Läbi ettevõtte iga elutsükli ja kasvu tuleb tihedalt kokku puutuda paljude dokumentidega, mis nõuavad ka allkirjastamist. Vahel võib tekkida tunne, et sellel paberimajandusel ei olegi lõppu, olgu see seotud ettevõtte alustamisega või igapäevaste tööülesannetega.
Seetõttu on väga oluline, et kohe algusest peale oleks ettevõtte või startupi dokumentatsioon korras ning kasutusel oleksid efektiivsed tööriistad, mis aitavad asju kiiremini teha. Kuigi alguses võib tunduda, et asjad saab tehtud ka käepäraste tasuta vahenditega, siis tasub kohe alguses mõelda dokumentatsiooni korras hoidmisele, sest nii saab tulevik olema oluliselt vähem stressirohke.
Sellest artiklist leiad näpunäiteid, kuidas Agrello aitab kiiremini lepinguid sõlmida. Nii pead oma äri alustades vähem aega kulutama administratiivsetele ülesannetele ning rohkem vaba aega jääb ettevõtmist puudutavate sisuliste küsimustega tegelemisele ning fookuse saab suunata äriplaani elluviimisele.
Kasuta lepinguhalduse platvormi juba ettevõtet alustades
Juba ettevõtet või startupi asutades tuleb kokku puutuda mitmete õigusalaste küsimustega ning allkirjastada erinevaid lepinguid või dokumente. Sealhulgas ka osanikevahelised kokkulepped ning põhikiri. Eestis on võimalik kogu ettevõtte alustamist puudutav dokumentatsioon kiirelt ja digitaalselt e-Äriregistris allkirjastada, kuid mujal maailmas võib juba selles etapis kirjalikult allkirjastamisel mitmeid ebamugavusi ette tulla. Samuti tuleb neid allkirjastatud dokumente nõuetekohaselt hoiustada.
Kui ettevõte on rahvusvaheline ning osapooled asuvad näiteks erinevates riikides, siis on allkirjastamine keerulisem ning sageli kasutatakse selleks posti või faksi teel paberdokumentide edasi-tagasi saatmist ja allkirjastamist. Värskelt äri alustanuna on sellistele asjadele ajalise ressursi raiskamine tülikas.
Agrello lepinguhalduse platvorm on täiuslik abimees selliste probleemide lahendamiseks. Oma valmis lepingupõhjad või juba ette valmistatud lepingud saab Agrellosse üles laadida ning sealt otse vastaspoolele allkirjastamiseks saata. Kõik osapooled saavad ühel platvormil digiallkirja anda, kasutades kas Agrello allkirja, Smart-ID või Mobiil-ID lahendust. Ühe dokumendi allkirjastamiseks saab kasutada ka erinevat tüüpi allkirju. Allkirjastatud dokumendid hoiustatakse Agrello keskkonnas ning on kõikidele mugavalt kättesaadavad ning allalaaditavad. Zapieri integratsioonidega on võimalik luua ka automaatne töövoog, mis allkirjastatud dokumendid sinu poolt valitud hoiustamispaika edastavad, olgu selleks siis OneDrive, Dropbox või Google Drive.
Kontrolli kogu lepingu sõlmimise protsessi lepingu ettevalmistamisest allkirjastamiseni
Mida kiiremini kasvab sinu startup, seda kiiremini kasvab ka sellega kaasnev dokumentide hulk. Eestis on kõik harjunud digitaalse dokumendihaldusega, kuid ka selleks on vaja efektiivset tööriista. Midagi, mis ei aitaks ainult lepingute ettevalmistamisega, vaid võimaldaks kontrolli kogu allkirjastamise protsessi üle.
Lepinguid tuleb tihti allkirjastada personaliosakonnas - töölepingud, töölepingute muudatused, tööeeskirjad jms. Samuti ka müügiprotsessides vajab allkirjastamist palju müügilepinguid või raamlepinguid. Kui startup soovib kaasata raha, on dokumentatsiooni korrashoid ja hea ülevaade ettevõtte seisust eriti oluline, sest see pakub huvi ka investoritele. Raha tõstmisega kaasnevad erinevad laenulepingud, osanike kokkulepped jpm, mis vajavad allkirjastamist.
Agrelloga on lepinguhaldus lihtsam. Sagedamini kasutatavad lepingute, näiteks töölepingute või müügilepingute, põhjad on võimalik muuta korduvkasutatavateks Agrello lepingupõhjadeks. Lepingupõhjade ettevalmistamiseks piisab Microsoft Wordis loogeliste sulgude abil väljade asukohtade markeerimisest ning Agrellosse laadides on need väljad platvormil täidetavad ning lepingupõhi korduvkasutatav ja uute lepingute loomiseks valmis. Agrellos on võimalik kasutada ka hulgi loomise funktsionaalsust, mis tuleb kasuks kui korraga vajab allkirjastamisele saatmist suur hulk lepinguid. Loe hulgi loomisest lähemalt siit.
Meeskonna kasvades on uusi liikmeid võimalik kutsuda Agrellosse koostööd tegema. Agrello workspace on mõeldud kogu tiimi ühes infoväljas hoidmiseks ning kindlustab, et kõikidel töötajatel on ligipääs vajalikele lepingupõhjadele ja dokumentidele.
Soovitame igal alustaval ettevõttel koge alustades oma dokumentatsiooni korrashoiule ja ressursside efektiivsele kasutamisele mõelda. Agrello aitab muuta kõik lepingutega seotud protsessid sujuvaks ja stressivabaks. Kui soovid lähemalt teada või vajad uue tööriista juurutamisel abi, võta ühendust harry@agrello.org.
