Kuidas lepingumallid kiirendavad teie äri

Mitu korda on teie meeskond selle kuu jooksul loonud uue lepingu nullist? Kui olete nagu enamik kasvavaid ettevõtteid, on see arv tõenäoliselt kõrgem, kui teile meeldiks. Iga kord, kui koostate uue kokkuleppe nullist, ei kuluta te mitte ainult aega – avate ukse vastuoludele, võimalikele vigadele ja tarbetutele õigusriskidele. Olemas on parem viis töötamiseks.

See artikkel on osa meie täielikust lepinguhalduse juhendist. Siin uurime, kuidas nutikate lepingumallide kasutamine võib põhimõtteliselt muuta teie ettevõtte toimimist, muutes teid kiiremaks, järjepidevamaks ja turvalisemaks.

Mis täpselt on lepingumall?

Mõelge lepingumallile mitte lihtsalt kui dokumendile, vaid kui edukuse raamistikule. See on eelnevalt ehitatud kokkulepe, kus kõik standardsed õigustekstid ja struktuurielemendid on juba olemas, läbi vaadatud ja heaks kiidetud. Teie meeskond peab ainult täitma iga uue tehingu konkreetsed üksikasjad – nagu nimed, kuupäevad ja summad – ilma kunagi põhilist õigusteksti puutumata.

Kuid kaasaegsed mallid on palju enamat kui lihtsalt täidetavad vormid. Need on intelligentsed dokumendid, mis võivad sisaldada nutikaid välju, mis täituvad automaatselt, tingimuslikke klausleid, mis ilmuvad ainult vajaduse korral, ja sisseehitatud vastavuskontrolle, mis on asjakohased teie valdkonnale. Harvardi ärikooli uuringud näitavad, et selge keelega standardsete lepingute kasutusele võtnud ettevõtted saavad vähendada läbirääkimiste aega kuni 60% võrra, parandades samal ajal klientide rahulolu.

Ärijuhtum: lepingumallide väärtuse mõõtmine

Enne mallisüsteemi investeerimist on oluline mõista mõõdetavat mõju. Deloitte'i põhjalik uurimus lepingute elutsükli halduse kohta näitab, et organisatsioonid kogevad keskmiselt 8,6% lepinguväärtuse erosiooni, kusjuures halvasti toimivad ettevõtted näevad kaotusi üle 20%. Standardsed mallid käsitlevad seda väljakutset otseselt, vähendades käsitsi tehtavaid vigu ja tagades järjepidevaid kaitseklausleid.

Finantskasu ulatub kaugemale vigade vähendamisest. McKinsey uurimus tulemuslikkuse lepingute kohta näitab, et standardsete lepinguprotsessidega organisatsioonid saavad vähendada lepingukulusid 10-20% võrra, parandades samal ajal tarnijate tulemuslikkust. Keskmise suurusega ettevõtte jaoks 50 miljoni dollarise aastase lepingukulu puhul tähendab see potentsiaalset 5-10 miljoni dollari säästu aastas.

Tundidest minutiteni: mallide tegelik mõju

Lepingumallide kasutusele võtmine pole lihtsalt väike parendus teie töövoos – see on ümberkujundamine. Kõige vahetumat kasu märkate kiiruses. Selle asemel, et kulutada tunde uue kokkuleppe koostamisele, saab teie meeskond luua professionaalse, õiguslikult korrektse lepingu minutitega. See kiirus tõlgib otse kiiremateks müügitsükliteks, kiiremaks tarnijate kaasamisse ja agilisemateks partnerlusteks.

Kuid eelised ulatuvad kaugelt ajasäästust. Kui iga leping algab heakskiidetud mallist, saate järjepidevuse. Iga kokkulepe sisaldab samu kaitseklausleid ja tõestatud õiguskeelt, mis vähendab dramaatiliselt riski, et keegi jätab kogemata välja kriitilise tingimuse. See järjepidevus tähendab ka vähem üllatusi ja vähem vajadust kallite õigusülevaadete järele iga lepingu puhul. Investeerite mallist õige saamisse üks kord ja korjate seejärel kasu üha uuesti.

See standardne lähenemine minimeerib ka inimlikke vigu. Käsitsi koostamine on vigadele avatud – kuupäeva kirjaviga, unustatud klausel või ebajärjekindel vormistus, mis näeb ebaprofi välja. Mallid kõrvaldavad need probleemid, andes teile kindlust, et iga saadetav leping on täpne, täielik ja ärivalmis.

Malliraamatukogu ehitamine teie ettevõttele

Kust alustada? Mõelge lepingutele, mida loote kõige sagedamini. Paljude ettevõtete jaoks jagunevad olulised mallid mõnesse põhikategooriasse.

