Meeskonna koostöö parimad tavad: töövood skaalaks

Efektiivne meeskonnatöö vajab struktuuri. Juhuslik kaustade korraldus loob segadust. Järjepidevamatud mallid raiskavad aega. Ebaselged õigused loovad turvalisuse riske. Siin on, kuidas ehitada töövoogusid, mis skaaleeruvad.

Kaustade korralduse strateegia

Alusta lihtsalt. Kolm kuni viis ülataseme kausta käsitsevad enamiku meeskonna vajadusi alguses. Lisa rohkem, kui nõuded kasvavad.

Osakonna järgi:

HR kaust sisaldab töölepinguid ja käsiraamatuid. Müügi kaust hoiab kliendilepinguid. Juriidiline kaust salvestab tarnija lepinguid ja NDA-sid. Rahanduse kaust haldab laenulepinguid ja investor dokumente.

See struktuur peegeldab su organisatsiooni. Iga osakond haldab oma lepinguid. Õigused sobivad vastutustega. HR meeskond pääseb ainult HR kaustale. Müügimeeskond töötab ainult müügi kaustas. Juhtkond ja administraatorid näevad kõiki kaustu.

Projekti järgi:

Konsultatsioonifirmad eelistavad sageli projekti-põhist korraldust. Iga klient saab pühendatud kausta, mis sisaldab kõiki seotud lepinguid. Sisemised toimingute kaust hoiab HR ja administratiivseid dokumente. Mallide kaust salvestab jagatud ressursse.

Projekti kaustad töötavad hästi, kui lepingud koonduvad konkreetsete projektide ümber. Kliendi töö jääb isoleerituks. Kui projekt lõpeb, arhiveeri kogu kaust koos.

Dokumendi tüübi järgi:

Mõned meeskonnad korraldavad lepingu tüübi järgi sõltumata osakonnast. Töölepingute kaust. NDA-de kaust. Tarnija lepingute kaust. Kliendilepingute kaust.

See lähenemine sobib väiksematele meeskondadele, kus mitu inimest käsitsevad erinevaid lepingu tüüpe. Kõik teavad täpselt, kust leida konkreetseid kokkuleppe tüüpe.

Arhiivi strateegia:

Loo arhiivi kaustad lõpetatud töö jaoks. Aktiivsed rentnikud ja aegunud rentnikud eraldi kaustadena. Uuendused ootel lepingute te jaoks, mis lähenevad aegumisele. Lõpetatud kokkulepped lõppenud suhetele.

Arhiveeri regulaarselt. Igakuiselt või kvartaalselt liiguta lõpetatud lepingud arhiivi kaustadesse. Hoiab aktiivsed kaustad puhtad ja keskendunud praegusele tööle.

Mallide standardiseerimine

Järjepidevad mallid takistavad vigu ja säästävad aega. Standardiseeri varakult enne, kui meeskonnad arendavad vastuolulisi versioone.

Tsentraliseeritud malli raamatukogu: Loo mallide kaust, mida jagatakse üle tööruumi. Alternatiivina salvesta kinnitatud mallid iga osakonna kaustas, kus neid kõige rohkem kasutatakse.

Juriidiline kinnituse protsess: Kõik mallid läbivad juriidilise ülevaatuse enne meeskonna kasutust. Juriidiline kinnitab vastavust praegustele regulatsioonidele ja ettevõtte poliitikatele. Märgi mallid kinnituse staatuse ja kuupäevaga.

Malli omandus: Määra haldajad igale malli tüübile. Juriidiline omab NDA malle. HR omab töölepingu malle. Müük omab kliendilepingute malle. Haldajad hoiavad malle, kinnitavad muudatusi ja uuendavad regulatsioonide muudatuste jaoks.

Versiooni nimetamine: Kasuta selgeid versiooni identifikaatoreid. "NDA_v2.1" "NDA_lõplik_LÕPLIK_kasuta_seda" asemel. Versiooninumbrid kommunikeerivad valuutat. Meeskonnaliikmed teavad, millist versiooni kasutada.

