāk, kad prasības aug.

Pēc nodaļas:

Personāla mape satur darba līgumus un rokasgrāmatas. Pārdošanas mape tur klientu vienošanās. Juridiskā mape glabā piegādātāju līgumus un konfidencialitātes līgumus. Finanšu mape pārvalda aizdevumu līgumus un investoru dokumentus.

Šī struktūra atspoguļo tavu organizāciju. Katra nodaļa pārvalda savus līgumus. Atļaujas saskaņojas ar atbildībām. Personāla komanda piekļūst tikai personāla mapei. Pārdošanas komanda strādā tikai pārdošanas mapē. Izpildvaras un administratori redz visas mapes.

Pēc projekta:

Konsultāciju firmas bieži dod priekšroku projekta bāzētai organizācijai. Katrs klients iegūst īpašu mapi, kas satur visus saistītos līgumus. Iekšējo operāciju mape satur personāla un administratīvos dokumentus. Sagatavju mape glabā koplietojamos resursus.

Projektu mapes labi darbojas, kad līgumi grupējas ap konkrētām sadarbībām. Klienta darbs paliek izolēts. Kad projekts beidzas, arhivē visu mapi kopā.

Pēc dokumenta tipa:

Dažas komandas organizē pēc līguma tipa neatkarīgi no nodaļas. Darba līgumu mape. Konfidencialitātes līgumu mape. Piegādātāju vienošanos mape. Klientu līgumu mape.

Šī pieeja der mazākām komandām, kur vairāki cilvēki apstrādā dažādus līgumu tipus. Ikviens zina precīzi, kur atrast konkrētus vienošanos tipus.

Arhīva stratēģija:

Izveido arhīva mapes pabeigtam darbam. Aktīvās nomas un beigušās nomas kā atsevišķas mapes. Atjaunošanas gaidīšana līgumiem, kas tuvojas termiņam. Pārtrauktās vienošanās beigušās attiecībām.

Arhivē regulāri. Mēnesi vai ceturksni pārvieto pabeigtus līgumus uz arhīva mapēm. Uztur aktīvās mapes tīras un fokusētas uz pašreizējo darbu.

Sagataves standartizācija

Konsekventas sagataves novērš kļūdas un taupa laiku. Standartizē agri, pirms komandas attīsta konfliktējošas versijas.

Centralizēta sagatavju bibliotēka: Izveido sagatavju mapi, kas koplietota visā darba telpā. Alternatīvi glabā apstiprinātās sagataves katrā nodaļas mapē, kur tās tiek izmantotas visvairāk.

Juridiskās apstiprināšanas process: Visas sagataves tiek pakļautas juridiskam pārskatam pirms komandas lietošanas. Juridiskie apstiprina atbilstību pašreizējiem noteikumiem un uzņēmuma politikām. Atzīmē sagataves ar apstiprināšanas statusu un datumu.

Sagataves īpašumtiesības: Piešķir pārziņus katram sagataves tipam. Juridiskie pieder konfidencialitātes līgumu sagataves. Personāls pieder darba sagataves. Pārdošana pieder klientu vienošanos sagataves. Pārzini uztur sagataves, apstiprina modifikācijas un atjauno regulējumu izmaiņām.

Versiju nosaukšana: Izmanto skaidrus versiju identifikatorus. "NDA_v2.1" nevis "NDA_final_FINAL_use_this_one." Versiju numuri paziņo aktualitāti. Komandas locekļi zina, kuru versiju izmantot.

Regulāri pārskati: Plāno sagatavju pārskatus katrus sešus līdz divpadsmit mēnešus. Likumi mainās. Biznesa prasības attīstās. Novecojušas sagataves rada juridiskus riskus. Ceturkšņa pārskats identificē sagataves, kas prasa atjauninājumus.

Sagataves dokumentācija: Uzturi piezīmes, kas izskaidro, kad izmantot katru sagatavi un kādus scenārijus tās aptver. Jaunie komandas locekļi saprot sagataves nolūkus, nevaicājot atkārtoti.

