Kuidas Microsoft Wordis lepingud allkirjastamiseks ette valmistada?

Agrello saab abiks olla just lepingute ettevalmistamise ja allkirjastamisega, seega keskendume eelkõige just sellele osale, kuidas toimub lepingupõhjade täitmine.

Speed up e-signature processes with Agrello
Get started

14-day free trial. No credit card needed!

Pole kahtlustki, et enamlevinud töövahend dokumentide ettevalmistamiseks on Microsoft Word,  kuid üllataval kombel kulub lepingute ettevalmistamisele, dokumentide ja lepingute kopeerimisele ning kaustadesse organiseerimisele endiselt väga palju aega. Samuti on lepingute edasi-tagasi saatmine e-kirja teel ning printimise ja arhiveerimisega tegelemine ajamahukas.

Agrello saab abiks olla just lepingute ettevalmistamise ja allkirjastamisega, seega keskendume eelkõige just sellele osale, kuidas toimub lepingupõhjade täitmine töötajate poolt, kes seda teevad, kuidas on ettevõttes lepingute ettevalmistamine korraldatud ning kuidas ja milliste tööriistadega lepingud allkirjastatakse.

Kuidas tavapraktikas lepinguid allkirjastamiseks ette valmistatakse?

Tõenäoliselt algab lepingupõhja ettevalmistamine nii, et kõigepealt luuakse dokumendipõhi Microsoft Wordis, kus muutmist vajavad väljad jäetakse tühjaks. Neid võivad täita allkirjastajad ise enne lepingu sõlmimist või lepingu ettevalmistaja, kui tal on olemas vastav info. Selliseid lepingupõhjasid hoitakse tihti jagatud kaustades, et kõikidel töötajatel oleks ligipääs vajaminevatele dokumentidele.

variables

Iga uue lepingu sõlmimiseks tuleks teha lepingupõhjast koopia ning täita muutuvad väljad käsitsi Microsoft Wordis. Seejuures tuleb olla hoolikas, et lepingu teksti ei ununeks mõne teise kliendi või lepingupartneri andmeid. Kui lepingupõhi on valmis, siis saadetakse see tavaliselt e-kirja teel vastaspoolele ülevaatamiseks, täiendamiseks ja allkirjastamiseks. Niimoodi on lepingute sõlmimise praktika välja näinud aastakümneid ning tõenäoliselt kestab selline korraldus veel kaua, sest Microsoft Wordile on raske leida võrdväärset vastast.

add signer
send for signing

Kui sõlmitavaid lepinguid on kümneid või sadu, siis võtab nende ettevalmistamine ka tüüplepingu puhul väga palju aega, sest tühjad väljad on vaja korrektselt täita ükshaaval, seejärel dokument salvestada ning õige versioon vastaspoolele saata. Allkirjastamisele eelnev kirjavahetus võib tihti venida ning dokumendi staatusel on raske silma peal hoida.

Kuidas lepingute ettevalmistust allkirjastamiseks lihtustada?

Agrello on loonud viisi, kuidas juba tuttavat tööriista Microsoft Wordi veel paremini ära kasutada ning lepingute ettevalmistamisele kuluvat aega vähendada. Agrello platvormile on võimalik üles laadida lepingupõhjasid, milles sisalduvad dünaamilised väljad. Sellist lepingupõhja on võimalik korduvkasutada ning dünaamilisi välju iga kord uute andmetega täita meie platvormilt lahkumata. Samuti saab ettevalmistatud dokumendi kohe vastaspoolele allkirjastamiseks saata ning ka digitaalne allkirjastamine toimub samas keskkonnas.

variable settings

send document for signing

Dünaamiliste väljadega lepingupõhja ettevalmistamine nõuab sinult ühekordset pingutust ja tööd dokumendiga. Selleks, et tekitada täidetav väli sinu poolt ettenähtud kohale dokumendi teksti sees, tuleb kasutada {{loogelisi sulge}}. Ära muretse, need loogelised sulud ei jää dokumendis nähtavale, vaid indikeerivad ainult välja asukohta enne selle täitmist. Sulgude sisse võid kirjutada selle välja nime, näiteks {{ettevotte_nimi}}, {{registrikood}} vms. Seda infot näeb ka sinu dokumendi vastaspool.

Kui laed dokumendi Agrello platvormile üles, siis tunneb meie tarkvara dünaamilised väljad ära ja võimaldab sul neid lihtsasti täita või vastaspoolele täitmiseks määrata. Sellistest dünaamiliste väljadega dokumentidest on Agrello platvormil võimalik luua ka korduvkasutatavaid lepingupõhjasid - nii ei ole vaja faili iga kord uuesti üles laadida.

