Що таке електронний підпис і чому він потрібен вашому бізнесу

У сучасному цифровому світі бізнеси постійно шукають способи стати ефективнішими та безпечнішими. Одна з найвпливовіших змін - це перехід від традиційних паперових процесів з ручкою. Ось де стають в нагоді електронні підписи.

Ця стаття є першою темою в нашому Повному посібнику з електронних підписів. Тут ми дослідимо, що таке електронний підпис і які трансформаційні переваги він може принести вашому бізнесу.

Що саме таке електронний підпис?

Легко думати про електронний підпис як про відскановане зображення вашого рукописного підпису, вставлене в PDF документ. Хоча це форма цифрового підпису, справжній, сучасний електронний підпис набагато складніший і безпечніший.

Справжній електронний підпис - це юридично обов'язкове цифрове позначення, що засвідчує намір підписувача погодитися з умовами документа. Замість того, щоб бути просто зображенням, це складний набір даних, криптографічно пов'язаний з документом. Ці дані включають перевірену інформацію, наприклад: * Особу підписувача * Точний час і дату підписання * Метод автентифікації * "Печатку захисту", що показує, чи був документ змінений після підписання

Це робить захищений електронний підпис значно надійнішим і придатним для аудиту, ніж традиційний чорнильний підпис.

5 головних переваг електронних підписів для вашого бізнесу

Впровадження платформи електронних підписів як Agrello - це не просто питання зручності; це стратегічне бізнес-рішення, яке дає відчутні результати.

1. Значно знижені витрати

Заощадження від переходу на безпаперові рішення є суттєвими. Розгляньте комбіновані витрати на папір, чорнило для принтера, пошту та фізичне зберігання документів. Електронні підписи усувають ці витрати, створюючи прямі та негайні заощадження для вашого бюджету.

2. Прискорена швидкість і ефективність

Традиційний процес підписання є серйозною перешкодою. Документ може провести дні або тижні в транспортуванні. З електронними підписами цей процес скорочується до хвилин. Ви можете надіслати контракт кільком людям по всьому світу і отримати його повністю підписаним того ж дня. Це прискорює цикли продажів, введення співробітників і угоди з постачальниками.

3. Покращена безпека та відповідність

Підписаний паперовий документ може бути загублений, пошкоджений або підроблений. Безпечно підписаний електронний документ захищений надійними заходами безпеки. Журнал аудиту надає позначений часовими мітками, незмінний запис кожної дії - хто його переглядав, коли підписував і звідки. Це створює потужні юридичні докази та спрощує відповідність регуляціям як GDPR.

4. Покращений досвід клієнтів і співробітників

Ніхто не любить клопіт з друком, підписанням, скануванням і поверненням документа. Пропозиція простого досвіду підписання одним кліком показує, що ви сучасна, професійна організація. Це полегшує життя вашим клієнтам, партнерам і новим співробітникам, позитивно відображаючись на вашому бренді.

5. Позитивний вплив на довкілля

Зменшення споживання паперу є ключовою частиною будь-яких зусиль зі сталого розвитку. Переходячи на цифрові робочі процеси, ви значно зменшуєте вуглецевий слід вашої компанії, допомагаючи зберігати ресурси та досягати цілей екологічного, соціального та корпоративного управління (ESG).

Готові зробити перехід?

Електронні підписи пропонують чіткий шлях до ефективнішого, безпечнішого та сучаснішого способу ведення бізнесу. Розуміючи, що вони собою являють та які потужні переваги надають, ви можете прийняти обґрунтоване рішення залишити позаду застарілі паперові процеси.

Коли будете готові відчути ці переваги особисто, досліджуйте потужну та зручну платформу Agrello.