Lomu piešķiršanas stratēģija

Lielākajai daļai komandas locekļu vajadzētu būt locekļiem ar mapei specifisko piekļuvi. Rezervē administratora lomu faktiskiem koordinatoriem, kas pārvalda starpfunkcionālu darbu.

Noklusējums uz locekļa lomu: Individuālie līdzstrādnieki, speciālisti un lielākā daļa darbinieku strādā kā locekļi. Viņi piekļūst mapēm, kas atbilst viņu atbildībām. Nevar redzēt nesaistītus līgumus.

Ierobežo administratorus: Piešķir administratoru tikai nodaļu vadītājiem, biroja vadītājiem vai komandas vadītājiem, kas patiešām pārvalda darba plūsmas vairākās nodaļās. Administratori redz visas mapes automātiski. Pārāk daudz administratoru uzvar atļauju kontroles.

Viens īpašnieks parasti: Viena persona pārvalda norēķinus un darba telpas iestatījumus. Parasti biznesa īpašnieks, IT administrators vai finanšu kontakts. Vairāki īpašnieki rada neskaidrības ap abonementa pārvaldību.

Redaktors pret skatītāja lēmumus: Piešķir redaktoru cilvēkiem, kas izveido un nosūta dokumentus. Piešķir skatītāju ieinteresētajām personām, kas uzrauga aktivitāti vai apstiprina līgumus pirms nosūtīšanas. Juridiskie recenzenti bieži strādā kā skatītāji - viņi apstiprina caur komentāriem bez nosūtīšanas autoritātes.

Atļauju pārvaldība

Ceturkšņa atļauju auditi: Pārskati, kam ir piekļuve kādām mapēm katrus trīs mēnešus. Noņem piekļuvi darbiniekiem, kas mainīja lomas. Pievieno piekļuvi jaunām atbildībām. Dokumentē, kāpēc katra persona ir katra atļauju līmeņa.

Tūlītēja atsaukšana: Kad darbinieki aiziet, noņem darba telpas piekļuvi tajā pašā dienā. Kad līgumslēdzēji pabeidz projektus, noņem viņu mapju piekļuvi nekavējoties. Aizkavēta atsaukšana rada drošības pakļaušanu.

Mazākās privilēģijas princips: Piešķir minimālo piekļuvi, kas nepieciešama katra cilvēka darbam. Pārdošanas pārstāvim nepieciešams redaktors pārdošanas mapē. Nav nepieciešams redaktors finanšu mapē pat ja gadījumiem iesaistīts cenu diskusijās. Piešķir skatītāju, kad uzraudzība pietiek.

Komandas komunikācijas normas

Izmanto komentārus dokumentu atsauksmēm: Saglabā diskusijas par konkrētiem līgumiem Agrello iekšpusē. Centralizētas atsauksmes novērš konteksta zudumu. Ikviens ar piekļuvi redz pilnu sarunu.

Ārējie kanāli vispārējām tēmām: E-pasts vai Slack komandas paziņojumiem, politikas izmaiņām vai vispārējiem līgumu jautājumiem. Komentāri "3. sadaļai nepieciešama revīzija" vai "Juridiskie apstiprināja šo melnrakstu."

Atbildes cerības: Iestati komandas normas komentāru atbildes laikam. Atbildi 24 stundu laikā steidzamiem dokumentiem. Atbildi 3 dienu laikā rutīnas jautājumiem. Konsekventas cerības uztur darba plūsmas virzīties.

@Pieminējums redzamībai: Atzīmē konkrētas personas, kad viņu ieguldījums nepieciešams. @Juridiskie pārskata pieprasījumiem. @Vadītājs apstiprināšanai. Atzīmētā persona saņem paziņojumu, nodrošinot, ka viņi redz pieprasījumu.

Progresa izsekošana

Ikdienas Kanban pārskats: Pārbaudi Kanban skatu katru rītu vai pēcpusdienu. Identificē dokumentus, kas iestrēguši parakstīšanā vairākas dienas. Nosūti atgādinājumus gaidošajiem parakstītājiem. Pārvieto pabeigtus dokumentus uz atbilstošām mapēm.