Eestis on inimesed digitaalse allkirjastamisega juba harjunud ning selleks kasutatakse erinevaid vahendeid nagu Mobiil-ID, Smart-ID ja ID-kaart. Agrello platvormil on toetatud Mobiil-ID ja Smart-ID, millega on võimalik tuttaval viisil dokument allkirjastada. Suurem peavalu kaasneb sellega, kui teine lepingupool on välisriigist, aga ka sellisel juhul on Agrellot mugav kasutada, sest kõigile on allkirjastamiseks kättesaadav Agrello allkiri.

Miks selline lahendus hea on?

Oleme aru saanud, et enamus inimesi, kes dokumentidega ja lepingutega töötavad, eelistavad alati Microsoft Wordi, sest see on tuttav, paindlik ja laialdaselt kasutatav. Erinevate uute tööriistade tundma õppimine võtab kaua aega ning seal võib ette tulla mõningaid piiranguid, mis ei too lõppkokkuvõttes rahuldavat tulemust. Seetõttu tundub meile kõige mõistlikum lasta inimestel rahulikult Microsoft Wordi edasi kasutada, anda neile vabadus luua täpselt selline dokumendipõhi nagu neile sobib või kasutada ettevõttes juba standardiks saanud olemasolevaid lepingupõhjasid.

document signed

Toome ka ühe numbritega illustreeritud näite. Kui sul on vaja luua näiteks üle 20 lepingu igakuiselt, siis Agrelloga on võimalik lepingute ettevalmistamise protsessi pealt säästa ligi 10-20 töötundi. Kui me võrdleme näiteks mõne platvormiga, kus lepinguid saab PDF-põhise lahendusega luua, siis Agrello platvormil toimub lepingute allkirjastamiseks ettevalmistamine 25-50% kiiremini.

Agrello platvorm sobib eelkõige ettevõtetele, kes kasutavad samu lepingupõhjasid korduvalt ning suurtes kogustes, levinumad sellised lepingutüübid on:

  • konfidentsiaalsuslepingud;
  • müügilepingud;
  • töölepingud;
  • erinevad vormid ja avaldused.

document with signatures

Kokkuvõtteks

Agrello dünaamilised väljad Microsoft Wordi failidele muudavad kasutamise väga kiireks ja lihtsaks. Ainus ettevalmistus, mida sul on vaja allkirjastamiseks teha, on märkida dokumendi tekstis {{loogeliste sulgudega}} ära täidetavad väljad. Need väljad muutuvad Agrello platvormile üles laadides dünaamilisteks täidetavateks väljadeks, mida on mugav ja lihtne täita.

Kogu lepingu allkirjastamise protsess, alustades ettevalmistamisest kuni allkirjastamiseni, toimub ühes mugavas keskkonnas. Samuti on allkirjastatud dokument kättesaadav kõikidele osapooltele - see on hoiustatud Agrello pilves ning vajadusel on seda võimalik ka alla laadida.

Agrello kasutamise plussid:  

  • lepingute ettevalmistamisele kulub kordades vähem aega;
  • vähem ruumi inimlikele eksimustele;
  • kõik toimub ühes keskkonnas;
  • jääb ära tüütu kirjavahetus.

Speed up e-signature processes with Agrello
Get started

14-day free trial. No credit card needed!

