Багатофайлові документи: робота з контейнерами ASIC

Контейнери ASIC дозволяють Вам об'єднати декілька файлів разом і підписати їх усі одним набором підписів. Один контракт, три додатки, два технічні креслення — все в одному пакеті, все підписане одночасно.

Що вирішують багатофайлові документи

Традиційне підписання обробляє один файл за раз. Якщо Ваш контракт включає додатки, Ви або об'єднуєте все в один PDF (втрачаючи оригінальні формати), або керуєте окремими робочими процесами підписання для кожного файлу.

Контейнери ASIC працюють інакше. Ви пакуєте декілька файлів разом — будь-який тип файлу — і підписанти переглядають і підписують повний набір однією дією.

Це важливо для складних угод. Будівельний контракт включає основну угоду, архітектурні креслення (файли CAD), специфікації матеріалів (Excel) і графік проекту (PDF). З ASIC усі файли підписуються разом. Жоден файл не пропущено. Немає плутанини версій.

Створення багатофайлових документів

Почніть з вибору формату. Під час підготовки документа виберіть ASIC або EDOC як Ваш формат виведення. PDF не підтримує декілька файлів.

Завантажте Ваші файли. Додайте всі документи до контейнера:

• Основний контракт (PDF, Word або будь-який формат)
• Додатки та експонати
• Підтверджуючі документи (таблиці, зображення, технічні файли)
• ZIP архіви (якщо Вам потрібно упакувати пов'язані елементи)

Без обмежень типів файлів. ASIC приймає PDF, документи Word, таблиці Excel, зображення, креслення CAD, файли ZIP — все, що потрібно Вашій угоді.

Налаштуйте підписання. Додайте підписантів, налаштуйте порядок підпису та надішліть запрошення. Підписанти бачать усі файли в одному інтерфейсі.

Багатофайлові контейнери допомагають організаціям запобігти помилкам пропущених додатків і забезпечити, що всі пов'язані документи залишаються разом протягом процесу підписання.

Як працюють контейнери ASIC

Структура контейнера: ASIC використовує формат архіву, подібний до ZIP. Ваші файли залишаються в оригінальних форматах. Підписи зберігаються окремо в папці META-INF.

document.asice (ZIP архів) ├── contract.pdf ├── specifications.docx ├── budget.xlsx ├── drawings.zip └── META-INF/ ├── manifest.xml └── signatures.xml

Підписання "все або нічого": Один підпис покриває весь контейнер. Ви не можете вибірково підписувати окремі файли всередині пакету. Це забезпечує, що всі сторони підписують повну угоду.

Цілісність файлів: Валідація підпису перевіряє весь контейнер. Якщо хтось змінить будь-який файл після підписання, підпис стає недійсним.

Досвід підписанта

Підписанти отримують одне запрошення електронною поштою. Вони відкривають інтерфейс підписання та бачать список усіх файлів у контейнері.

Перегляд файлів: Підписанти можуть відкрити та переглянути кожен файл окремо. Інтерфейс показує назви файлів, типи та розміри. Підписанти перевіряють кожен документ перед підписанням.

Одна дія підписання: Після перегляду всіх файлів підписанти підписують один раз. Цей підпис застосовується до всього пакету — всіх файлів разом.

Отримання підписаних документів: Після завершення всі підписанти отримують повністю підписаний контейнер ASIC з усіма файлами та підписами включеними.

Поширені випадки використання

Контракти з додатками: Трудові угоди включають основний контракт, угоду про нерозголошення, підручник співробітника та форми зарахування на пільги. Підпишіть все разом — співробітник переглядає всі документи в одній сесії.

Проектна документація: Будівельні проекти об'єднують пропозиції, технічні специфікації, архітектурні креслення, списки матеріалів і графіки проектів. Усі зацікавлені сторони підписують повний пакет.

Пакети відповідності: Політики відділу кадрів включають основний документ політики, форми підтвердження, навчальні матеріали та сертифікати відповідності. Співробітники підписують один раз, підтверджуючи отримання всього.

Операції з нерухомістю: Угоди про купівлю додаються з розкриттям інформації про нерухомість, звітами інспекції, документами про право власності та умовами іпотеки. Покупці та продавці підписують повний пакет транзакції.

Угоди з постачальниками: Контракти на послуги додають технічні завдання, графіки ціноутворення, документи SLA та угоди про обробку даних. Обидві сторони підписують один всебічний пакет.

Технічні вимоги

Лише QES: Контейнери ASIC вимагають кваліфікованих електронних підписів. Прості або розширені підписи недоступні. Це автоматичне примушування забезпечує найвищу безпеку.

Сумісні програми перегляду: Підписані контейнери ASIC вимагають програмного забезпечення, сумісного з ASIC (наприклад, DigiDoc), для відкриття. Стандартні програми для читання PDF не можуть переглядати файли ASIC.

Заповнювані поля: Ви можете використовувати поля {{curly_brackets}} у всіх файлах контейнера. Підписанти заповнюють дані, що заповнюються по всьому пакету документів.

Обмеження розміру файлів: Немає конкретного обмеження на кількість файлів. Практичні обмеження залежать від загального розміру контейнера та обмежень платформи.

Валідація підпису: Програми перегляду ASIC валідують підписи та показують усі файли зі статусом підпису. Валідація підтверджує, що жодні файли не були змінені після підписання.

Переваги багатофайлового підписання

Без пропущених додатків: Усі файли пакуються разом. Нічого не забувається. Підписанти не можуть підписати основний контракт без перегляду додатків.

Оригінальні формати файлів: Файли залишаються у своїх рідних форматах. Файли CAD залишаються CAD. Таблиці залишаються таблицями. Не потрібна конвертація в PDF.

Єдиний робочий процес: Один процес підписання для декількох файлів. Зменшує зусилля координації та прискорює складні угоди.

Посилена відповідність: Суди та регулятори бачать повні пакети угод з уніфікованими підписами.

Коли не використовувати багатофайлові контейнери

Прості угоди: Однофайлові контракти краще працюють з форматом PDF. Більш універсальна сумісність.

Потрібні візуальні підписи: ASIC не підтримує поля підпису всередині документів. Використовуйте PDF, якщо потрібні візуальні підписи.

Одержувачі не мають сумісних програм перегляду: Якщо підписанти не можуть встановити програмне забезпечення для перегляду ASIC, PDF забезпечує кращу доступність.

Підписанти поза ЄС без QES: ASIC вимагає методів QES (Smart-ID, Mobile-ID, eID картки). Якщо підписанти не мають доступу до цих методів, використовуйте формат PDF.