Šķēršļu identificēšana: Desmit dokumenti sēž "Sagatavošanā parakstīšanai" iesaka sagataves problēmas vai apmācības trūkumus. Divdesmit dokumenti "Parakstīšanā" vairāk nekā nedēļu norāda atgādinājuma procesa uzlabojumu nepieciešamību.

Iknedēļas paneļa sanāksmes: Komanda pārskata gaidošos līgumus kopā. Apspriež šķēršļus. Koordinē sarežģītus vairāku ieinteresēto personu līgumus. Piešķir turpinājuma darbības.

Agrello Codriver: Izmanto AI asistentu, lai automātiski izsekotu līgumu termiņa datumus un puses. Iestati atgādinājumus līgumiem, kas tuvojas termiņam. Uzraugi atjaunošanas konveijeru bez manuālas izklājlapu izsekošanas.

Nodaļai specifiskas darba plūsmas

Personāla process

Darba līguma darba plūsma:

Personāls izveido līgumu no apstiprinātās sagataves. Pievieno pieņemšanas vadītāju kā skatītāju apstiprināšanai. Vadītājs pārskata kandidāta detaļas un kompensāciju. Vadītājs komentē apstiprināšanu. Personāls nosūta jaunam darbiniekam parakstīšanai. Darbinieks paraksta, izmantojot vajadzīgo paraksta metodi. Personāls saņem parakstītu kopiju un arhivē darbinieka failā. Iestata atgādinājumu līguma termiņam, ja fiksēta termiņa pozīcija.

Šī darba plūsma dokumentē vadītāja apstiprināšanu. Izveido revīzijas pierakstu. Nodrošina līgumus seko apstiprinātām sagatavēm.

Pārdošanas process

Klientu vienošanās darba plūsma:

Pārdošanas pārstāvis izveido vienošanos no standarta sagataves. Pievieno juridisko kā skatītāju atbilstības pārskatam. Juridiskie pārskata noteikumus un komentē ar jebkādām nepieciešamām izmaiņām. Pārdošanas pārstāvis pārskata, pamatojoties uz atsauksmēm. Juridiskie komentē galīgo apstiprināšanu. Pārdošanas pārstāvis nosūta klientam parakstīšanai. Klients paraksta. Pārdošanas pārstāvis saņem parakstītu kopiju un sinhronizē uz CRM caur Zapier integrāciju.

Juridiskā redzamība novērš neatbilstošus klientu līgumus. Recenzenta loma uztur juridiskos iesaistītus bez dokumenta īpašumtiesību pārnešanas uz juridisko komandu.

Juridiskais process

Piegādātāja līguma darba plūsma:

Juridiskie izveido piegādātāja līgumu no sagataves. Dalās ar iepirkumu kā skatītāju biznesa noteikumu apstiprināšanai. Iepirkums pārskata cenas un rezultātus. Iepirkums komentē apstiprināšanu. Juridiskie nosūta piegādātājam parakstīšanai. Piegādātājs paraksta. Juridiskie arhivē piegādātāju līgumu mapē. Atzīmē līgumu kā aktīvu un iestata atjaunošanas atgādinājumu sešus mēnešus pirms termiņa.

Iepirkuma ieguldījums nodrošina biznesa prasības izpildītas. Juridiskie uztur kontroli pār līguma finalizāciju un piegādātāja attiecībām.

Starpnodaļu sadarbība

Liela līguma piemērs:

Pārdošana izveido lielu klientu vienošanos. Dalās ar juridiskiem (skatītājs) juridiskam pārskatam. Dalās ar finanšu (skatītājs) cenu apstiprināšanai. Dalās ar produktu (skatītājs) SLA pārskatam. Katra nodaļa pievieno komentārus ar atsauksmēm. Pārdošana pārskata, pamatojoties uz visu ieguldījumu. Visas nodaļas komentē galīgo apstiprināšanu. Pārdošana nosūta klientam.

Vairāki skatītāji ļauj ieinteresēto personu pārskatīt bez procesa palēnināšanas. Komentāru pavedieni uztur visas atsauksmes redzamas. Pārdošana saglabā īpašumtiesības un nosūta, kad visi apstiprinājumi pabeigti.

