CSV eksport: malli vormiandmete integreerimine ärisüsteemidega

Andmete kogumine e-allkirja dokumentide kaudu on pool väärtusest. Tegelik efektiivsus tuleb sellest, et need andmed jõuavad automaatselt sinu ärisüsteemidesse. CSV eksport teeb selle võimalikuks.

Miks CSV eksport on oluline

Traditsioonilised dokumendi töövood kaotavad andmeid. Keegi allkirjastab töölepingu. HR kirjutab käsitsi nende nime, alguskuupäeva, palga ja osakonna HRIS-i. 50 uut töötajat tähendab 50 käsitsi sisestust trükivigu garanteeritud.

CSV eksport kõrvaldab ümbertippimise. Sinu mall kogub andmeid täidetavate väljade kaudu. Laad vastused alla tabelina. Impordid selle tabeli oma CRM-i, HRIS-i või analüütika platvormi. Null käsitsi sisestust.

Kuidas CSV eksport töötab

Loo mallid täidetavate väljadega. Kasuta {{looksulge}} süntaksit oma mallides:

• {{töötaja_nimi}}
• {{alguskuupäev}}
• {{osakond}}
• {{palk}}
• {{hädaolukorra_kontakt}}

Allkirjastajad täidavad infot. Kui keegi allkirjastab sinu dokumendi, sisestavad nad andmeid nendesse väljadesse enne allkirjastamist.

Süsteem jäädvustab vastused. Iga {{välja}} väärtus salvestatakse sinu Agrello tööruumis koos allkirjastatud dokumendiga.

Ekspordi CSV-sse. Mine oma malli juurde. Klõpsa "Laadi vormi tulemused CSV-na alla." Saad tabelifaili.

Impordi ärisüsteemidesse. Lae CSV üles Salesforce'i, HubSpoti, BambooHR-i, Excelisse või mis tahes süsteemi, mis aktsepteerib CSV importe.

Vormiandmete eksportimine

Pääse ligi oma mallile. Leia mall oma Agrello tööruumis, mis kogus andmed, mida vajad.

Laadi CSV alla. Klõpsa "Laadi vormi tulemused CSV-na alla" või sarnane ekspordi valik.

Saad faili. Sinu brauser laadib alla .csv faili kõigi vormi vastustega.

Õiguse nõue: Ainult kasutajad Toimetaja rolliga saavad CSV eksporte alla laadida. See kaitseb tundlikke andmeid volitamata juurdepääsu eest.

CSV faili struktuur

CSV sisaldab ühte rida allkirjastatud dokumendi kohta ja ühte veergu täidetava välja kohta.

Veeru päised vastavad sinu {{välja_nimedele}}:

töötaja_nimi, alguskuupäev, osakond, palk, hädaolukorra_kontakt, allkirjastaja_email, lõpetamise_kuupäev

Andmeread näitavad vastuseid:

Jaan Tamm, 2025-02-01, Inseneeria, 95000, mari.tamm@example.com, jaan@ettevõte.ee, 2025-01-17 Kadi Kask, 2025-02-15, Turundus, 85000, toomas.kask@example.com, kadi@ettevõte.ee, 2025-01-18

Automaatsed väljad kaasatud:

• Allkirjastaja e-posti aadress
• Dokumendi lõpetamise kuupäev
• Dokumendi nimi
• Esitamise ajatempel

Ainult allkirjastatud dokumendid eksportitakse. Dokumendid, mis on Mustandi või Allkirjastamisel staatuses, ei ilmu CSV-s - ainult täielikult lõpetatud kokkulepped.

Täielik näide: HR onboarding integratsioon

See näide demonstreerib täielikku CSV ekspordi töövoogu malli loomisest kuni HRIS integratsioonini.

Malli seadistus

Loo töölepingu mall järgmiste täidetavate väljadega: - {{töötaja_nimi}} - Täisnimi - {{alguskuupäev}} - Töö alguskuupäev - {{amet}} - Ametikoht - {{osakond}} - Osakond - {{palk}} - Aastapalk - {{juht}} - Aruandlus - {{hädaolukorra_kontakt}} - Hädaolukorra kontaktinfo

Käsitsi töövoog (vana viis): 1. Saada tööleping 2. Töötaja allkirjastab 3. HR laadib allkirjastatud dokumendi alla 4. HR avab HRIS süsteemi 5. HR tippib käsitsi kõik töötaja andmed süsteemi 6. HR loob e-posti konto päringu 7. HR loob seadmete tellimuse

Automatiseeritud töövoog (CSV ekspordiga): 1. Töötaja allkirjastab lepingu ja täidab kõik malli väljad 2. Ekspordi CSV Agrellost (klõpsa "Laadi vormi tulemused CSV-na alla") 3. Impordi CSV HRIS-i (BambooHR, Workday, ADP) 4. Vastenda CSV veerud HRIS väljadega importimise ajal 5. HRIS loob automaatselt töötaja kirje 6. HRIS käivitab e-posti konto loomise integratsiooni kaudu 7. HRIS käivitab seadmete tellimuse töövoo kaudu

