Lepingute automatiseerimine ja digiallkirjastamise protsesside lihtsustamine on juba mõnda aega olnud kuum teema. Millegipärast on nii, et inimestele meeldib siiani teha paljusid asju käsitsi. Kas sellepärast, et need aega ja käsitööd nõudvad ülesanded loovad illusiooni tähendusrikkast tööst või tõepoolest ollakse lihtsalt harjunud tegema töid selliselt nagu on alati tehtud.
Töö dokumentide ja failidega on tõenäoliselt kõikide kontoritöötajate igapäevase töö osa. Selles postituses tahame aidata sul mõista, kuidas neid korduvaid ja manuaalseid ülesandeid automaatseks, kiireks ja lihtsaks muuta.
Aga kõigepealt vaatame üle dokumentide, failide ja tähtsate lepingute hoiustamise poole. Väga paljud hoiavad neid oma arvutis “My Documents” üldkaustas kenasti lahterdatuna. Need inimesed, kellel on kunagi tehnilise rikke tõttu tulnud ette failide kustumist, saavad aru, kui oluline on kõiki tähtsaid dokumente hoida kas välisel kõvakettal või pilves.
Kõige levinumad on kindlasti teenused nagu Google Drive, Dropbox ja muud. Kuna Google’i teenuseid kasutatakse väga laialdaselt, siis selles lepingute automatiseerimise loos keskendumegi just Google Drive’i ühendamisele Agrelloga ja vaatame, kuidas on võimalik oma dokumente ja lepinguid hallata nii, et neid ei peaks kaustast kausta manuaalselt nihutama.
Lae oma lepingud automaatselt Agrellosse allkirjastamiseks
Kujuta ette tavapärast olukorda, kus oled lepingud ette valmistanud ja nad asuvad sul ühes kaustas. Ja oletame, et sa kasutadki oma lepingute ja muude dokumentide hoiustamiseks just Google Drive’i pilveteenust. Me oleme kuulnud mitmetelt ettevõtetelt, et täpselt sellist süsteemi kasutataksegi, kus üks kaust on lepingupõhjade jaoks, teises kaustas on allkirjastamiseks ettevalmistatud lepingud ja kolmandas kaustas lepingud, mis on allkirjastatud.
Üsna tüütu on paljude dokumentide staatusel silma peal hoida, kui dokumente ja allkirjastajaid on palju. Tahame sulle näidata, kuidas selline ühest kaustast teise liigutamine automatiseerida, ilma käsitööta. Tavapäraselt näeks see välja nii, et inimene võtab ühe lepingu lepingupõhjade kaustast, tõstab selle allkirjastamise platvormile, allkirjastab ise ja ootab kuni teised allkirjastavad. Seejärel kontrollib, kas kõik allkirjad on korrektsed ja olemas, siis laeb allkirjastatud faili oma arvutisse ning laeb selle uuesti üles Google Drive’i vastavasse kausta. Sellise käsitööd nõudva protsessi juures kulub iga lepingu peale päris arvestatav aeg, mida oleks võimalik automatiseerimisega kokku hoida.
Kuidas seda kõike automatiseerida? Kuidas elu lihtsamaks teha?
Inimene loob näiteks Microsoft Wordis lepingut, ta saab selle valmis ja salvestab selle kindlasse kausta Google Drive’is, kus asuvad allkirjastamiseks mõeldud lepingud. Ja nüüd see sama leping automaatselt liigub Agrello allkirjastamise platvormile ning on allkirjastamiseks valmis. Just nii lihtne see ongi - Sina lihtsalt lood lepingud, paned nad kindlasse kausta ja korraga ilmuvad need lepingud Agrellosse ja sul ei jää muud üle kui Agrello keskkonnas allkirjade kogumisega tegeleda.
Lae allkirjastatud dokumendid automaatselt kindlasse kausta
Nüüd, kui päris palju käsitööd sai ühtäkki lihtsamaks muudetud, siis kindlasti tekkis sul küsimus, mis saab allkirjastatud dokumentidest, lepingutest? Esiteks, sa võid alati neid turvalises Agrello pilves hoiustada ning kategoriseerida erinevatesse kaustadesse, vastavalt soovile. Kui tahad neid ikkagi ka oma võrku või pilverakendusse laadida (näiteks Google Drive või Dropbox), siis selleks on samuti hea lihtne lahendus automatiseerimiseks. Sa ei pea allkirjastatud lepinguid eraldi all laadima ja neid käsitsi kuskile kausta tõstma. Agrello saab aru täpselt, millal on lepingud kõikide osapoolte korrektsed allkirjad olemas ja automaatselt liigutatakse need lepingud Google Drive’is sinu poolt etteantud kausta.
Seame üles Google Drive’i ja Agrello ühenduse
Siin on sulle õpetus, kuidas ühendada Google Drive ja Agrello allkirjastamise platvorm, et su tööelu lihtsamaks teha ja millega hoiad tundide viisi aega kokku.
