Väikeettevõttes on reeglina piiratud ressursid. Keskmine palk on pideval tõusuteel ning uute töötajate värbamine on kulukas, seetõttu tasub mõelda sellele, kuidas olemasolevat ressurssi efektiivsemalt ära kasutada.
Üks variant on lepingute ettevalmistamisega seotud ülesandeid võimalikult kiiresti ja automaatselt teha ning selle arvelt aega kokku hoida. Lepinguhalduse platvormi kasutamisele hakatakse mõtlema siis, kui meeskond on suur ja mahud kasvavad. Suur lepingute sõlmimise vajadus ning selle pidev kasv nõuavad efektiivseid koostöövõimalusi lepingute ettevalmistamisel. Väheste töötajatega väikeettevõttes võib tunduda, et sellist tööriista ei ole otstarbekas kasutusele võtta, sest asjad saab tehtud ka vähesemate vahenditega ja ilma lisakuluta.
Selles artiklis toome välja mõned põhjused, miks tasub ka väiksemal ettevõttel lepinguhalduse platvorm kasutusele võtta.
Pane oma inimesed efektiivsemalt tööle
Turul on mitmeid lepinguhalduse teenuseid ning valima peaks sellise mis toetab lepingute sõlmimise protsessi ettevalmistamisest kuni allkirjastamise ja hoiustamiseni. Üheks variandiks on kodumaine Agrello, kus on võimalik optimeerida lepingute ettevalmistamist luues taaskasutatavaid lepingupõhjasid ning jagades neid kogu meeskonnaga. Hiljem saab ka kõik dokumendid samas keskkonnas allkirjastada.
Tavapäraselt valmistatakse lepinguid ette Microsoft Wordis ning olemas on standardsed lepingupõhjad, mille pinnalt uusi lepinguid luuakse. Sageli on need lepingupõhjad siiski kusagil vanade dokumentide hulgas ning uue lepingu ettevalmistamiseks tuleb eelmise kliendi andmed eest ära kustutada. See kõik võtab aega, võib kaasa tuua erinevaid vigu lepingu tekstis ning ei ole kõige otstarbekam lahendus. Kogu lepingu ettevalmistamise protsess on võimalik viia Agrello keskkonda ning töötada dokumentidega koos oma meeskonnaga jagatud kaustades. Laadides üles Wordis ettevalmistatud lepingupõhjad ja muutes need taaskasutatavateks ja täidetavateks põhjadeks on võimalik ilma brauserist lahkumata kliendiandmed lepingule sisestada ning uusi leping luua.
Kui korraga on samale lepingupõhjale vaja luua palju allkirjastamisele minevaid lepinguid, siis Agrello võimaldab ka dokumentide hulgi loomist. Kasutades dünaamiliste väljadega lepingupõhja ning importides Microsoft Excelisse sisestatud andmeid on võimalik dünaamilised väljad iga dokumendi jaoks eeltäita. See vähendab oluliselt korduvate dokumentide loomisele kuluvat aega.
Ühendades Agrello endale käepäraste tööriistadega nagu Google Drive, Google Sheets, Google Forms, Dropbox või Pipedrive on võimalik töövooge veelgi automatiseerida. Lepingute loomise protsess läheb kiiremaks, sest kliendiandmeid saab saata otse oma programmidest Agrellosse ning automaatselt täita vajalikke välju korduvkasutatavatel lepingupõhjadel.
Kõik dokumendid ühes kohas
Väikeettevõtte jaoks on kõige sagedamini ette tulevad lepingutüübid töölepingud, tööeeskirjad, konfidentsiaalsuslepingud ja müügilepingud. Uue töötaja tööle asumisega kaasneb mitmeid dokumente, mis vajavad allkirjastamist ning oluline on nende dokumentide ja töötaja allkirja säilitamine kättesaadavas kohas. Selleks on sobilik lepinguhalduse platvorm, mis toetab Eestis levinud kvalifitseeritud digiallkirja meetodeid. Agrello täidab täpselt need eeldused, võimaldades dokumentide ettevalmistamise automatiseerimist läbi mugavate lepingupõhjade ning allkirjastamist Smart-ID või Mobiil-ID’ga.
Müügilepingute puhul võib juhtuda, et suuremad partnerettevõtted dikteerivad lepingute sõlmimise korra ning allkirjastamine toimub nende poolt valitud keskkonnas. Selleks, et sõlmitud lepingud ei jääks kellegi mailbox’i või arvutisse, tasub tekitada kindel protsess ning laadida Agrellosse üles ka mujal allkirjastatud dokumendid. See on mugav hoiustamisvõimalus - jagatud kaustale saab anda ligipääse kolleegidele ning kõik dokumendid on igal ajahetkel veebibrauseris kõigile kättesaadavad.
Vältimaks tähtaegade möödumist, on võimalik dokumentidele lisada meeldetuletusi, mis annavad sulle kindlal kuupäeval märku, kui dokument ei ole veel allkirjastatud. Nii saad allkirjastajatele seda eraldiseisvalt meelde tuletada ning lepingud saavad õigeaegselt sõlmitud. Meeldetuletused on kasulikud ka nende lepingute puhul, mis vajavad aeg-ajalt uuendamist või üle vaatamist.
Kokkuvõte
Kiirema töötempo arvelt vabanenud inimressurssi saab suunata ettevõtte põhitegevusele keskenduma ning võimaldab ettevõttel kasvada. See toob endaga pikemas plaanis kaasa suurema väärtuse kui lepinguhalduse platvormi kasutamise kulu.
Kui ka sinu ettevõte on huvitatud efektiivsemast lepingute haldamisest, siis võta ühendust harry@agrello.org või vaata Agrello.ee