CSV vastendamine HRIS impordiks: - töötaja_nimi → Täisnimi väli - alguskuupäev → Alguskuupäev väli - amet → Ametikoht väli - osakond → Osakond väli - palk → Hüvitis väli - juht → Aruandlus väli - hädaolukorra_kontakt → Hädaolukorra kontakt väli

Säästetud aeg: 40 minutit töötaja kohta. 50 uue tööjõuga on see 33 tundi käsitsi andmesisestust kõrvaldatud - pluss null trükivigu.

See sama töövoog kehtib teistele ärisüsteemidele: CRM platvormid (Salesforce, HubSpot) potentsiaalsete klientide jäädvustamiseks, analüütika tööriistad (Excel, Tableau) aruandluseks või ükskõik milline süsteem, mis aktsepteerib CSV importe.

Täpsem integratsioon: API ja Zapier

API integratsioon: Arendajad saavad kasutada Agrello API-d, et automaatselt eksportida CSV andmeid, kui dokumendid jõuavad "Allkirjastatud" staatusesse. See võimaldab reaalajas andmevoogu ärisüsteemidesse.

Zapieri töövood: 1. Päästik: Uus allkirjastatud dokument Agrellos 2. Tegevus: Ekspordi vormiandmed 3. Tegevus: Loo/uuenda CRM kirjet 4. Tegevus: Saada Slacki teade meeskonnale

Koodita automatiseerimine teeb integratsiooni kättesaadavaks mitte-tehnilistele meeskondadele.

Parimad tavad

Standardiseeri väljanimesid. Kasuta järjepidevat {{välja}} nimetamist kõigis mallides. {{ettevõtte_nimi}} igal pool, mitte mõnikord {{ettevõte}} või {{ettevõtte_juriidiline_nimi}}.

Dokumenteeri oma skeemi. Hoia tabelit, mis loetleb kõik väljanimesid ja nende tähendusi. See aitab meeskonnaliikmetel luua ühilduvaid malle.

Testi importe enne käivitamist. Loo testdokumendid näidisandmetega. Ekspordi CSV. Impordi oma sihtsüsteemi. Kinnita, et kõik väljad vastavad õigesti.

Ajasta regulaarsed ekspordid. Ära oota aasta lõpuni andmete eksportimiseks. Iganädalased või igakuised ekspordid takistavad mahajäämust ja tagavad õigeaegse andmete kättesaadavuse.

Puhasta oma andmed. Vaata CSV ekspordid üle enne importimist, et tabada trükivigu, vorminduse probleeme või puudulikke vastuseid.

Valideeri pärast importi. Pärast CRM/HRIS-i importimist kontrolli kirjeid punktikontrolli, et tagada andmete õige ülekandumine.

Arhiveeri CSV ekspordid. Hoia koopiaid eksporditud CSV-dest auditilogi ja varukoopiate eesmärkidel.

Tavalised probleemid

Puuduvad andmed CSV-s: Väli oli vabatahtlik ja allkirjastaja jättis tühjaks. CSV näitab tühja lahtrit. Sinu impordi protsess peaks käsitsema tühje väärtusi graatsiliselt.

Kuupäeva formaadi sobitamatus: Allkirjastajad sisestavad kuupäevi erinevates formaatides (PP/KK/AAAA vs KK/PP/AAAA). Standardiseeri kuupäeva sisestust selgete välja siltidega või kasuta kuupäeva valija välju.

Erimärgid rikuvad importi: Komad tekstiväljade sisaldavad võivad rikkuda CSV struktuuri. Veendu, et su eksport kasutab õiget CSV tsiteerimist. Agrello käsitseb seda automaatselt.

Duplikaatimised: Sama CSV kahekordne importimine loob duplikaatkirjed. Kasuta unikaalseid identifikaatoreid (e-posti aadressid), et avastada ja liita duplikaadid.

Millal kasutada CSV eksporti

Suur maht standardiseeritud töövoogudeks: Onboarding, potentsiaalsete klientide jäädvustamine, sündmuste registreerimine - iga stsenaarium korduvate andmete kogumisega.

Regulaarsed aruandlusvajadused: Iganädalased mõõdikud, igakuine vastavuse jälgimine, kvartaalne analüüs.

Platvormi-ülene andmevoog: Andmete liigutamine lepingutest CRM-i, HRIS-i, raamatupidamisse või analüütika tööriistadesse.

Auditi nõuded: Kirjete hoidmine, kes allkirjastas mida ja millal, eksporditav vastavuse ülevaatuseks.