Kui varasemalt oleme põhirõhu pannud sellele, et Agrello on suurepärane tööriist dokumentide digitaalseks allkirjastamiseks, siis nüüdseks on meie lepinguhalduse platvormile lisandunud hulgaliselt funktsionaalsusi, mis aitavad mugavalt manööverdada läbi terve lepingu elutsükli. Digitaalne allkirjastamine ja Agrello allkiri jääb endiselt üheks keskseks funktsionaalsuseks meie platvormil, kuid uues blogiartiklite sarjas soovime lisaks allkirjastamisele katta ära ka muud lepingu elutsükli osad ning tuua välja erinevaid nippe, kuidas Agrello abiga seda sujuvamalt hallata.
Mis on lepingu elutsükli haldus?
Lepingu elutsükli haldus ehk CLM (Contract Lifecycle Management) on viimasel ajal populaarne teema, mis hõlmab endas etappe lepingu ettevalmistamisest allkirjastamise ja hoiustamiseni. Sinna hulka kuuluvad lepingute loomine, läbirääkimine, hoiustamine, lepingust tulenevate kohustuste täitmise jälgimine ja lepingutingimustele vastavuse kontroll.
Lepingu elutsüklit ja selle põhietappe illustreerib alltoodud joonis.
1. Läbirääkimised enne lepingu sõlmimist
Lepingu elutsükli esimeseks sammuks ning punktiks kust kõik alguse saab on läbirääkimised. Selleks, et saaks üldse lepingut luua on vaja mingisugust kokkulepet osapoolte vahel. See võib olla ükskõik mis, näiteks töösuhte alustamiseks tehtud tööpakkumine töölepingu sõlmimiseks või kokkulepe kaupade ostuks-müügiks, millele järgneb ostu-müügi leping.
2. Lepingu ettevalmistamine
Teise sammuna kirjutatakse esimeses etapis kokku lepitud tingimused kirjalikult üles ning nendest moodustub lepingu tekst. Ettevalmistamiseks kasutatakse enamasti mõnda tekstitöötluse programmi, näiteks Microsoft Word või Google Docs. Tihti on selles etapis abiks advokaadid või juristid, kuid vastavate lepingupõhjade olemasolu korral on selleks võimeline ka iga teine kontoritöötaja ja sageli valmistavadki lepinguid ette just assistendid, müügimeeskonna liikmed või personalispetsialistid.
3. Lepingu ülevaatus ja kinnitamine
Enne lepingu allkirjastamist käib see tavaliselt mitmete silmapaaride alt läbi, sealhulgas juristid, juhid või teised asjassepuutuvad osapooled. See tagab lepingu korrektsuse, vähendab vigade hulka ning ebasoovitud tagajärgi ettevõttele.
4. Dokumentide allkirjastamine
Kui leping on eelnevad kolm etappi läbinud, on see valmis allkirjastamiseks. Selleks on mitmeid mooduseid, mõnes organisatsioonis eelistatakse endiselt lepingute allkirjastamist paberi ja pastakaga, kuid tänapäevasem ja mugavam on leida mõni sobilik digiallkirjastamise lahendus. Olenevalt riigist ja sõlmitava lepingu tüübist tuleb ettevõttel otsustada, millist allkirjastamise meetodit kasutada. Mõnel pool on töölepingute sõlmimiseks nõutud kvalifitseeritud digiallkiri, kuid tavapäraste ärilepingute jaoks on igasugune digitaalne allkiri sobilik.
5. Lepingute ja dokumentide administreerimine
Administreerimise all võime mõelda mitut erinevat asja, kuid üheks põhiliseks on lepingu hoiustamine. Sinna alla võib kuuluda ka dokumentide sorteerimine vastavalt oma eelistustele kaustadesse või alamkaustadesse ning nende jagamine asjassepuutuvate osapooltega. Ka meeldetuletuste lisamine lepinguga seotud lõpukuupäevadele ning dokumendi staatuse jälgimine on dokumendi administreerimise osaks.
6. Kohustuste ülevaatamine ja lepingu uuendamine/lõpetamine
Viimases lepingu elutsükli etapis võib ettevõte lepingut uuesti üle vaatama hakata, sest leping on kas lõppemas või vajab uuendamist. Kui leping on üle vaadatud, siis võib ettevõte otsustada lepingut samadel tingimustel uuendada, lepingu lõpetada või uuesti läbi rääkida ning uutel tingimustel sõlmida. Uute läbirääkimiste kasuks otsustamisel algab lepingu elutsükkel uuesti esimesest etapist ning läheb uuele ringile ja läbib taas kõik väljatoodud etapid.
Lepinguhalduse süsteemid
Kuigi neljandas etapis tõime välja, et osad ettevõtted eelistavad endiselt lepinguid paberil hallata, siis on sellise töökorralduse puhul lepingu elutsüklit kui tervikut keerukam hallata, sest sujuva töövoo rikub dokumentide väljaprintimine ja skanneerimine. Tänapäeval on see täiesti ebavajalik etapp, sest turul on mitmeid digitaalseid lahendusi, mis aitavad luua oluliselt mugavama ja kiirema protsessi.
Toome välja mõned punktid, kus lepinguhalduse platvorm võib lisandväärtust luua:
- Lepingu loomine
- Läbirääkimiste ja kinnitamise töövoo haldus
- Lepingute hoiustamine
- Lepingute otsimine
- Lepingute analüüs ja riskihindamine
- Lepingute uuendamine
Valides oma ettevõttele sobilikku lepinguhalduse platvormi tuleks silmas pidada organisatsiooni suurust, dokumentidega kokkupuutuvate kasutajate arvu, lepingute mahtu igas kuus ning eelarvet.
Agrello blogiartiklite sarjas käime detailsemalt läbi kõik lepingu elutsükli etapid ning proovime välja tuua kõige olulisemad aspektid, kuidas Agrello saab abiks olla. Meil on mitmeid lepinguhaldusega seotud funktsionaalsusi, mis aitavad lepinguid kiiremini sõlmida, paremini organiseerida ning lepingutega seotud töövooge automatiseerida.
Loe ka meie järgnevaid artikleid, et saada hea tervikpilt, mida Agrello pakub. Kui soovid kohe proovida, siis tee omale kohe tasuta konto või võta ühendust harry@agrello.org ning teeme sulle personaalse sissejuhatuse ja aitame asjaga pihta hakata.