Selles postituses vaatame lähemalt, kuidas allkirjastamine on ajas edasi arenenud.Selles postituses vaatame lähemalt, kuidas allkirjastamine on ajas edasi arenenud.
September 19, 2023
Evolutsioon allkirjastamises - paberilt digitaalsele
Clock icon
Reading time about
6
min
Loe, kuidas Agrello platvormil mugavalt ASiC konteineri sisuga tutvuda ning seeläbi allkirjastamise protsessi efektiivsemaks muuta. Loe, kuidas Agrello platvormil mugavalt ASiC konteineri sisuga tutvuda ning seeläbi allkirjastamise protsessi efektiivsemaks muuta.
June 21, 2023
ASiC'u ja Agrello topeltjõud: kuidas panna inimesed päriselt dokumente läbi lugema?
Clock icon
Reading time about
5
min
Viimane Agrello uuendus võimaldab ühte ASIC konteinerisse pakkida mitu erinevat lepingupõhja. Samuti on nüüdsest võimalik Word faili teksti muutmine Agrellos. Viimane Agrello uuendus võimaldab ühte ASIC konteinerisse pakkida mitu erinevat lepingupõhja. Samuti on nüüdsest võimalik Word faili teksti muutmine Agrellos.
May 23, 2023
Loo ASIC konteiner, kasutades mitut erinevat lepingupõhja
Clock icon
Reading time about
5
min
Selles postituses vaatame lähemalt sagedamini esinevaid vigu, mida oma ettevõtte ja äri kaitsmiseks tasuks lepingute allkirjastamisel kindlasti vältida.Selles postituses vaatame lähemalt sagedamini esinevaid vigu, mida oma ettevõtte ja äri kaitsmiseks tasuks lepingute allkirjastamisel kindlasti vältida.
May 5, 2023
Vead, mida lepingute allkirjastamisel vältida
Clock icon
Reading time about
6
min
Loe lähemalt, kuidas kiirelt ja turvaliselt allkirjastada kõik oma PDF-dokumendid, kasutades rahvusvaheliselt tunnustatud PAdES digitaalset allkirja. Loe lähemalt, kuidas kiirelt ja turvaliselt allkirjastada kõik oma PDF-dokumendid, kasutades rahvusvaheliselt tunnustatud PAdES digitaalset allkirja.
April 17, 2023
Allkirjasta oma dokumendid turvaliselt PAdES allkirjaga
Clock icon
Reading time about
5
min
Suuremates ettevõtetes vajavad töölepingud iga-aastaselt läbivaatamist ja uuendamist, mis võib olla paras peavalu. Loe kuidas seda mugavamalt teha. Suuremates ettevõtetes vajavad töölepingud iga-aastaselt läbivaatamist ja uuendamist, mis võib olla paras peavalu. Loe kuidas seda mugavamalt teha.
January 19, 2023
Praktiline teejuht personalispetsialistile: Kuidas mugavamalt iga-aastast töölepingute uuendamist läbi viia?
Clock icon
Reading time about
4
min
Agrello hulgitoimingute abil saad ühekorraga ja kiirelt mitmeid lepinguid luua ja hallata. Agrello hulgitoimingute abil saad ühekorraga ja kiirelt mitmeid lepinguid luua ja hallata.
December 20, 2022
Kiirem lepingute loomine hulgitoimingute abil
Clock icon
Reading time about
2
min
Töösuhte alustamiseks on vajalik kas töölepingu, töövõtulepingu või käsunduslepingu sõlmimine. Mis vahe neil on ja millist valida?Töösuhte alustamiseks on vajalik kas töölepingu, töövõtulepingu või käsunduslepingu sõlmimine. Mis vahe neil on ja millist valida?
December 13, 2022
Alusta töösuhet õige lepinguga
Clock icon
Reading time about
3
min
Mõtle lepinguhaldusele juba ettevõtet alustades. Kui dokumentatsioon on korras, on hiljem lihtsam investeeringuid kaasata. Mõtle lepinguhaldusele juba ettevõtet alustades. Kui dokumentatsioon on korras, on hiljem lihtsam investeeringuid kaasata.
December 6, 2022
Alustava ettevõtte dokumentatsioon korda
Clock icon
Reading time about
3
min
Suurematel meeskondadel on uute tööriistade kasutuselevõtt keeruline, loe kuidas seda kiiremini ja kergemalt teha. Suurematel meeskondadel on uute tööriistade kasutuselevõtt keeruline, loe kuidas seda kiiremini ja kergemalt teha.
November 25, 2022
Tiimide suurimad väljakutsed uue tööriista kasutusele võtmisel
Clock icon
Reading time about
3
min
Vähenda liigset manuaalset tööd ning pane oma töötajad efektiivsemalt tööle läbi tehnoloogia ja automatiseerimise. Vähenda liigset manuaalset tööd ning pane oma töötajad efektiivsemalt tööle läbi tehnoloogia ja automatiseerimise.
November 11, 2022
Kasuta oma töötajate aega efektiivsemalt
Clock icon
Reading time about
5
min
