Lepingute kiiremaks sõlmimiseks on oluline efektiivne koostöö kõikide osapoolte vahel läbi kõikide lepingu sõlmimise etappide. Igas ettevõttes tegeleb lepingute ja nende ettevalmistamisega tavaliselt mitu erinevat töötajat, seega on oluline et lepinguhalduse platvormil oleks võimalik mugavalt koostööd teha. Agrello pakub meeskondadele koostöö tegemiseks jagatud kaustade ehk team space’i funktsionaalsust, kus tiimid saavad dokumentide ja lepingute kallal koos töötada. Viimased Agrello uuendused lisavad team space’i jagatud kaustadesse ka korduvkasutatavate lepingupõhjade ehk space templates funktsionaalsuse.
Mugav koostöö tiimidele
Kõige rohkem aega kulub lepingute ettevalmistamisele, mistõttu on oluline et kohe algusest peale oleks kogu meeskond samas infoväljas. Kutsudes kõik lepingute ettevalmistamisega seotud kolleegid ühte Agrello team space’i võid kindel olla, et neil on ligipääs ajakohastele lepingupõhjadele ning ülevaade olulistest dokumentidest. Jagatud kausta liikmetele saab määrata erinevad rollid - editor või viewer. Editoril on õigus lepingupõhjasid üles laadida, nende pinnalt uusi lepinguid luua ja allkirjastamisele saata. Vieweritel ehk vaatlejatel ei ole õiguseid dokumente muuta ega luua, neile jääb ainult ülevaate võimalus.
Agrello Team Space on mõeldud olema sinu parim abimees dokumentide organiseerimisel, seetõttu ei ole meie poolt ka piiranguid kaustade arvule, dokumentide jaotamise põhimõtetele või sellele, keda ja kui palju soovid kaustadesse koostööd tegema kutsuda. Kõige levinum on dokumentide jaotus projektide või teemade järgi - näiteks NDA’d ühte kausta, töölepingud järgmisesse jne.
Mida suurem on ettevõte, seda sagedamini tuleb töötajate vahetumist ette. Team space on kasulik ka sellisel juhul, sest piisab vaid uuele töötajale ligipääsu andmisest ning kõik eelnevalt sõlmitud lepingud ja kasutusel olevad lepingupõhjad on vaid paari kliki kaugusel.
Meeskonnaga jagatud lepingupõhjad
Varasemalt olid Agrello lepingupõhjad saadavad ainult üksikule kasutajale, võimaldades muuta kõige enim kasutust leidvad Microsoft Wordis loodud lepingud taaskasutatavateks ja täidetavateks lepingupõhjadeks. Lepingupõhjade abil lepingute loomine on väga kiire ja mugav ning aitab vältida vigu lepingute tekstis, mistõttu see on palju positiivset vastukaja saanud. Viimase uuendusega saab lepingupõhjasid üles laadida ka team space’i.
Üks või mitu tiimi liiget saab lepingupõhja Microsoft Wordis ette valmistada ning Agrello team space’i üles laadida. Ettevalmistajaks võib olla näiteks ettevõtte jurist ning hiljem saab iga tiimiliige selle pinnalt uusi lepinguid luua. Tuleb täita vaid kliendiandmete väljad ning muus osas ei ole vaja enam juristidega nõu pidada - sellisel viisil saab säästa kõikide aega.
Vahel võib juhtuda, et korraga vajab uuendamist suur hulk lepinguid. Sellises olukorras saab kasutada Agrello hulgi loomise ehk bulk creation funktsionaalsust. Kui kliendiandmed on Excelis olemas, siis saab korraga samale lepingupõhjale luua hulgaliselt lepinguid. Nüüd, kui lepingupõhjad on olemas ka jagatud kaustades, saab seda teha terve tiim.
Hoides tähtsaid lepingupõhjasid ühes kindlas kohas ning kättesaadavana kogu tiimile, säästab väärtuslikku aega, mis muidu kuluks korrektse lepingupõhja otsimisele ja vanadest andmetest tühjendamisele.
Hea ülevaade progressist kogu tiimile
Kuna töö lepingutega nõuab täpsust ning tehingud on vaja tähtaegselt allkirjastada, siis on oluline lihtne ja kiire ülevaade lepingute staatusest. Agrello töölaua vaates saab dokumente sorteerida nende staatuse järgi tulpadesse või kasutada üht nimekirja vaadet, kust näeb ka lepingute osapooli. Staatuse jälgimine annab kiire ülevaate, kas asjad liiguvad soovitud tempos või on vaja mõnele osapoolele allkirjastamist meelde tuletada. Ka tiimisiseselt saab näiteks juht alati kiire ülevaate asjade seisust ning saab vajadusel oma meeskonda toetada.
Vii oma lepinguhaldus uuele tasemele koos Agrelloga!