Sadarbības rīki: Skatītāju atļaujas no vairākām nodaļām. Komentāru pavedieni diskusijai. @Pieminējumi, lai atzīmētu konkrētus apstiprinātājus. Dokumenta vēsture, kas izseko visas revīzijas un apstiprinājumus.

Jaunu komandas locekļu iekļaušana

1. diena: Uzaicini uz darba telpu ar atbilstošu lomu. Piešķir mapju piekļuvi, kas atbilst darba atbildībām. Dalies ar darba telpas struktūras dokumentāciju. Sniedz pārskatu par sagatavju bibliotēku un kur atrast standarta vienošanās.

1. nedēļa: Apmāci par dokumentu izveidi, izmantojot sagataves. Demonstrē parakstīšanas darba plūsmas un sagatavošanas procesu. Izskaidro lomai specifiskas atļaujas un ko viņi var/nevar darīt. Iepazīstini ar komandas locekļiem, ar kuriem viņi sadarbosies.

Notiekošs: Regulāras pārbaudes par jautājumiem vai neskaidrībām. Skaidrs eskalācijas ceļš, kad rodas problēmas. Turpmākā apmācība par jaunām funkcijām, kad Agrello izlaiž atjauninājumus.

Dokumentācija palīdz: Uzturi iekšēju wiki vai ceļvedi, kas izskaidro mapju struktūru, kuras sagataves izmantot kad un bieži sastopamos darba plūsmas modeļus. Jaunie locekļi atsaucas uz dokumentāciju neatkarīgi nevis jautājot tos pašus jautājumus atkārtoti.

Filtri un skati

Statusa filtri: Rādi tikai "Parakstīšanā" dokumentus, kad nepieciešams nosūtīt atgādinājumus. Filtrē pēc "Parakstīts", kad arhivē pabeigtus līgumus. "Melnraksts" filtrs atrod atstātu darbu procesā, kas prasa tīrīšanu.

Datuma filtri: Rādi dokumentus, kas atjaunināti šonedēļ aktivitātes pārskatam. Atrodi dokumentus, kas izveidoti šomēnes ziņošanai. Identificē līgumus, kas beidzas nākamajos 60 dienās atjaunošanas plānošanai.

Pielāgoti skati: Saglabā bieži izmantotas filtru kombinācijas. "Mani steidzamie vienumi", kas rāda tavus dokumentus parakstīšanā. "Gaida juridisko pārskatīšanu", kas rāda dokumentus, kur juridiskie atzīmēti kā skatītājs. Ātra piekļuve atbilstošām dokumentu kopām.

Saraksts pret Kanban pārslēgšana: Kanban skats darba plūsmas posmu izsekošanai. Saraksta skats meklēšanai, kārtošanai un detalizētai analīzei. Pārslēdzies, pamatojoties uz pašreizējo uzdevumu.

Metrikas un ziņošana

Izseko galvenos datus: Dokumenti izveidoti mēnesī pēc komandas un nodaļas. Vidējais laiks katrā dzīves cikla posmā. Parakstīšanas pabeigšanas rādītāji. Visvairāk izmantotās sagataves. Līguma termiņa konveijers, kas rāda aktīvos līgumus, kas drīz beigsies.

Izmanto metrikas uzlabošanai: Identificē šķēršļus parakstīšanas procesā. Atpazīsti augstas veiktspējas komandas locekļus. Nosaki, kurām sagatavēm nepieciešama revīzija. Plāno kapacitāti, pamatojoties uz līgumu apjoma tendencēm.

Eksporta iespējas: Lejupielādē dokumentu sarakstus uz Excel pielāgotai analīzei. Apvieno ar CRM datiem ieņēmumu izsekošanai. Ģenerē atbilstības atskaites, kas rāda visus parakstītos līgumus periodā.

Automatizācija un integrācija

Zapier darba plūsmas: Dokuments parakstīts aktivizē Salesforce iespējas izveidi. Parakstītie līgumi automātiski saglabājas Google Drive. Slack paziņojumi, kad augstas vērtības līgumi pabeigti. Jauna darbinieka līgums aktivizē personāla jaunpienācēju automatizāciju.