Kuidas läbi efektiivse koostöö kiiremini lepinguhalduse platvormil lepinguid ette valmistada. Kuidas läbi efektiivse koostöö kiiremini lepinguhalduse platvormil lepinguid ette valmistada.
November 4, 2022
Koostöövõimalused lepingute ettevalmistamisel
Clock icon
Reading time about
5
min
Alati tuleks kliendisuhe läbi müügilepingu allkirjastamise ametlikuks teha ning vältida ärisuhteid ilma lepingute, sest sellega kaasnevad olulised äririskid. Alati tuleks kliendisuhe läbi müügilepingu allkirjastamise ametlikuks teha ning vältida ärisuhteid ilma lepingute, sest sellega kaasnevad olulised äririskid.
September 16, 2022
Milleks sõlmida müügilepinguid?
Clock icon
Reading time about
8
min
Mida rohkem on allkirjastajaid, seda pikemaks venib digitaalse allkirjastamise protsess. Kasutades lepinguhalduse platvormi saab seda teha kiirelt ja lihtsalt.Mida rohkem on allkirjastajaid, seda pikemaks venib digitaalse allkirjastamise protsess. Kasutades lepinguhalduse platvormi saab seda teha kiirelt ja lihtsalt.
September 12, 2022
Kuidas allkirjastada paljude osapooltega dokumenti?
Clock icon
Reading time about
5
min
Efektiivsema lepinguhalduse jaoks lae üles lepingupõhjad ning loo nende pinnalt korraga hulgaliselt dokumente. Efektiivsema lepinguhalduse jaoks lae üles lepingupõhjad ning loo nende pinnalt korraga hulgaliselt dokumente.
September 5, 2022
Loo lepingupõhja kasutades hulgaliselt dokumente
Clock icon
Reading time about
12
min
Millist kasu võib tuua lepinguhalduse platvorm ning kas lepingud saavad seetõttu kiiremini allkirjastatud?Millist kasu võib tuua lepinguhalduse platvorm ning kas lepingud saavad seetõttu kiiremini allkirjastatud?
August 10, 2022
Milleks on vaja lepingute allkirjastamiseks eraldi platvormi?
Clock icon
Reading time about
6
min
Lepingute digitaalsel haldamisel on mitmeid boonuseid, siin on 10 põhjust miks just Agrello on sinu ettevõttele parim partner. Lepingute digitaalsel haldamisel on mitmeid boonuseid, siin on 10 põhjust miks just Agrello on sinu ettevõttele parim partner.
August 5, 2022
10 põhjust, miks valida Agrello oma lepingute digitaalseks haldamiseks
Clock icon
Reading time about
10
min
Läbi Exceli ja Agrello ühenduse saab korraga luua sadu allkirjastamisele minevaid dokumente vaid mõne klikigaLäbi Exceli ja Agrello ühenduse saab korraga luua sadu allkirjastamisele minevaid dokumente vaid mõne klikiga
July 29, 2022
Kuidas Agrello ja Exceliga luua sadu allkirjastamisele minevaid dokumente?
Clock icon
Reading time about
18
min
Kuidas digitaalselt allkirjastada rahvusvahelist lepingut, mille osapooled viibivad erinevates riikides ning omavad erinevaid allkirjastamise vahendeid?Kuidas digitaalselt allkirjastada rahvusvahelist lepingut, mille osapooled viibivad erinevates riikides ning omavad erinevaid allkirjastamise vahendeid?
July 18, 2022
Lihtne ja kiire viis piiriüleste lepingute allkirjastamiseks
Clock icon
Reading time about
12
min
Kui kõik lepingutega seonduv on ühel platvormil, saab meeskond nii ettevalmistamiselt kui allkirjastamiselt kokku hoida väärtuslikku aega. Kui kõik lepingutega seonduv on ühel platvormil, saab meeskond nii ettevalmistamiselt kui allkirjastamiselt kokku hoida väärtuslikku aega.
January 7, 2022
Milleks oleks vaja lepingute halduseks omaette platvormi
Clock icon
Reading time about
8
min
December 13, 2021
5 põhjust miks valida Agrello
Clock icon
Reading time about
15
min
Agrello platvormil saab anda kvalifitseertud digiallkirja kasutades Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaardi lahendusi. Agrello platvormil saab anda kvalifitseertud digiallkirja kasutades Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaardi lahendusi.
March 4, 2022
Allkirjasta Agrello platvormil kasutades Smart-ID või Mobiil-ID lahendusi
Clock icon
Reading time about
10
min

Want to know whether Agrello fits you?

Get in touch with us.  Let’s discuss your needs and see how Agrello matches those.
Harry Käsk
Harry Käsk

Soovid teada, kas Agrello vastab sinu vajadustele?

Proovi 14 päeva tasuta, ilma et peaksid midagi maksma või krediitkaarti sisetama. Küsimuste korral võta julgelt ühendust.
Laura Findley
Laura Findley
Harry Käsk
Harry Käsk