Teil on tõenäoliselt vaja personalijuhtimise ja tööhõive malle selliste asjade jaoks nagu tööpakkumise kirjad, konfidentsiaalsuskokkuleppped (NDA-d) ja sõltumatu töövõtja lepingud. Thomson Reutersi uurimus õigusdokumentide standardiseerimise kohta tuvastab töölepingud ja NDA-d kui kõige sagedamini mallina kasutatud lepingud, kuna neid kasutatakse tavaliselt sageli ja neil on standardsed tingimused.

Oma tarneahela jaoks vajate tarnijate ja toodete malle, mis katavad teenuslepinguid ja ostutellimusi. Teie müügimeeskond saab kasu standardsetest müügilepingutest ja teenustaseme kokkulepetest (SLA-d), mida nad saavad kasutada tehingute kiiremaks sõlmimiseks. Ja strateegiliste algatuste jaoks tagab partnerluse mallide olemasolu ühisettevõtete või litsentsilepingute jaoks, et alustate alati tugeva õigusliku positsiooniga.

Kasvu salajane relv: masstootmine Exceliga

Üks võimsamaid kaasaegse lepinguhaldussüsteemi võimalusi on võime luua ühe korraga sadu lepinguid lihtsa arvutustabeli kaudu. Kujutage ette, et olete just palkand kümme uut inimest. Selle asemel, et luua kümme individuaalset töölepingut, saate panna kõik nende andmed Exceli faili, laadida selle üles ja lasta süsteemil genereerida kõik kümme isikupärastatud lepingut sekundites.

Nii see toimib: loote arvutustabeli veergudega iga muutuja jaoks (nagu "Eesnimi", "Palk", "Alguskuupäev"). Seejärel vastendage need veerud teie lepingumalli vastavatele väljadele. Ühe klõpsuga loob platvorm iga tabeli rea jaoks ainulaadse, allkirjastamisvalmis lepingu.

See pole ainult personalijuhtimise jaoks. Saate seda kasutada kümnete tarnijate ostutellimuste loomiseks, klientide lepingute genereerimiseks kohandatud hinnatasemetega või mitme kinnisvara üürilepingute tootmiseks. See on funktsioon, mis võimaldab teie operatsioonidel skaleeruda ilma, et teie meeskond hallusteges upuks.

Edasijõudnud mallide strateegiad kasvavate ettevõtete jaoks

Teie ettevõtte küpsedes peaks ka teie mallide strateegia arenema. Kaaluge oma mallides tingimusliku loogika rakendamist – klausleid, mis ilmuvad või kaovad automaatselt konkreetsete kriteeriumide alusel. Näiteks võivad rahvusvahelised müügilepingud automaatselt sisaldada erinevaid garantiitingimusi sõltuvalt kliendi riigist.

Versiooni kontroll muutub kriitiliseks teie mallide arenguga. Säilitage selge versioonisüsteem ja veenduge, et teie meeskond kasutab alati kõige värskema malli. Mõned organisatsioonid rakendavad heakskiidu töövoogusid, kus mallide muudatused peavad olema õigusala poolt üle vaadatud enne kasutuselevõttu, tagades järjepidevuse, lubades samal ajal vajalikke uuendusi.

Keerukate tehingute jaoks kaaluge modulaarseid malle – standardseid ehitusplokke, mida saab erinevalt kombineerida. See lähenemine annab teile mallide järjepidevuse koos paindlikkusega ainulaadsete olukordade käsitlemiseks ilma nullist alustamata.

Turvalisuse ja vastavuse kaalutlused

Mallide haldamine pole ainult tõhususe kohta; see on riski juhtimise kohta. McKinsey taristu standardiseerimise uurimus näitab, et standardsed lepinguraamistikud vähendavad oluliselt õigus- ja vastavusriske, parandades samal ajal hanke läbipaistvust.

Veenduge, et teie mallid sisaldavad teie valdkonnale asjakohaseid kehtivaid regulatiivseid tekstid. Isikuandmetega tegelevate ettevõtete jaoks peaksid GDPR-i vastavuse klauslid olema standardsed. Reguleeritud tööstusharudes tegutsevad organisatsioonid peaksid sisaldama asjakohaseid vastavustõendeid ja auditiõigusi.

Juurdepääsu kontroll on sama oluline. Mitte kõik teie organisatsioonis ei peaks saama muuta põhimalle. Rakendage rollipõhiseid õigusi, kus ainult volitatud personal saab malle redigeerida, samas kui teised meeskonnaliikmed saavad neid kasutada lepingute genereerimiseks.