Siinkohal tutvustame sellist tööriista nagu Zapier. Kui sa pole sellest veel kuulnud, siis Zapier on maailmas enimkasutatud ja äärmiselt tuntud vahend, millega on võimalik teha uskumatult palju automaatseid ühendusi. Kui sa oled juba Agrello kasutaja ning sul on ka Google Drive’i konto oma lepingute, failide hoiustamiseks, siis automaatse ühenduse loomiseks on sul vaja Zapieri kontot. Ole mureta, ka tasuta kontoga saab väga palju ära teha.
Ole hoiatatud! Kui sa teed ühe automaatse ühenduse ära, siis suure tõenäosusega tekib sul sõltuvus, ja sa leiad viise, kuidas tööelus ka muid nutikaid automaatseid ühendusi luua, mis teevad tööelu oluliselt efektiivsemaks. Seega, tasub see üks ühendus endale luua ja ise testida, sest nagu vanarahvas on öelnud, oma silm on kuningas!
Samm 1.
Loo endale Zapier konto ning vali teenuste rubriigist Google Drive.
Samm 2.
Vali Trigger ehk nö ajend, mis hakkab juhtuma, kui tehakse mingi kindel tegevus (“New File in Folder”).
Samm 3.
Ühenda Google’i konto.
Samm 4.
Nüüd, kui oled sisenenud oma Google Drive’i kausta, siis jäta meelde kausta nimi. Antud näite puhul näeme, et kausta nimi on “Contracts”.
Samm 5.
Tee läbi väike test, kus lood mõne dokumendi, mistahes formaadis ja salvestad selle dokumendi sellesse kausta Google Drive’is, mille ühenduse sa just lõid. Testimine on oluline, et näha, kas ühendus on loodud.
Selleks, et test õnnestuks, lae vähemalt üks fail Google Drive’i kausta.
Loome ühenduse Agrelloga
Samm 1.
Nüüd mine taaskord Zapieri, kus ühendust kahe teenuse vahel saab luua. Antud juhul me ühendame Google Drive’i ja Agrellot omavahel.
Samm 2.
Vali nüüd Event ehk sündmus, mis Agrellos juhtuma hakkab (“Create Document”). Nagu me varasemalt rääkisime, siis me tahame, et dokumendi loomisel (“create dokument”) ilmuks see automaatselt Agrellosse allkirjastamiseks.
Samm 3.
Ühenda Agrello konto.
Samm 4.
Loo kindel tegevus. Ehk siinkohal tahame luua tegevuse, et Agrello saaks aru, kui mingisugune dokument salvestatakse Google Drive’i kindlas kaustas ja ta on kindlas formaadis, alles siis laetakse see Agrellosse allkirjastamiseks. Näiteks, antud näite puhul on näha, et üles laetakse Agrellosse need lepingud, mis on PDF formaadis. Kõik muud faili formaadid jäävad kausta niisama.
Google Drive'il on mitmeid võimalusi selleks seadistuseks. Me siiski soovitame kasutada siinkohal PDF formaati.
Samm 5.
Nüüd kui ka ühendus Agrelloga on loodud, peaks tegema Zapier keskkonnas testi, et veenduda, kuidas see ühendus töötab.
Testimiseks on Zapier keskkonnas kogu protsess olemas. Seega kliki vaid “Test & Review” või “Test & Continue”, et veenduda ühenduses. Kui ühendus toimib, siis Agrellosse ilmub Google Drive’i kausta tõstetud dokument automaatselt.
Kui test ei õnnestu, siis Zapier annab sulle näpunäiteid, kus võis viga tekkida.
Samm 6.
Kui test õnnestus, siis aktiveeri see automaatne ühendus. Ja siinkohal ongi kogu töö tehtud.
Tõepoolest, see ühendus vajab natuke tähelepanu ja mõtlemist, kuid nüüd edaspidi on su elu oluliselt lihtsam, sest sellise ühenduse loomine on vaid ühekordne vaev.
Milleks tööde automatiseerimine üldse hea on? Enamasti ikka selleks, et ära hoida igasuguseid inimlikke vigu. Eriti, kui sul on dokumente palju ning inimestega suhtlemist palju, siis kogu protsessil silma peal hoida on päris aeganõudev ja tähelepanu vajav. Ja kui me räägime lepingutest, siis täpsus ja korrapära on siinkohal eriti olulised.
Teiseks, erinevad automaatsed ühendused hoiavad palju aega kokku. Samuti loob see ka häid suhteid organisatsioonis, kui dokumendid on korrektselt hoiustatud ning kogu kollektiiv teab, kuidas dokumendihaldus töötab. Ehk kogu vastutus ei lasu vaid ühel inimesel. Ka personali muutumisel ei pea aega kulutama sellele, et manuaalset protsessi kellelegi selgeks teha, vaid selgitada, et meil käivad need asjad lihtsalt ja automaatselt.
Vajad abi?
Kui sa ei saa päris hästi sellest õpetusest aru, siis eelkõige võib sulle abiks olla Agrello kasutajatugi. Kui ka sealt ei leia sobivat abi, siis võta meiega ühendust, ning me aitame sul vajalikud ühenduse luua. Selleks võid näiteks demo kõne broneerida või lihtsalt meile kirjutada.
Broneeri demo →
