Praktiline näide: nutikas viis, kuidas kiiresti töölepinguid ette valmistada ja allkirjastada

Personaliosakonna igapäevase töö suureks osaks on töölepingute sõlmimine. Seda tuleb suuremates ettevõtetes ette igapäevaselt ning enamasti on lepingupõhi sama, muutmist vajavad vaid töötajaga seotud andmed. Palju aega kulub just töölepingu edasi-tagasi saatmisele ning allkirjade kogumisele.

Hiljuti oleme kirjutanud ka 1. augustil jõustunud töölepingu seaduse muudatustest ja mida see endaga kaasa toob. Juba sõlmitud töölepinguid ümber sõlmima hakata ei ole vaja, küll aga on töötajatel, kes seaduse jõustumise hetkel tööandja juures töötavad, õigus küsida tööandjalt uute andmete esitamist ning sellisel juhul on tööandja kohustatud need andmed kirjalikult töötajale kahe nädala jooksul esitama. Tööandjal tuleb andmete esitamise kohta ka töötajalt kinnitus võtta, mis tõestab, et viimane on teavituse kätte saanud. Seda on mugav teha Agrello keskkonnas.

‍

Vähenda lepingute ettevalmistamisele kuluvat aega

Oleme varasemalt rääkinud sellest, kuidas Agrello teeb töö lepingutega lihtsamaks ning kuidas on võimalik allkirjastamise protsesse paremini korraldada, et aega kokku hoida. Näiteks, oleme tutvustanud, kuidas Microsoft Wordis lepinguid allkirjastamiseks ette valmistada.

Tänases artiklis vaatame lähemalt, kuidas Agrello lepinguhalduse ja allkirjastamise platvorm saab töölepingute sõlmimisel abiks olla. Kasutame praktilise näite tegemiseks üldlevinud lihtsat töölepingu vormi, mille saab alla laadida siit. Agrello töötab Microsoft Wordiga, mis on enamlevinud töövahend dokumentide ettevalmistamiseks ja enamikule tuttav. Lepingute ettevalmistamisele, kopeerimisele ja kaustadesse organiseerimisele kulub väga palju aega, samuti on allkirjade kogumise protsess ja lepingute edasi-tagasi saatmine ajamahukas.  

Kogu protsessi on võimalik Agrello abil oluliselt kiirendada. Selleks kasutame dünaamiliste väljadega Agrello lepingupõhjasid. E-kirja teel lepingute edasi-tagasi saatmise, printimise ja skaneerimise asemel teeb kogu allkirjade kogumise töö ära Agrello platvorm. Õigetesse kaustadesse arhiveerimise saab hõlpsalt automatiseerida, ühendades Agrello sinu lemmikute töövahenditega (Google teenused, Dropbox, Slack, Pipedrive jne).

Kuidas Agrelloga tööleping ette valmistada?

Kuna Microsoft Word on kõige levinum tekstitöötlusprogramm, siis on Agrellol varuks lahendus just Wordis lepingute ettevalmistamiseks. Kasutades spetsiaalset markeeringut saab teksti sees nendes kohtades, kus on muutmist vajavad lüngad, luua dünaamilisi välju, mis Agrello platvormile üles laadides muutuvad täidetavateks. Sellist lepingupõhja on võimalik korduvalt kasutada dokumentide loomiseks ning dünaamilisi välju saab iga uue töötaja puhul õigete andmetega täita Agrello platvormilt lahkumata.

‍

Samm 1. Märgi töölepingus ära dünaamilised väljad

Kõigepealt ava oma töölepingu põhi Microsoft Wordis või lae alla töölepingu põhi siit. Oluline on, et see fail oleks salvestatud .DOCX formaadis, mitte .DOC formaadis. Juhul, kui sinu tööleping on salvestatud .DOC formaadis, siis lihtsalt tee vajalikud muudatused ning salvesta see ümber .DOCX formaati.

Dünaamiliste väljadega lepingupõhja ettevalmistamine on sinu jaoks ühekordne vaev. Edaspidi saad seda sama põhja kasutada kõikide töötajate puhul. Töölepingus märgi ära kõik need kohad, mis vajavad muutmist, kasutades {{loogelisi_sulge}}. Need sulud ei jää töölepingus nähtavale, vaid märgistavad välja, kuhu kuvatakse hiljem töötaja ja tööandja info. Lisaks ole tähelepanelik, et {{loogelistes_sulgudes}} ei oleks kasutatud täpitähti, tühikuid, erinevaid fonte ega eriliigilisi tähemärke, sest vastasel juhul ei pruugi Agrello väljadest aru saada.

Loogeliste sulgude sisse soovitame kirjuta välja nime, et oleks selgem, milline info sellele väljale kuvatakse, näiteks {{tooandja_nimi}}, {{registrikood}}, {{tootaja_nimi}}, {{isikukood}}, {{aadress}} jne.

‍

Samm 2. Lae tööleping Agrello keskkonda

Veendu, et oled töölepingu korrektselt ettevalmistanud koos kõikide dünaamiliste väljadega. Hea on, kui sa ei jäta ühtegi sellist välja töölepingusse, mis nõuaks hiljem iga töötaja puhul eraldi täitmist. Selle praktika eesmärgiks on siiski pääseda üleliigsest käsitööst ning kiirendada lepingute ettevalmistamise ja allkirjastamise protsessi.