Edu mõõtmine: KPI-d ja ROI jälgimine

Mallide investeeringu õigustamiseks ja optimeerimiseks jälgige olulisemaid tulemusnäitajaid:

• Allkirjastamiseni kuluv aeg: Kui kiiresti liiguvad tehingud algatamisest täitmiseni
• Vigade määr: Lepingumuudatuste vähenemine vigade tõttu
• Õigusülevaate sagedus: Protsent lepingutest, mis nõuavad õigussekkumist
• Kasutajate vastuvõtt: Kui sageli meeskonnad valivad mallid käsitsi koostamise asemel
• Kulu lepingu kohta: Kogu lepingukulud jagatud lepingute mahuga

Deloitte'i lepinguhalduse uuringud rõhutavad, et ainult umbes 20% organisatsioonidest mõõdab tõhusalt oma lepinguhalduse ROI-d, mis kujutab endast olulist võimalust konkurentsieelise saamiseks.

Levinud lõksud ja nende vältimine

Isegi heas usus mallide algatused võivad ebaõnnestuda. Siin on kõige levinumad vead:

Ülemeeruline keerukus: Liiga keerukate mallidega alustamine, mida on raske kasutada. Alustage lihtsalt ja lisage keerukust järk-järgult.

Halb muudatuste juhtimine: Mallide väljarullimine ilma korrektse koolitituse või kommunikatsioonita. Edu nõuab kasutajate toetust ja selgeid juhiseid.

Staatilised mallid: Mallide loomine ja nende mitte kunagi uuendamine. Turud, regulatsioonid ja ärivajadused arenevad – teie mallid peaksid samuti.

Üks-kõigile-sobib lähenemine: Sama malli kasutamine väga erinevate tehingu tüüpide jaoks. Segmenteerige oma mallid tehingu keerukuse, väärtuse ja riski alusel.

Mõned näpunäited tõhusate mallide loomiseks

Oma mallidest maksimaalse kasu saamiseks tasub järgida mõnesid parimaid tavasid.

Esiteks, alustage õigusnõustamisega. Investeerige aega alguses, et õigusspetsialist aitaks teil luua või üle vaadata teie põhimallid. See algne investeering tasub ennast tagasi mitu korda, vältides tulevasi probleeme.

Kujundage paindlikkust silmas pidades. Teie mallid peaksid olema piisavalt tugevad, et teid kaitsta, kuid piisavalt paindlikud, et käsitleda tehingute variatsioone. Sisseehitke valikulisi klausleid või sektsioone, mida teie meeskond saab vajadusel kaasata.

Hoidke asjad selged. Kasutage lihtsaid, kirjeldavaid nimesid oma muutujate väljadele, nagu [Kliendi_Nimi] või [Projekti_Ulatus], et oleks kõigile selge, milline informatsioon kuhu läheb.

Testige põhjalikult. Enne mallide organisatsiooniülest kasutuselevõttu testige neid väikse kasutajate grupiga. Koguge tagasisidet kasutatavuse ja selguse kohta.

Lõpuks, käsitlege oma malle elavate dokumentidena. Teie äri muutub ja seadused arenevad. Planeerige oma mallide ülevaatus iga kuue kuni kaheteistkümne kuu tagant, et veenduda, et need ikka vastavad teie vajadustele ja peegeldavad viimaste parimate tavade.

Integratsioon kaasaegsete ärisüsteemidega

Kaasaegsed mallisüsteemid ei eksisteeri isolatsioonis. Need integreerivad teie CRM-iga klientide teabe automaatseks sisestamiseks, ühenduvad teie raamatupidamissüsteemidega hinnandmete jaoks ja linkuvad e-allkirja platvormidega sujuva täitmise jaoks. See integratsioon kõrvaldab käsitsi andmesisestuse ja vähendab ülekirjutamise vigade riski.

Kaaluge, kuidas teie mallid töötavad koos teie olemasoleva tehnoloogia komplektiga. API-d ja webhook-id saavad luua võimsaid automatiseeritud töövoogusid, kus müügivõimalus teie CRM-is loob automaatselt lepingu sobiva malli abil, mis on eelnevalt täidetud asjakohase kliendi ja toote informatsiooniga.

Lõpetage leiutamine, alustage kasutamist

Lepingumallid on rohkem kui lihtsalt mugavus; need on strateegiline tööriist, mis annab teie ettevõttele konkurentsieelise. Need võimaldavad teil tegutseda suurema kiiruse, järjepidevuse ja kindlusega. Liikudes eemale käsitsi, ühekordse lepingute loomisest, volitasite oma meeskonda keskenduma sellele, mida nad parimat teavad: äri kasvatamine.

Kui olete valmis nägema, kuidas nutikad mallid võivad teie töövoogu muuta, tutvuge Agrello mallide haldusfunktsioonidega. Avastage, kui lihtne on ehitada, hallata ja skaleerida oma lepinguprotsesse.