API integrācija: Velk parakstītos dokumentus dokumentu pārvaldības sistēmās. Sinhronizē līgumu datus uz ERP automātiski. Ģenerē atbilstības atskaites programmiski.

Šīs integrācijas izslēdz manuālu datu ievadi. Nodrošina, ka sistēmas paliek sinhronizētas. Samazina kļūdas no informācijas kopēšanas starp platformām.

Drošība un atbilstība

Piekļuves kontrole: Piemēro mazākās privilēģijas principu konsekvent. Veic ceturkšņa atļauju auditus. Atsauc piekļuvi nekavējoties aizejošiem darbiniekiem. Ierobežo ārējo sadarbinieku piekļuvi tikai konkrētiem dokumentiem.

Revīzijas pieraksts: Visas darbības reģistrētas ar kas, ko, kad un kur detaļām. Nemainīgs ieraksts atbilstības prasībām. Lejupielādējams regulējošai ziņošanai. Kritisks finanšu pakalpojumiem, veselības aprūpei, valdības līgumslēdzējiem.

Datu aizsardzība: Šifrētas komunikācijas caur HTTPS. Droša autentifikācija caur Google vai Microsoft SSO. GDPR atbilstība Eiropas lietotājiem. Regulāri drošības pārskati piekļuves modeļiem.

Turpmāka uzlabošana

Ceturkšņa darba telpas pārskati: Novērtē mapju struktūras efektivitāti. Identificē mapes, kas prasa konsolidāciju vai atdalīšanu. Pārskati piekļuves modeļus un koriģē atļaujas.

Bi-gadīgi sagatavju pārskati: Juridiskie atjauno sagataves regulējumu izmaiņām. Iekļauj atsauksmes no bieži izmantotiem sagatavju lietotājiem. Arhivē novecojušas sagataves. Izveido jaunas sagataves jauniem līgumu tipiem.

Gada lomu pārskati: Pārvērtē, kam nepieciešams administrators pret locekļa lomām. Verificē, ka darba telpas īpašnieks joprojām ir piemērots kontakts. Atjauno ārkārtas piekļuves procedūras.

Komandas atsauksmju cilpas: Vāc ieguldījumu par darba plūsmas sāpes punktiem. Identificē neefektivitāti un šķēršļus. Ievieš uzlabojumus iteratīvi. Mēri procesa izmaiņu ietekmi.

Paliec pašreizējs: Uzrauga Agrello funkciju izlaišanas. Pieņem jaunas iespējas, kas uzlabo darba plūsmas. Dalies ar labākajām praksēm visās komandās. Veido institucionālu zināšanu par efektīvu līgumu pārvaldību.

Bieži sastopamie darba plūsmas izaicinājumi

Pārāk daudz mapju: Desmit augstākā līmeņa mapes ar desmitiem apakšmapju rada navigācijas neskaidrības. Konsolidē saistītās mapes. Izmanto nosaukumu konvencijas nevis dziļas hierarhijas.

Neskaidra sagataves īpašumtiesība: Neviens neuztur sagataves. Novecojušas versijas vairojas. Piešķir skaidrus pārziņus. Plāno regulārus pārskata ciklus.

Atļauju uzkrāšanās: Darbinieki uzkrāj piekļuvi laika gaitā, kad atbildības mainās. Neviens nenoņem veco piekļuvi. Ceturkšņa auditi novērš šo novirzīšanos.

Nav atgādinājuma procesa: Dokumenti sēž parakstīšanā neierobežoti, jo neviens neseko. Izveido iknedēļas atgādinājuma kadenci. Piešķir īpašumtiesības parakstīšanas pabeigšanas izsekošanai.

Integrācijas trūkumi: Manuāla datu kopēšana starp Agrello un citām sistēmām. Zapier vai API integrācija izslēdz šo dublēto darbu.

Struktūra, standartizācija un regulāri pārskati veido ilgtspējīgas līgumu darba plūsmas. Komandas mērogo operācijas bez proporcionālām galvenvirsrakstu palielinājumiem.