Regulaarsed ülevaated: Planeeri mallide ülevaated iga kuue kuni kaksteist kuu tagant. Seadused muutuvad. Ärinõuded arenevad. Aegunud mallid loovad juriidilise riski. Kvartaline ülevaade tuvastab mallid, mis vajavad uuendusi.

Malli dokumentatsioon: Hoia märkmeid, mis selgitavad, millal kasutada iga malli ja milliseid stsenaariume need katavad. Uued meeskonnaliikmed mõistavad malli eesmärke korduvalt küsimata.

Rollide määramise strateegia

Enamik meeskonnaliikmeid peaks olema liikmed kausta-spetsiifilise juurdepääsuga. Jäta administraatori roll tegelikele koordinaatoritele, kes haldavad funktsiooniülest tööd.

Vaikimisi liikme rollile: Individuaalsed kaastöötajad, spetsialistid ja enamik töötajaid töötavad liikmetena. Nad pääsevad kaustadele, mis on asjakohased nende vastutustele. Ei näe mitte asjakohaseid lepinguid.

Piira administraatoreid: Anna administraator ainult osakonnajuhatajatele, kontorijuhatajatele või meeskonnajuhtidele, kes tõeliselt haldavad töövoogusid üle mitme osakonna. Administraatorid näevad kõiki kaustu automaatselt. Liiga palju administraatoreid kaotab õiguste kontrollid.

Tavaliselt üks omanik: Üks isik haldab arveldust ja tööruumi seadeid. Tavaliselt ettevõtte omanik, IT administraator või rahanduse kontakt. Mitut omanikku loob segadust tellimuse halduse ümber.

Toimetaja vs vaataja otsused: Anna toimetaja inimestele, kes loovad ja saadavad dokumente. Anna vaataja sidusrühmadele, kes jälgivad tegevust või kinnitavad lepinguid enne saatmist. Juriidilised ülevaatajad töötavad sageli vaatajatena - nad kinnitavad kommentaaride kaudu ilma saatmise volituseta.

Õiguste haldamine

Kvartalised õiguste auditid: Vaata üle, kel on juurdepääs millistele kaustadele iga kolme kuu tagant. Eemalda juurdepääs töötajatele, kes muutsid rolle. Lisa juurdepääs uutele vastutustele. Dokumenteeri, miks igal isikul on iga õiguse tase.

Kohene tühistamine: Kui töötajad lahkuvad, eemalda tööruumi juurdepääs samal päeval. Kui töövõtjad lõpetavad projektid, eemalda nende kausta juurdepääs kohe. Viivitatud tühistamine loob turvalisuse kokkupuute.

Väikseima privileegi printsiip: Anna miinimum juurdepääs, mis on vajalik iga isiku tööks. Müügiesindaja vajab toimetajat müügi kaustas. Ei vaja toimetajat rahanduse kaustas isegi kui aeg-ajalt on kaasatud hindamisdiskussioonidesse. Anna vaataja, kui jälgimine piisab.

Meeskonna suhtluse normid

Kasuta kommentaare dokumendi tagasisideks: Hoia diskussioone konkreetsete lepingute kohta Agrello sees. Tsentraliseeritud tagasiside takistab konteksti kaotust. Kõik, kellel on juurdepääs, näevad täielikku vestlust.

Välised kanalid üldistele teemadele: E-post või Slack meeskonna teadete, poliitika muudatuste või üldiste lepingu küsimuste jaoks. Kommentaarid "Sektsioon 3 vajab muutmist" või "Juriidiline kinnitas selle mustandi" jaoks.

Vastuse ootused: Sea meeskonna normid kommentaari vastuse ajastusele. Vasta 24 tunni jooksul kiireloomulistele dokumentidele. Vasta 3 päeva jooksul rutiinsetele asjadele. Järjepidevad ootused hoiavad töövoogusid liikumas.

@Maini nähtavuse jaoks: Märgi konkreetseid inimesi, kui nende sisend on vajalik. @Juriidiline ülevaatuse päringute jaoks. @Juht kinnituse jaoks. Märgitud isik saab teatise tagades, et nad näevad päringut.