Samuti veendu, et Wordi dokument oleks salvestatud .DOCX formaadis. Nüüd, kui töölepingu põhi on valmis, siis seda sama põhja saadki kasutada iga ettevõtte töötaja puhul, ilma, et peaksid lepingupõhja kopeerima või iga töötaja kohta välju eraldi täitma.

Lae töölepingu põhi Agrello keskkonda üles. Kui sul ei ole veel Agrello kasutajakontot, siis saad selle luua tasuta ilma ühegi kohustuseta siin. Ära ehmata, kui näed platvormi inglise keeles. Oleme Agrello platvormi loonud esialgu ingliskeelsena, et anda sellele rahvusvahelise haarde. Vajuta “Create new” ja vali “Template”, nii luuakse korduvkasutatav lepingupõhi, mis jääb sulle Agrello keskkonda kasutamiseks. Peale lepingu üles laadimist Agrello keskkonda märkad, et kõik need {{loogelistes_sulgudes}} märgitud kohad ilmuvad Agrello platvormil täidetavate väljadena.

Samm 3. Määra allkirjastajate väljad

Selleks, et töölepingut oleks võimalik digitaalselt allkirjastada ning see allkiri ilmuks ka õigesse kohta, tuleb  määrata allkirja väljad kõikidele osapooltele. Kui töölepingu puhul on allkirjastajateks Tööandja ja Töötaja, siis lisame töölepingule kaks allkirjastaja välja, vajutades nupule “SIGNATURE FIELD”. Seejärel ilmub töölepingu põhjale väli, mida saab hiirega lohistada sobivasse kohta.

Samm 4. Kasuta töölepingu põhja ning loo töölepinguid

Lepingupõhi on nüüd loodud. Sellele samale põhjale saab luua kõikide töötajate lepingud ilma, et peaks ühte ja sama lepingupõhja käsitsi kopeerima, eraldi salvestama, täitma ja emaili teel allkirjastamiseks saatma. Edaspidi saad kõikide töötajate lepingud hõlpsalt luua Agrello platvormil ning neile ka mugavalt allkirju koguda.

Sul on võimalus valida, kas lood PDF-formaadis dokumendi allkirjastamiseks, vajutades “Create document” või lood “ASIC container” tüüpi lepingu, kuhu saad veel lisaks töölepingule lisada muid dokumente ja faile.

Määra ära, kes on allkirjastajad. Kui allkirjastajaid on kaks, siis sisesta allkirjastajate e-maili aadressid ning kõik osapooled saavad kutse töölepingu allkirjastamiseks.

‍

Samm 5. Täida dünaamilised väljad ise või lase osapooltel need täita

Sul on võimalik valida, kas täidad kõik väljad ise või lased väljad osapooltel täita. Kui soovid, et väljad täidaks kindel osapool, siis saad “Select filler” ikooni abil lisada vastava inimese, kes peaks kindlad väljad täitma.

Kui kõik väljad on täidetud ja allkirjastajad on määratud, siis on leping ka allkirjastamiseks valmis. Seda on lihtne jälgida, kas lepingus on kõik väljad korrektselt täidetud või mitte, sest enne ei ilmu üles paremale nurka rohelist nuppu “SEND FOR SIGNING”. Alles siis, kui tööleping on allkirjastamiseks korrektselt ettevalmistatud, ilmub vastav nupp.

‍

Nüüd on Agrello töölaual näha ka “In progress” tööleping. Siin on sul võimalik jälgida kõikide lepingute staatust - kas need on allkirjastatud või veel allkirjade ootel.

‍

Samm 6. Töölepingu allkirjastamine

Kõik allkirjastajad saavad endale e-mailile kutsed allkirjastamiseks. Saanud kutse kätte, ei pea nad tegema muud, kui dokumendi aktsepteerima, lepingu üle vaatama ning töölepingu digitaalselt Agrello keskkonnas allkirjastama.

Allkirjatamiseks saab kasutada Agrello elektroonilist allkirja või juba tuntud lahendusi nagu Smart-ID ja Mobiil-ID.

‍

Töölepingu allkirjastamine Agrelloga on lihtsam ja kiirem

Agrello on loodud selleks, et muuta lepingute ettevalmistamise ja kogu allkirjastamisega seonduv asjaajamine võimalikult mugavaks ja intuitiivseks.

Kokkuvõtteks:

• Kasuta dünaamiliste väljadega Microsoft Word töölepingu põhja.
• Sama põhja saad korduvalt kasutada kõikide töötajate töölepingute tarvis.
• Hoia silm peal töölepingute allkirjastamise töövoo staatusel.
• Agrello saadab ise e-maili teel allkirjastamise kutsed. Sina ei pea seda käsitsi tegema.
• Kõik allkirjastatud töölepingud on ühes kindlas kohas ning alati kättesaadavad.
• Soovi korral saad ka lepingute ettevalmistamise ja allkirjastamise automatiseerida.

‍

Kuidas töölepingute allkirjastamist automatiseerida?

Nüüd, kui oled saanud ülevaate sellest, kuidas luua dünaamiliste väljadega töölepingu põhi ning tööleping allkirjastamisele saata, siis kindlasti huvitab sind ka võimalus, kuidas Agrelloga on võimalik luua sadu allkirjastamisele minevaid töölepinguid. Tõepoolest, seda ei pea kõike tegema ükshaaval, vaid selleks on väga hea ja mugav lahendus. Oleme kirjutanud eraldi loo koos üksikasjaliku kirjeldusega, kuidas Agrello ja Exceliga luua sadu allkirjastamisele minevaid dokumente.

‍