Розуміння документів та контейнерів Agrello

Документ Agrello — це більше, ніж файл. Це контейнер, який містить Ваші файли плюс підписи, часові позначки та повний запис кожної дії. Ця структура контейнера забезпечує юридичну чинність і надає доказ автентичності.

Що робить контейнер документів іншим

Традиційний обмін файлами розглядає документи як прості файли. Ви завантажуєте PDF, хтось його завантажує, можливо, підписує. Немає вбудованого відстеження або доказу того, що сталося.

Контейнери Agrello працюють інакше. Кожен документ включає:

• Ваші оригінальні файли (один або декілька)
• Цифрові підписи з сертифікатами
• Метадані про всі взаємодії
• Часові позначки для кожної дії
• Незмінний аудиторський слід

Ця структура означає, що Ви можете довести точно, що сталося з кожним документом. Хто його підписав, коли підписали, який метод автентифікації використовували та як документ виглядав під час підписання.

Стани життєвого циклу документа

Кожен документ Agrello проходить через чотири стани. Розуміння цих станів допомагає ефективно керувати Вашими контрактами.

Стан чернетки

Ваш документ існує, але ще не готовий до підписання. В цьому стані Ви можете:

• Вільно редагувати вміст
• Завантажувати або замінювати файли
• Організовувати документи в папках
• Видаляти документи за потреби

Документи залишаються в чернетці, поки Ви не натиснете "Підготувати до підписання". Використовуйте цей стан для фіналізації умов контракту перед залученням підписантів.

Стан підготовки до підписання

Вміст файлу заблоковано, але Ви налаштовуєте процес підписання:

• Додаєте email-адреси підписантів
• Розміщуєте поля підпису (для формату PDF)
• Встановлюєте вимоги рівня підпису
• Налаштовуєте запрошення email
• Обираєте порядок підписання (паралельний або послідовний)

Це розділення є навмисним. Редагування вмісту та налаштування підписантів вимагають різного фокусу. Їх розділення зменшує помилки.

Стан на підписі

Контроль переходить до підписантів. Система автоматично надсилає запрошення. Підписанти можуть отримати доступ, переглянути та підписати документ.

Ви все ще можете:

• Відстежувати, хто підписав
• Надсилати нагадування підписантам, що очікують
• Додавати більше підписантів за потреби
• Видаляти запрошення (до завершення підписання)

Вид Kanban показує точно, де знаходиться кожен документ. Візуальне відстеження робочого процесу допомагає організаціям оптимізувати часи циклу контракту та швидко визначати вузькі місця.

Стан підписаний

Всі необхідні підписи зібрані. Документ стає незмінним — зміни не дозволені. Це гарантує, що угода залишається точно такою, як всі сторони затвердили.

Система генерує фінальні файли у Вашому обраному форматі (PDF або ASIC/EDOC контейнер). Всі учасники автоматично отримують підписані копії. Аудиторський слід блокується назавжди.

Метадані документа

Agrello фіксує детальні метадані протягом всього життєвого циклу документа. Ці дані надають доказ автентичності, який приймають суди та регулятори.

Метадані створення показують, хто створив документ, коли і з якого шаблону.

Метадані підписанта записують кожну взаємодію: - IP-адресу кожного підписанта - Точну часову позначку (до секунди) - Використаний метод автентифікації - Інформацію про браузер і пристрій - Деталі сертифіката (для QES підписів)

Метадані процесу відстежують зміни робочого процесу: - Переходи станів (хто ініціював, коли) - Надіслані нагадування email - Модифікації документа в стані чернетки - Переміщення папок

Ці метадані дозволяють фільтрувати документи за статусом, шукати за підписантом, сортувати за датою або генерувати звіти. Коли хтось запитує про конкретний контракт, Ви можете знайти його за секунди замість пошуку через папки.

Аудиторські сліди

Кожен документ Agrello підтримує повний, захищений від втручань аудиторський слід. Цей слід записує:

• Події життєвого циклу документа (створення, зміни стану, завершення)
• Всі спроби доступу (хто переглянув, коли, звідки)
• Активність підписання (метод, сертифікати, часові позначки)
• Надсилання та доставку нагадувань
• Коментарі від рецензентів
• Зміни дозволів

Щоб переглянути аудиторський слід, відкрийте будь-який документ, відкрийте бічну панель інформації про документ і натисніть "Переглянути аудиторський слід документа". Ви побачите кожну дію з точними часовими позначками, особою, яка її виконала, її IP-адресою та технічними деталями.

Аудиторські сліди забезпечують юридичний захист. Якщо виникають суперечки щодо підписів або вмісту документа, аудиторський слід показує точно, що сталося. Регулятори можуть незалежно перевірити відповідність. Всебічні цифрові аудиторські сліди допомагають компаніям зменшити суперечки, пов'язані з контрактами, і демонструвати належну обачність.

Чому це важливо для Ваших контрактів

Контейнери документів забезпечують три ключові переваги:

Юридична чинність: Незмінні підписані документи з криптографічним доказом підписів витримують судові розгляди. Ви можете довести точно, що було підписано, ким і коли.

Операційна ефективність: Пошук на основі метаданих і автоматичні робочі процеси усувають ручне відстеження. Знайдіть будь-який контракт за секунди. Більше немає питань "Чи вони це підписали?".

Зменшення ризику: Повні аудиторські сліди швидко вирішують суперечки. Всебічна документація допомагає організаціям мінімізувати витрати на судові процеси та ефективно вирішувати конфлікти.