Edenemise jälgimine

Igapäevane Kanbani ülevaade: Kontrolli Kanbani vaadet iga hommiku või pärastlõunal. Tuvasta dokumendid, mis on mitme päeva allkirjastamisel kinni. Saada meeldetuletusi ootel allkirjastajatele. Liiguta lõpetatud dokumendid sobivasse kausta.

Kitsaskoha tuvastamine: Kümme dokumenti, mis istuvad "Allkirjastamiseks ettevalmistamises", soovitavad malli probleeme või koolituse lünki. Kakskümmend dokumenti "Allkirjastamisel" üle nädala viitab meeldetuletuse protsessi täiustamise vajadusele.

Iganädalased armatuurlaua kohtumised: Meeskond vaatab ootel lepinguid koos üle. Arutavad blokeerijaid. Koordineerivad keerukate mitme sidusrühma kokkulepete kallal. Määravad järelkontrolli tegevusi.

Agrello Codriver: Kasuta AI assistenti lepingu aegumise kuupäevade ja poolte automaatseks jälgimiseks. Sea meeldetuletused lepingutele, mis lähenevad aegumisele. Jälgi uuendamise torujuhet ilma käsitsi tabelite jälgimiseta.

Osakonna-spetsiifilised töövood

HR protsess

Töölepingu töövoog:

HR loob lepingu kinnitatud mallist. Lisab värbamisjuhi vaatajana kinnituseks. Juht vaatab kandidaadi detailid ja kompensatsiooni üle. Juht kommenteerib kinnitust. HR saadab uuele töötajale allkirjastamiseks. Töötaja allkirjastab nõutud allkirjameetodit kasutades. HR saab allkirjastatud koopia ja arhiveerib töötaja faili. Seab meeldetuletuse lepingu aegumisele, kui tähtajaline positsioon.

See töövoog dokumenteerib juhi kinnitust. Loob auditilogi. Tagab, et lepingud järgivad kinnitatud malle.

Müügiprotsess

Kliendilepingu töövoog:

Müügiesindaja loob lepingu standardsest mallist. Lisab juriidilise vaatajana vastavuse ülevaatuseks. Juriidiline vaatab tingimused üle ja kommenteerib vajalike muudatustega. Müügiesindaja muudab tagasiside põhjal. Juriidiline kommenteerib lõplikku kinnitust. Müügiesindaja saadab kliendile allkirjastamiseks. Klient allkirjastab. Müügiesindaja saab allkirjastatud koopia ja sünkroniseerib CRM-iga Zapier integratsiooni kaudu.

Juriidiline nähtavus takistab mitte vastavaid kliendilepinguid. Ülevaataja roll hoiab juriidilise kaasatuna dokumendi omandiõigust juriidilisele meeskonnale üle kandmata.

Juriidiline protsess

Tarnija lepingu töövoog:

Juriidiline loob tarnija lepingu mallist. Jagab hankimisega vaatajana äritingimuste kinnituseks. Hankimine vaatab hinnakirja ja tulemusi üle. Hankimine kommenteerib kinnitust. Juriidiline saadab tarnijale allkirjastamiseks. Tarnija allkirjastab. Juriidiline arhiveerib tarnija lepingute kaustas. Märgib lepingu aktiivseks ja seab uuendamise meeldetuletuse kuus kuud enne aegumist.

Hankimise sisend tagab ärinõuete täitmise. Juriidiline säilitab kontrolli lepingu viimistlemise ja tarnija suhte üle.

Osakondadevaheline koostöö

Suure lepingu näide:

Müük loob suure kliendilepingu. Jagab juriidilisega (vaataja) juriidilise ülevaatuse jaoks. Jagab rahandusega (vaataja) hindamise kinnituse jaoks. Jagab tootega (vaataja) SLA ülevaatuse jaoks. Iga osakond lisab kommentaare tagasisidega. Müük muudab kogu sisendi põhjal. Kõik osakonnad kommenteerivad lõplikku kinnitust. Müük saadab kliendile.

Mitut vaatajat võimaldavad sidusrühma ülevaatust aeglustamata protsessi. Kommentaari lõimud hoiavad kogu tagasiside nähtavana. Müük säilitab omandiõiguse ja saadab, kui kõik kinnitused lõpetatud.

Koostöö tööriistad: Vaataja õigused mitmest osakonnast. Kommentaari lõimud diskussiooni jaoks. @Mainimised konkreetsete kinnitajate märkimiseks. Dokumendi ajalugu jälgib kõiki muutmisi ja kinnitusi.

Uute meeskonnaliikmete sisseelamine

Päev 1: Kutsu tööruumi sobiva rolliga. Anna kausta juurdepääs, mis vastab töökohustustele. Jaga tööruumi struktuuri dokumentatsiooni. Paku ülevaadet malli raamatukogust ja kust leida standardseid kokkuleppeid.

Nädal 1: Koolita dokumendi loomise osas mallide kasutamisega. Demonstreeri allkirjastamise töövoogusid ja ettevalmistuse protsessi. Selgita rolli-spetsiifilisi õigusi ja mida nad saavad/ei saa teha. Tutvusta meeskonnaliikmetega, kellega nad koostööd teevad.

Jätkuv: Regulaarsed järelkontrollid küsimuste või segaduse kohta. Selge eskalatsiooni tee, kui probleemid tekivad. Jätkuv koolitus uute funktsioonide osas, kui Agrello avaldab uuendusi.

Dokumentatsioon aitab: Hoia sisemist vikki või juhendit, mis selgitab kaustade struktuuri, milliseid malle millal kasutada ja tavalisi töövoo mustreid. Uued liikmed viitavad dokumentatsioonile iseseisvalt selle asemel, et küsida samu küsimusi korduvalt.

Filtrid ja vaated

Staatuse filtrid: Näita ainult "Allkirjastamisel" dokumente, kui pead saatma meeldetuletusi. Filtreeri "Allkirjastatud" järgi, kui arhiveerid lõpetatud lepinguid. "Mustand" filter leiab mahajäetud pooleli olevad tööd, mis vajavad puhastust.

Kuupäeva filtrid: Näita selle nädala uuendatud dokumente tegevuse ülevaatuse jaoks. Leia selle kuu loodud dokumendid aruandluse jaoks. Tuvasta järgmise 60 päeva jooksul aeguvad lepingud uuendamise planeerimise jaoks.

Kohandatud vaated: Salvesta sageli kasutatud filtri kombinatsioone. "Minu kiireloomulised asjad" näitab sinu dokumente allkirjastamisel. "Ootel juriidiline ülevaade" näitab dokumente, kus juriidiline on märgitud vaatajana. Kiire juurdepääs asjassepuutuvatele dokumendikogumitele.

Loendi vs Kanbani vahetamine: Kanbani vaade töövoo etappide jälgimiseks. Loendi vaade otsimiseks, sorteerimiseks ja üksikasjalikuks analüüsiks. Vaheta praeguse ülesande põhjal.

Mõõdikud ja aruandlus

Jälgi põhilisi andmeid: Kuus loodud dokumendid meeskonna ja osakonna järgi. Keskmine aeg igas elutsükli etapis. Allkirjastamise lõpetamise määrad. Kõige enam kasutatud mallid. Lepingu aegumise torujuhe, mis näitab aktiivseid lepinguid, mis aeguvad varsti.

Kasuta mõõdikuid täiustamiseks: Tuvasta kitsaskohad allkirjastamise protsessis. Tunne ära kõrge sooritusega meeskonnaliikmed. Määra, millised mallid vajavad muutmist. Planeeri võimekust lepingu mahu trendide põhjal.

Ekspordi võimalused: Laadi dokumendil oendid Excelisse kohandatud analüüsi jaoks. Kombineeri CRM andmetega tulu jälgimiseks. Genereeri vastavuse aruanded, mis näitavad kõiki perioodi jooksul allkirjastatud lepinguid.

Automatiseerimine ja integratsioon

Zapier töövood: Allkirjastatud dokument käivitab Salesforce'i võimaluse loomise. Allkirjastatud lepingud salvestatakse automaatselt Google Drive'i. Slacki teatised, kui kõrge väärtusega lepingud lõpevad. Uue töötaja lepping käivitab HR sisseelamisautomatiseerimise.

API integratsioon: Tõmba allkirjastatud dokumendid dokumendihaldussüsteemidesse. Sünkroniseeri lepingu andmeid ERP-iga automaatselt. Genereeri vastavuse aruanded programmiliselt.

Need integratsioonid kõrvaldavad käsitsi andmesisestuse. Tagavad süsteemide sünkroniseerimise. Vähendavad vigu informatsiooni kopeerimisel platvormide vahel.

Turvalisus ja vastavus

Juurdepääsu kontroll: Rakenda väikseima privileegi printsiipi järjepidevalt. Teosta kvartalised õiguste auditid. Tühista juurdepääs kohe lahkuvatele töötajatele. Piira välistele koostöötegijatele juurdepääsu ainult konkreetsetele dokumentidele.

Auditilogi: Kõik tegevused logitakse koos kes, mida, millal ja kus detailidega. Muutumatu kirje vastavuse nõuetele. Allalaaditav regulatiivse aruandluse jaoks. Kriitiline finantsteenustele, tervishoiule, valitsuse töövõtjatele.

Andmekaitse: Krüpteeritud kommunikatsioon HTTPS kaudu. Turvaline autentimine Google või Microsoft SSO kaudu. GDPR vastavus Euroopa kasutajatele. Regulaarsed turvalisuse ülevaated juurdepääsu mustrite osas.

Pidev täiendamine

Kvartalised tööruumi ülevaated: Hinda kaustade struktuuri efektiivsust. Tuvasta kaustad, mis vajavad konsolideerimist või eraldamist. Vaata juurdepääsu mustreid üle ja korralda õigusi.

Poolaastased mallide ülevaated: Juriidiline uuendab malle regulatsioonide muudatuste jaoks. Lülita sisse tagasiside sagedastelt malli kasutajatelt. Arhiveeri aegunud mallid. Loo uued mallid tekkivatele lepingu tüüpidele.

Aastased rollide ülevaated: Hindan uuesti, kes vajab administraatori vs liikme rolle. Kinnita, et tööruumi omanik on ikka sobiv kontakt. Uuenda hädaolukorra juurdepääsu protseduure.

Meeskonna tagasiside tsüklid: Kogu sisend töövoo valupunktide kohta. Tuvasta ebaefektiivsused ja kitsaskohad. Rakenda täiustusi iteratiivselt. Mõõda protsessi muudatuste mõju.

Jää ajakohaseks: Jälgi Agrello funktsiooni väljalaskeid. Võta kasutusele uued võimalused, mis parandavad töövoogusid. Jaga parimaid tavasid üle meeskondade. Ehita institutsionaalset teadmist efektiivse lepinguhalduse kohta.

Tavalised töövoo väljakutsed

Liiga palju kaustu: Kümme ülataseme kausta kümnetete alamkaustadega loob navigeerimise segadust. Konsolideeri seotud kaustad. Kasuta nimetamisreegleid sügavate hierarhiate asemel.

Ebaselge malli omandus: Keegi ei hoia malle. Aegunud versioonid leviavad. Määra selged haldajad. Planeeri regulaarsed ülevaatuse tsüklid.

Õiguste laialumine: Töötajad kuhjuvad juurdepääsu aja jooksul, kui vastutused muutuvad. Keegi ei eemalda vana juurdepääsu. Kvartalised auditid takistavad seda triivi.

Meeldetuletuse protsessi pole: Dokumendid istuvad allkirjastamisel lõputult, sest keegi ei järelda. Loo iganädalane meeldetuletuse kaadents. Määra omandiõigus allkirjastamise lõpetamise jälgimiseks.

Integratsiooni lüngad: Käsitsi andmete kopeerimine Agrello ja teiste süsteemide vahel. Zapier või API integratsioon kõrvaldab selle topelttöö.

Struktuur, standardiseerimine ja regulaarsed ülevaated ehitavad jätkusuutlikke lepingu töövoogusid. Meeskonnad skaaleerivad toiminguid ilma proportsioonilise tööjõu suurenemiseta.